巧用實(shí)施制度化 為合肥OA保駕護(hù)航

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“上合肥OA就跟掉層皮似的，有時(shí)就是覺得真的干不下去了”，鄧嵐是公司的CIO,現(xiàn)在負(fù)責(zé)公司的合肥OA上線工作。鄧嵐領(lǐng)導(dǎo)的合肥OA項(xiàng)目實(shí)施走了好多的彎路，也吸取了許多實(shí)施失敗的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。但鄧嵐仍然心中沒底：“我沒有向領(lǐng)導(dǎo)保證實(shí)施肯定能成功，只是抱了50％的希望?！蹦拿矗降讍栴}在哪里呢？

初期的合肥OA失敗給鄧嵐造成很大的打擊，他對(duì)此事做了反省，他認(rèn)為是由于缺乏切實(shí)可行的實(shí)施制度來為合肥OA實(shí)施保駕護(hù)航，致使實(shí)施人員和操作人員不知項(xiàng)目該如何穩(wěn)步地往下走，對(duì)于異常情況也不知如何預(yù)防和規(guī)避，出現(xiàn)問題時(shí)也未能及時(shí)進(jìn)行快速響應(yīng)。因此，缺乏實(shí)施制度化是合肥OA暫時(shí)失利的重要原因。

一．實(shí)施受挫，源于對(duì)制度化的誤解

俗話說："沒有規(guī)矩，不成方圓"，要想畫出合乎要求的方和圓，就要有矩和規(guī)的幫助。現(xiàn)在鄧嵐對(duì)這句話有深刻的體會(huì)。合肥OA實(shí)施是一個(gè)周期長、涉及面廣的工程，不僅涉及企業(yè)運(yùn)營各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)的部門，更涉及到多方面的人員。對(duì)合肥OA項(xiàng)目來說，要想能夠比較順暢的進(jìn)行，必須有相應(yīng)的制度框架給予支持。合肥OA制度化之于項(xiàng)目就像規(guī)矩之于方圓，其重要性不言而喻，鄧嵐總結(jié)項(xiàng)目初期失敗對(duì)于制度化主要有以下幾個(gè)方面的誤解。

（1）東施效顰，差之千里

目前合肥OA實(shí)施通行的做法是在崗位責(zé)任制基礎(chǔ)上的實(shí)行制度化管理，有些資深合肥OA實(shí)施顧問把一些曾成功實(shí)施的合肥OA例子總結(jié)為標(biāo)桿實(shí)施制度與規(guī)范，并廣為流傳。于是一些新的合肥OA實(shí)施顧問將其奉若圣明并積極移植引進(jìn)，在實(shí)施制度引進(jìn)過程中當(dāng)然不乏成功的案例。

但鄧嵐發(fā)現(xiàn)他以合肥OA標(biāo)桿案例為基準(zhǔn)模仿制定的許多規(guī)范制度，卻未起到明顯效果，最后還落得個(gè)“東施效顰”的罵名。帶來的負(fù)面后果是：鄧嵐花大心血建立的 合肥OA實(shí)施管理制度流于形式，最終疏于實(shí)質(zhì)性的操作，在一定程度上導(dǎo)致了項(xiàng)目的失誤。經(jīng)過痛苦的反思，鄧嵐發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致以上問題的原因并不是制度化管理本身已過時(shí)，而是所制定的合肥OA實(shí)施管理制度沒有針對(duì)本公司業(yè)務(wù)進(jìn)行合理優(yōu)化，形成東施效顰，差之千里。

（2）過猶不及，患上制度迷信病

制度迷信和制度缺失是合肥OA實(shí)施管理過程中常見的兩大問題。鄧嵐現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是：在合肥OA實(shí)施過程中時(shí)時(shí)需要深刻反省，看一看在自己的合肥OA實(shí)施活動(dòng)中，是否存在同樣的情況。所謂實(shí)施制度化，就是合肥OA實(shí)施過程中大量使用的口頭的或文字化規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)或約定等。

