學校教育行業(yè)OA辦公軟件應(yīng)用特色

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教育培訓(xùn)機構(gòu)OA業(yè)務(wù)流程描述

1、 先建立教師資料庫，也就是教師排課表（教師課程資料庫）

2、 錄入學生資料庫，屬于學生的基本資料，對每個學生進行唯一編號

3、 對學生新建合同，填寫報名科目、課時、費用，上課情況簡介等

4、 對學生進行收費，收費有兩種：一次性請款、先定金后清全款

5、 打印合同

6、 開始排課

7、 上課確定

8、 家長簽字認定上課有效，審核錄入

9、 在系統(tǒng)中登記確定的課時，作為扣除學生費用和給教師課時費的依據(jù)

10、              對上課的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計

特殊處理的環(huán)節(jié)

1、 概念：

a)         區(qū)域的概念（北京屬于一個區(qū)域）

b)         校區(qū)的概念（海淀黃莊屬于一個校區(qū)）

2、 學生資料庫

a)         基本資料：包括學員編號、姓名、性別、電話號碼等

b)         合同資料：與學員編號關(guān)聯(lián)的合同情況

c)         課程積分：在系統(tǒng)設(shè)置的規(guī)則內(nèi)產(chǎn)生的有效積分

                         i.              積分制度（需要進行設(shè)置，包括上課積分、消費積分、推薦積分）

                       ii.              在規(guī)定間隔時間內(nèi)連續(xù)上課的，有上課積分和消費計費

                      iii.              超過規(guī)定間隔時間的將會將積分清零，比如規(guī)定間隔時間為6個月，則所有課程結(jié)課6個月沒有繼續(xù)續(xù)費的，將會積分清零

d)         學生課程資料庫：學生課程資料庫是從與教師課程資料庫緊密關(guān)聯(lián)的（具體設(shè)置情況必須遵照程序員的設(shè)計）

3、 教師課程資料庫

a)         基本資料

                         i.              教師的校區(qū)屬性（屬于某個校區(qū)）

                       ii.              投訴率/投訴次數(shù)（作為排課的參考數(shù)據(jù)）

                      iii.              替換率/替換次數(shù)（作為排課的參考數(shù)據(jù)）

                      iv.              教師的等級：可以自行定義，由排課人員修改，由審核部門審核通過后生效

b)         教師的任課科目

                         i.              一個教師可以同時任課多個科目

                       ii.              需要注意的情況：例：高三數(shù)學和高二數(shù)學是兩個不同的科目

c)         教師的排課時間段

                         i.              一個教師一天的時間段分為3個部分：上午、下午、晚上

                       ii.              課程表的時間段屬性：每節(jié)課都有一個時間段屬性

                      iii.              時間段屬性的作用：一個時間段只能排在一個校區(qū)

d)         教師課程表

                         i.              每節(jié)課都有幾個相關(guān)屬性：

1.         任課教師

2.         上課學員

3.         排課人員

4.         學習管理師

                       ii.              每節(jié)課都有幾個狀態(tài)

1.         校區(qū)

2.         是否上課

3.         是否滿意

                      iii.              每節(jié)課都有幾個財務(wù)處理數(shù)據(jù)

1.         學員合同中規(guī)定的教師等級，學員上課并滿意后，講扣除相應(yīng)的課時費，并給相應(yīng)的教師授課級別課時費，

2.         教師等級，學員滿意后，教師的課時費為“授課級別課時費”+“教師等級課時費”（為了滿足不同時期的特殊需求，在合同模板里面還應(yīng)加上一個教師課時費授課系數(shù)）

e)         上課過程的處理

                         i.              每次上課后，將記錄學員的上課情況，記錄學生的滿意狀況

1.         不滿意：學管在學生課程表中標記當堂課為不滿意，系統(tǒng)增加一次未排課，排課人員排課后，結(jié)束該課程表的排課狀態(tài)

2.         滿意：學員在學生課程表中標記當堂課為滿意，系統(tǒng)扣除學員的未上課時

                       ii.              

