淺談采購(gòu)管理

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眾所周知公司的根本目標(biāo)是追求利潤(rùn)最大化。增加利潤(rùn)的方法之一就是增加銷(xiāo)售額。假設(shè)某公司購(gòu)進(jìn)50000元的原材料,加工成本為50000元,若銷(xiāo)售利潤(rùn)為10000元,需實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售額110000元。如果將銷(xiāo)售利潤(rùn)提高到15000元而利潤(rùn)率不變,那么銷(xiāo)售額就需實(shí)現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷(xiāo)售能力必須提高50%,這是非常困難的。還有一種方法也可實(shí)現(xiàn),假定加工成本不變,可以通過(guò)有效的采購(gòu)管理使原材料只花費(fèi)45000元,節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤(rùn),從而在110000元的銷(xiāo)售額上把利潤(rùn)提高到15000元。

上面的案例說(shuō)明了良好的采購(gòu)管理將直接增加公司利潤(rùn)和價(jià)值,有利于公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。采購(gòu)管理涉及內(nèi)容繁雜,本文主要從制定采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)過(guò)程管理、采購(gòu)成本分析、采購(gòu)安全和保密等方面對(duì)采購(gòu)管理加以探討。

1 制定采購(gòu)計(jì)劃

1.1 制造、采購(gòu)分析

一般而言,在采購(gòu)之前首先要做制造、采購(gòu)分析,以決定是否要采購(gòu)、怎樣采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少以及何時(shí)采購(gòu)等。

在制造、采購(gòu)分析中,主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù),或者不從外部采購(gòu)而自行制造。

1.2 合同類(lèi)型的選擇

當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí),合同類(lèi)型的選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn),因?yàn)椴煌暮贤?lèi)型決定了風(fēng)險(xiǎn)在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配。買(mǎi)方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣(mài)方,同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)；賣(mài)方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低,同時(shí)使利潤(rùn)最大化。常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類(lèi)型適用于不同的情形,買(mǎi)方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō),其適用情況如下:

成本加成本百分比(CPPC〉合同:由于不利于控制成本,目前很少采用。

成本加固定費(fèi)用(CPFF〉合同:適合于研發(fā)項(xiàng)目。

成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)(CPIF〉合同：主要用于長(zhǎng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同。

固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用〈FPI〉合同:長(zhǎng)期的高價(jià)值合同。

固定總價(jià)(FFP〉合同:買(mǎi)方易于控制總成本,風(fēng)險(xiǎn)最??；賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤(rùn)可能最大,因而最常用。

1.3 采購(gòu)計(jì)劃編制

根據(jù)制造、采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的合同類(lèi)型編制采購(gòu)計(jì)劃,說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括:合同類(lèi)型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)項(xiàng)目需要,采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的,也可以是非正式、概括的。

2 采購(gòu)過(guò)程管理

2.1 詢(xún)價(jià)

詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息,該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專(zhuān)家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書(shū)。

2.2 供方選擇

這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種:

合同談判:雙方澄清見(jiàn)解,達(dá)成協(xié)議,這種方式也叫"議標(biāo)"。

加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫"綜合評(píng)標(biāo)法"。

篩選方法:為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

獨(dú)立估算法:采購(gòu)組織自己編制"標(biāo)底",作為與賣(mài)方的建議比較的參考點(diǎn)。

一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)，選定供方后，經(jīng)談判，買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同。

2.3 合同管理

合同管理是確買(mǎi)賣(mài)雙方履行合同要求的過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

（1）授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

（2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

（3）檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品質(zhì)量。