怎樣做人力資源預(yù)算

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大多數(shù)組織都有正式或非正式的相應(yīng)系統(tǒng)來編制一項(xiàng)營運(yùn)預(yù)算。一項(xiàng)預(yù)算需要對可能的開支和指定用途資金進(jìn)行系統(tǒng)徹底的評估，要能幫助企業(yè)在規(guī)定時(shí)期內(nèi)調(diào)配好這些開支。對實(shí)際開支和預(yù)算內(nèi)開支進(jìn)行比較，便于需要時(shí)做出調(diào)整，以便處理隨著時(shí)間推移而產(chǎn)生的預(yù)估變化。
　　人力資源從業(yè)者的責(zé)任是在組織指導(dǎo)原則和程序范圍內(nèi)按照組織戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整人力資源部的預(yù)算。為了確保人力資源被視為一個(gè)需要開支費(fèi)用的伙伴，把人力資源業(yè)務(wù)與組織的整個(gè)工作計(jì)劃聯(lián)系起來，這一點(diǎn)顯得尤其重要。由于人力資源通常被視為花銷中心，而不具有產(chǎn)生利潤的功能，因此常常被視為開支最容易被削減下來的部門，因此編制預(yù)算也就尤為重要了。一項(xiàng)經(jīng)過周密計(jì)劃和充分論證的人力資源預(yù)算，反映出在與組織計(jì)劃和活動直接相關(guān)的人力資源開支上的深思熟慮。
　　接下來是一個(gè)預(yù)算編制過程的概述，之后是人力資源從業(yè)者遇到的某些特殊問題以及人力資源部預(yù)算中常見的項(xiàng)目清單。
  　人力資源預(yù)算編制過程
　　預(yù)算編制需要系統(tǒng)收集信息和數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃支持組織目標(biāo)所需的資金。大多數(shù)組織都有某種程序來編制預(yù)算。兩種常用的方法為：
　　漸增預(yù)算法–利用當(dāng)前預(yù)算，在預(yù)估的基礎(chǔ)上向上或向下調(diào)整每個(gè)項(xiàng)目來制定出新的預(yù)算。
　　零基預(yù)算法–每個(gè)項(xiàng)目在納入預(yù)算前，必須先經(jīng)過論證。因此，程序必須從頭開始。
　　編制預(yù)算時(shí)，需要收集許多類型的數(shù)據(jù)。從人力資源觀點(diǎn)出發(fā)，編制新預(yù)算所需的數(shù)據(jù)包括：
　　下一年預(yù)估員工人數(shù)。
　　福利成本增長或預(yù)估量。
　　預(yù)計(jì)員工流失率。
　　本年度實(shí)際開支。
　　預(yù)計(jì)新福利/計(jì)劃。
　　影響支出的政策、商業(yè)戰(zhàn)略、法律或法規(guī)的其他變化。
　　人力資源收入（通過咨詢、節(jié)省的開支[從提成、福利、降低員工流失率、培訓(xùn)開支等中]、租金收入等）。
　　預(yù)估可以簡單，也可以復(fù)雜，可以按照實(shí)際開銷來推算，也可以按照猜想，這取決于該項(xiàng)開支的性質(zhì)和收集到的數(shù)據(jù)。例如，廣告開支可以比較容易地進(jìn)行預(yù)估，如果一個(gè)公司的員工流失率低或者非受邀求職者來源穩(wěn)定的話，但是如果一個(gè)公司員工流失率和人員招聘需求波動很大，這項(xiàng)開銷就比較難于預(yù)估。另一方面，如果掌握了下一計(jì)劃年度的保險(xiǎn)費(fèi)增加資料以及保險(xiǎn)計(jì)劃覆蓋的員工人數(shù)資料，則比較容易預(yù)測健康保險(xiǎn)費(fèi)的總開支。為了作出有根據(jù)的預(yù)測，第一次參與編制預(yù)算的人員必須收集從所有可能來源得到的數(shù)據(jù)。