f)          排課（先出排課方案，再批量排課，然后再針對某一天進行課時安排）

                         i.              初始排課：

1.         排課人員指定一周的課程表，保存為排課方案

2.         點擊下一步，彈出第一個科目所有符合條件的教師，點擊選擇教師，點擊確定，系統(tǒng)以周為單位，按照排課方案排課，直到學員該科目的最后一個小時排完，系統(tǒng)將該科目的課程安排插入到該教師的課程表中

3.         循環(huán)至下一個科目，直到排完所有課程

                       ii.              臨時調(diào)課/初始排課調(diào)整

1.         在制定排課方案并自動循環(huán)排課完成后進行排課調(diào)整

2.         在某一處插入一節(jié)課后，系統(tǒng)自動在課表末尾刪除一節(jié)課

3.         在某一處刪除一節(jié)課后，系統(tǒng)自動在課表末尾按照排課方案自動增加一節(jié)課

4.         在每次修改后，排課人員必須錄入調(diào)整原因，系統(tǒng)保存調(diào)課記錄

                      iii.              中途調(diào)課

1.         合同變更引起的調(diào)課

a)         合同變更后，將引起科目或課時的變化，系統(tǒng)將凍結(jié)該學生課表；

                                                                   i.              合同變更引起課表的變化

1.         某些科目的課時發(fā)生變化

2.         某些科目的教師發(fā)生變化

                                                                 ii.              排課人員將對上述變化進行操作

1.         系統(tǒng)計算各科目剩余課時

2.         按照剩余課時，操作員對某些科目重新排課，并通知學員和教師

2.         家長和學生要求停課

a)         停課的概念：對某個科目進行停課操作后，該學員的該科目將處于停課狀態(tài)，停課狀態(tài)該科目的課程沒有教師，該科目的任課教師在該學員的該科目停課后，相關(guān)課程表將會被設(shè)為未排課狀態(tài)，可以供其他排課進行調(diào)用

b)         停課要求為學管提出

c)         排課人員在接到停課需求后進行停課操作

d)         短期的停課行為將在調(diào)課中解決

e)         停課的恢復(fù)

                                                                   i.              點擊恢復(fù)排課，將按照以前的排課方案讓排課人員進行確認，然后系統(tǒng)將剩余課時按照相關(guān)步驟進行排課

                                                                 ii.              停課后，在各種情況下該科目的剩余課時被調(diào)整為0時，將由系統(tǒng)提醒排課人員進行確認結(jié)課操作

3.         學生要求更換教師

a)         學管人員提出調(diào)換教師申請，列出更換理由

b)         排課人員看到申請后進行“教師更換”

c)         系統(tǒng)根據(jù)課程表、教師等級需求等條件，篩選出符合條件的教師列表

d)         排課人員手動指定新的任課教師

e)         系統(tǒng)在新的任課教師課表增加相關(guān)排課內(nèi)容，在原有教師的課表刪除相關(guān)內(nèi)容

f)          系統(tǒng)記錄被替換的教師的替換次數(shù)及原因，并記錄該學員該科目的更換教師次數(shù)

4.         教師離職，涉及的學員將面臨重新安排教師

a)         學管人員在后臺對教師進行離職/調(diào)職處理，并注明離職/調(diào)職原因

b)         系統(tǒng)對學員的該科目課表進行凍結(jié)

c)         系統(tǒng)提示排課人員進行相關(guān)的課程表處理

                                                                   i.              替換教師

1.         系統(tǒng)自動篩選出符合時間條件的教師列表

2.         排課人員手動選定后進行替換操作

3.         所有涉及到離職教師的課表，將被復(fù)制到替換教師的課程表中

                                                                 ii.              對學員進行逐個重新排課

1.         在一個教師的課程被分配到多個教師的情況下選擇此項；

2.         學員的排課方案表不變

3.         對該科目重新篩選并指派教師

4.         在排完該教師的第一個學生后，“替換教師”功能失效，只能逐個學生進行排課；

d)         結(jié)課

                                                                   i.              結(jié)課的概念：在處于結(jié)課狀態(tài)時，該學員的該科目課表方案將設(shè)置為無效，其他學員可以在排課時安排到任課教師空余出來的時間段；

