包含風險控制點的業(yè)務流程管理

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一、基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程的凸現(xiàn)：IT技術與傳統(tǒng)企業(yè)業(yè)務流程的集成的必然
（一）內(nèi)部控制發(fā)展的必要
        自20世紀90年代以來，隨著信息技術的飛速發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來，人們獲取信息的渠道和手段日益便捷和多樣化，影響人們決策的因素越來越難以確定，其行為的可預測性也越來越低。在如此快速巨變的環(huán)境中，企業(yè)要生存與發(fā)展，必須根據(jù)不斷變化的環(huán)境及時對自身的管理架構與制度加以調(diào)整。而傳統(tǒng)的管理體制最大的特征就是制度化與理性化，對任何問題都要按照現(xiàn)行的制度及組織規(guī)程處理，并設立專門機構加以解決，忽視了自身管理制度與組織結(jié)構與外界動態(tài)環(huán)境的對接與契合。因此，當企業(yè)的內(nèi)部分工日益趨于細密化，必將導致企業(yè)業(yè)務流程愈發(fā)復雜，最終人們的行為將被制度條文規(guī)則嚴格地限定于內(nèi)部控制規(guī)范的既有框架之內(nèi)，使組織及個體喪失了靈活、主動地解決問題的能力。于是，一種新的管理理論和帶來管理革命的企業(yè)業(yè)務流程再造（BPR）理論應運而生。BPR的理論核心就在于梳理和整合企業(yè)已被傳統(tǒng)的“金字塔”型組織架構分割得支離破碎的企業(yè)業(yè)務流程。

        隨著信息技術的進一步發(fā)展，內(nèi)部控制也在發(fā)展。在新的環(huán)境下，內(nèi)部控制要想取得效果，要想讓企業(yè)在IT的環(huán)境中立于不敗之地，企業(yè)必須要把企業(yè)業(yè)務流程放入基于IT的環(huán)境中來考慮，只有當我們基于IT的環(huán)境下來考慮它的時候，企業(yè)業(yè)務流程才會表現(xiàn)出柔性，才能讓我們更好的適應環(huán)境的變化來發(fā)展企業(yè)。內(nèi)部控制的最終目的是為了控制好企業(yè)的各個流程，讓每個流程發(fā)揮最大的作用，而基于IT環(huán)境下的柔性的企業(yè)業(yè)務流程正是內(nèi)部控制在尋找的最有效的方法。在IT環(huán)境下要想讓內(nèi)部控制起到其應有的作用，必然要求在內(nèi)部控制中把IT技術和企業(yè)業(yè)務流程一體化。這也是基于IT環(huán)境下企業(yè)業(yè)務流程凸現(xiàn)的一個主要的原因。

（二）企業(yè)信息化過程中需要解決的問題

        對一個企業(yè)來講，信息化是提高企業(yè)市場適應能力和國際競爭力的戰(zhàn)略選擇，是引領和改造傳統(tǒng)企業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展的強大推動力，是21世紀企業(yè)取得生存權的法寶。但是中國的企業(yè)在信息化的過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，使得我們不得不為了解決這些問題而來進一步思考對策。企業(yè)信息化，有很多人以為就是在現(xiàn)行的企業(yè)業(yè)務流程中增設一套并行的企業(yè)業(yè)務流程，然而事實并非如此。企業(yè)信息化要求我們按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，適應市場競爭的外部環(huán)境，對工作的企業(yè)業(yè)務流程進行改革和優(yōu)化，以此來提高企業(yè)的信息化效率。企業(yè)信息化也決不是簡單地采用先進的信息技術，重要的是建立起與之相適應的組織結(jié)構模式。國內(nèi)外管理學界近年來提出的“企業(yè)再造”，就是徹底地改造傳統(tǒng)的企業(yè)組織，以適應信息技術的發(fā)展對企業(yè)提出的要求。

        然而，隨著IT技術的普及，以往基于傳統(tǒng)企業(yè)來研究企業(yè)業(yè)務流程的東西漸漸不能適用于基于IT環(huán)境的企業(yè)的發(fā)展，因為基于傳統(tǒng)企業(yè)的模式下，容易造成企業(yè)業(yè)務流程和信息化脫節(jié)，造成企業(yè)信息化變革的失敗，不能解決在IT環(huán)境下出現(xiàn)的問題。為了彌補這一缺憾，本文試圖給出基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程的四個特征，給企業(yè)業(yè)務流程理論注入信息化的溪流。