　　在編制預(yù)算過程中，利用幾年來的實(shí)際開支數(shù)據(jù)會很有幫助，例如培訓(xùn)開支或員工成就獎(jiǎng)，從而制定出比較切合實(shí)際的預(yù)算。但是，如果一項(xiàng)開支在過去幾年內(nèi)波動很大，重要的是調(diào)查波動原因，并努力預(yù)測下一年度可能會出現(xiàn)什么情況。例如，如果該組織以前常舉辦鋪張的假日聚會，而未來卻沒有此類計(jì)劃，則歷史數(shù)據(jù)就無多大用處。
　　在仔細(xì)審查每一項(xiàng)開支時(shí)，可以問下列問題：
　　此項(xiàng)開支是否是固定（指該項(xiàng)開支這一年內(nèi)不會改變）或可變（即取決于員工人數(shù)或?qū)嶋H利用率）的
　　如果是可變開支，它是否會隨某些確定因素（例如員工不能超過預(yù)先批準(zhǔn)的最大人數(shù)）而波動，或者隨業(yè)務(wù)需要會出現(xiàn)變化（即在業(yè)務(wù)量臨時(shí)性增長期間使用臨時(shí)員工）
　　雇主是否控制開支或開支受外部組織左右（如以小時(shí)數(shù)計(jì)酬的外包費(fèi)用）
　　根據(jù)可用數(shù)據(jù)，最好和最壞情況是什么
　　該項(xiàng)開支的依據(jù)是什么——如果這項(xiàng)開支被取消，業(yè)務(wù)將受到多大程度上的不利影響
　　有任何影響此項(xiàng)開支的外力嗎（比如：縮減規(guī)模、合并、意外增長、中期開支增加等）
　　盡管不可能預(yù)計(jì)影響人力資源預(yù)算的所有方面，但是可以利用以上問題從客觀角度對每一項(xiàng)開支進(jìn)行細(xì)致入微的評估。
　　一旦年度開支預(yù)測確定后，必須設(shè)法把該項(xiàng)開支分?jǐn)偟奖绢A(yù)算年度的每個(gè)月或者每個(gè)季度上。這樣做可以監(jiān)控該部門的月現(xiàn)金流。此外還可以在業(yè)務(wù)上有此需要時(shí)做出調(diào)整。
　　草案完成后，就該仔細(xì)檢查內(nèi)容，并且把它與該部門過去的開支情況進(jìn)行比較。應(yīng)該核查開支上的大幅增加或減少并且找出原因。應(yīng)該復(fù)查員工人頭開支，看看其變化是否有理有據(jù)。如果對某些項(xiàng)目的開支發(fā)生疑問，可以查閱預(yù)算編制的相關(guān)文件。如果可行，可收集行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部數(shù)據(jù)與本組織的預(yù)測進(jìn)行比對。
　　人力資源部預(yù)算編制的挑戰(zhàn)
　　影響預(yù)算編制進(jìn)程的挑戰(zhàn)之一就是員工利用率引起的開支波動。例如，公司重組可能需要進(jìn)行更多員工重新安置作業(yè)，并凍結(jié)加薪和晉級。同時(shí)，福利開支可能會因?yàn)槿魏瓮鈦硪蛩氐挠绊懚黾踊驕p少。因?yàn)閷︻A(yù)算編制過程中涉及到的明顯的預(yù)算矛盾而產(chǎn)生的疑問，人力資源從業(yè)人員可以借助編寫嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募旖o以解答。
