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培養(yǎng)習(xí)慣,提升效率
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當(dāng)今職場中,職場人承擔(dān)的工作比以前更多,相應(yīng)的時(shí)間比以前更少,這也就需要提升執(zhí)行力等方面能力。你該怎么樣才能完成所有這些工作呢?我曾經(jīng)無數(shù)次地問過自己這個(gè)問題,結(jié)果我發(fā)現(xiàn)總是會(huì)歸結(jié)到一些關(guān)鍵的習(xí)慣之上:
大的工作和小的工作
我認(rèn)為工作或大或小。大的工作需要思考和專注。通常來說,大的工作牽涉到最重要的客戶、主打產(chǎn)品和長期職責(zé)。小的工作需要行動(dòng),由電子郵件、電話和實(shí)際上各種管理工作組成。它還包括了家庭事務(wù):組織夏令營,安排和老師的會(huì)面以及確保我的日歷不會(huì)成為災(zāi)區(qū)。
大的工作賺錢;小的工作負(fù)責(zé)組織和花錢。我每天要花80%的時(shí)間在大的工作上。剩下的那些事我通常會(huì)安排在重要的活動(dòng)之間、傍晚甚至是當(dāng)我感到太過疲憊,無法完成需要大量思考工作的時(shí)間去做。我的工作安排會(huì)按照大、小對(duì)工作安排進(jìn)行分類。
我不會(huì)同時(shí)處理多個(gè)任務(wù)
日常工作
我努力建立起一套日常工作,并且堅(jiān)持按照固定的方式完成:一套方式是我在路上用的,另一套則是用于不在路上的情況。盡管有很多的日常工作,但是你不需要花太多精神去思考,常規(guī)性的事務(wù)減少了精力的消耗,因此會(huì)提高你的效率。你能夠不假思索地做的事情越多,你就會(huì)給真正有意義的工作留下更多的精力。你不會(huì)想著什么時(shí)候去工作、吃飯或者開車回家,也不會(huì)去考慮該怎么做這些事。你從每天生活里清除掉的選擇越多,你就有越多的時(shí)間和精力來處理那些困難的問題,提高你的效率。
在領(lǐng)導(dǎo)位置上,最難保障的就是純粹思考的時(shí)間。為自己定期地安排這樣的時(shí)間——如果你能做得到的話,最好是每天都要有這樣的時(shí)間,否則至少要一周安排一次。當(dāng)安排的時(shí)間來臨的時(shí)候,離開辦公室,出去走走——即使只是繞著自己的街區(qū)走上幾圈。你在走動(dòng)的時(shí)候會(huì)有不同的想法,而且你不太可能被打攪。等你回到辦公桌前的時(shí)候,你也能夠更好地完成自己的工作。
限制會(huì)議
我很吃驚,任何會(huì)議都有可能超過兩個(gè)小時(shí)。我不知道有誰能夠在坐了這么久之后,依然保持清醒和專注。而且,對(duì)于我來說,沒有明確規(guī)定好結(jié)束時(shí)間的會(huì)議顯然會(huì)拖到那么長的時(shí)間?,F(xiàn)在,我習(xí)慣于離開任何已經(jīng)召開了兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議。我不在乎后面發(fā)生什么;我所在乎的是,最好的時(shí)間已經(jīng)過去了。我曾經(jīng)工作過的很多機(jī)構(gòu)現(xiàn)在都知道這一點(diǎn),所以他們要么就及時(shí)結(jié)束會(huì)議,要么就把不需要我參與的話題放到兩個(gè)小時(shí)之后再說。
很多人會(huì)認(rèn)為這種做法太固執(zhí),也有些人認(rèn)為這種做法過于粗魯。也許是的。但是我是這樣看待這個(gè)問題的,時(shí)間是我們最寶貴的財(cái)富,是永遠(yuǎn)無法挽回的珍寶。我珍惜別人的時(shí)間,我也希望別人珍惜我的時(shí)間。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)最好的方式就是讓別人看到你很認(rèn)真地對(duì)待自己的和別人的時(shí)間。
放下電子郵件
我大量的業(yè)務(wù)都是通過電子郵件處理的,我執(zhí)著于回復(fù)所有的電子郵件。但是我的工作里,很少有事情是非常緊急的,電子郵件也很少需要立刻就回復(fù)。我明白不一定每個(gè)人的情況都是如此,但是猜測(cè)大部分人都是這樣。因此,我把電子郵件放到一天快要結(jié)束的時(shí)候再處理。我可能會(huì)偶爾掃一眼我的收件箱,刪除垃圾郵件,看看有沒有緊急的事情需要處理。當(dāng)我在路上的時(shí)候,我會(huì)通過手機(jī)上網(wǎng)。通常,我會(huì)在這個(gè)時(shí)候回復(fù)郵件,有時(shí)候電子郵件里說的問題已經(jīng)解決了。但是,我發(fā)現(xiàn)如果我一口氣處理一天收到的電子郵件,速度就會(huì)快得多。
睡眠
我以前曾經(jīng)寫過睡眠這個(gè)主題,但是我仍然對(duì)于為什么會(huì)有這么多的人認(rèn)為不用睡覺或者工作到凌晨是一種富有英雄氣概甚至是很酷的行為。我愛我正在從事的工作,很多時(shí)候我都不想停下來。但是我也意識(shí)到自己在睡眠中解決了很多問題。我不再認(rèn)為睡眠就是停止工作了,而是把睡眠看成是保持我工作效率所必須的一部分。
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