泛普軟件談協(xié)同軟件六大實(shí)踐（5）：從學(xué)習(xí)到創(chuàng)新

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    一個(gè)不善于學(xué)習(xí)的民族是沒(méi)有前途的，同樣，一個(gè)不善于學(xué)習(xí)的企業(yè)也是沒(méi)有前途的。相信沒(méi)有一個(gè)企業(yè)會(huì)去排斥學(xué)習(xí)，但卻有很多企業(yè)不知道如何有效的學(xué)習(xí)。

    集中式的學(xué)習(xí)方式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，遠(yuǎn)非學(xué)習(xí)的真諦，企業(yè)往往在耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力之后，發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有取得理想的效果，僅有的一點(diǎn)成效也隨著時(shí)間的流逝而迅速消散，員工們又回到了學(xué)習(xí)前的狀態(tài)。

    整合知識(shí)資源，構(gòu)建學(xué)習(xí)和創(chuàng)新平臺(tái)——是我們今天要說(shuō)的協(xié)同軟件在企業(yè)辦公中的應(yīng)用實(shí)踐。

    關(guān)于“知識(shí)管理”、“學(xué)習(xí)型組織”，已經(jīng)有很多成熟的理論和系統(tǒng)的方法，如《第五項(xiàng)修煉》、《變革之舞》、《系統(tǒng)思考》等書(shū)籍和專業(yè)咨詢與培訓(xùn)，但對(duì)中國(guó)的絕大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們顯得過(guò)于艱深和抽象，這種思想意識(shí)層面的教育，更適合企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)領(lǐng)會(huì)，而不適合普通員工來(lái)運(yùn)用（雖然這些思想對(duì)普通員工來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的）。

    我們著重介紹的是，如何通過(guò)協(xié)同軟件這個(gè)工具幫助企業(yè)全員整合知識(shí)資源，走上學(xué)習(xí)—?jiǎng)?chuàng)新—再學(xué)習(xí)—再創(chuàng)新的良性循環(huán)。

    華天動(dòng)力認(rèn)為，在協(xié)同軟件中，可以將學(xué)習(xí)分為兩大類別、四種形式。

    兩大類別是指靜態(tài)學(xué)習(xí)和動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)，靜態(tài)學(xué)習(xí)是指直接學(xué)習(xí)協(xié)同軟件中以文檔為載體的各種知識(shí)（顯性知識(shí)），它是單向的學(xué)習(xí)。

    動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)是指在協(xié)同軟件的在線協(xié)作和交流中相互學(xué)習(xí)（隱性知識(shí)），它是多向的學(xué)習(xí)，這種方式的學(xué)習(xí)對(duì)企業(yè)和員工來(lái)說(shuō)更重要、更有效。

    對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，最理想的狀態(tài)的是：能夠?qū)?shí)際工作中形成的隱形知識(shí)以文檔的形式記錄下來(lái)，轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)后提供給全員學(xué)習(xí)；顯性知識(shí)文檔則可以被方便的檢索和引用，在實(shí)際工作中隨手可取，甚至直接推送給需要它的人，并得到不斷的完善。

    四種形式是指管理學(xué)習(xí)、文檔學(xué)習(xí)、項(xiàng)目學(xué)習(xí)以及工具學(xué)習(xí)。

    1、管理學(xué)習(xí)——在用中學(xué)。

    管理軟件就是管理思想、管理模式加軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的融合應(yīng)用，管理是靈魂，軟件是載體。所以企業(yè)使用協(xié)同軟件，也就可以學(xué)習(xí)協(xié)同軟件中蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想和方法，如扁平化組織、虛擬團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理、水平溝通、流程管理、知識(shí)管理、執(zhí)行力等關(guān)鍵應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化、數(shù)字化、精細(xì)化管理。

    協(xié)同軟件的價(jià)值在于優(yōu)化團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作與管理的方式，提升管理績(jī)效，這正是工作流的作用，因此，工作流構(gòu)成了協(xié)同軟件的核心技術(shù)。企業(yè)可以借助工作流這個(gè)工具，將業(yè)內(nèi)先進(jìn)的管理模式和自己的實(shí)際辦公結(jié)合起來(lái)，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程模塊而不是空頭文件固定下來(lái)，在這個(gè)流程模塊的框架內(nèi)，員工更容易執(zhí)行和落實(shí)，不容易出現(xiàn)偏差和不了了之的現(xiàn)象。

    比如一個(gè)辦公用品管理的功能，或者一個(gè)合同審批的流程，員工在使用這些功能的時(shí)候，也就自然遵循了其中的規(guī)范和方法，領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)執(zhí)行過(guò)程實(shí)現(xiàn)可視化的管理，企業(yè)可以對(duì)這些模塊和流程不斷優(yōu)化、完善、提升，從而打造最佳的運(yùn)行狀態(tài)。

    現(xiàn)在，協(xié)同軟件已經(jīng)從注重覆蓋度的“拼模塊”，變成注重滲透力的“管理思想+深度應(yīng)用”，在這個(gè)轉(zhuǎn)變中，工作流將越來(lái)越成為協(xié)同軟件的絕對(duì)核心，并發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

