天獅集團(tuán)建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)案例

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    現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營過程中，企業(yè)的高級管理人員經(jīng)常遇到這樣的問題：企業(yè)員工面對企業(yè)內(nèi)部浩如煙海的信息資源，卻不知如何下手；企業(yè)決策者面對復(fù)雜的人工批復(fù)流程，常常因為決策過程緩慢而不得不錯失商機；客戶因為不能在最短的時間找到合適的人響應(yīng)其需求而牢騷滿腹；客戶服務(wù)滿意度，也因為員工無法及時回饋信息而下降。

　　“這是因為公司沒有從制度上、文化上形成鼓勵知識共享和創(chuàng)新的體系，管理長期處于低水平重復(fù)運作狀態(tài)。”天獅集團(tuán)KOA項目負(fù)責(zé)人崔景玉談起上述現(xiàn)象時說，“員工之間缺乏有效的溝通工具和管理工具，信息存儲在員工各自的電腦中，無法實現(xiàn)知識共享和提升。崗位案例和工作資料以紙文檔形式在各部門文件柜中封存，難以及時查閱，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)有交叉的部門做重復(fù)工作的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)流程依然采用傳統(tǒng)的紙文件形式傳送，知識沉淀在少數(shù)人手中，一旦員工流失，就會紿我們帶來巨大的知識流失。”

　　天津天獅集團(tuán)看到了知識管理系統(tǒng)所具有的強大生命力和廣闊的發(fā)展前景。“從1997年向海外發(fā)展至今，我們天獅集團(tuán)業(yè)務(wù)已遍及世界五大洲170多個國家，在其中的90多個國家建立了分公司?！碧飒{集團(tuán)董事長李金元說,“為了向國際化、制度化、科學(xué)化、信息化發(fā)展，保證信息溝通的暢通，我們提出了全球戰(zhàn)略一體化的目標(biāo)，也就是通過知識管理來實現(xiàn)知識共享，通過多層次多文化背景的人才流程管理、資源整合，實現(xiàn)內(nèi)外置換、跨部門置換、跨地區(qū)置換、跨國界置換、貨幣置換、物流置換、人才置換等，為我們的企業(yè)產(chǎn)生最大效益。選擇知識管理是我們在國際化戰(zhàn)略期間提升核心競爭力的考慮?！?

　　建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)

　　在信息時代，企業(yè)的無形資源（包括價值體系、思維模式、協(xié)作、文化、經(jīng)驗、思想、信息、知識）已經(jīng)成為企業(yè)的戰(zhàn)略性資源和生產(chǎn)力要素，知識管理是企業(yè)面對新形勢下所做出的戰(zhàn)略反應(yīng)。天獅集團(tuán)作為一家快速發(fā)展中的大型連鎖直銷企業(yè)，他的突出特點是規(guī)模不斷擴(kuò)大，發(fā)展速度很快。針對這樣的企業(yè)，知識管理可以提供怎樣的支持呢？天獅集團(tuán)信息化執(zhí)行總監(jiān)卜靜的回答是：“企業(yè)知識管理并不是懸在空中或是獨立于其他管理范疇之外的管理內(nèi)容，而是與具體的職能管理相結(jié)合的基礎(chǔ)管理。我們建設(shè)KOA(知識管理)辦公自動化平臺，也就是有效地保住了市場。” 經(jīng)過認(rèn)真調(diào)研和比較，深圳藍(lán)凌科技最終成為天獅集團(tuán)KOA項目的合作伙伴。

　　跨越第三代OA標(biāo)準(zhǔn) 

　　事實上，現(xiàn)在的辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理，不再是單純的行政事務(wù)了?，F(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高整個企業(yè)的運作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。在網(wǎng)絡(luò)時代，企業(yè)的管理重點已經(jīng)從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率。而“辦公”實際上又是通過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門與部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)單位整體目標(biāo)的過程。企業(yè)日常工作的所有內(nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售、庫存管理、生產(chǎn)計劃、器材需求、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本、財務(wù)計算、勞資、人事管理等。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助企業(yè)對信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以，OA是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎(chǔ)，OA必須要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。可以說，第三代辦公自動化系統(tǒng)的核心就是知識，實現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)就是知識管理。

