“顯影藥”的效力 —麗珠醫(yī)藥昆明OA信息化案例紀(jì)實(shí)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

    “顯影藥”的效力

    —麗珠醫(yī)藥知識(shí)管理案例紀(jì)實(shí)

    ■ 本報(bào)記者 張承東

    一個(gè)不容忽視的現(xiàn)象是，很多企業(yè)在諸如質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理等方面孜孜不倦的同時(shí)，卻往往對(duì)流動(dòng)于企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)之中的隱性知識(shí)視而不見。如今，麗珠醫(yī)藥在產(chǎn)品創(chuàng)新和成本控制上的成效正在驗(yàn)證著知識(shí)管理這劑“顯影藥”的非凡效力。隨著類似實(shí)踐在更多企業(yè)中進(jìn)行，我們可以發(fā)現(xiàn)：知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值—這句看似大而空的口號(hào)正逐漸變成可以觸摸得著的實(shí)際效益。

    從9個(gè)月到3個(gè)月—這其中6個(gè)月的時(shí)間是如何壓縮出來的？麗珠醫(yī)藥集團(tuán)股份有限公司董事副總裁安寧顯然會(huì)比其他人更清楚這幾個(gè)數(shù)字背后的意義。事實(shí)上，麗珠醫(yī)藥的信息化工作目前主要有三個(gè)方面：一是供應(yīng)鏈方面的數(shù)據(jù)整合；二是在營銷方面逐步完善自己研發(fā)的ERP軟件；三是構(gòu)建知識(shí)管理平臺(tái)。而在安寧看來，麗珠醫(yī)藥的新產(chǎn)品報(bào)批流程從原先的9個(gè)月縮短至目前的3個(gè)月，這正凸現(xiàn)了知識(shí)管理在該集團(tuán)信息化工作中的重要地位。

    “隱形”桎梏

    現(xiàn)任董事副總裁的安寧是在太太藥業(yè)（現(xiàn)健康元集團(tuán)）入主麗珠后的2003年來到麗珠的，如今他兼任集團(tuán)CIO一職。他認(rèn)為，從歷史上看，麗珠醫(yī)藥的信息化建設(shè)并不落后。但從1990年至今，公司積累下來的30多臺(tái)服務(wù)器、20多套系統(tǒng)雖然耗去將近1000萬元的資金，卻患上了“散、亂、差”的信息化通病。而在業(yè)務(wù)上，麗珠也遇到了發(fā)展的“瓶頸”。

    脫節(jié)困境

    在業(yè)務(wù)溝通上，麗珠的研發(fā)和營銷之間配合并不順暢，以一種新藥的報(bào)批過程為例，主要可以分成以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：公司的市場部門根據(jù)市場需要（或者科研部門根據(jù)研發(fā)成果）提出新藥申請(qǐng)；公司有一個(gè)非常設(shè)機(jī)構(gòu)即新藥委員會(huì)（9人左右），如果委員會(huì)認(rèn)為此種新藥有價(jià)值，就再交付研發(fā)部門進(jìn)行研發(fā)（當(dāng)然，如果是研發(fā)部門提出的申請(qǐng)就沒有這個(gè)環(huán)節(jié)）；研發(fā)成功之后，再交付市場部做臨床試驗(yàn)（一般要做三期，有的需要20例，有的是60例，有的是300例）。臨床中收集的反饋意見再經(jīng)過科研部門的解決之后，就進(jìn)入了批量生產(chǎn)階段。這個(gè)階段非常關(guān)鍵，因?yàn)橛泻芏嘈滤庪m然在研發(fā)階段很成功，但是往往在批量生產(chǎn)這個(gè)環(huán)節(jié)上并不成功。只有在批量生產(chǎn)成功之后，集團(tuán)才會(huì)將此新藥提交給設(shè)在北京的報(bào)批機(jī)構(gòu)交付政府報(bào)批。

