中小企業(yè)忽略的管理秩序

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幾年前，聽(tīng)到一個(gè)關(guān)于軟件的笑話：

一位銷售員賣(mài)了一套軟件給一家公司。

幾個(gè)月后，他滿懷信心地再去那公司拜訪，卻看到軟件原封未動(dòng)，

心中感到十分驚奇。便問(wèn)道：“是有什么不對(duì)嗎？”

“一點(diǎn)也沒(méi)有，”總經(jīng)理說(shuō)，“產(chǎn)量增加，效率提高！”

“究竟是怎么回事？”

“每天早晨，我警告職員說(shuō)，假如你們不刻苦工作，加倍努力，那套軟件就會(huì)取代你們！”

顯然，軟件這種特殊應(yīng)用方式并不常見(jiàn)，但也道出了一般企業(yè)應(yīng)用軟件的主要目的，對(duì)于短期產(chǎn)量和效率提升的追求，十分明確，特別在中小企業(yè)，這種傾向更加明顯。然而，中小往往忽略了軟件業(yè)能為他們帶來(lái)最需要的秩序，帶給他們長(zhǎng)期，持續(xù)的發(fā)展。

《科學(xué)投資》研究顯示，我國(guó)的中小企業(yè)平均壽命2.9年，每年有近１００萬(wàn)家企業(yè)倒閉。

“船小好調(diào)頭”，被多數(shù)管理者和學(xué)者公認(rèn)為是中小企業(yè)最大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)市場(chǎng)反應(yīng)更快，也更善于把握機(jī)遇。另一方面，中小企業(yè)基礎(chǔ)更為薄弱，抗風(fēng)險(xiǎn)能力相對(duì)較低。這些風(fēng)險(xiǎn)既有來(lái)自外部市場(chǎng)，也有來(lái)自企業(yè)內(nèi)部管理。而這些風(fēng)險(xiǎn)往往給企業(yè)帶來(lái)巨大的創(chuàng)傷，或者毀滅。

中小企業(yè)管理現(xiàn)狀

目前，我國(guó)中小企業(yè)管理存在最大的缺陷，一是“拍腦袋式”的管理占據(jù)主要地位，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度和執(zhí)行；二是，責(zé)、權(quán)、利不清晰。

企業(yè)管理制度是企業(yè)員工共同須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則的總稱，并在執(zhí)行過(guò)程中不斷給予完善和創(chuàng)新，提升企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效能。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)管理制度，可讓企業(yè)各部門(mén)獲得橫向的協(xié)調(diào)并實(shí)現(xiàn)互相監(jiān)控，并且為企業(yè)提供了抵御風(fēng)險(xiǎn)的系統(tǒng)保障。而在中小企業(yè)內(nèi)部，更多的是應(yīng)用關(guān)系管理，即人管人，而非制度管人，管理中人為因素較多。這也許是中小企業(yè)靈活管理的一個(gè)特色，然而這種缺乏原則與評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的靈活，牽絆了中小企業(yè)持續(xù)、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，也為中小企業(yè)埋下兩個(gè)隱患：

失去原則性的“拍腦袋式”管理，給執(zhí)行者留下較大的操作空間：缺少一體化的制度設(shè)計(jì)，執(zhí)行者也缺少一個(gè)可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，，不確定性也較多，在執(zhí)行者有意或者無(wú)意中，容易讓執(zhí)行結(jié)果偏離企業(yè)目標(biāo)，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。舉例來(lái)說(shuō)，為了能夠快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)需求，業(yè)務(wù)部門(mén)相對(duì)擁有較大的權(quán)利。而業(yè)務(wù)部門(mén)在面對(duì)訂單時(shí)，往往以業(yè)績(jī)考慮，而忽略了企業(yè)的實(shí)際利潤(rùn)。不經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審單，以低價(jià)爭(zhēng)奪訂單。常常造成企業(yè)要么訂單虧損，要么質(zhì)量上打折扣，使企業(yè)陷入信譽(yù)危機(jī)，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展沒(méi)有保障。

企業(yè)對(duì)員工的績(jī)效考核失去標(biāo)準(zhǔn)：最重要的考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)自于上司對(duì)員工的個(gè)人評(píng)價(jià)。這樣的后果，一是不準(zhǔn)確，上司無(wú)法判斷員工的方方面面，二是不公平，績(jī)效考核可能加入感情因素，不能完全按照業(yè)績(jī)考核，優(yōu)秀員工因?yàn)榈貌坏焦降膶?duì)待而離開(kāi)，使得企業(yè)發(fā)生劣幣驅(qū)逐良幣的事件。

責(zé)、權(quán)、利不清的現(xiàn)象存在于我國(guó)很多的企業(yè)中，中小企業(yè)尤甚。中小企業(yè)為了壓縮成本，常常一人身兼數(shù)職，或者一個(gè)工作多人負(fù)責(zé)。前者容易造成灰色地帶，為企業(yè)帶來(lái)隱患，譬如，生產(chǎn)主管兼管采購(gòu)，使采購(gòu)成本上升。后者則影響企業(yè)效率，每個(gè)人都能負(fù)責(zé)，而每個(gè)人都不原意負(fù)責(zé)，產(chǎn)生責(zé)任推諉。

