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企業(yè)管理從知識管理系統(tǒng)抓起

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  在商業(yè)競爭無比激烈的電子商務(wù)時代,知識管理系統(tǒng),人力資源管理,企業(yè)主們壓力重重,正在遭遇前所未有的嚴(yán)峻考驗。企業(yè)如何在殘酷的商業(yè)領(lǐng)域提高核心競爭力?不是加班加點的壓迫勞動力,不是無限制的擴(kuò)張商業(yè)圈,這個時代講究的是高效。休士頓的Wholesale Electric Supply Co公司技術(shù)經(jīng)理Bill Fife說,一些人非常習(xí)慣于一個應(yīng)用程序、一臺服務(wù)器和一種方法。但是今天你真的要坐下來考慮一下你要如何運行你的業(yè)務(wù)并且記住你有一些選擇。你不要局限于一條道。你可以今天沿著這條路走,明天改變方向。

  很多企業(yè)在生產(chǎn)設(shè)備和人員招聘上極其舍得投入大量的精力和財力,但是收貨的效益卻和預(yù)期收益相差甚遠(yuǎn)。要想提高企業(yè)的競爭力,關(guān)鍵是要有一整套合適的企業(yè)管理模式,一個好的運營模式?jīng)Q定企業(yè)的生存和發(fā)展。知識文檔是企業(yè)發(fā)展最根本的保障,因此企業(yè)管理應(yīng)該從知識管理系統(tǒng)抓起。

  企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時,通常會被三個問題困擾:

  第一,企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多,而這些知識存在于不同的地方,如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。

  企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔,如何通過一個完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?文檔分類當(dāng)然需要劃分各級目錄,最好可以根據(jù)組織關(guān)系來劃分,實現(xiàn)管理的簡便性。

  文檔管理軟件將企業(yè)文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財務(wù)報表、會議紀(jì)要、技術(shù)資料),按部門分類(市場部、技術(shù)部、行政部、人事部、財務(wù)部),按群組分類(總經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書、研發(fā)人員)的目錄進(jìn)行劃分。在文檔管理系統(tǒng)的平臺上,員工直接可以在軟件界面上直接導(dǎo)入文檔,所有員工的文檔分門別類的都統(tǒng)一存儲在的服務(wù)器上。

  第二,當(dāng)所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后,該如何確保這些知識的安全性,即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。

  文檔在使用過程中常常會因為員工的誤操作或者惡意篡改使得現(xiàn)有的文檔丟失或者不能使用,電腦上經(jīng)常保存了各個文檔不同時期的歷史版本,時間一長根本不知道哪個文檔的準(zhǔn)確性高。員工之間通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務(wù)器的方式共享文檔,這都給文檔的安全性造成嚴(yán)重的威脅。各部門各員工機(jī)上的文檔都是企業(yè)的寶貴財富,有些員工在離職的時候帶走公司的機(jī)密文檔并且格式化電腦,無疑會造成巨大的損失。

  文檔管理軟件具有設(shè)置權(quán)限的體系,文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限:用戶是否具有編輯修改的權(quán)限,用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限,用戶是否具有只讀查看的權(quán)限,用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。通過文檔權(quán)限的設(shè)置,充分保證了文檔的安全性。

  第三,面對海量的知識文檔,用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

  企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時候,員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬篇,甚至更多的時候,用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難,無法找到想要的東西,或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求,猶如大海撈針。

  文檔管理軟件將員工機(jī)所有的文檔都集中存儲在一個服務(wù)器上,海量文檔能夠快速定位,通過關(guān)鍵字的查詢能夠在秒級找到需要的文檔。

  如果您的企業(yè)還是拘泥于傳統(tǒng)的知識管理系統(tǒng)模式,在商業(yè)極其激烈的今天,你真的需要改變您的管理思路了,文檔管理軟件能夠提高企業(yè)的核心競爭力,聰明的選擇會事半功倍。

發(fā)布:2007-03-21 15:04    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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