警惕ERP系統(tǒng)落為記帳軟件

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很多企業(yè)用戶向都反映，為何他們的ERP軟件，只使一個簡單的業(yè)務記帳軟件，erp系統(tǒng)其他的功能利用不是很好呢？

其實，ERP軟件的功能從大致上來說，可以分為三塊，一是業(yè)務記錄功能，這是EPR系統(tǒng)的基礎功能；二是業(yè)務控制功能，這主要是用來保障業(yè)務的準確性與數據的安全性；三是數據分析與決策支持功能，這主要是利用系統(tǒng)記錄的相關業(yè)務數據，進行分析，為企業(yè)決策者的決策提供相關的數據支持。

而現在ERP軟件的應用現狀，很多企業(yè)ERP應用只停留在第一個層面，即業(yè)務記錄功能，而對于其他兩方面的功能，卻甚少涉及。為什么會如此呢？原因很多，歸結起來，有如下這幾個方面。

一、 手工作業(yè)時代觀念的影響。

ERP系統(tǒng)一般都有一套嚴格的業(yè)務控制流程，但是，由于受到手工操作觀念的影響，很多企業(yè)，對于這一方面的功能做得不是很到位。 如業(yè)務流程審批功能，很多企業(yè)的管理者不習慣在系統(tǒng)里審核。這就使得，企業(yè)在走相關單據的審核流程時，先讓業(yè)務員從系統(tǒng)中打印出相關單據，然后再拿給他簽字，然后，業(yè)務員再從系統(tǒng)中審核。如此，一來二去，不但浪費時間，更是存在隱患。因為業(yè)務主管部知道業(yè)務員回去后，是否對這張單據的數據有否進行修改。其實，在系統(tǒng)中直接審核單據，比手工簽字審核要簡單的多。他們?yōu)槭裁床辉敢庀到y(tǒng)直接審核呢？其實，很大一部分原因是因為他們受到手工操作時代觀念的影響，認為只有簽字審核后，自己才會承擔責任。

再如成本統(tǒng)計功能。在以前手工操作時代，企業(yè)可能采用了簡化的成本計算功能，如材料成本都按現價進行計算。這種簡化的成本統(tǒng)計功能，雖然簡單，但是，跟實際的差異會比較大。而采用了ERP系統(tǒng)后，其提供了比較復雜都成本統(tǒng)計功能，如對于材料成本可以按先進先出計算，也可以按加權平均成本計算。這最后結果的準確性，要比簡化計算的準確性高的多。但是，可悲的是，企業(yè)用戶習慣了簡化的計算方法，把這個簡化方法認為是真理，而不愿意采用更加合理的計算方法。

應對措施：

針對這種情況，最好的方法，就是徹底轉變員工的觀念。但是，俗話說，江山易改，本性難移。所以，若想改變員工的觀念，還是需要企業(yè)花費一定精力的。

一是要加強對于員工的培訓。觀念需要不斷的培訓才能夠改變。在ERP項目的實施過程中，ERP項目負責人要時刻關注企業(yè)員工觀念的沖突。當員工的觀念跟ERP的理念有沖突的時候，不要放之任之，而是要記錄下來。這是其以后工作的重點與關鍵的點。無論以后再項目培訓還是在EPR軟件的監(jiān)督、稽核方面，這些沖突的地方永遠是其應該特別關照的地方。

二是通過制度進行約束。家有家規(guī)，國有國法。對于一些難以溝通的員工，有時候，還是需要通過制度來對其加強控制。如對于材料成本的統(tǒng)計方法，企業(yè)若是決定按照加權統(tǒng)計的方法更加合理，那在業(yè)務流程重組的時候，就要通過制度的形式確定下來，月加權平均成本的相關流程，規(guī)定以后材料成本的統(tǒng)計都按月加權平均來做。如此，以后監(jiān)督稽核起來也有據可查、有據可依。

三是要加強監(jiān)督與審核。讓員工去接受一種新的操作方法，是有一個過程的。在這個過程中，若企業(yè)放松了監(jiān)督，則企業(yè)用戶很可能就不會按新的操作方法來對業(yè)務進行操作。所以，在他們養(yǎng)成新的操作習慣時，企業(yè)項目負責人要組織人員，加強對他們的監(jiān)督與稽核。所以，在需求調研或者業(yè)務流程重組時，記錄有沖突的相關工作點，就顯得非常的重要。因為，這些點就是日后進行稽核的重點環(huán)節(jié)。

二、 ERP系統(tǒng)軟件本身設計的不足。

在跟企業(yè)用戶交流的過程中，發(fā)現有時會并不是企業(yè)自己不想利用，而確實是因為ERP軟件功能本身設計不到位，功能再企業(yè)中無法實際利用起來的原因。如對于生產企業(yè)的排程功能，有一用戶向我反映，ERP售前咨詢顧問在向我們演示他們的排程模塊時，演示的時候看起來好像很完美，但是，我們實際操作的時候，根本不是那么一回事情，利用系統(tǒng)排程模塊計算出來的結果，跟實際情況相差十萬八千里，別說是拿來用，甚至連個參考的價值都沒有。的確，由于生產管理的負責，有些ERP系統(tǒng)的高級應用功能不是每個ERP系統(tǒng)都做得比較好的。如排程模塊或者看板模塊，做的好的ERP確實很少，可以說是鳳毛麟角。