　　天獅集團(tuán)知識管理平臺系統(tǒng)從總體功能上來說，分成兩大部分：

　　·基于知識管理的辦公系統(tǒng)；

　　·基于知識管理的辦公協(xié)作與知識發(fā)掘集成系統(tǒng)。

　　基于知識管理的辦公系統(tǒng)主要包括四部分應(yīng)用：經(jīng)驗知識管理、組織文化管理、規(guī)范協(xié)作管理、行政辦公管理。

　　經(jīng)驗知識管理 主要內(nèi)容包括建立員工工作總結(jié)，以案例形式匯集工作方法、經(jīng)驗、技巧，形成知識文檔；利用專家網(wǎng)絡(luò)推動知識共享；建設(shè)員工培訓(xùn)和考試系統(tǒng)，動態(tài)評估員工學(xué)習(xí)狀態(tài)等。

　　規(guī)范協(xié)作管理 以工作流協(xié)作思想和任務(wù)管理為基礎(chǔ)實現(xiàn)企業(yè)高效運作。

　　組織文化管理 通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)窗口、網(wǎng)上調(diào)查、內(nèi)部論壇、電子期刊、電子賀卡等形式打造企業(yè)文化特色，塑造企業(yè)凝聚力。

　　行政辦公管理 以公文流轉(zhuǎn)為核心，依托電子化手段，實時完成企業(yè)辦公管理作業(yè)任務(wù)。

　　基于知識管理的辦公協(xié)作與知識發(fā)掘集成系統(tǒng)，包括KOA系統(tǒng)門戶、電子郵件與通信平臺、專項事務(wù)管理、系統(tǒng)管理與核心服務(wù)集成等，配合核心平臺應(yīng)用，可以很好地發(fā)揮輔助功能效果。

　　從不同用戶類別使用的角度來看，系統(tǒng)可分成內(nèi)部協(xié)作和商務(wù)流程兩大部分。內(nèi)部協(xié)作是針對天獅集團(tuán)內(nèi)部的員工在辦公、決策、業(yè)務(wù)資料的審核、業(yè)務(wù)處理等方面，實現(xiàn)信息管理和業(yè)務(wù)流程自動化；商務(wù)流程是針對成員（代理商、客戶）的信息服務(wù)和交易輔助自動化。

　　整個系統(tǒng)的操作界面使用標(biāo)準(zhǔn)瀏覽器（如MS IE5）。系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯層基于IBM的領(lǐng)先電子商務(wù)和協(xié)作商務(wù)平臺IBM Domino。數(shù)據(jù)存儲層針對業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的特性分別采用IBM Lotus Domino和Oracle 8i。

　　知識管理助天獅內(nèi)力提升

　　首先，天獅KOA知識管理辦公平臺為員工的辦公提供了極大的幫助。通過這個平臺，員工可以方便地了解所需要的知識。同時，通過天獅KOA知識管理辦公平臺，員工還可以實時地與工作團(tuán)隊中的其他成員取得聯(lián)系，尋找所需內(nèi)容；其次是電子協(xié)作。在集成的協(xié)作環(huán)境中，員工可以了解自己的工作任務(wù)、工作組成員以及所需要的信息和處理流程，進(jìn)行有效協(xié)作。再者是內(nèi)容管理。辦公中所涉及的各種非結(jié)構(gòu)化文檔使得內(nèi)容管理成為知識管理不可缺少的部分，而內(nèi)容管理解決方案還具有提供分類、發(fā)布和管理文檔及內(nèi)容的能力。最后是知識發(fā)現(xiàn)。從浩如煙海的文檔中發(fā)現(xiàn)有用文檔是知識管理面臨的一個重要問題。知識發(fā)現(xiàn)就是通過創(chuàng)建和分析上下文的關(guān)系幫助用戶找到有用的文檔。

“知識管理是一個長期的工程，是一個需要不斷進(jìn)化的商業(yè)計劃，平臺建設(shè)只是一個工具，如何有效而且高效地使用它才是最重要的。我們希望通過借助KOA辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)我們的可持續(xù)發(fā)展和不斷創(chuàng)新?！碧飒{集團(tuán)董事長李金元說，“最近，我們還吸引了部分進(jìn)入世界五百強的企業(yè)的執(zhí)行總裁來天獅，他們感覺我們公司的管理氛圍和員工面貌與一般企業(yè)的確不一樣，這是我們苦練內(nèi)功的結(jié)果。搞知識管理只有起點，沒有終點?！?