二、基于IT環(huán)境下企業(yè)業(yè)務流程的特征

       在信息化的條件下企業(yè)要發(fā)展就要運用先進的管理思想，包含了先進的管理思想的企業(yè)業(yè)務流程也是企業(yè)在發(fā)展過程中必不可少的。正是由于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程對企業(yè)的發(fā)展有重大的作用，筆者在這里主要分析基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程的四個特征。

（一）基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程不是一個標準化的流程

        所謂的流程，即指工作之間傳遞和轉(zhuǎn)移的關系，它分為企業(yè)業(yè)務流程和管理流程。企業(yè)業(yè)務流程就是“工作的流動”（workflow），即業(yè)務與業(yè)務之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動態(tài)過程，它是面向用戶和市場的日常經(jīng)營生產(chǎn)的流程，體現(xiàn)市場導向，以客戶為中心的流程，例如客戶獲取與管理的流程、新產(chǎn)品開發(fā)及推廣的流程。管理流程就是“管理工作的流動”，管理流程是管理工作之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動態(tài)過程，它支持企業(yè)業(yè)務流程，面向內(nèi)部管理，體現(xiàn)效益中心，從廣義上講，企業(yè)業(yè)務流程包含管理流程。本文所提到的企業(yè)業(yè)務流程是廣義上的企業(yè)業(yè)務流程體系，它包含狹義的企業(yè)業(yè)務流程及與之配套的管理流程。

        標準化流程的主要特點是流程的標準化，它具體到每一步如何執(zhí)行，沒有改動的余地。然形成標準化后，往往流于一種官僚架構，不能優(yōu)化管理，造成一些不必要的人力物力的浪費。標準化企業(yè)業(yè)務流程的執(zhí)行就是按照事先制定好的流程來運作，極大的方便了企業(yè)管理，所以它在一定的時期內(nèi)起到過很大的作用。但由于它在具體實施過程中的僵化越來越適應不了信息化條件下管理的需要?；贗T環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程正是為了改變傳統(tǒng)的標準化流程的弊端而產(chǎn)生的，在IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程thldl.org.cn不是一個標準化的流程，它是為企業(yè)服務的，只是一種工具，一種管理方法。而過去的標準化的企業(yè)業(yè)務流程好象是一個主體，人員好象是為這個體系服務，從而使標準化流程變成了一個阻礙企業(yè)發(fā)展的桎梏。

（二）基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程不是最長的流程

        現(xiàn)在很多國內(nèi)的研究認為，企業(yè)的企業(yè)業(yè)務流程應該是標準化的，應該是包含了所有控制步驟的流程，這個流程應該是全能的，能解決企業(yè)出現(xiàn)的一切問題，其實這是一種錯誤的流程觀。試想一下，讓一個流程來解決所有的問題會有什么后果？這樣的做法好比“削足適履”，即沒有把可能出現(xiàn)的問題考慮在內(nèi)，當新的問題出現(xiàn)時，再從已有的流程中找解決的辦法。這種方法從理論上來說也許是可能的，因為理論畢竟是完美的，想找到一個能解決一切的方案。然而事實上卻是不可能的，我們可以想象，用一種方案去解決所有的問題會出現(xiàn)什么情況？會計實務中會碰到各種各樣的問題，具體問題具體對待才應該是我們處理問題的原則，所以在現(xiàn)實中是不存在一個最長的企業(yè)業(yè)務流程的。在IT環(huán)境下我們對待流程的觀點應該是沒有最長的企業(yè)業(yè)務流程，只有能解決問題的流程。

       基于IT環(huán)境下的流程管理強調(diào)打破原有的職能界限和任務劃分，盡可能將跨越不同職能部門，由不同專業(yè)人員完成的工作環(huán)節(jié)集成起來，合并成單一任務。這也就相對要求流程的多樣化，要求流程的簡潔，要求在IT環(huán)境中要推行和信息化相適應的企業(yè)組織架構，消除傳統(tǒng)的組織結(jié)構中的冗余部門，快捷、精確地完成企業(yè)的任務。

（三）基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程至少是包含了風險控制點的企業(yè)業(yè)務流程