    以往，這一流程往往需要9個(gè)月甚至更多的時(shí)間才能完成。安寧表示，即便是這個(gè)所謂的“流程”原先也沒有定下來， “比如你做報(bào)批的時(shí)候可能這樣走，我做報(bào)批的時(shí)候就可能那樣走，沒有規(guī)范的流程，而且時(shí)間也沒有一定的限制。這樣根本沒有辦法去跟蹤?？傮w來講，在報(bào)批過程中，科研、生產(chǎn)、市場還有設(shè)在北京的專門報(bào)批機(jī)構(gòu)都會(huì)涉及到。這四個(gè)部門如要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)去運(yùn)作，信息要非常暢通地流轉(zhuǎn)是非常重要的?！钡牵茱@然，之前無論在技術(shù)上還是在制度上都未能跟上這種需求。

    事實(shí)上，這種滯后曾經(jīng)給公司帶來過苦頭。麗珠曾經(jīng)先后有兩種新藥去報(bào)批，這兩種藥有著相似的性質(zhì)。前一種藥因?yàn)槟撤N原因而拖長了報(bào)批時(shí)間。但是后一種藥在報(bào)批的過程中，竟然以同一種原因而拖長時(shí)間。而如果這兩種藥的項(xiàng)目經(jīng)理能夠做到共享一下這些具有借鑒意義的資料的話，就完全可以避免這種資源浪費(fèi)。

    營銷成本

    就營銷本身而言，安寧表示，目前像輝瑞制藥之類的大企業(yè)都已經(jīng)是以科研為導(dǎo)向。按照數(shù)據(jù)，輝瑞一家的科研費(fèi)用就要比國內(nèi)所有醫(yī)藥企業(yè)的研發(fā)費(fèi)用都要高；但是中國的制藥企業(yè)絕大多數(shù)還是以營銷為導(dǎo)向的。相對(duì)于制藥原料，營銷活動(dòng)是目前中國制藥企業(yè)最大的成本中心。目前，國內(nèi)有的制藥企業(yè)的利潤率已經(jīng)達(dá)到25%，而麗珠的利潤率與其相比還有較大距離。因此，如何降低運(yùn)營成本，讓所有的銷售代表及二級(jí)企業(yè)都可以通過遠(yuǎn)程訪問到本部的知識(shí)、信息、專家等資源，從而在成本最優(yōu)的條件下支持銷售業(yè)務(wù)，就成為集團(tuán)所要急需解決的問題。

    尋求創(chuàng)新

    就研發(fā)本身而言，麗珠目前獲利的主要產(chǎn)品都是十年以上的老產(chǎn)品，如果不能及時(shí)推出新產(chǎn)品，企業(yè)在可持續(xù)發(fā)展的道路上將遇到不少困難。安寧表示，目前麗珠大大小小有400多個(gè)品種的藥品，但是所有這些加起來才做到十多個(gè)億，而國內(nèi)有的企業(yè)四五個(gè)品牌就做到了六七個(gè)億。這些都需要尋求突破。

    當(dāng)然，從表面上看，知識(shí)管理似乎并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，近期效果也不如ERP那么明顯，但考慮到麗珠的基礎(chǔ)、資源配置、工作優(yōu)先級(jí)等因素，藍(lán)凌咨詢顧問認(rèn)為，知識(shí)管理應(yīng)該排在前面。從遠(yuǎn)期看，知識(shí)管理項(xiàng)目的利益是很大的，知識(shí)管理能加快創(chuàng)新速度、使決策更加有效執(zhí)行、使決策的過程和結(jié)果越來越好，這些因素會(huì)作用于新產(chǎn)品研發(fā)，通過帶來更好的新產(chǎn)品從而獲取更大的遠(yuǎn)期利益。

    那么，具體該如何實(shí)施？實(shí)施之后的效果又如何呢？

    “顯影”力量

    據(jù)財(cái)務(wù)顧問公司KPMG(畢馬威)的調(diào)查，在歐美，1998年43％的公司有知識(shí)管理的措施；到2000年，只有15％的公司沒有知識(shí)管理的措施或根本沒有聽說過知識(shí)管理。但是，進(jìn)一步講，知識(shí)管理軟件功能雖然大多是相似的，然而不同的公司實(shí)施過程和結(jié)果是不相同的。

