盤點年終總結的那點事兒，文檔管理系統(tǒng)成企業(yè)助力

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 　　盤點年終總結的那點事兒，文檔管理系統(tǒng)成企業(yè)助力

　　2013年在我們剛剛適應完，就已經(jīng)過了。在這年末歲尾的時候，想必各公司中的絕大多數(shù)員工，都在忙碌著一件事情，年終總結。

　　可能各家企業(yè)、單位中的年終總結形式不太一樣，有的是報告、有的是考核，還有可能會是以ppt演講述職等?？烧f是五花八門，每個公司選取的總結方式，都會有自己的所考慮的因素，均是權衡利弊之后的抉擇。好壞外人不能做評論，但是過程是否高效，倒是可以做一番品評。

　　小編前幾日去某知名電器連鎖品牌的北京總部做采訪，剛好看見他們員工正在做年終總結。他們的總結方法用的是報告形式。在WORD里邊寫上這一年的工作經(jīng)歷。然后用郵件發(fā)送到他們的主管那里。主管在統(tǒng)一整理后，發(fā)送到部門經(jīng)理那里。部門經(jīng)理整理后，再發(fā)送到片區(qū)主管。再由片區(qū)主管發(fā)送到片區(qū)經(jīng)理。。。逐級上報。等到傳到真正需要看到這些報告人的手里，往往已經(jīng)過了一個月了。

　　這種大公司的悲哀，就是因為等級太明確。所以要逐級匯報。然后由上級做統(tǒng)一歸檔整理后，再向上級匯報，然后在整理一遍，在匯報。重復多次才能完成。這種企業(yè)雖然等級明確，可以很好地保護企業(yè)權威。但是大大的延緩了工作效率看，浪費公司資源，弊端太多。

　　小公司就比較好了，一共就十幾個、幾十個人。直接發(fā)送到老總的郵箱就好了。很少有逐級匯報的事情。但是老總就慘了。本身就經(jīng)常受到一些垃圾郵件，如今一下又收到如此之多的工作總結。查找起來，臨亂不堪。不小心誤刪也極有可能。

　　有人說，我們公司有辦公系統(tǒng)。有高性能的OA系統(tǒng)。面對這些人，我只能用“呵呵”二字，來表達我心中對你的無語。

　　OA系統(tǒng)固然是當下最流行的一款辦公系統(tǒng)。但是主要起到一個流程審批的作用。如果企業(yè)讓員工提交某個申請、或者做調(diào)查問卷。那么OA系統(tǒng)可以順利的完成任務。但若是面對多如牛毛的文件，OA系統(tǒng)也只能干搖頭，無力為之。

　　與之不同的文檔管理系統(tǒng)則可在此時發(fā)揮巨大作用。企業(yè)中數(shù)以萬計的文檔都可在系統(tǒng)中進行完善的管理。到每年年底的時候，多出的這些份年終總結更是不在話下。例如泛普軟件推出的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，提供規(guī)則功能和目錄郵箱集成功能。讓年終總結等文件可自動運轉起來。無需人為傳輸。

　　目錄郵箱集成，可以定時自動收取指定郵箱收到的新郵件的附件， 收到的附件文檔在保存到目錄中時可以觸發(fā)規(guī)則功能。而規(guī)則功能，顧名思義就是設定一條規(guī)則，在規(guī)則下，進入的所有文檔都必須按照規(guī)則執(zhí)行相應操作。

　　這樣我們只需事先設置好規(guī)則和接受郵箱。然后讓員工將年終總結按照規(guī)定的編號或是名稱之類命名，發(fā)送到指定郵箱。之后的分類規(guī)定亦或是審批的事情，將全部有系統(tǒng)自動完成。不需要有人在進行專門的整理?？墒∪テ髽I(yè)很多的資源。而且加快效率。

　　此功能不僅是在年終時候可用到。在平時需要文件自動歸檔或處理的時候，都可用到?？梢哉f是當下最先進的智能化、自動化辦公系統(tǒng)。不可否認，這種便捷、高智能辦公的模式，遲早會入駐每個企業(yè)。無非就是早晚問題。

　　文檔管理系統(tǒng)目前正處在上升期。正走在逐步被認可的道路上。提供的安全保管功能和協(xié)同辦公功能也逐漸讓所有人信任。一年中，企業(yè)安排了眾多項目的上馬。企業(yè)的預算經(jīng)費等也是一漲再漲，一花再花。但是真正能看到實質(zhì)的東西，卻是少之又少。真正能幫助企業(yè)走上高效安全之路的文檔管理系統(tǒng)，經(jīng)常被人遺忘錯過。希望所有存在文檔困惑的企業(yè)能找到自己所需的系統(tǒng)。