淺談采購管理

眾所周知公司的根本目標(biāo)是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購進(jìn)50000元的原材料,加工成本為50000元,若銷售利潤為10000元,需實(shí)現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變,那么銷售額就需實(shí)現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%,這是非常困難的。還有一種方法也可實(shí)現(xiàn),假定加工成本不變,可以通過有效的采購管理使原材料只花費(fèi)45000元,節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤,從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。

上面的案例說明了良好的采購管理將直接增加公司利潤和價值,有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜,本文主要從制定采購計劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。

1 制定采購計劃

1.1 制造、采購分析

一般而言,在采購之前首先要做制造、采購分析,以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。

在制造、采購分析中,主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù),或者不從外部采購而自行制造。

1.2 合同類型的選擇

當(dāng)決定需要采購時,合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn),因為不同的合同類型決定了風(fēng)險在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在賣方,同時維護(hù)對項目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險降到最低,同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說,其適用情況如下:

成本加成本百分比(CPPC〉合同:由于不利于控制成本,目前很少采用。

成本加固定費(fèi)用(CPFF〉合同:適合于研發(fā)項目。

成本加獎勵費(fèi)(CPIF〉合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。

固定價格加獎勵費(fèi)用〈FPI〉合同:長期的高價值合同。

固定總價(FFP〉合同:買方易于控制總成本,風(fēng)險最?。毁u方風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大,因而最常用。

1.3 采購計劃編制

根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計劃,說明如何對采購過程進(jìn)行管理。具體包括:合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)項目需要,采購管理計劃可以是正式、詳細(xì)的,也可以是非正式、概括的。

2 采購過程管理

2.1 詢價

詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

2.2 供方選擇

這個階段根據(jù)既定的評價標(biāo)準(zhǔn)選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:

合同談判:雙方澄清見解,達(dá)成協(xié)議,這種方式也叫"議標(biāo)"。

加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫"綜合評標(biāo)法"。

篩選方法:為一個或多個評價標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨(dú)立估算法:采購組織自己編制"標(biāo)底",作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個，選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

2.3 合同管理

合同管理是確買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。

（1）授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r間進(jìn)行工作。

（2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計劃和技術(shù)績效。

（3）檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品質(zhì)量。