    麗珠的知識(shí)管理切入點(diǎn)放在醫(yī)學(xué)市場部和研究所的新產(chǎn)品研發(fā)上，這是創(chuàng)新體系的工作中心，也是麗珠的工作重點(diǎn)之一。在項(xiàng)目實(shí)施前期，麗珠和藍(lán)凌專門發(fā)放了380份調(diào)查問卷（回收235份，回收率58%）；為了讓藍(lán)凌咨詢顧問更好的了解麗珠的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，先后舉辦了4期、14個(gè)部門的業(yè)務(wù)介紹會(huì)；為了深入了解麗珠的知識(shí)管理現(xiàn)狀和需求，藍(lán)凌項(xiàng)目組訪談了麗珠絕大部分中高層管理人員及部分基層管理人員和業(yè)務(wù)骨干；為了梳理麗珠醫(yī)學(xué)市場總部、研究所的知識(shí)，并傳遞知識(shí)流梳理的方法，先后舉辦了兩期研討會(huì)。

    組織推動(dòng)

    首先,在組織推動(dòng)方面,主要有兩個(gè)方面的措施。一是為了有效地在公司推進(jìn)知識(shí)管理項(xiàng)目，麗珠專門成立了知識(shí)管理推動(dòng)委員會(huì)，其主要任務(wù)就是在集團(tuán)內(nèi)推廣和宣傳知識(shí)管理理念。其中尤其重要的一點(diǎn)是每年至少召開一次的知識(shí)管理推動(dòng)委員會(huì)會(huì)議。會(huì)上，總結(jié)當(dāng)年知識(shí)管理成效及批準(zhǔn)下年知識(shí)管理建設(shè)計(jì)劃，并評(píng)審當(dāng)年知識(shí)管理專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)的總額預(yù)算及獎(jiǎng)勵(lì)名額。這種激勵(lì)措施的重要性在下文中還將有詳細(xì)體現(xiàn)。

    在知識(shí)管理推動(dòng)委員會(huì)之下，麗珠還設(shè)有專門的知識(shí)管理推動(dòng)項(xiàng)目小組。通過知識(shí)主管和知識(shí)、系統(tǒng)、模塊管理員等來逐級(jí)落實(shí)知識(shí)管理推動(dòng)委員會(huì)的部署。

    二是信息總部的成立。麗珠醫(yī)藥的一個(gè)業(yè)務(wù)經(jīng)營的困境是子公司太多,高峰的時(shí)候達(dá)到過五六十家,但多處于虧損的狀態(tài)。在安寧看來,如何盡快堵住這些“漏血”的缺口是當(dāng)前最為緊迫的事情。針對(duì)這種情況,他說:“我們現(xiàn)在的策略應(yīng)該叫分權(quán)經(jīng)營、集權(quán)管理。經(jīng)營權(quán)還要適當(dāng)?shù)胤稚?，因?yàn)樗幤返念I(lǐng)域很多，各個(gè)領(lǐng)域的特點(diǎn)不一樣。但是重要的管理比如財(cái)務(wù)、信息、市場營銷、科研的管理，這個(gè)一定要集權(quán)，重整信息部就是措施之一。因?yàn)楫?dāng)時(shí)除了集團(tuán)有信息中心，分散在其他公司也有一些信息部(組)。這樣的布局顯然不利于整個(gè)集團(tuán)做整體的規(guī)劃、整體的投入。目前新的信息部是在2003年3月份整合成立的，就是把原來分散在幾個(gè)企業(yè)的信息部整合起來，成立一個(gè)信息中心。”

    具體措施

    安寧表示,麗珠在藍(lán)凌的支持下,以支持管理為契機(jī)做了一個(gè)統(tǒng)一規(guī)劃，但是真要實(shí)踐起來，總要一步一步走。比如現(xiàn)在就要把現(xiàn)有的OA系統(tǒng)和知識(shí)管理整合起來。他說：“藍(lán)凌目前正在做調(diào)研,看這兩個(gè)系統(tǒng)該怎么結(jié)合，包括我們將來在做支持管理的時(shí)候，都已經(jīng)預(yù)留了接口，包括怎么對(duì)接、門戶的選擇，這些都會(huì)慢慢去做，但是要有一個(gè)過程?！?