                                                                 ii.              結(jié)課后已經(jīng)上完的課時仍然可以進行有效性確認工作；

                                                                iii.              結(jié)課前10個課時，系統(tǒng)將通知學管人員進行續(xù)費的工作；

                                                                iv.              學員的某個科目的課時上完，并全部通過有效確認，系統(tǒng)自動結(jié)課；

                                                                 v.              批量結(jié)課：

1.         學員在所有科目剩余課時為0時，排課人員通過點擊批量結(jié)課完成結(jié)課工作

e)         其他注意事項

                                                                   i.              離職/調(diào)職教師將仍然擁有歷史課表，已經(jīng)上完的課程仍然能夠被確認

                                                                 ii.              離職的教師將不出現(xiàn)在任何排課的教師篩選列表中

                                                                iii.              調(diào)職（調(diào)離區(qū)域）的教師如果在其他區(qū)域平臺繼續(xù)上課，應(yīng)該重新開設(shè)新教師ID，返回本平臺繼續(xù)上課，須用新增ID的辦法解決

                      iv.              系統(tǒng)處理事件

1.         凍結(jié)的概念：由于某些事件的發(fā)生，引起課表的變化，系統(tǒng)將凍結(jié)相關(guān)科目課表，凍結(jié)時間以后的課程不能進行上課前確認，直到該課表的所有變化均被排課人員處理確認之后方能繼續(xù)。

2.         激活的概念：在排課完成之后，通過點擊激活按鈕，使排課表生效，此時如果該教師的課時被其他學員占用，該課表將作廢，必須重新排課；

3.         節(jié)假日：管理員在系統(tǒng)中設(shè)定節(jié)假日，在節(jié)假日當日，系統(tǒng)自動排課將跳過該日；如果在現(xiàn)有的系統(tǒng)中插入節(jié)假日，所有該日的排課將取消，并在課表末尾按照該學員的排課方案循環(huán)增加相應(yīng)的課程安排。

4.         排課方案時間沖突檢測：后插入的排課方案如果與另外科目的排課方案在時間上重疊，將不被通過

5.         在所有科目初始排課完成后，才能為某節(jié)課進行其他排課處理

6.         在某個學員或教師連續(xù)3次課程未上時，系統(tǒng)進行消息提醒給學管，在學管打開該提醒后，系統(tǒng)消息提示狀態(tài)消失；

7.         家長對課程不滿意，應(yīng)該在上課的次月10日之前，將家長簽字的不滿意確認單上交至該學員學管處；學管確認后交給審核，審核根據(jù)憑據(jù)確認上課無效；

8.         教師給學員上課，如果在下月10日之前未能確認有效，家長也未投訴，將視為有效

9.         學員在全額退費后，其課程表的剩余課時將標記為0，在排課人員點擊對所有科目結(jié)課后，將釋放所有任課教師的占用時間，在審核人員確認其所有上課課時，或者下月10日前未能投訴，將標記為有效。

g)         課程表的管理

                         i.              學員課程表：

1.         以周視圖顯示學員的課程表

2.         以日期+課程+課時+時間段+教師+授課級別的列表方式顯示所有的課程安排

3.         能對某個課程安排進行編輯、刪除

4.         能對未安排的課時進行排課，排課分手動和自動兩種；

a)         自動：按照排課方案增加到課表的末尾

b)         手動：手動指定日期和課程、時間段，安排的時間段不能超過剩余課時

5.         顯示報名課時、已上課時、剩余課時、初始上課時間、上課預(yù)計結(jié)束時間；

                       ii.              教師課表

1.         以周視圖顯示教師的課程表

2.         以日期+課程+課時+時間段+學生+授課級別的列表方式顯示所有的課程安排

3.         如果要對教師進行課程表的調(diào)整，必須點擊學員的鏈接至學員課程表頁面進行修改，而不能在教師的界面進行修改

4.         顯示上個月的課時總計和本月已確認課時總計、未確認課時總計

5.         教師的課程表只能進行查看，不能進行編輯和刪除及增加

6.         教師的課程表變動是通過對相關(guān)學員的課程表變動，由系統(tǒng)自動更新的。

h)         需要補充的制度

                         i.              學管人員

1.         在學員缺課2周，并無法聯(lián)系，無法確認是否停課的情況下，由學管提出停課需求，由排課人員進行停課操作

2.         學員某個科目的剩余課時為10個課時（可以通過系統(tǒng)進行設(shè)置）以內(nèi)的，系統(tǒng)自動提醒學管進行續(xù)費督促工作