應對措施：

若是軟件本身的缺陷，導致企業(yè)無法正常利用一些高級應用，那對企業(yè)來說，是一件很郁悶的事情。

1、把好選型關。企業(yè)在選型之前，就要考慮自己可能需要使用到的功能。因為有些ERP系統(tǒng)的高級應用，如排程管理模塊，使一個非常復雜的功能。你若等到系統(tǒng)在實施的時候，才發(fā)現這個ERP系統(tǒng)的排程模塊不適合自己企業(yè)，甚至他只是理論模型，在實際中根本無法利用時，就來不及了。因為軟件公司不可能對于這個模塊進行大規(guī)模的更改，而且，即使他們愿意為你進行個案定制，其開發(fā)成本也是非常龐大的。再說，現在排程模塊設計的好的ERP企業(yè)，也是不多的，更多的是一些半成品。所以，企業(yè)若確實需要排程模塊，則在選型時還是需要擦亮自己的眼睛，選擇一個切實可用的應用模塊。

2、若你不幸，在ERP實施過程中，還是遇到一些不怎么使用的數據分析或者流程控制功能時，那只好進行二次開發(fā)了。很多企業(yè)為了節(jié)省成本，遇到這個情況時，不愿意進行二次開發(fā)的投資，寧可手工來進行分析或者統(tǒng)計。其實，我們可以來算一筆帳。假設，我們這個ERP系統(tǒng)，企業(yè)要用5年，若利用手工來做這個數據分析功能，就拿客戶利潤貢獻率來說吧，那5年總共需要多少勞動力？而二次開發(fā)的成本又需要多少？兩者比較分析一下，哪個更劃算，就可想而知了。況且，利用ERP系統(tǒng)，進行分析統(tǒng)計的話，其準確率比手工統(tǒng)計分析要高的多，其參考的價值也就要大的多。

三、項目實施時，太過于遷就企業(yè)。

有些實施顧問，在ERP項目的實施過程中，為了減少跟企業(yè)用戶的沖突，盲目的遷就企業(yè)用戶。有時候，明明知道企業(yè)的操作流程不符合規(guī)范，或者采用ERP系統(tǒng)的控制程序可以更加安全更加便捷的實現作業(yè)的控制目的，但是，因為采取系統(tǒng)控制，可能用戶會不接受。所以，顧問就做起了"老好人"，放棄了系統(tǒng)控制的做法，而仍然讓他們進行手工控制。

如此，一而再，再而三。系統(tǒng)的作業(yè)控制功能就如此的被用戶"拋棄"了，相關作業(yè)的控制權限，又都下放給了操作用戶。如此，一個好好的作業(yè)控制系統(tǒng)，就變成了一個簡單的記賬軟件，如何不讓人感到灰心呢？

應對措施：

無論是在業(yè)務流程重組還是在需求調研的過程中，企業(yè)都要以標準流程作為參考，若是標準流程作業(yè)與自己手工作業(yè)流程有沖突的話，則只要是標準流程的效率更高或者更加安全的話，就要采用系統(tǒng)的控制流程，相關作業(yè)的審批等等都從系統(tǒng)里走。而不要系統(tǒng)一套，手工又是一套。

在顧問選擇時，也要選擇勇于對企業(yè)說"不"的顧問。若在顧問接觸的過程中，顧問從頭到尾都沒有說過一個"不"字，老是在遷就企業(yè)用戶，則企業(yè)要當心了，可能這個顧問就是"老好人"，不會為企業(yè)考慮，他的目的就是為了使得ERP項目順利上線，而不管項目上線后，使用效果是否理想。

其實，采用ERP系統(tǒng)，若只適用業(yè)務記錄功能，即我們常說的記賬軟件，則其給企業(yè)創(chuàng)造的價值，不到其應發(fā)揮價值的10%，若想讓ERP系統(tǒng)在企業(yè)中開枝散葉，發(fā)揮其強大的管理功能，還是要靠后續(xù)的作業(yè)控制與數據分析與決策支持功能。這兩大功能才是ERP系統(tǒng)的魅力所在。可是，很多企業(yè)在ERP項目實施的時候，因小失大，認為流程跑的通順了，庫存數量與金額準確了，如此，ERP項目也就成功了。這是給非常錯誤的認識。

所以，企業(yè)在ERP項目的實施過程中，還是需要分析自身情況，看看是哪些因素限制了其數據分析和決策功能的應用，然后，再對癥下藥，一一加以解決。讓ERP系統(tǒng)，錦上添花，更進一步。讓ERP軟件，不再淪落為速記員，不再成為一個簡單的記帳軟件。