    在具體內(nèi)容上, 由藍(lán)凌提供的基于IBM Lotus的知識(shí)管理解決方案主要包括了經(jīng)驗(yàn)知識(shí)管理、規(guī)范協(xié)作、項(xiàng)目管理、行政辦公、企業(yè)文化管理等平臺(tái)。具體功能上可以支持內(nèi)部辦公管理（如公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議管理、辦公資源借用、圖書管理、車輛管理） 、個(gè)人工作臺(tái)；規(guī)范制度管理（如規(guī)范制度、審批流程）、項(xiàng)目管理器（項(xiàng)目工作室、任務(wù)分派、項(xiàng)目協(xié)作）；知識(shí)文檔（知識(shí)文檔、案例管理、計(jì)劃總結(jié)）、專家網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)社區(qū)、在線培訓(xùn)系統(tǒng)、在線考試系統(tǒng)、KM工具箱；新聞系統(tǒng)、點(diǎn)子期刊、賀卡系統(tǒng)、員工活動(dòng)、網(wǎng)上調(diào)查、文化窗口；競爭情報(bào)系統(tǒng)等等。目前，該平臺(tái)已經(jīng)具備經(jīng)驗(yàn)分享、規(guī)范協(xié)作和項(xiàng)目管理三個(gè)功能：尤其是經(jīng)驗(yàn)知識(shí)共享方面，比如成功案例等，公司會(huì)對(duì)這些東西進(jìn)行評(píng)分，作為對(duì)員工進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。頻率是每月一報(bào)。在實(shí)現(xiàn)規(guī)范協(xié)作上，效果體現(xiàn)較為明顯的地方是新產(chǎn)品報(bào)批的過程。

    以新產(chǎn)品的報(bào)批為例,在實(shí)現(xiàn)規(guī)范協(xié)作之后,整個(gè)流程都有嚴(yán)格的制度來遵循;而且更重要的是不但定了制度，而且易跟蹤。公司可以查到，整個(gè)流程現(xiàn)在推進(jìn)到哪個(gè)環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)必須在幾天之內(nèi)提交給下一個(gè)環(huán)節(jié)。其實(shí)過去雖然也有制度，但是因?yàn)樵跁r(shí)間段上沒量化，而且缺少跟蹤的手段。那種大多借重人治的情形效果并不好。安寧表示：“現(xiàn)在公司的很多信息要求必須公開。以前的情況是你掌握你這塊，我掌握我這塊，現(xiàn)在要求大家必須把這些知識(shí)放在平臺(tái)上來，在授權(quán)的范圍內(nèi)大家可以互相查，你可以看看我有哪些好的做法，我也可以吸取你有哪些好的經(jīng)驗(yàn)，通過這種管理提升效率?！?

    共享難題

    當(dāng)然,在推行知識(shí)管理的過程中,也出現(xiàn)了不少的問題。

    激勵(lì)機(jī)制

    幾乎在所有實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)中都曾經(jīng)出現(xiàn)這種情況：盡管為員工溝通建立了多種渠道和方式，包括各種基于項(xiàng)目，或基于工作流程，或基于業(yè)務(wù)的虛擬社區(qū)，但是很少有員工來貢獻(xiàn)知識(shí)，偶爾討論的也往往是工作以外的話題。同樣,麗珠醫(yī)藥在剛剛開始推行知識(shí)沉淀工作的時(shí)候,也遇到了類似阻力,的確有員工認(rèn)為這將意味著個(gè)人價(jià)值的貶值。其實(shí),造成這種局面的責(zé)任并不在員工身上。企業(yè)如果期待員工能夠分享寶貴的、有價(jià)值的知識(shí)，那么,激勵(lì)機(jī)制的建立至關(guān)重要。比方說對(duì)貢獻(xiàn)知識(shí)的行為的直接物質(zhì)（而非僅僅是精神的）獎(jiǎng)勵(lì)，與個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展掛鉤的知識(shí)貢獻(xiàn)機(jī)制等等；在員工中進(jìn)行績效考核中，包含審核對(duì)他人工作的支持和推動(dòng)程度。我們從前文中各部門知識(shí)主管的職能中即可看到這方面思想的體現(xiàn).

