論電子文檔管理系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程

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由于各種力量的制約，企業(yè)的規(guī)模在一定范圍內(nèi)影響著企業(yè)的行為方式，從經(jīng)營(yíng)的心態(tài)到細(xì)分市場(chǎng)的確定，這是一種平衡，不同規(guī)模的企業(yè)是無(wú)法長(zhǎng)期表現(xiàn)一樣的，這些被規(guī)模所限制的企業(yè)行為也許就是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者最難以左右的因素。其中，企業(yè)的反應(yīng)速度也同樣受到企業(yè)規(guī)模的影響，但提高企業(yè)反應(yīng)速度可能是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者最有價(jià)值的努力，同樣能夠成功的兩種情況：快的打敗慢的或大的打敗小的，前者代價(jià)更小，風(fēng)險(xiǎn)更低。

如何能快？前題是不亂，準(zhǔn)確有效，信息系統(tǒng)從某種角度看，其實(shí)就是幫助企業(yè)提高反應(yīng)速度并用準(zhǔn)確來(lái)保障速度的工具。計(jì)算機(jī)能干的就是加快信息的傳遞和處理速度，還有一個(gè)貢獻(xiàn)就是減少人們?nèi)ハ肴绾翁幚硇畔⒌臅r(shí)間，所以企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)就必談BPR，無(wú)非要把事情來(lái)時(shí)想的東西提前做成標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，遇到事情時(shí)業(yè)務(wù)單位自己就可以沿著一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)迅速做出一個(gè)深思熟慮的判斷，這有點(diǎn)像人體的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，不是什么事都麻煩大腦，自己能反應(yīng)的就自己反應(yīng)了。可光有中樞神經(jīng)沒有大腦，人也就不能稱為人了，企業(yè)也有通過(guò)預(yù)設(shè)流程處理不了的情況，能夠準(zhǔn)確的、迅速的進(jìn)行復(fù)雜問(wèn)題的判斷考驗(yàn)了一個(gè)企業(yè)的反應(yīng)能力，知識(shí)管理便是在全局角度提供復(fù)雜決策的一個(gè)體系。同樣是來(lái)提高企業(yè)的反應(yīng)速度，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程帶給企業(yè)更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)條件，在企業(yè)的戰(zhàn)術(shù)層面這是有效的信息系統(tǒng)工具，而知識(shí)管理能讓企業(yè)聰明的贏得戰(zhàn)略的勝利，企業(yè)實(shí)際的知識(shí)管理系統(tǒng)不僅支援著戰(zhàn)略決策，也在競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)、員工培訓(xùn)、信息交流等很多戰(zhàn)術(shù)領(lǐng)域發(fā)揮著作用，這些部分都表現(xiàn)在企業(yè)中需要深度智慧的智能單位中。我們現(xiàn)在可以理解為支持標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)就像是人的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，使人能夠?qū)?jiǎn)單的刺激做出迅速而準(zhǔn)確的反應(yīng)，而服務(wù)于企業(yè)戰(zhàn)略層面的知識(shí)管理系統(tǒng)就像人的大腦，使人能夠進(jìn)行復(fù)雜的邏輯推理、判斷以及創(chuàng)造。

標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的目標(biāo)是全面、準(zhǔn)確，能處理的問(wèn)題越多，企業(yè)的反應(yīng)越迅速、越準(zhǔn)確，留給戰(zhàn)略決策的問(wèn)題就越少，戰(zhàn)略決策的效率也就越高，而建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的過(guò)程依賴于知識(shí)管理所創(chuàng)造的價(jià)值，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的持續(xù)改進(jìn)是對(duì)企業(yè)的各種知識(shí)、歷史的成功與失敗和企業(yè)各種經(jīng)驗(yàn)的收集、處理、分析和總結(jié)的結(jié)果，是對(duì)突發(fā)事件決策結(jié)論的固化，屬于知識(shí)管理范疇的工作，所以說(shuō)好的知識(shí)管理是推動(dòng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的有效手段。從知識(shí)管理的角度看，企業(yè)良好的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程體系為信息的采集和傳遞提供了良好的基礎(chǔ)條件，企業(yè)中成熟的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程體系自然而然的為基礎(chǔ)的信息流提供了采集和傳遞通道，同時(shí)為企業(yè)形成重視信息利用的文化進(jìn)行了潛移默化的影響，加上企業(yè)制度經(jīng)過(guò)調(diào)整更加有利于信息的利用，整體為知識(shí)管理創(chuàng)造了良好的條件。企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程和知識(shí)管理就是這樣站在企業(yè)信息處理的兩個(gè)層面，卻又相輔相成的共同體，離開了任何一個(gè)信息處理工具，企業(yè)的信息化都沒有完成他們既定時(shí)期的使命，企業(yè)實(shí)施信息化不應(yīng)有所偏廢，并且要認(rèn)清之間的關(guān)系，使不同的信息系統(tǒng)在企業(yè)中相輔相成的得到發(fā)展，這樣才符合企業(yè)發(fā)展對(duì)信息系統(tǒng)的客觀要求。

很多國(guó)內(nèi)企業(yè)在實(shí)施信息系統(tǒng)過(guò)程中的困境是將信息化當(dāng)成了一個(gè)既定的目標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)，似乎從項(xiàng)目本身看這是有一定道理的，但這不符合信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)律，企業(yè)中的信息系統(tǒng)只能是沿著一個(gè)同心圓來(lái)發(fā)展，伴隨著企業(yè)自身和企業(yè)中的不同系統(tǒng)協(xié)調(diào)成長(zhǎng)，沒有誰(shuí)先誰(shuí)后的問(wèn)題。企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程和知識(shí)管理本該是兩個(gè)不同層面的信息化，但我們也必須把他們看成一體，并仔細(xì)認(rèn)清相互的關(guān)聯(lián)和各自承擔(dān)的職責(zé)，企業(yè)的信息化才能健康的成長(zhǎng)。

來(lái)源：KMCenter