淺析談企業(yè)哈爾濱OA信息化的系統(tǒng)路徑

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    隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)管理成為專家學(xué)者、商界精英關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)際大公司多數(shù)通過(guò)知識(shí)管理有效地降低成本、提高生產(chǎn)效率，為自身發(fā)展帶來(lái)了客觀的收益?，F(xiàn)代意義的知識(shí)管理在中國(guó)出現(xiàn)雖然僅僅十幾年的時(shí)間，但這十幾年正是中國(guó)伴隨改革開放力度的不斷加大，中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)、國(guó)際化程度越來(lái)越高的十幾年。在這一過(guò)程中，知識(shí)管理在中國(guó)從理論萌芽、借用他山之石的起步階段，已經(jīng)轉(zhuǎn)入實(shí)踐階段。但是，因?yàn)橹袊?guó)自身的發(fā)展歷程以及不同地域或不同領(lǐng)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡，決定了我們?cè)谥R(shí)管理實(shí)踐過(guò)程中，要不斷探索符合自身發(fā)展的一種途徑。

    在管理思想不斷調(diào)整的現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，面對(duì)各種阻力與困難，知識(shí)管理工作如何伴隨著公司或組織的發(fā)展壯大而得以生存、發(fā)展并逐步走向成熟呢?我們說(shuō)成功實(shí)施知識(shí)管理需要做到以下四個(gè)方面：“戰(zhàn)略層面的重視”、“組織與人員的保障”、“流程與制度的保障”以及“信息技術(shù)的有效應(yīng)用”。作為知識(shí)型企業(yè)的代表，新華信的經(jīng)驗(yàn)也許會(huì)帶來(lái)一些啟示。

    知識(shí)需要系統(tǒng)管理

    首先，知識(shí)管理的實(shí)施與有效推進(jìn)，必須要得到戰(zhàn)略層面的重視。由美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量理事會(huì)的專家以及其他專業(yè)人士給出的在通向知識(shí)管理的成功之路上位居前兩位的障礙就是：缺乏商業(yè)目的;計(jì)劃不周和資源不足。顯然，為了讓知識(shí)管理工作具有商業(yè)目的，計(jì)劃周全且擁有資源基礎(chǔ)，它的實(shí)施必須要求獲得企業(yè)戰(zhàn)略層面的認(rèn)可。知識(shí)管理是一項(xiàng)綜合的工程，不是一蹴而就的事情。有人認(rèn)為知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理，而知識(shí)是看不見(jiàn)摸不著的，所以知識(shí)管理是務(wù)虛的一種管理方式。但實(shí)際上，知識(shí)管理的要求恰恰是務(wù)實(shí)。知識(shí)管理要求管理者要以戰(zhàn)略的眼光將知識(shí)管理同業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)緊密的結(jié)合起來(lái)，用知識(shí)管理解決業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中的具體問(wèn)題，這樣才能夠使知識(shí)管理做到有的放矢。同時(shí)，如果知識(shí)管理只是某個(gè)高層領(lǐng)導(dǎo)的一家之言甚至一時(shí)的頭腦發(fā)熱，隨著時(shí)移事易，人員更迭以及市場(chǎng)的快速變化，很難保證最初支持者的注意力不會(huì)轉(zhuǎn)移到其他方向上去，而知識(shí)管理最終很可能得到的就是彈盡糧絕、不了了之的結(jié)局。

    其次，知識(shí)管理工作的開展需要有適當(dāng)?shù)娜藛T與組織作為實(shí)體推進(jìn)的保障，而且這種保障是實(shí)施知識(shí)管理必須具備的條件。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，實(shí)施知識(shí)管理工作的專職人員也會(huì)隨之增加，因而在組織結(jié)構(gòu)上也要有相應(yīng)的保障機(jī)制。新華信專設(shè)知識(shí)管理部并直接向公司總裁匯報(bào)，同時(shí)設(shè)置有知識(shí)主管和專職的知識(shí)管理專員，再由各部門信息專員、知識(shí)顧問(wèn)等協(xié)同完成知識(shí)管理的具體實(shí)施工作，有了這種人員組織結(jié)構(gòu)的安排，知識(shí)管理的具體實(shí)施工作才可能得到切實(shí)的執(zhí)行。雖然知識(shí)管理規(guī)劃中的很多具體工作，最終是由知識(shí)管理部以外的人員完成的，專職知識(shí)管理人員重點(diǎn)負(fù)責(zé)的多是前期的調(diào)研與分析、方案的提出、具體工作的組織、結(jié)果的確認(rèn)、效果的評(píng)估以及盡可能的多次分享等輔助工作，但是，如果沒(méi)有知識(shí)管理專職人員完成這些過(guò)程保障工作，很多知識(shí)管理方案不是流于形式，就會(huì)難以收到實(shí)效。