        任何一個流程都是包含了控制點的一個流程，因為流程告訴我們一些關鍵的控制點，讓我們更好地控制企業(yè)的運作。但傳統(tǒng)的流程沒有考慮到風險控制點的問題，這往往導致在實際操作中出現(xiàn)了各種風險，不利于企業(yè)的生產(chǎn)運作。然而基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程是一種智能化的企業(yè)業(yè)務流程，它能識別企業(yè)中的風險，當企業(yè)業(yè)務流程操作時能很好的控制可能出現(xiàn)的風險，從而防止那些可能出現(xiàn)的風險，使企業(yè)避免一些無謂的損失。一個企業(yè)只所以會出現(xiàn)風險管理是因為其內(nèi)部控制出現(xiàn)了一定的問題，根據(jù)COSO委員會的《內(nèi)部審計——一體化框架》研究報告，它是從對風險評估的討論入手的，它指出，每一個組織都是面臨來自外部和內(nèi)部的必須進行評估的各種風險，風險評估的前提是目標的建立，該目標與組織的不同層次相聯(lián)系，并在組織內(nèi)部協(xié)調(diào)一致。然而一個企業(yè)如果不了解什么處于危險之中，那么對風險的確定是不可能的，一旦風險被識別，唯一合理的步驟是創(chuàng)建控制風險的工具，也就是建立包含風險控制點的企業(yè)業(yè)務流程。

（四）基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程是融合先進管理思想的典型的企業(yè)業(yè)務流程

        所謂的先進的管理思想是指包含了先進的管理理念，像ERP，BPR，JIT，全面質(zhì)量管理等都是屬于先進的管理思想。用這種理念能為企業(yè)帶來利益的各種管理方法的集成。只有當每個員工認識到先進管理思想的重要性，先進的管理思想才能發(fā)揮出最大的作用。只有當員工認識到流程管理對企業(yè)的重要性，只有當流程和先進的管理思想融合了，才能發(fā)揮出最大的作用。

        企業(yè)業(yè)務流程只有融合了先進的管理思想才能有更多的柔性，然而，許多人把企業(yè)業(yè)務流程融入先進管理思想混淆于依賴于先進的管理思想，造成具體實施企業(yè)再造或上馬ERP項目的失敗。融入先進管理思想的企業(yè)業(yè)務流程是以理念來指導企業(yè)業(yè)務流程，依賴于先進管理思想只是把現(xiàn)有的流程予以信息化，這樣容易造成“信息化黑洞”。

        有的企業(yè)應用的管理思想可能很先進，但流程仍然是基于落后的管理思想而來的，這樣容易造成一種不倫不類的感覺，而且流程也很難發(fā)揮應用的功能，造成“換瓶不換酒”的局面，實際上企業(yè)沒有得到根本的進步。所以，我們在具體進行企業(yè)的流程管理時，不應該忽視其是否融合了先進的管理思想，只有這樣才能讓企業(yè)在流程管理上更上一層樓。

三、結(jié)論和啟示

        基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程有以上四個特點，我們在進行流程管理時應予以關注?；贗T環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程不是標準化的，說明它是具有先進的管理思想的流程，能為企業(yè)管理服務具有更大的柔性；不是最長的企業(yè)業(yè)務流程，說明它應該融合了先進的管理思想，一切以企業(yè)為主，忽視流程本身的存在，而以整體的利益為落腳點，以給企業(yè)帶來增值為最終目標；具有風險控制點能為未來發(fā)生的各種風險融合先進的管理思想的理念?？傊粋€基于IT環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務流程應該融合先進的管理思想。只有融合了先進的管理思想，企業(yè)業(yè)務流程才會是企業(yè)的價值源泉，這也是讓企業(yè)進行信息化建設、實施ERP的堅強支柱。

        然而，目前國內(nèi)很多企業(yè)沒有意識到這個特點，開展ERP時往往中途夭折，不能不令我們惋惜。流程對于企業(yè)的ERP而言，猶如大廈的基石，只有當企業(yè)具備了豐富的流程知識，對IT環(huán)境下的流程特點有了清醒的認識，才能在上馬ERP時得心應手，在進行流程重組時找到一個標準，并在重組后得到一個適合現(xiàn)代管理思想的流程。