有效溝通之傾聽的技巧

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傾聽是有效溝通的重要基礎(chǔ)。這個看似簡單的話題值得我們仔細(xì)推敲一下.

在做以客戶呼入為主的零售管理系統(tǒng)或服務(wù)時，客戶作為一個主動求助方，會主動將他的需求向你傾訴，而我們需要以幫助客戶的積極態(tài)度真正”聽懂”客戶.了解客戶在”話里”和”話外”表達(dá)的問題與期望,同時讓客戶感到企業(yè)的重視與關(guān)懷,為解決問題奠定良好基礎(chǔ).

1.抱著熱情與負(fù)責(zé)的態(tài)度來傾聽

正確的傾聽?wèi)B(tài)度是達(dá)到優(yōu)秀傾聽效果的前提。每一個電話對我們來說都是一個全新服務(wù)的開始，對公司都是展現(xiàn)價值的機(jī)會.鈴響的同時,照照你面前的鏡子:找到你甜甜的微笑了嗎？

微笑著接起電話，聽到里面的聲音，不論對方是男高音或女低音，年輕或老人，吐字清晰與否，帶著口音與否,都請積極的去傾聽，而不是皺起眉頭，在心里抱怨：天哪，他在說什么？

如果電話里是一個發(fā)怒的客戶，請寬容的去傾聽他們，因?yàn)樗麄儾恢滥闶钦l，這怒火不是針對你個人的。當(dāng)你成功的了解了他的問題，積極的給予解決，也許他還是不知道你是誰，但顧客會牢記他在你所服務(wù)的企業(yè)所受到的理解，尊重與禮遇。

每個座席代表可能都有過這樣的經(jīng)歷：一次答非所問的溝通，讓來電者失去耐性，讓回答者深感懊悔。所以請全神貫注的去傾聽每一個電話，不要分心,被身邊的人或事干擾.你若原在網(wǎng)上瀏覽或手頭同時在做別的事,請停下.

傾聽并不象一般想像的那么簡單.如同演說和寫作，傾聽通常需要付出艱苦的努力.傾聽能力對很多人來說并非生來俱有,需要通過不斷實(shí)踐與培訓(xùn)來加以提高.

2.傾聽時要避免的干擾

一般來說，在日常應(yīng)接呼入電話時，有40%－80%的時間你會在聽你的客戶的聲音敘述，也就是說，你的工資中有40%-80%是公司付你報酬來聽別人說話的。僅從這點(diǎn)講,你也沒有理由不重視傾聽.而研究表明，通常人真正完整傾聽到的只有1/4左右的內(nèi)容，而在其它3/4的時間里，我們會忽視、遺忘、誤解、歪曲傳入我們耳朵中的話語。你應(yīng)當(dāng)學(xué)會如何”聚精會神”.注意不受下列干擾影響.

1).環(huán)境干擾和打斷。每天我們的環(huán)境中有大量的輸入信號，周邊的鈴聲、談話聲、電子顯示屏的閃動，周圍人的走動以至窗外的風(fēng)聲雨聲等都會干擾你的傾聽。

2).“第三只耳朵”現(xiàn)象。通常周圍的談話會不斷地讓你聽到，有的則引起你的注意。如果是與當(dāng)前業(yè)務(wù)有關(guān)的，你可要求客戶在線上稍候，然后起身弄清楚。但更多的時候，你要學(xué)會關(guān)閉你的“第三只耳朵”，不讓周邊與你為目前這個客戶的服務(wù)無關(guān)的聲音帶走你的任何注意力。

3).“迫不及待”。在傾聽過程中克制搶話的沖動并不是一件容易做到的事情，要克服想教育人的念頭,避免自認(rèn)是專家，根據(jù)老經(jīng)驗(yàn)或?yàn)榱丝刂仆ㄔ挄r長而打斷客戶，這樣會給人以沒有受到尊重的感覺。記?。簝A聽不等于等候你說話的機(jī)會。

4).情感過濾。有的時候你不喜歡某一類人－－說話不夠婉轉(zhuǎn)，帶有特別口音，或有些結(jié)巴，你的情感定位會使你對客戶的傾聽帶上過濾篩，選擇性地攝取信息.試圖讓自己不要”以音取人”,時刻避免這種傾向.

5).思維遨游。在傾聽客戶時，你日常生活中還在處理的事會涌上你的思緒：和男朋友斗嘴后下一步如何處理？下班后請剛來訪的親戚到哪家餐館就餐更有意思等等。稍不留神你的注意力就會轉(zhuǎn)移，你必須訓(xùn)練自己在傾聽時的高度注意力。把其它的思考活動放到班間休息或下班后的時間去做.