    可以看到“公司總裁”是公司知識(shí)管理工作的終極推動(dòng)者與方向指引者;“知識(shí)主管”是知識(shí)管理工作的帶頭人，此角色屬于復(fù)合角色，知識(shí)主管身兼協(xié)調(diào)人員、實(shí)踐領(lǐng)導(dǎo)者、知識(shí)資產(chǎn)管理者等多重角色;“知識(shí)管理專員”是推進(jìn)知識(shí)管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、公司知識(shí)庫(kù)建設(shè)和維護(hù)的專職人員;“信息專員”由各部門秘書兼任，是各部門知識(shí)管理工作的具體實(shí)施人員，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人完成部門內(nèi)知識(shí)管理工作;“知識(shí)顧問(wèn)”主要是各部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干，負(fù)責(zé)在本部門內(nèi)積極推動(dòng)知識(shí)管理工作;“知識(shí)傳播者”是部門內(nèi)知識(shí)管理工作的積極參與者，帶動(dòng)其他員工參與知識(shí)管理;“知識(shí)貢獻(xiàn)者與應(yīng)用者”是知識(shí)型員工，日常工作成果即是潛在知識(shí)內(nèi)容，每個(gè)人應(yīng)用知識(shí)資源的同時(shí)也參與知識(shí)的貢獻(xiàn)。

    再次，流程與制度是知識(shí)管理實(shí)施過(guò)程中必不可少的方式與手段。知識(shí)管理是管理的一種方法論，在實(shí)踐過(guò)程中，知識(shí)管理更多的關(guān)注組織的自我學(xué)習(xí)能力、利用知識(shí)的創(chuàng)新能力。在這種能力打造的過(guò)程中，流程管理和制度規(guī)范是知識(shí)管理必須要借助的手段。重視流程化、制度化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)或關(guān)鍵點(diǎn)，建立相應(yīng)的流程和制度，通過(guò)流程與制度本身的作用，輕松實(shí)現(xiàn)員工參與知識(shí)管理工作的目的。

    但知識(shí)管理過(guò)程中，獎(jiǎng)罰應(yīng)該并重，對(duì)于關(guān)鍵流程敷衍或忽視，一定會(huì)受到負(fù)面評(píng)價(jià)。相反對(duì)于主動(dòng)知識(shí)分享的行為，應(yīng)采用及時(shí)有效的激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)?shù)慕o予獎(jiǎng)勵(lì)。除了直接針對(duì)知識(shí)管理的制度保障外，設(shè)計(jì)其他流程或制度時(shí)，也應(yīng)盡可能加入知識(shí)管理的元素，尤其是人力資源政策中，更應(yīng)該有與知識(shí)管理相配套的要求與考核指標(biāo)。比如員工的崗位描述、晉級(jí)晉升標(biāo)準(zhǔn)、年終業(yè)績(jī)考核科目等多個(gè)方面，都要體現(xiàn)出公司文化中對(duì)知識(shí)管理工作的肯定態(tài)度以及重視程度。

    在知識(shí)管理以服務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)為核心宗旨的前提下，新華信在實(shí)施知識(shí)管理過(guò)程中推出的相關(guān)流程與制度，同樣也是與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)緊密相關(guān)的。比如顯性知識(shí)的管理制度方面，發(fā)布的《新華信項(xiàng)目編號(hào)制度》除了闡明項(xiàng)目編號(hào)的含義外，明確規(guī)定了項(xiàng)目編號(hào)在新華信公司的應(yīng)用范圍與作用。根據(jù)此項(xiàng)制度，所有項(xiàng)目在公司內(nèi)的流轉(zhuǎn)，都是以項(xiàng)目編號(hào)為依據(jù)的。公司內(nèi)部對(duì)某個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用支出、信息統(tǒng)計(jì)、文件檢索等都是以項(xiàng)目編號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)的。這一點(diǎn)有效避免了跨團(tuán)隊(duì)或跨部門合作時(shí)，對(duì)同一個(gè)項(xiàng)目的不同稱呼導(dǎo)致的信息流轉(zhuǎn)難題。

    最后，有效的應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)知識(shí)管理工作的推進(jìn)會(huì)起到事半功倍的效果。企業(yè)管理過(guò)程中，是否需要信息化，已經(jīng)早已不需要再做任何討論了。隨著信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，企業(yè)管理在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，通過(guò)適當(dāng)?shù)男畔⒒绞竭M(jìn)行獲取、存儲(chǔ)，進(jìn)而加以分析，對(duì)于反映企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、重點(diǎn)問(wèn)題所在以及未來(lái)發(fā)展決策都可以起到很好的支持作用。