這些問(wèn)題產(chǎn)生的根源在于，中小企業(yè)將生存作為第一目的！基于這樣的目的，中小企業(yè)管理往往首要考慮成本和靈活性。對(duì)關(guān)系企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的組織架構(gòu)和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)管理制度，關(guān)注甚少，即便是有，常常也難以得到有效、強(qiáng)有力的執(zhí)行。而這正是管理軟件所擅長(zhǎng)的，管理軟件的原理，就是將管理思想和制度固化在系統(tǒng)，分清各個(gè)崗位的職責(zé)，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程和制度，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)反饋各種事前、事中、事后的數(shù)據(jù)，有效提升了企業(yè)的決策準(zhǔn)確性與反應(yīng)速度。

軟件對(duì)于中小企業(yè)的價(jià)值

管理軟件，特別是ERP軟件價(jià)值，不僅是上面故事中老板所認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)的管理效率，。而且能為企業(yè)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理秩序，保障企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?？梢哉f(shuō)ERP軟件包含了企業(yè)所有的管理體系，主要體現(xiàn)在：

管人：軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的合理調(diào)配及工作職責(zé)劃分。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，系統(tǒng)嚴(yán)格分配了各個(gè)崗位的職責(zé)以及對(duì)應(yīng)權(quán)限，保證各個(gè)崗位嚴(yán)格按照公司的規(guī)范和流程執(zhí)行，事情以正確的方式被正確的執(zhí)行。例如，在之前業(yè)務(wù)部門(mén)的案例，以正航ERP的T357套件為例，在軟件系統(tǒng)中可分別賦予公司各部門(mén)對(duì)各單據(jù)相應(yīng)的新增、修改、審批、查閱、打印、關(guān)閉、貼附檔等諸多控制權(quán)限。業(yè)務(wù)部門(mén)在接獲訂單的同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)就可以通過(guò)歷史數(shù)據(jù)分析，預(yù)估訂單利潤(rùn)或者主導(dǎo)報(bào)價(jià)。同時(shí)系統(tǒng)在對(duì)各數(shù)據(jù)進(jìn)行分析計(jì)算后，將根據(jù)預(yù)先設(shè)置的人員組織結(jié)構(gòu)圖、管理控管條件以及人員權(quán)限執(zhí)掌信息，自動(dòng)將執(zhí)行結(jié)果發(fā)送給相關(guān)部門(mén)的具體責(zé)任人。同時(shí)，系統(tǒng)可以通過(guò)如提醒精靈或者各類工作進(jìn)度追蹤報(bào)表，對(duì)各責(zé)任人員的工作完成進(jìn)度進(jìn)行提醒與監(jiān)督。大大提升企業(yè)對(duì)訂單的反應(yīng)速度，提升客戶忠誠(chéng)度。更重要的是，通過(guò)分析各個(gè)員工的工作流程和數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的各種分析報(bào)表，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提供了詳盡的員工績(jī)效分析報(bào)表，為企業(yè)建立了科學(xué)的、規(guī)范化的績(jī)效體系。

管事：軟件系統(tǒng)可以幫助中小企業(yè)掌握各項(xiàng)運(yùn)作流程的過(guò)程信息，并可根據(jù)預(yù)先設(shè)定的各種控管參數(shù)為用戶及時(shí)做出各種信息反饋。如各部門(mén)在第一時(shí)間了解原材料、半成品、產(chǎn)成品庫(kù)存狀況，清楚掌握采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售的進(jìn)度，以便管理者對(duì)此做出掌控，從而做出合理的管理決策。對(duì)于采購(gòu)流程來(lái)說(shuō)，軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)全程跟蹤、控制采購(gòu)進(jìn)程，穩(wěn)定企業(yè)的供應(yīng)商隊(duì)伍，既提高了企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量，同時(shí)也及時(shí)有效地支持生產(chǎn)。生產(chǎn)方面，從生產(chǎn)制令生成到生產(chǎn)過(guò)程的原材料消耗、在制庫(kù)存、產(chǎn)品完工入庫(kù)等，可以進(jìn)行全程嚴(yán)密控制，實(shí)時(shí)掌握當(dāng)前生產(chǎn)狀況，解決企業(yè)生產(chǎn)績(jī)效評(píng)估困難，生產(chǎn)進(jìn)度不明，在制品庫(kù)存不清等生產(chǎn)問(wèn)題。銷售方面，可快速了解產(chǎn)品成本狀況、庫(kù)存狀況、生產(chǎn)完工狀況、發(fā)貨狀況等，幫助企業(yè)建立快速的市場(chǎng)反應(yīng)機(jī)制。在正航T357系統(tǒng)中，還可通過(guò)流程窗功能，直接從銷售訂單追溯出所有與此單據(jù)相關(guān)聯(lián)的發(fā)生單據(jù)。如采購(gòu)、進(jìn)貨、驗(yàn)收、生產(chǎn)、出貨等各項(xiàng)單據(jù)，讓管理者清楚了解每件事情的前因后果。