3.做一個主動的傾聽者

如果你是一個主動的傾聽者,那你在接起電話不僅僅”聽著”,還同時應(yīng)當(dāng)考慮到下列各方面.

1).澄清問題，掌握更多信息。

當(dāng)在傾聽過程中捕捉到一些有用信息時，為了更多了解有用細(xì)節(jié)，應(yīng)當(dāng)在客戶講完后，請客戶有針對性的多介紹一些情況：

"您能再多談?wù)動嘘P(guān)這方面的情況嗎？"

"您剛才提到的那個是指……"

特別是做客戶服務(wù)或技術(shù)支持，通常都會有Checklist來診斷問題和識別解決方法，需要引導(dǎo)客戶提供相關(guān)更多信息。

在適當(dāng)?shù)臅r候問適當(dāng)?shù)膯栴}十分重要。當(dāng)客戶描述了出現(xiàn)的問題后，你想知道先前的情況，你可以說“您能描述在這個問題發(fā)生前你采取了哪些步驟？”而不應(yīng)該說“你到底做了些什么才導(dǎo)致這個問題發(fā)生？”

2)．確認(rèn)理解一致以避免誤解。

通常我們在傾聽的過程中會就客戶反映的問題進(jìn)行總結(jié)陳訴或就不清楚部分請求客戶解釋，以此來避免溝通過程中的誤解。我們通常在電話中會用到下面的表達(dá)：

"那么，如果我沒有理解錯的話，您剛才談的是…，對嗎？"

"剛才聽你說的應(yīng)當(dāng)是……是嗎？"

"看看我是否理解的對,您剛才提到的是……對嗎?"

用提煉過的語言概括復(fù)述一些要點(diǎn)以求雙方的了解是一致的。比如

客戶:“我的手機(jī)一天都沒有新電話進(jìn)來，但我剛才給家里打電話接通了。”

座席代表:“您的意思是您的手機(jī)只能打出無法打進(jìn)？”

客戶:“對。”

同時為了確認(rèn)客戶對你的建議的理解，你可以問：“你要我重復(fù)一下嗎？”“你認(rèn)為這樣您能接受嗎？”

3)．體貼客戶,認(rèn)同客戶。

傾聽的過程中，積極的認(rèn)同客戶，并對客戶的回答表示感謝，都會讓客戶感到被尊重，而使整個零售管理系統(tǒng)或服務(wù)過程更順利。例如，我們會這樣去認(rèn)同客戶：

"這很有意思!"

"我了解","我知道了".

"這真是個好主意!"

"我非常理解您現(xiàn)在的感受！"

千萬不要客戶說了半天,你才來一句:"是這樣啦?"或"這不可能吧".

4).注意客戶如何表達(dá)

在從事客服技術(shù)支持或零售管理系統(tǒng)活動時，你需要了解對方的技術(shù)水準(zhǔn)來決定如何回應(yīng)客戶的問題，要求.如果客戶經(jīng)常用一些比較專業(yè)的術(shù)語，你就不應(yīng)當(dāng)從問其太簡單的問題開始。

同時，你又不要假設(shè)所有的人都是技術(shù)高手，對大多數(shù)家庭客戶,你可能應(yīng)該問：“您知道如何從我們的網(wǎng)上下載‘補(bǔ)丁’嗎？”而不要簡單地說：“您可以上網(wǎng)去下載補(bǔ)丁啊。”如果是從來沒有做過下載補(bǔ)丁程序的用戶，聽到后一種表達(dá)會從心里感到不踏實(shí)。

對方保持一段時間的沉默也可以意味著1)跟不上你的思維速度2)有不同看法又不知道要不要說。千萬不要假設(shè)客戶已經(jīng)同意你而我行我素.

在某些時候不發(fā)問也是傾聽的一個技巧。如果某個客戶處在非常激怒的狀態(tài)，最好讓其發(fā)泄完后再發(fā)問，在其間不時應(yīng)聲一下以表示你正在傾聽。

5).記錄相關(guān)信息

在傾聽的過程中還要積極的做筆記.如果公司有系統(tǒng)則作選擇紀(jì)錄,否則則紀(jì)錄在自己的本上.在紀(jì)錄過程的同時盡可能捕捉客戶表達(dá)中的有用信息放入客戶信息系統(tǒng)，有些基本情況原本專門收集可能都不容易得到.

傾聽不僅對你的工作而且對你日常生活中的為人處事都至關(guān)重要。很多人無法留下良好印象都是從不會或不愿傾聽開始的。練好這個基本功吧。

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