淺談南京OA基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理方法

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參與過南京OA項(xiàng)目實(shí)施的人都應(yīng)該知道，南京OA項(xiàng)目實(shí)施能夠成功，關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)。有人這樣說，南京OA不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理南京OA基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程。整理南京OA基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的確很繁瑣，這個(gè)過程并不比南京OA上線輕松，但它并不難，只要堅(jiān)持，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。南京OA項(xiàng)目實(shí)施成功靠的是三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)?？梢?，南京OA系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的重要性。

南京OA系統(tǒng)中共有三大數(shù)據(jù)源，分別為工程數(shù)據(jù)源，庫存數(shù)據(jù)源和其它各項(xiàng)參數(shù)的設(shè)置。其中，工程數(shù)據(jù)源和庫存數(shù)據(jù)源占據(jù)了整個(gè)南京OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的90%，它們的整理難度也是最大的，整理周期也是最長(zhǎng)的，需要花費(fèi)更多的精力去處理，必須在項(xiàng)目實(shí)施的前期準(zhǔn)備完成。而各項(xiàng)參數(shù)的設(shè)置是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，包括項(xiàng)目實(shí)施成功后對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)。

工程數(shù)據(jù)源主要包括建立科學(xué)的編碼體系、物料主文件(ITMB)的建立、BOM(物料清單)的搜集和整理、產(chǎn)品工藝路線的確定等。鑒于建立工程數(shù)據(jù)庫的工作量較大，又是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，必須有組織上的保證才能完成，加上工程數(shù)據(jù)的整理與錄入涉及到許多業(yè)務(wù)部門，因此，需要成立由多個(gè)部門的業(yè)務(wù)人員組成的工程數(shù)據(jù)小組。該小組一般由南京OA工程的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)，要求企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化小組、信息部的成員加入。數(shù)據(jù)小組主要職責(zé)是負(fù)責(zé)南京OA系統(tǒng)編碼體系的建立與維護(hù)，整理、規(guī)范企業(yè)的工程數(shù)據(jù)，保證企業(yè)工程數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性。建立科學(xué)的編碼體系，所涉及的部門非常多，因?yàn)橐惶淄暾木幋a體系包括物料編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼、庫位編碼、計(jì)劃員/采購員編碼等。其中，物料編碼的工作量是最大的,不同工序之間不同層次間的產(chǎn)成品都應(yīng)該有自己的編碼，它包括原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產(chǎn)品等，編碼體系必須在工程BOM數(shù)據(jù)整理前完成，隨后要求深入到設(shè)計(jì)部門。一方面，設(shè)計(jì)圖引用的物料應(yīng)有編碼，便于通過接口程序?qū)肽暇㎡A系統(tǒng)。另一方面，進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)可通過南京OA系統(tǒng)的相關(guān)查詢工具，直接查詢并引用南京OA系統(tǒng)中的物料編碼，這樣便于物料編碼的推廣應(yīng)用，也可以在應(yīng)用中去檢查編碼的準(zhǔn)確性。在物料編碼的過程中，一定要避免“重復(fù)編碼”和“一物多碼”的情況，如果有要及時(shí)糾正。隨著數(shù)字化的發(fā)展，物料編碼不要賦予它太多的含義，目前大多是采取“純數(shù)字編碼”，越簡(jiǎn)單越好.從大類能夠分清就可以了，如 “0”開頭的表示成品，“1”開頭的表示五金件，“2”開頭的表示塑膠件，“3”開頭的表示油漆類等。物料編碼一定要有可擴(kuò)展性和延伸性，便于企業(yè)今后的發(fā)展。