一般來說，在合肥OA實(shí)施中強(qiáng)調(diào)要用“制度”管人，用“制度”去指導(dǎo)實(shí)施。但由于缺乏對(duì)合肥OA實(shí)施活動(dòng)的深入理解，實(shí)施人員往往會(huì)不自覺地形成一種解決管理問題的老套模式。久而久之，就會(huì)產(chǎn)生了一種叫做“制度依賴或制度迷信”的病態(tài)不健康思維，或在合肥OA實(shí)施過程中過份期望通過制度來實(shí)現(xiàn)對(duì)人的有效管束。比如，針對(duì)員工頻頻操作失誤，實(shí)施人員會(huì)制定一個(gè)制度：員工一定要按標(biāo)準(zhǔn)操作，不得馬虎，每次操作錯(cuò)誤罰款十元。多數(shù)時(shí)候，這樣的制度短期內(nèi)可能是一種威懾，時(shí)間長了就可能淪為某種擺設(shè)。

制度依賴或制度迷信的后果相當(dāng)嚴(yán)重，制度越來越多，實(shí)施越來越復(fù)雜，執(zhí)行力越來越差，效率越來越低，抱怨越來越多，這就是我們熟知的“制度病”。這個(gè)時(shí)候，有制度比沒有制度還糟糕，因?yàn)樽尯戏蔕A操作人員學(xué)會(huì)了藐視制度。在合肥OA實(shí)施過程中，員工往往對(duì)層出不窮的制度采取藐視的態(tài)度，并自覺不自覺地尋找機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)群體突破，就如法不責(zé)眾，一起闖紅燈一樣。

（3）過分傾向人本管理，忽視制度管理

不少合肥OA項(xiàng)目經(jīng)理在處理合肥OA實(shí)施活動(dòng)和制度化管理關(guān)系過程中，常犯的通病是：沒有或不善于將人本管理與制度化管理有機(jī)地結(jié)合起來，使實(shí)施過程中過分傾向人本管理，而忽視了向制度化、規(guī)范化和手冊(cè)化管理模式轉(zhuǎn)化。

單純地、過份地依賴個(gè)人能力會(huì)產(chǎn)生一個(gè)不利困素：就是由于每個(gè)人的特點(diǎn)和差別很大，即便是同一工作崗位，也會(huì)因人的不同而產(chǎn)生不同的操作方式和不同結(jié)果，結(jié)果必然對(duì)合肥OA操作的穩(wěn)定性產(chǎn)生許多不利的影響。

（4）制度泛濫，使其成為一紙空文

許多企業(yè)在實(shí)施合肥OA項(xiàng)目時(shí)，并不缺少文件化的制度，而造成其管理不規(guī)范的根源之一正是因?yàn)橹贫忍嗵珵E令人無所適從，或是因?yàn)橹贫葍?nèi)容滯后所致。有些企業(yè)在合肥OA實(shí)施過程中，事無巨細(xì)都形成了文件化的制度，但是制度制定完成后缺少宣貫和培訓(xùn)，增加了制度實(shí)施的難度。有些企業(yè)則沒有考慮合肥OA實(shí)施制度的連貫性和針對(duì)性,造成實(shí)施制度多變或前后矛盾，使員工無所適從。

另一方面，由于各種原因企業(yè)對(duì)違反合肥OA實(shí)施制度的行為缺乏相應(yīng)的制裁措施，使違反合肥OA實(shí)施制度的風(fēng)險(xiǎn)和成本極低，間接地鼓勵(lì)了違反制度的行為。于是實(shí)施制度無法有效推行，成為一紙空文，最后束之高閣。常言道：有制度不執(zhí)行等于沒制度，執(zhí)行不到位等于不是制度。因此，合肥OA實(shí)施制度的執(zhí)行力度也決定著一個(gè)項(xiàng)目的興衰成敗，制度效率的著力點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)在于制度的執(zhí)行力度。