企業(yè)檔案知識(shí)管理之三：企業(yè)檔案知識(shí)管理的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

　　1、 企業(yè)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的思路要點(diǎn)

　　1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)資源化、信息化的思路

●把過去數(shù)據(jù)型檔案資料看成“歷史”資料信息，按信息管理方式在系統(tǒng)中分類，供查詢搜索；

　　1.2知識(shí)資源及時(shí)支持領(lǐng)導(dǎo)決策的思路

●了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項(xiàng)及過程，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化認(rèn)識(shí)，明確其決策的環(huán)節(jié)或形式；

　　1.3知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)的思路

●了解組織結(jié)構(gòu)各崗位上的人員知識(shí)結(jié)構(gòu)要求和培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃；

　　1.4知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作的思路

●了解分析各項(xiàng)業(yè)事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，對(duì)其進(jìn)行規(guī)化認(rèn)識(shí)明確其過程的節(jié)點(diǎn)，并按知識(shí)結(jié)構(gòu)的獨(dú)立性分解節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)內(nèi)作業(yè)程序；

　　1.5知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化的思路

●用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，隨時(shí)隨地用游覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)；

　　1.6知識(shí)資源管理的安全化思路

●在企業(yè)的各個(gè)地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立VPN聯(lián)接；

　　1.7知識(shí)資源管理制度化思路

●首先用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)；

　　2、知識(shí)資源管理應(yīng)用系統(tǒng)IT平臺(tái)結(jié)構(gòu)方案

　　 根據(jù)前述知識(shí)資源管理的思路，我們看到整個(gè)解決思路明確了應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如圖示：

　　其中：知識(shí)資源應(yīng)用功能系統(tǒng)的主要功能有：

●知識(shí)訂閱：決策知識(shí)訂閱，業(yè)事務(wù)工作知識(shí)訂閱

　　資源庫委托收集、整理系統(tǒng)的主要功能有：

● 委托收集流程

　　知識(shí)資源庫管理系統(tǒng)的主要功能有：

● 知識(shí)關(guān)聯(lián)分類

　　3、知識(shí)資源管理的組織建設(shè)方案

　　按照知識(shí)資源管理系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行的要求，以知識(shí)資源管理工作推進(jìn)與保障要求，其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計(jì)為：

　　其中：

　　知識(shí)資源管理部：負(fù)責(zé)知識(shí)資源庫管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和操作。

　　知識(shí)應(yīng)用規(guī)劃部：負(fù)責(zé)跟蹤集團(tuán)公司、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變動(dòng)，調(diào)查規(guī)劃知識(shí)體系、知識(shí)地圖結(jié)構(gòu)，以及知識(shí)資源內(nèi)容建設(shè)。

　　 專業(yè)人員虛擬團(tuán)隊(duì)：是各部門、各專業(yè)的骨干人員，接受委托后在網(wǎng)上對(duì)知識(shí)資源做收集、整理或出題。

　　專家顧問虛擬團(tuán)隊(duì)：他們是公司聘請(qǐng)的內(nèi)外專家，接受委托后在網(wǎng)上對(duì)知識(shí)資源收集、整理等工作進(jìn)行審查、判斷。

　　4、知識(shí)資源管理的制度建設(shè)方案

　　按照知識(shí)資源管理系統(tǒng)推進(jìn)和組織建設(shè)的要求，其保障制度體系應(yīng)包括：

　　以上制度的作用和意義都比較明確，但要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化。

　　5、實(shí)施中的主要問題及解決思路

　　前面的分析、設(shè)計(jì)的系統(tǒng)方案要實(shí)現(xiàn)，并產(chǎn)生實(shí)際作用，將遇到以下問題：

　?。?） 檔案知識(shí)資源體系化規(guī)劃和整理的問題

　　因?yàn)檫^去的檔案管理工作已有基礎(chǔ)，如何從檔案分類及檔案類型過渡到知識(shí)資源管理，就首先要進(jìn)行一次調(diào)研和規(guī)劃工作，得到一個(gè)體系，那么整理和規(guī)劃就有了標(biāo)準(zhǔn)；