    “忘記”過去

    用一句話來講,員工的知識(shí)并非都有必要記錄到知識(shí)庫中。按照帕雷托80/20法則，企業(yè)要找出那些能夠產(chǎn)生價(jià)值80％的20％的知識(shí)。這就需要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略找出企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注和管理的核心知識(shí)領(lǐng)域。例如那些實(shí)施差異化戰(zhàn)略的企業(yè)，研發(fā)知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)等往往是需要重點(diǎn)管理的核心知識(shí)；而那些實(shí)施最低成本戰(zhàn)略的企業(yè)，采購知識(shí)、配送知識(shí)、生產(chǎn)知識(shí)等則是需要重點(diǎn)管理的核心知識(shí)；對(duì)于麗珠醫(yī)藥來講,毫無疑問,在研發(fā)和營銷方面的知識(shí)，將作為核心的知識(shí)管理對(duì)象被管理。

    麗珠醫(yī)藥的高層領(lǐng)導(dǎo)形成這樣一個(gè)共識(shí)，即做知識(shí)管理，很重要的一點(diǎn)是“don’t care forever”——不要理會(huì)過去。麗珠藥業(yè)有一層樓放著現(xiàn)代化的文件柜，放滿了知識(shí)。如果是從這種地方開始知識(shí)管理的話，結(jié)果很可能只是勞民傷財(cái)徒勞無功。而按照常理估計(jì),其實(shí)一層樓的文件柜里頭，大概只有3％－5％是常用的。而如果太重視歷史資料，企業(yè)就會(huì)浪費(fèi)95％－97％的時(shí)間、精力和成本。再進(jìn)一步講,其實(shí)這3％－5％的知識(shí)很大程度上是早已在印在員工腦子之中的。當(dāng)企業(yè)放棄過去的歷史資料，用知識(shí)管理的方法開始做今天的事的話，員工很可能自動(dòng)把這3％－5％用上了。這樣一算,一年后,企業(yè)5％的有用資料中很可能就有4.5%都已經(jīng)進(jìn)入了新的知識(shí)管理系統(tǒng)了。所以,知識(shí)管理一定要避免的一大誤區(qū)就是總想從過去的歷史知識(shí)里來開始進(jìn)行知識(shí)管理。

    還有人提出，其實(shí)企業(yè)也無需太執(zhí)著于考慮核心的隱性知識(shí)怎么去管理。比如，一個(gè)人能做CEO，那么,他能夠沉淀出來多少公司需要的東西呢?很多時(shí)候，一個(gè)決策者做出某項(xiàng)決策，外人很難搞清他是基于哪些知識(shí)。這類知識(shí)是企業(yè)中很難管理的部分,甚至是公司即便在知識(shí)管理上投入再多資金也無法獲得突破的。而針對(duì)這種情況,企業(yè)完全可以跳出知識(shí)管理的框架,通過整合人才來解決。

    安寧表示，目前麗珠進(jìn)行知識(shí)管理的目標(biāo)可以分為三個(gè)層次：首先讓這套軟件用起來，成為一個(gè)工具；然后通過平時(shí)的使用改變?cè)鹊乃季S習(xí)慣，形成一種新的工作習(xí)慣；最終形成企業(yè)文化的一部分。迄今，麗珠醫(yī)藥在知識(shí)管理的一期工程已經(jīng)投入了100多萬元。安寧直言，這個(gè)項(xiàng)目雖然在2003年就已經(jīng)開始，但是其間麗珠一度產(chǎn)生懷疑而暫停實(shí)施。當(dāng)然，經(jīng)過和其他的一些廠商的接觸 ，麗珠最終還是選擇了藍(lán)凌為自己做知識(shí)管理規(guī)劃。 對(duì)于每一個(gè)亟需信息化的企業(yè)來講，多一些類似的焦慮或許并不是一件壞事。