　　人力資源部門同樣會出現(xiàn)意料之外的未分配到預(yù)算資金的開銷。意外事件可能需要進(jìn)行咨詢，新增業(yè)務(wù)需要更多使用招聘廣告或職介機(jī)構(gòu)，而員工不端行為的傳言需要增加培訓(xùn)和調(diào)查作業(yè)的開支。任何情況的發(fā)生都會打亂精心編制的預(yù)算。把這些意外事件納入規(guī)劃是需要智慧的事情。恰當(dāng)?shù)霓k法是為業(yè)務(wù)相關(guān)的意外事件安排一筆雜項(xiàng)資金。
　　另一個(gè)在人力資源預(yù)算編制過程中發(fā)生變化的因素是，預(yù)算資金分配給組織內(nèi)各個(gè)部門或者由人力資源部門集中管理的比例。根據(jù)部門旗下管理的員工人數(shù)，可以將工資、工資稅、培訓(xùn)費(fèi)和招聘資金分配給各部門。這是一個(gè)應(yīng)該和組織的其他預(yù)算項(xiàng)目統(tǒng)籌評估的宏觀問題。例如，如果將電話和其他辦公設(shè)備的開支分?jǐn)偟礁鱾€(gè)部門，那么預(yù)算中員工個(gè)人開支至少在某種程度上也可以這樣處理。
　　人力資源部預(yù)算項(xiàng)目
　　人力資源部預(yù)算可能會包括或者不包括許多項(xiàng)目，以下是需要考慮的最常見的項(xiàng)目清單。盡管以下清單不是無所不包，但是為人力資源預(yù)算中最為常見的項(xiàng)目種類提供了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　員工選拔和招聘；
　　招聘廣告；中介費(fèi)；臨時(shí)聘用；公司員工推介計(jì)劃；技能測試；毒品試驗(yàn)；背景調(diào)查；招聘相關(guān)出差；校園招聘贈品；印刷費(fèi)用——申請表、招聘小冊子；網(wǎng)頁開發(fā)/維護(hù)；申請者追蹤系統(tǒng)費(fèi)用；培訓(xùn)和發(fā)展；外部項(xiàng)目；住宿費(fèi)；差旅費(fèi)；證照查驗(yàn)費(fèi)；內(nèi)部項(xiàng)目；咨詢費(fèi)/培訓(xùn)師工資；項(xiàng)目文檔材料；食品與飲料；受訓(xùn)人文具；視聽設(shè)備租賃；薪資與福利；員工工資；薪資成本；加班費(fèi)；獎(jiǎng)金；短期和長期傷殘保險(xiǎn)/資助；養(yǎng)老金/利潤分成；食堂計(jì)劃管理；電信費(fèi)；調(diào)查報(bào)告；員工與勞工關(guān)系；成就獎(jiǎng)項(xiàng)；工作獎(jiǎng)；意見調(diào)查管理；績效評估軟件；出勤獎(jiǎng)勵(lì)；職業(yè)律師費(fèi)；員工轉(zhuǎn)崗費(fèi)；建言計(jì)劃獎(jiǎng)；勞工關(guān)系費(fèi)（律師、咨詢顧問）；多元化管理項(xiàng)目實(shí)施；保健、安全與保安；員工協(xié)助計(jì)劃；戒煙；健身器材；安全培訓(xùn)/宣傳；職場暴力預(yù)防/培訓(xùn)；收入其他；戰(zhàn)略規(guī)劃（數(shù)據(jù)/咨詢顧問）；慈善捐贈；HRIS（人力資源信息系統(tǒng)管理）；人力資源數(shù)據(jù)庫/報(bào)刊訂閱/會員/書籍；內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與維護(hù)。
    結(jié)束語：
　　正如本文開篇所述，按照組織戰(zhàn)略目標(biāo)來編制人力資源部的預(yù)算是人力資源從業(yè)人員的責(zé)任。本文可供第一次負(fù)責(zé)預(yù)算編制的人員或負(fù)責(zé)監(jiān)督人力資源預(yù)算執(zhí)行的人員使用。最后，人力資源應(yīng)該注意自己的行業(yè)特點(diǎn)，因?yàn)轭A(yù)算周期可能改變，某些組織可能會以歷法年度或財(cái)政年度來編制預(yù)算。