協(xié)同辦公需防“家賊”

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  當(dāng)今的市場上，每個企業(yè)都在不斷的擴(kuò)張業(yè)務(wù)、跨地域發(fā)展、成立各省的分公司，充滿了兼并、收購與擴(kuò)張。企業(yè)很多的業(yè)務(wù)都是面向全國的，有些更是會面向全球。一個項(xiàng)目很少會在同一個辦公室內(nèi)完成，經(jīng)常是要分散到各個不同辦公室，不同部門的員工一起完成。較大的公司，需要分散在全國乃至全球不同辦公室、不同組織及不同時區(qū)的員工同心協(xié)力一起完成。若要使分散在全球各地的團(tuán)隊(duì)都能實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率，企業(yè)則需擁有一套協(xié)同作業(yè)的環(huán)境，讓重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容跨越地域的界限，以最安全最經(jīng)濟(jì)的方式實(shí)現(xiàn)妥善管理及協(xié)同辦公。

  回憶一下，以往我們涉及到協(xié)同辦公時我們是怎么做的。把整個項(xiàng)目的資料共享給每個人、利用郵件等傳送相關(guān)文檔、拿著u盤移動硬盤等存儲工具流竄于各個項(xiàng)目組中間。涉及外出工作時則拿著儲存了自己工作記錄的筆記本電腦，自己工作信息的ipad，一摞摞裝滿了業(yè)務(wù)資料的文件夾。大包小包一堆，風(fēng)風(fēng)火火的出差。

  這種情況大家應(yīng)該都不陌生，每個企業(yè)都會遇到。有過親身經(jīng)歷的人，都知道這樣出差很累，而且安全系數(shù)較低。協(xié)同辦公時，涉及部門多，人員廣。資料一旦發(fā)送，共享出去。無法得知有多少人看過。被多少人拷走過。無法給每個人設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。這樣容易造成企業(yè)資料外漏，企業(yè)信息外泄。一談到企業(yè)信息安全，人們?nèi)钥倳氲街臍⒍?、防黑客軟件。但調(diào)查數(shù)據(jù)表明，最大的網(wǎng)絡(luò)信息安全威脅并非來自企業(yè)外部，79%的企業(yè)信息丟失，來自企業(yè)內(nèi)部。

  造成這種現(xiàn)象的原因很多。一方面，防火墻、殺毒軟件、入侵檢測等安全技術(shù)經(jīng)過多年發(fā)展已經(jīng)相對成熟。來自外部的安全問題已經(jīng)基本得到解決;另一方面，信息技術(shù)與商業(yè)行為的結(jié)合，使得很多不正當(dāng)商業(yè)行為以信息技術(shù)的形式體現(xiàn)。最近的一份調(diào)查顯示，幾乎有一半的員工在離職時會帶走原公司的資料。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松地下載這些具有“競爭力”的資料和信息。不僅如此，在環(huán)境的逼迫下，有的員工經(jīng)不住利益的誘惑，將公司商業(yè)機(jī)密出賣給競爭對手;更有甚者，為了對企業(yè)進(jìn)行打擊報復(fù)，將客戶信息、技術(shù)文檔、設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)報表等惡意刪除破壞。不光員工如此，各大企業(yè)也使出了渾身解數(shù)來搶占市場份額，惡意挖人、商業(yè)竊密等事件時有發(fā)生。日防夜防，家賊難防。我們可以擋住外來的攻擊，但是無法阻止內(nèi)部的侵襲。企業(yè)“家賊”頻繁出現(xiàn)，屢禁不止。

  國外為了應(yīng)對這些問題，早已開始研究如何安全保護(hù)企業(yè)的文檔資料。例如美國Airzip公司的FileSECURE，韓國Markany 公司的DocmentSAFER，。而我國開始與國際接軌后，也應(yīng)運(yùn)而生了許多企業(yè)文檔管理軟件，如泛普軟件公司的文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)等等。

  為了解文檔管理軟件是否確實(shí)有效。我們對正在使用泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的中國石化進(jìn)行了解。中國石化是一家上中下游一體化、石油石化主業(yè)突出、擁有比較完備銷售網(wǎng)絡(luò)、境內(nèi)外上市的股份制企業(yè)。中國石化是典型的快速增長的企業(yè)。中國石化公司的分支機(jī)構(gòu)多達(dá)數(shù)萬家，屬于國有企業(yè)。

  泛普文件管理系統(tǒng)的投入使用，整合已有的信息化資源，將信息通過系統(tǒng)整合到一個協(xié)同工作平臺，搭建海量文檔集中存儲的平臺，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。有效消除信息孤島，提高信息資源的共享度。而且采用B/S架構(gòu)，為企業(yè)搭建一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息可以輕松、安全地實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部共享。支持局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)訪問，跨時間、地域地辦公。

  權(quán)限管理功能在統(tǒng)一管理平臺中，可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除等等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將權(quán)限功能統(tǒng)一分配到各部門的負(fù)責(zé)人，由各部門負(fù)責(zé)人來根據(jù)部門人員的等級為其分配目錄的相關(guān)訪問權(quán)限。降低機(jī)密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

  系統(tǒng)支持將公共文檔和個人文檔進(jìn)行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問權(quán)限。被借閱用戶會收到系統(tǒng)發(fā)送的即時消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時間對借出的文檔自動進(jìn)行收回處理。并且用戶可以對目錄進(jìn)行訂閱。當(dāng)目錄下文檔發(fā)生變化時，系統(tǒng)自動發(fā)送即時消息通知訂閱用戶。文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)的跨部門、地域特性實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程移動辦公，分公司員工可以及時了解公司內(nèi)部最新信息，共同作業(yè)于一個項(xiàng)目得以輕松實(shí)現(xiàn)，一個文件在系統(tǒng)中可以多個用戶同時查看，節(jié)省了大量時間和復(fù)印成本。

  文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用在為中國石化提高信息化管理水平的同時，對系統(tǒng)的整體安全性提供了一定的保障。泛普文件管理系統(tǒng)提供了權(quán)限控制、鎖定解鎖、IP登陸限制等多重安全保障措施，有效降低企業(yè)運(yùn)營的成本費(fèi)用，提升了企業(yè)管理層的管理精度，增強(qiáng)企業(yè)的競爭；通過信息化的管理手段，有效固化了企業(yè)流程、制度等，幫助企業(yè)規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升。中國石化感言。“泛普文檔管理軟件，企業(yè)文檔高效管理的好管家！”

  由此看出。選擇一個好的文檔管理系統(tǒng)，對于企業(yè)十分重要。一個好的管理系統(tǒng)，不光能管理好文件、防止丟失、泄露、讓員工進(jìn)行有效率的信息分享與協(xié)同作業(yè)，更能讓辦公自動化，智能化。這是一次企業(yè)管理的時代變遷，一個全新的文檔管理時代開始。