產(chǎn)品的BOM結(jié)構(gòu)，其實(shí)在任何制造型企業(yè)里都是存在的，就是不上南京OA系統(tǒng)，研發(fā)部門也應(yīng)該有一套相關(guān)產(chǎn)品的物料清單，只不過是沒有規(guī)范化。對(duì)BOM數(shù)據(jù)的整理關(guān)鍵是搜集現(xiàn)成的物料清單，并對(duì)它進(jìn)行修改，包括格式的修改和錯(cuò)誤的糾正，以及物料編碼的匹配等。對(duì)BOM進(jìn)行整理時(shí)，物料描述一定要規(guī)范合理，盡量采取國際和國內(nèi)的一些標(biāo)準(zhǔn)化描述，BOM表的結(jié)構(gòu)層次一定要清楚明了，那些是父項(xiàng)，那些是子項(xiàng)，那些是虛擬項(xiàng)，那些是副產(chǎn)品。應(yīng)該設(shè)立什么樣的工作中心，以及相關(guān)工作中心的產(chǎn)能設(shè)置等。一套BOM表完成后，要建立嚴(yán)格的審核機(jī)制，認(rèn)真檢查和審核，保證BOM表的準(zhǔn)確性。BOM表錄入系統(tǒng)存在較大的工作量，一套好的南京OA產(chǎn)品，應(yīng)該具有成批直接導(dǎo)入BOM表的功能，這樣可以給BOM錄入系統(tǒng)帶來較大的方便。物料編碼也可以成批直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中，導(dǎo)入到系統(tǒng)中的物料編碼不是單純的編碼，它還包括對(duì)應(yīng)的物料描述、分類、計(jì)量單位、制購代碼等等，也就是形成了所謂的物料主文件(ITMB)。一般的南京OA系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對(duì)每 個(gè)參數(shù)都要設(shè)置，只需設(shè)置那些系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)必需的以及對(duì)自己進(jìn)行物料管理時(shí)有用處的參數(shù) 。進(jìn)行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時(shí)，有些字段的內(nèi)容是必須用戶自己先定義后再從中進(jìn)行選擇的。另外的一些字段的內(nèi)容則可從系統(tǒng)提供的可選項(xiàng)里進(jìn)行選擇。對(duì)于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時(shí)按實(shí)際值輸入即可。

庫存數(shù)據(jù)源主要有倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，倉庫類型的設(shè)置，庫位的設(shè)置，倉庫交易類型參數(shù)的設(shè)置等。其中倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理非常重要，如果先期的倉庫管理比較規(guī)范，賬物相符率較高，那只是將這些賬物數(shù)導(dǎo)入到系統(tǒng)就可以了。如果賬物相符率較低，那還要花很大的力氣去整理倉庫的賬物數(shù)。首先要在流程上要規(guī)范倉庫的收發(fā)管理，包括倉庫管理十大原則，無論是借料、補(bǔ)料還是物料退換，必須嚴(yán)格按照流程來操作，建立一套對(duì)倉管員有效的績(jī)效考核方式，加強(qiáng)對(duì)倉管員日常工作的抽查。對(duì)一些數(shù)量差異較大的配件，可以采取循環(huán)盤點(diǎn)的方法，對(duì)其進(jìn)行盤點(diǎn)，糾正錯(cuò)誤，找出產(chǎn)生差異的原因。只有這樣堅(jiān)持下來，倉庫的賬物才會(huì)越來越準(zhǔn)確。特別是在南京OA系統(tǒng)切換初期，盡管有些庫存數(shù)不是很準(zhǔn)確，但我們還是要堅(jiān)持用系統(tǒng)的賬物數(shù)，堅(jiān)決丟掉手工帳，只保留一套帳，只有經(jīng)過這樣的一個(gè)磨合期，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)才會(huì)越來越準(zhǔn)。

庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，包括庫位的建立(LMMT)，移庫(IMTR),發(fā)料(PICK)等，企業(yè)所有庫存業(yè)務(wù)都涉及到倉庫，主要有廠內(nèi)外、租用的庫房，車間庫，倒沖庫等，都應(yīng)納入系統(tǒng)的管理，明確定義。在設(shè)置倉庫時(shí)，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉庫類型有：原材料庫 、配件倉庫、半成品庫、成品庫、廢品庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根 據(jù)倉庫的不同類型來進(jìn)行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個(gè)倉庫。在設(shè)置庫位前，可以先對(duì)整個(gè)倉庫進(jìn)行分區(qū)，即設(shè)置庫區(qū)。在南京OA系統(tǒng)中，庫區(qū)的設(shè)置主要以 物理方位進(jìn)行，如東、西、南、北區(qū);或者根據(jù)實(shí)地的劃分，按順序來分區(qū)。庫位就是指?jìng)}庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點(diǎn)和功能進(jìn)行劃分，來存放不同類別或處 于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應(yīng)該分開存放，就要設(shè)置兩個(gè)庫位來區(qū)分，一個(gè)是待檢庫，一個(gè)是合格品庫。庫位的設(shè)置 ，可以方便倉庫中對(duì)物料的組織，以及出入庫時(shí)對(duì)物料的管理。

總之，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作沒有任何捷徑，它靠的是我們腳踏實(shí)地的苦干。細(xì)節(jié)決定成敗，同樣，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量高低決定南京OA運(yùn)行的好壞，只有認(rèn)識(shí)到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作的重要性，并不斷去付諸努力，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作才會(huì)有更大的進(jìn)展。那么南京OA系統(tǒng)的成功運(yùn)行也就近在咫尺。