3.         在上課結(jié)束時間超過合同規(guī)定時間時，應(yīng)與家長溝通是否在中途進行加課

                       ii.              排課人員

1.         學生要求一定等級的教師，而教師庫中沒有符合條件的教師，在此種情況下如何處理？是使用等級較高的教師，還是使用等級較低的教師？

4、 上課的確認

a)         上課前的確認（學管人員進行操作）

                         i.              在學員和教師同時口頭確認的情況下（可以進行電話溝通），確認當次課開始上課，并在系統(tǒng)中進行記錄

1.         錄入學員或教師的編號（通過刷卡或者手動輸入），系統(tǒng)自動調(diào)出當天的該學員課程表

2.         確認課程安排時間及學員及教師符合后，單擊該次課程，彈出上課前確認框，回車直接確認

3.         界面操作要求能夠使操作簡單化，提高運行效率

b)         上課后的確認（審核進行）

                         i.              學管收集學員的上課確認單，按時交給審核人員

                       ii.              審核人員錄入上課學員的編號，系統(tǒng)彈出未確認但已經(jīng)上課前確認的課程表，并以區(qū)別顏色顯示，審核人員在圖形化課表界面直接點擊該堂課，回車或點擊“滿意”進行確認

                      iii.              如果學生返回的上課確認單為不滿意該堂課，審核人員，點擊“不滿意”，并錄入不滿意原因

c)         如需調(diào)換教師，在彈出界面上點擊“調(diào)換教師”按鈕彈出調(diào)換教師通知的界面。錄入不滿意的原因和調(diào)換教師的要求（學管進行）

d)         需要補充的制度

                         i.              學管人員

1.         在每次上課前，必須督促學員和教師到學管處進行上課前的確認

2.         在下次次上課前，必須收取該學員上次上課的確認單

3.         在收取上課確認單后，必須及時交給該平臺的審核人員（中間的間隔時間必須形成制度規(guī)定）

5、 合同的建立

a)         合同模板（只能由地區(qū)顧問經(jīng)理進行操作）

                         i.              合同模板的意義：合同模板的建立是為了簡化顧問的相關(guān)數(shù)據(jù)錄入，減少顧問錄入的誤操作

                       ii.              合同模板的類型

1.         按地區(qū)分類（北京、天津、西安等），不同的人查看的地區(qū)權(quán)限不一樣

2.         按年級進行分類（小學、初中、高中等），屬于地區(qū)下級分類

3.         按階段進行分類，屬于年級下級分類

                      iii.              合同模板的參數(shù)

1.         地區(qū)

2.         年級

3.         階段

4.         科目收費標準

5.         上課等級

6.         上課等級課時費

7.         教師等級課時費系數(shù)

8.         折扣標準

9.         贈送課時標準

10.     其他優(yōu)惠政策

11.     模板的有效期限

                      iv.              合同模板的簡化操作

1.         合同復(fù)制：系統(tǒng)按照現(xiàn)有的合同模板復(fù)制一個新的合同模板，并自動指派一個合同模板名稱

2.         對合同模板名稱和內(nèi)容進行修改

b)         合同建立前的學生基本數(shù)據(jù)更新

                         i.              合同建立前，必須對學員的基本資料進行比對，發(fā)現(xiàn)與實際情況不符的，將進行更正

                       ii.              在學員的基本資料的合同管理界面點擊“新增合同”按鈕進行合同的建立；

c)         臨時合同的建立（顧問）

                         i.              建立臨時合同的意義

1.         臨時合同的建立是在未交付任何費用前，由簽約顧問建立的臨時資料表

                       ii.              建立臨時合同的步驟

1.         新增科目及相應(yīng)課時

2.         選擇使用模板（不符合地區(qū)及年級的模板將會被過濾不顯示）

3.         生成臨時合同

4.         修改合同相關(guān)項目

5.         發(fā)布臨時合同

6.         修改、刪除已經(jīng)發(fā)布的臨時合同（只能由發(fā)布人進行刪除和修改）

d)         正式合同的建立（審核、財務(wù)）

                         i.              審核人員進行合同的審核（審核通過后，該合同不能被發(fā)布人修改）

                       ii.              財務(wù)調(diào)出審核通過的臨時合同，點擊“收費”