管物：軟件系統(tǒng)不僅監(jiān)管企業(yè)的固定設(shè)備、庫(kù)存狀況、生產(chǎn)過(guò)程中的在制品、在制余料等。并且可監(jiān)控企業(yè)的資金往來(lái)狀況、交易狀況、客戶廠商交易信用控制等。幫助企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)資金流和物流，提高企業(yè)資本產(chǎn)出效率。舉例來(lái)說(shuō)，沒(méi)有軟件系統(tǒng)的中小企業(yè)，由于沒(méi)有預(yù)算聘請(qǐng)高級(jí)的會(huì)計(jì)師或者核算師，可能很難掌控企業(yè)實(shí)際每個(gè)月各項(xiàng)目的資金周轉(zhuǎn)率，也很難核算企業(yè)各項(xiàng)目的資金報(bào)酬率，對(duì)于企業(yè)利潤(rùn)的認(rèn)識(shí)，也只能僅僅停留在每個(gè)月的總毛利和凈利，無(wú)法準(zhǔn)確了解各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目或者產(chǎn)品的準(zhǔn)確資金運(yùn)作狀況，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策與資金運(yùn)作埋下潛在隱患。

管理軟件，是為管理服務(wù)的，而它恰恰隱含了一個(gè)最重要的管理核心，以數(shù)據(jù)的形式，記錄企業(yè)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并將規(guī)范化的管理制度固化在程序中，幫助管理者建立一個(gè)有序的管理環(huán)境。

中小企業(yè)應(yīng)該怎樣利用軟件

近幾年來(lái)，中小企業(yè)對(duì)于ERP之類的管理軟件的應(yīng)用需求蓬勃發(fā)展，大部分中小企業(yè)都意識(shí)到軟件對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。但出于中小企業(yè)自身求生存的天性，多數(shù)中小企業(yè)應(yīng)用軟件最大的目的，還是在于照顧短期的追求——提升作業(yè)效率，即手工作業(yè)向電算化的轉(zhuǎn)化的過(guò)程。實(shí)際上，對(duì)于中小企業(yè)，提升工作效率和創(chuàng)建有序的管理環(huán)境是可以兼顧的。而他們需要做到的，就是要正確認(rèn)識(shí)軟件的價(jià)值和正確應(yīng)用軟件。

正確認(rèn)識(shí)軟件的價(jià)值：對(duì)于大型企業(yè)而言，軟件對(duì)其最重要的作用，就是通過(guò)規(guī)范管理、加快信息反饋，從而大大降低管理成本與各種經(jīng)營(yíng)成本。而對(duì)于中小企業(yè)，軟件對(duì)企業(yè)管理的規(guī)范，更加重要，因?yàn)檫@關(guān)系到企業(yè)的未來(lái)。人們常講，中小企業(yè)管理有三重境界，第一層境界是企業(yè)管理規(guī)范化；第二層境界是企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化；第三層境界是企業(yè)管理信息化。而ERP等管理軟件的價(jià)值，既是中小企業(yè)最終的目標(biāo)，也是幫助中小企業(yè)建立管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工具。

正確應(yīng)用軟件：中小企業(yè)常常模糊的認(rèn)為，自身是一個(gè)成長(zhǎng)中的企業(yè)，存在比較多的個(gè)性化管理特性，所以在選擇軟件產(chǎn)品的時(shí)候，總是要求產(chǎn)品能夠完全按照自身的管理流程和特點(diǎn)來(lái)架構(gòu)，滿足自身現(xiàn)有的所有應(yīng)用需求。但反過(guò)來(lái)想，中小企業(yè)自身的管理模式并不是很成熟，存在很大的改善空間，一味要求軟件去遷就流程，豈不是將手工流程在計(jì)算機(jī)上模擬一遍，“穿新鞋，走老路”。對(duì)于中小企業(yè)管理而言，只是提高了作業(yè)效率，沒(méi)有起到規(guī)范管理的附加值。其實(shí)，對(duì)于多數(shù)管理軟件而言，都是融入了先進(jìn)的管理思想，以及眾多用戶的管理實(shí)踐，其管理經(jīng)驗(yàn)是十分值得借鑒。以正航軟件中小企業(yè)ERP產(chǎn)品T357而言，是經(jīng)過(guò)16年，6萬(wàn)用戶管理實(shí)踐的積淀，。它不僅能夠幫助中小企業(yè)建立一個(gè)信息化的管理環(huán)境，提升管理效率和市場(chǎng)反應(yīng)速度，獲得即期的管理效益，也幫助中小企業(yè)提升管理規(guī)范性，獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的保障。

“船小好調(diào)頭”是中小企業(yè)的突出競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，然而小船也缺少抵御風(fēng)浪的能力。彌補(bǔ)之策：一是要增強(qiáng)預(yù)測(cè)氣象的能力，二是練就一身掌控小船的本領(lǐng)，讓小船在汪洋大海中快速、穩(wěn)定的航行，而這正是管理軟件之所長(zhǎng)的。(amt)