    2、文檔學(xué)習(xí)——在看中學(xué)。

    很多協(xié)同軟件里面會(huì)有一個(gè)“知識(shí)管理”模塊，其實(shí)就是一個(gè)文檔管理的工具，類似功能還有網(wǎng)絡(luò)硬盤、規(guī)章制度、檔案中心、文件中心、下載中心、個(gè)人文件柜等。這種知識(shí)文檔的學(xué)習(xí)方式就是我們上面提到的靜態(tài)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)的是顯性知識(shí)，它是知識(shí)管理中最基本的做法，卻被很多企業(yè)理解為知識(shí)管理的全部，當(dāng)然，能把文檔管理好的企業(yè)已經(jīng)是很優(yōu)秀了。

    這些文檔來(lái)自兩種方式，一種是將協(xié)同軟件上審批完畢的文件、發(fā)布完畢的公告、執(zhí)行完畢的項(xiàng)目、其他接收到的內(nèi)外部文件等直接轉(zhuǎn)存過(guò)來(lái)；另一種方式是由指定人員將相關(guān)文檔，如各種知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、制度、規(guī)范、技巧、方案、合同等上傳到指定目錄，員工可以隨時(shí)、隨地的訪問(wèn)自己有權(quán)訪問(wèn)的目錄，查閱相關(guān)資料。

    有的協(xié)同軟件會(huì)更進(jìn)一步，設(shè)計(jì)了文檔的更新提醒、查看統(tǒng)計(jì)、文檔打分、文檔評(píng)論等，以便對(duì)優(yōu)秀的文檔實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)知識(shí)的上傳和分享。文檔學(xué)習(xí)雖然是一種比較初級(jí)的學(xué)習(xí)方式，但仍然有很重要的實(shí)用價(jià)值。

    比如企業(yè)招聘了一批新員工，首先就要對(duì)他們進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要是企業(yè)介紹、企業(yè)文化、規(guī)章制度和崗位說(shuō)明等，如果采用集中式的培訓(xùn)，將會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而且可能學(xué)完就忘。企業(yè)可以將這些文檔存放在協(xié)同軟件中，然后給每名新員工一份學(xué)習(xí)的清單，讓他們自己到網(wǎng)上學(xué)習(xí)，然后再集中講解或考試，以后他們有問(wèn)題時(shí)也可以直接上網(wǎng)搜索，不會(huì)出了問(wèn)題都不知道問(wèn)誰(shuí)。

    3、項(xiàng)目學(xué)習(xí)——在做中學(xué)。

    項(xiàng)目管理或任務(wù)管理也是協(xié)同軟件的必備功能之一，和獨(dú)立的項(xiàng)目管理軟件不同，協(xié)同軟件中的項(xiàng)目管理更側(cè)重于團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的溝通和信息共享。項(xiàng)目執(zhí)行中產(chǎn)生的知識(shí)都來(lái)自于員工的親身實(shí)踐，是來(lái)自第一線的實(shí)踐智慧，它是對(duì)顯性知識(shí)的實(shí)踐總結(jié)，也是對(duì)隱性知識(shí)的提煉升華，因此顯得更加珍貴和有價(jià)值。

    在協(xié)同軟件中，無(wú)論是項(xiàng)目的發(fā)起者，還是參與者，都可以在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中充分、便捷、即時(shí)性的分享自己的心得和技巧，上傳相關(guān)參考資料，介紹解決問(wèn)題的方法，使團(tuán)隊(duì)成員可以最大限度的利用群體智慧，少走彎路，更快、更好的完成工作。項(xiàng)目結(jié)束后，可以將項(xiàng)目過(guò)程直接保存下來(lái)，對(duì)于以后類似的項(xiàng)目執(zhí)行者是一筆寶貴的財(cái)富。

    所以，項(xiàng)目學(xué)習(xí)是一種動(dòng)態(tài)的、多向的、互動(dòng)式的學(xué)習(xí)，這種在做中學(xué)，在學(xué)中做的學(xué)習(xí)方式是一個(gè)企業(yè)最重要的學(xué)習(xí)方式。

    4、工具學(xué)習(xí)——在問(wèn)中學(xué)。

    論壇是協(xié)同軟件中很不起眼的一個(gè)功能，卻是一個(gè)很有用的功能，企業(yè)完全可以將它作為一個(gè)內(nèi)部學(xué)習(xí)的好工具，比如建立一些管理、銷售、服務(wù)、生產(chǎn)、人才等主題的子論壇，引導(dǎo)員工積極的討論。

    在內(nèi)部論壇上，員工可以就工作問(wèn)題展開(kāi)充分的探討，分享自己對(duì)問(wèn)題的看法和解決辦法，因?yàn)檎搲姆諊浅］p松和開(kāi)放，完全沒(méi)有部門和職位的界限，即使是很內(nèi)向的人也可以暢所欲言，所以更適合激發(fā)員工的靈感和創(chuàng)意。在一些企業(yè)的內(nèi)部論壇上，經(jīng)常會(huì)有好點(diǎn)子出現(xiàn)，在論壇上，企業(yè)還發(fā)現(xiàn)了不少人才呢。

    有的協(xié)同軟件還設(shè)計(jì)了類似“百度知道”的功能，論壇、知道這樣的小工具使用極其簡(jiǎn)便，富有親和力，效果好，是企業(yè)值得充分利用的學(xué)習(xí)交流、探討問(wèn)題的工具。

    由此可見(jiàn)，協(xié)同軟件讓學(xué)習(xí)能夠隨時(shí)、隨地、隨人、隨事的進(jìn)行，讓企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)得以有效的保存和繼承、發(fā)展，讓學(xué)習(xí)和創(chuàng)新成為一種習(xí)慣，一種文化。