采購管理系統(tǒng)的設計與運作

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　　泛普軟件之采購管理系統(tǒng)的設計與運作

　　企業(yè)的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數(shù)量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強大的活力，采購管理系統(tǒng)提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業(yè)務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時可以根據(jù)一定的業(yè)務順序進行：

　　1、建立供應商資源

　　運行ERP下的采購管理系統(tǒng)時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務。供應商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。

　　2、生成采購申請

　　根據(jù)ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產(chǎn)計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經(jīng)過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。

　　3、確定優(yōu)選供應商

　　該過程是落實采購供應商。采購業(yè)務人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術要求，進行供應商選優(yōu)評價，落實每種物料的優(yōu)選供應商。對新開發(fā)的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經(jīng)過相應的評審并合格后才能作為許可采購的供應商。

　　4、生成用款計劃

　　生成采購計劃后，采購管理軟件自動生成用款計劃，并根據(jù)詢價結(jié)果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之后反饋意見給采購部。

　　5、下達訂單

　　根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時追加的采購任務，泛普軟件采購管理系統(tǒng)可以通過與供應商協(xié)商直接下達采購訂單。

　　6、采購訂單跟催

　　采購業(yè)務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統(tǒng)可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產(chǎn)進度及質(zhì)量情況，并及時對供應商給予支持。

　　7、貨物驗收

　　由采購業(yè)務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點與企業(yè)的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。

　　8、結(jié)賬與費用核算D結(jié)賬付款工作

　　應由采購部門配合財務部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。

　　9、采購訂單結(jié)清

　　在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動結(jié)清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進行強制結(jié)清。

　　10、系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)維護

　　采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業(yè)務流程。