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流程優(yōu)化的階段
一、分析階段
分析階段,主要任務(wù)是分析優(yōu)化緣由和落實(shí)優(yōu)化重點(diǎn)。
分析優(yōu)化緣由,解決“為什么要優(yōu)化”的問題。分析優(yōu)化的緣由,我們可以用流程管理的原則和流程優(yōu)化的方向來衡量現(xiàn)有的流程。是否必需、是否流暢、是否均衡,是否合理、是否可控、是否便捷、是否有效,找出問題所在,弄清優(yōu)化的緣由。
落實(shí)優(yōu)化重點(diǎn),解決“優(yōu)化什么”的問題。找出問題、弄清緣由后,要確定優(yōu)化的重點(diǎn),是解決必需性問題、流暢性問題,還是均衡性問題,是解決合理化問題、可控化問題、便捷化問題,還是有效化問題。重點(diǎn)必須明確,不能多線出擊。
在分析階段,生產(chǎn)總監(jiān)需要關(guān)注的是一個(gè)“準(zhǔn)”字。分析問題要準(zhǔn),落實(shí)重點(diǎn)要準(zhǔn)。否則,就有可能出現(xiàn)結(jié)果不錯(cuò)卻不是需要解決的核心問題的尷尬。
比如,有一個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目組,辛辛苦苦地完成了優(yōu)化項(xiàng)目的目標(biāo),成果是處理時(shí)間由原來的2小時(shí)減少為1小時(shí),項(xiàng)目組歡喜雀躍,但相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)卻說對于這個(gè)流程,時(shí)間不是核心,最重要的是降低費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)。
這個(gè)例子說明了兩個(gè)問題:首先是分析問題不準(zhǔn),落實(shí)的重點(diǎn)有偏差;其次是領(lǐng)導(dǎo)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用,參與度不足。要想確保項(xiàng)目的成功優(yōu)化,分析階段就必須在“準(zhǔn)”字上下工夫。同時(shí),作為領(lǐng)導(dǎo),要在重大問題上把關(guān),不能等到結(jié)果出來了,才發(fā)現(xiàn)解決的并不是核心問題。
二、定位階段
定位階段,主要任務(wù)是界定優(yōu)化程度和明確優(yōu)化目標(biāo)。
界定優(yōu)化程度,解決“優(yōu)化到什么程度”的問題。優(yōu)化重點(diǎn)落實(shí)后,要界定優(yōu)化的程度,是一般的日常調(diào)整、有重點(diǎn)的改進(jìn)優(yōu)化、對部分的重新設(shè)計(jì),還是整個(gè)流程的再造,要有一個(gè)清晰的定論。
明確優(yōu)化目標(biāo),解決“優(yōu)化預(yù)期目標(biāo)”的問題。優(yōu)化程度界定后,要明確優(yōu)化的預(yù)期目標(biāo)。目標(biāo)要清晰,比如效率提高多少、人員減少多少、周期縮短多少、成本降低多少、質(zhì)量提高多少、在制品壓縮多少等,都要逐一量化,以便于考核。
在定位階段,生產(chǎn)總監(jiān)要關(guān)注的是一個(gè)“度”字。優(yōu)化到哪種程度,具體的目標(biāo)是什么,都要適度。否則,就有可能出現(xiàn)優(yōu)化力度不足或過大、目標(biāo)過高或過低的問題。比如,可以通過日常調(diào)整完成的優(yōu)化,卻花了大量力氣進(jìn)行重新設(shè)計(jì),簡單的問題被復(fù)雜化,投入巨大產(chǎn)出微小。又比如,定的目標(biāo)過高,與配套的條件不相吻合,結(jié)果是目標(biāo)落空。
要想確保項(xiàng)目的成功優(yōu)化,定位階段就必須圍繞“度”字做文章,優(yōu)化的程度、優(yōu)化的目標(biāo)都不能過度或不足。
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