　?。?） 檔案知識(shí)資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合的問題

　　要建立起知識(shí)資源對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策工作的支持，關(guān)鍵是要確定領(lǐng)導(dǎo)決策的事項(xiàng)及其程序。這需要通過細(xì)致的調(diào)查、分析、再綜合得到；

　　 （3） 檔案知識(shí)資源與員工學(xué)習(xí)結(jié)合的問題

　　這個(gè)問題的難點(diǎn)在對(duì)組織崗位知識(shí)結(jié)構(gòu)的定義，以及崗位成長發(fā)展的相關(guān)知識(shí)需求的設(shè)計(jì)。這需要人力資源管理部門的大力配合，還有業(yè)務(wù)、事務(wù)專家的幫助；

　?。?） 檔案知識(shí)資源與業(yè)事務(wù)工作結(jié)合的問題

　　要建立起對(duì)業(yè)事務(wù)工作的支持，關(guān)鍵是要確定各業(yè)事務(wù)工作內(nèi)容和過程，進(jìn)而確定節(jié)點(diǎn)工作的支持知識(shí)。這也要通過細(xì)致的調(diào)查、分析、設(shè)計(jì)來達(dá)到；

　?。?） 組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)(合并、分拆、撤銷)的影響問題

　　當(dāng)解決檔案知識(shí)資源與決策、學(xué)習(xí)、工作結(jié)合后，知識(shí)資源就緊緊地與組織結(jié)構(gòu)、組織崗位關(guān)系在一起了。如果組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)，意味著原來“關(guān)系”就沒有效了，這個(gè)問題不解決，會(huì)給知識(shí)資源的應(yīng)用造成混亂。實(shí)際上，這個(gè)問題是技術(shù)上的問題，需要在IT系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)考慮機(jī)構(gòu)變動(dòng)前后相關(guān)知識(shí)資源的“遷移”；

　?。?） 專家、專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)建立的問題

　　從系統(tǒng)的方案中，我們看到專家和專業(yè)人員在整個(gè)管理中起著很重要的作用，但他們?nèi)绾纹刚?qǐng)？如何識(shí)別他們的能力？而且團(tuán)隊(duì)人員還要是互補(bǔ)的。這系列問題都要通過認(rèn)真調(diào)研、分析和判斷來解決；

　?。?） 原檔案管理組織與人員職責(zé)變動(dòng)問題

　　這個(gè)問題很實(shí)際，按現(xiàn)在檔案管理的組織，牽涉到很多原有工作人員的工作內(nèi)容與職責(zé)的大幅度變動(dòng)。如何處理好這個(gè)問題，也是知識(shí)資源管理系統(tǒng)推動(dòng)工作能否成功的關(guān)鍵。對(duì)此，要在轉(zhuǎn)變工作人員思想的基礎(chǔ)上，對(duì)原工作人員進(jìn)行分層次系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們適應(yīng)新系統(tǒng)運(yùn)行的要求。開始的時(shí)候，可以考慮他們中多數(shù)人員經(jīng)過培訓(xùn)后充任“專家和專業(yè)人員”團(tuán)隊(duì)，即：將專家團(tuán)隊(duì)和專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)先辦成實(shí)體組織，讓他們承擔(dān)一部分專家或?qū)I(yè)人員的職責(zé)；

　?。?） 檔案知識(shí)資源管理的思想認(rèn)識(shí)問題

　　從前述，已經(jīng)看到，知識(shí)資源管理最核心的是管理思想和理念，如果沒有建立起這樣的認(rèn)識(shí)，要進(jìn)行或推動(dòng)知識(shí)資源管理幾乎是很難的。對(duì)此，我們只能通過培訓(xùn)、廣播的多種渠道，不厭其煩地宣灌知識(shí)資源管理。同時(shí)，在應(yīng)用過程中讓大家逐漸體會(huì)它的價(jià)值。