    對(duì)于企業(yè)管理信息化的優(yōu)點(diǎn)，被提到較多的是效率的提高、生產(chǎn)力的提升、數(shù)據(jù)管理的易用與透明等等，但是企業(yè)信息化的過(guò)程，很大程度上是企業(yè)管理水平大幅提升的一個(gè)過(guò)程。雖然，直觀的體現(xiàn)是企業(yè)采用了信息化手段來(lái)支持業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，但實(shí)際上，企業(yè)管理信息化過(guò)程的背后，是工作流程的規(guī)范化與制度執(zhí)行的強(qiáng)制性。系統(tǒng)的應(yīng)用給用戶的感覺(jué)是機(jī)器的管理代替了人員的管理，減少了日常工作中不按流程辦事而帶來(lái)隱患的概率。正如聯(lián)想公司認(rèn)為的那樣，企業(yè)信息化的實(shí)質(zhì)是：消化理解先進(jìn)管理思想，學(xué)習(xí)參照最佳的行業(yè)實(shí)踐，梳理、優(yōu)化和再造業(yè)務(wù)流程，并應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范、集成和共享信息，從而達(dá)到提高效率、降低成本、提升客戶滿意度和企業(yè)運(yùn)作管理水平的目的。

    知識(shí)管理只有成熟沒(méi)有成功

    基于以上原因，企業(yè)在應(yīng)用信息技術(shù)的時(shí)候，必須特別關(guān)注自身管理水平與信息技術(shù)的匹配程度，使信息技術(shù)得到有效的應(yīng)用，才能獲得提高效率、降低成本的正面效益。否則，信息技術(shù)與管理不能完美結(jié)合的結(jié)局不但體現(xiàn)不出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，還很可能因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用不當(dāng)而給管理工作帶來(lái)新的難題。某企業(yè)在2006年上線的知識(shí)管理系統(tǒng)，當(dāng)時(shí)由于多種原因，一期系統(tǒng)的應(yīng)用情況并不理想。正如美國(guó)的知識(shí)管理顧問(wèn)狄克遜(Nancy Dixson)所指出的那樣，知識(shí)傳輸系統(tǒng)的設(shè)計(jì)“越是想迎合公司里的所有人，其作用和功效就越有限”。這句話準(zhǔn)確無(wú)誤地的反映了最初實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)的病癥之所在。

    在充分解析一期系統(tǒng)的弊病、了解用戶需求的基礎(chǔ)上，公司對(duì)知識(shí)管系統(tǒng)進(jìn)行理了以提高系統(tǒng)的實(shí)用性、易用性、準(zhǔn)確性為目標(biāo)的系統(tǒng)二期開發(fā)。二期系統(tǒng)發(fā)布后，員工對(duì)二期系統(tǒng)的反饋，主要是提出了更多更深入的具體需求。通過(guò)二期系統(tǒng)的再次開發(fā)，不但提高了系統(tǒng)的利用效率，體現(xiàn)了信息技術(shù)在輔助管理過(guò)程中的重要作用，由于系統(tǒng)的應(yīng)用與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，提高了用戶對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)可程度，通過(guò)簡(jiǎn)化知識(shí)的收集與整理過(guò)程，創(chuàng)造了更為方便的知識(shí)應(yīng)用環(huán)境，而且大大降低了業(yè)務(wù)成本，僅僅在預(yù)決算審核全部轉(zhuǎn)由線上操作一項(xiàng)，為公司節(jié)約的人工成本在十萬(wàn)元以上。

   哈爾濱OA系統(tǒng)體系的特點(diǎn)在于其構(gòu)建的過(guò)程一直處于不斷的完善與發(fā)展過(guò)程中，而其完善和發(fā)展的依據(jù)則是公司自身業(yè)務(wù)發(fā)展的需要以及管理的需要。在總體的方向與架構(gòu)不變的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司的發(fā)展趨勢(shì)與業(yè)務(wù)需要，知識(shí)管理工作的內(nèi)容在不斷的完善和豐富。

    管理就是不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的過(guò)程，知識(shí)管理也不例外?？梢哉f(shuō)知識(shí)管理沒(méi)有“成功”，只有“成熟”這樣的概念。對(duì)于國(guó)內(nèi)中小企業(yè)的管理者而言：知識(shí)管理同企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)緊密結(jié)合，不但可以推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展，也可以提高整體管理水平;知識(shí)管理沒(méi)有統(tǒng)一的模式，是根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際情況、不同需求的緊迫性而制定的符合自身文化的管理模式;知識(shí)管理是一個(gè)螺旋式上升的過(guò)程，“大而全”不一定是成功的知識(shí)管理，符合自身發(fā)展的需要、對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)有實(shí)質(zhì)性幫助的知識(shí)管理才是某一階段成功的知識(shí)管理，而知識(shí)管理者要做的就是隨著企業(yè)的不斷壯大，不斷探索不同階段的成功的知識(shí)管理模式。在此過(guò)程中，“戰(zhàn)略層面的重視”、“組織與人員的保障”、“流程與制度的保障”以及“信息技術(shù)的有效應(yīng)用”的保障作用，至關(guān)重要。