                      iii.              收取定金或一次性全款，打印收款憑據(jù)，臨時合同轉(zhuǎn)變成正式合同

                      iv.              在需要變更正式合同項目時，必須走“合同變更流程”

                       v.              在全款清款后，學管主管必須為該學員指定學管專員，系統(tǒng)通知排課人員開始對該學員排課（未清款時，該學員的排課表上可用課時為零。清款后，排課表上的課時為現(xiàn)有課時加上新增合同的課時）

e)         正式合同變更流程

                         i.              未清款的合同變更（合同還未打印，沒有排課）

1.         費用增加（撐單）

a)         審核人員在原合同上進行修改，記錄修改原因

b)         簽單顧問進行合同修改確認

c)         顧問主管進行合同修改確認

d)         財務(wù)收款并打印相關(guān)憑據(jù)（如果清款的話）

e)         系統(tǒng)進行合同變更記錄,記錄變更前的狀態(tài)和變更后的狀態(tài)，并能夠進行撐單金額統(tǒng)計（撐單金額=變更后金額-變更前金額，撐單當月的業(yè)績加入增加的金額）

f)          如完成清款，系統(tǒng)標記清款狀態(tài)，進入合同的清款流程（見d）的第V條）

2.         費用減少（縮單）

a)         審核人員在原合同上進行修改，記錄修改原因

b)         簽單顧問進行合同修改確認

c)         顧問主管進行合同修改確認

d)         財務(wù)進行費用的收入或支出，回收相關(guān)憑據(jù)，打印新憑據(jù)

e)         系統(tǒng)進行合同變更記錄,記錄變更前的狀態(tài)和變更后的狀態(tài)，并能夠進行縮單金額統(tǒng)計（縮單金額=變更前金額-變更后金額，縮單當月的業(yè)績扣除減少的金額）

f)          如完成清款，系統(tǒng)標記清款狀態(tài)，進入合同的清款流程

3.         撤銷合同（退定金）

a)         顧問主管對該合同進行撤銷操作，錄入撤銷原因

b)         撤銷的合同經(jīng)過審核確認

c)         顧問主管審批

d)         財務(wù)經(jīng)理審批，錄入退費項目表

e)         財務(wù)人員收回相關(guān)財務(wù)憑據(jù)，退還相關(guān)費用，并進行合同撤銷確認

f)          系統(tǒng)將撤銷的合同進行封存，并能夠進行縮單金額統(tǒng)計（縮單金額=變更前金額-變更后金額，縮單當月的業(yè)績扣除減少的金額）

                       ii.              清款后的合同變更（合同已經(jīng)打印，已經(jīng)排課）

1.         費用增加（續(xù)費，該項是通過對增加部分新增合同來完成的）

a)         打開原有合同，點擊續(xù)費，系統(tǒng)自動新增一個臨時合同（新的合同以該學員的上一個合同為模板進行復(fù)制，分配新的合同編號，顧問進行修改相關(guān)項目，并選擇合同為續(xù)費合同）（新增的合同包含的項目為新增項目）

b)         審核人員進行審核

c)         財務(wù)收費，并打印憑據(jù)，臨時合同轉(zhuǎn)成正式合同

d)         清款后，學管錄入排課說明，系統(tǒng)將該合同的課程數(shù)據(jù)累加至該學員的已有課程數(shù)據(jù)上，凍結(jié)該課表，直至排課人員排課后將該合同標記為完成排課

e)         系統(tǒng)將續(xù)費項目記錄至系統(tǒng)中方便統(tǒng)計

2.         費用減少（退費）

a)         平臺學管主管提交退費申請，說明情況

b)         平臺審核進行審核，總結(jié)退費科目及相關(guān)費用

c)         區(qū)域教學經(jīng)理進行審批

d)         財務(wù)經(jīng)理審批，錄入退費項目表

e)         顧問打開原有合同，點擊“部分退費”，系統(tǒng)自動復(fù)制原有合同新建一個臨時合同，顧問修改相關(guān)項目進行保存。系統(tǒng)自動將原有合同作廢，原有合同涉及的課表將會被凍結(jié)，涉及科目的剩余課時將會被扣除。

f)          審核對新合同進行審核

g)         財務(wù)收費，并打印憑據(jù)，臨時合同轉(zhuǎn)成正式合同

h)         清款后，學管錄入排課說明，系統(tǒng)將該合同的課程數(shù)據(jù)累加至該學員的已有課程數(shù)據(jù)上，凍結(jié)該課表，直至排課人員排課后將該合同標記為完成排課

3.         全款退費（退還所有剩余費用）

a)         平臺學管主管提交退費申請，說明情況

b)         平臺審核進行審核，總結(jié)退費科目及相關(guān)費用

c)         區(qū)域教學經(jīng)理進行審批

d)         財務(wù)經(jīng)理審批，錄入退費項目表

e)         財務(wù)打開原有合同，點擊“全款退費”

f)          財務(wù)退還相關(guān)費用，回收舊憑據(jù)，打印新憑據(jù)

g)         系統(tǒng)自動將原有合同作廢，原有合同涉及的課表將會被凍結(jié)，涉及科目的剩余課時將會被扣除。

h)         系統(tǒng)記錄退費信息。方便統(tǒng)計

i)           收到合同終止消息。排課人員對該學員進行結(jié)課操作

j)           由審核確認是否將該學員所有積分清零，系統(tǒng)記錄清零操作。

f)          需要補充的制度

                         i.              提成

1.         新簽單、續(xù)費的客戶，在沒有清款的情況下，不能進行業(yè)績提成；

2.         縮水和退費的客戶，必須按照最終的業(yè)績情況進行提成；

3.         已經(jīng)進行業(yè)績提成的，后來又退費的業(yè)績，必須在退費當月對提成總額進行重新計算，并在當月扣除額外獲取的提成；

g)         便利性的設(shè)計

                         i.              在界面上設(shè)置快捷方式，比如續(xù)費，在點擊按鈕后，錄入原有合同的編號或者學員編號，或通過姓名進行查找，點擊確定后直接打開該學員的最近一個合同進行操作；

6、 合同的終止

a)         正常終止：在該學員的所有課表都已經(jīng)進行上課確認之后，系統(tǒng)將提示排課人員進行結(jié)課，并將該合同作廢封存。封存的合同普通用戶無法修改。

b)         非正常終止：合同的非正常終止都是伴隨著退費操作而進行的。在終止后都會有附加的信息，如終止原因，涉及到的金額變化等。

7、 提醒

a)         完成一個操作，系統(tǒng)對下一個流程的人員進行操作提醒。

b)         上課飽和度預(yù)警。當某個科目教師的上課飽和度高于某個值時，進行人力資源預(yù)警。

c)         人員缺乏預(yù)警。當某個區(qū)域的某科教師人數(shù)低于該區(qū)域設(shè)定預(yù)警值時，進行預(yù)警。

8、 統(tǒng)計報表（30個左右）

a)         針對某個選定的校區(qū)的范圍進行業(yè)績統(tǒng)計，包括續(xù)費、新簽、退費、縮水等單獨統(tǒng)計

b)         針對某個選定的校區(qū)的范圍進行收入統(tǒng)計

c)         業(yè)務(wù)統(tǒng)計。某個年級、科目的課時統(tǒng)計、人數(shù)統(tǒng)計

d)         市場報表統(tǒng)計。

e)         其他統(tǒng)計功能

9、 其他不確定因素需要考慮的地方

a)         排課人員是否必須將所有的課時一次性排完？

b)         低年級未上完的課時延續(xù)至高年級時，如何進行處理？退費重新簽合同重新排課？更換教師后繼續(xù)上課？

c)         短信發(fā)送通道是否開通？是否包含系統(tǒng)自動短信提醒功能？