AMT:項目型企業(yè)預(yù)算管控及費用報銷應(yīng)用案例

AMT咨詢通過長期對項目型企業(yè)長期服務(wù)并研究表明，項目型企業(yè)由于項目開展眾多，面臨一系列預(yù)算控制及費用報銷的難題，諸如：

項目預(yù)算編制過程復(fù)雜，項目經(jīng)理難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對預(yù)算進(jìn)行預(yù)估;

項目預(yù)算審批不規(guī)范，審批過程受人為因素影響較大;

預(yù)算執(zhí)行過程無法對項目實際任務(wù)開展進(jìn)行有效跟蹤、報告，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)無法實時了解公司狀況;

項目利潤難以真實反應(yīng)，項目考核難度大;

項目眾多，缺乏多項目綜合運營視圖，無法有效地管理和監(jiān)控;

AMT通過對項目型企業(yè)預(yù)算管理難題進(jìn)行深入研究，重點關(guān)注人力成本與項目費用的規(guī)劃與管控;通過對項目預(yù)算的編制、項目費用的報銷、項目工時的填報等方面的設(shè)計，提出了項目預(yù)算及費用管控解決方案，主要有以下幾點內(nèi)容：

1.預(yù)算制定規(guī)范化：在預(yù)算制定方面，對不同的項目類型，制定差異化的費用標(biāo)準(zhǔn)，以便更精細(xì)、準(zhǔn)確地制定項目預(yù)算，為后續(xù)項目開展過程中的費用把控奠定基礎(chǔ);

2.預(yù)算控制多樣化：在預(yù)算的控制方式上，針對不同的費用，采取多樣化的控制方式，以應(yīng)對財務(wù)及業(yè)務(wù)上的需要;

3.費用控制全面化：在項目費用與成本的歸集上，做到全面化，包括項目人力成本、項目費用、外包費用、勞務(wù)費用、稅費、業(yè)務(wù)費用等，結(jié)合收入，有效、快速地核算出項目的利潤情況;

4.統(tǒng)計分析實時化：整合系統(tǒng)中的項目預(yù)算信息、費用信息，準(zhǔn)確、實時地反應(yīng)項目的經(jīng)營與預(yù)算執(zhí)行情況，為資源優(yōu)化與決策分析提供切實的保障。

案例介紹

宜信公司(化名)是一家項目型管理企業(yè)，日常公司同時在運作的項目數(shù)量眾多，對于項目預(yù)算管控、項目資源使用、任務(wù)跟蹤管理、項目成本控制等方面都存在很高的要求。

隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工快速增多，對“人”的管理也越來越高。由于該公司業(yè)務(wù)類型較多，各業(yè)務(wù)單元獨立核算，財務(wù)核算難度加大。

宜信公司在項目管理方面存在以下困惑：

1. 項目預(yù)算執(zhí)行過程無法與項目實際任務(wù)開展進(jìn)行有效跟蹤、報告，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)無法實時了解各項目狀況;在項目核算時，預(yù)算往往超期，項目預(yù)算無法有效監(jiān)控;

2. 人力成本高，當(dāng)多個項目共同運作時，項目資源難以得到有效協(xié)調(diào);

3. 項目執(zhí)行過程的監(jiān)控缺少主動獲取權(quán)，項目經(jīng)理、項目總監(jiān)、各層領(lǐng)導(dǎo)之間信息不共享，難以統(tǒng)一全面地對項目進(jìn)行管控;

4. 項目利潤難以真實反應(yīng)，項目財務(wù)風(fēng)險管理難以有效支撐，考核難度大;

5. 會計核算復(fù)雜。不同類型的收入確認(rèn)原則都不同，存在完工百分比和合同收入確認(rèn)兩種方式，難以及時準(zhǔn)確地對項目進(jìn)行核算;

宜信公司希望通過對企業(yè)項目預(yù)算管理能力的提升，使管理層不再做“拍腦袋”的決策，不再憑感覺開展管理和運營工作，而是基于客觀的事實和準(zhǔn)確的信息與數(shù)據(jù)，對企業(yè)人力、財力、物力進(jìn)行合理分配，對企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流進(jìn)行全方位、全過程、全員參與的全面管理。

AMT對于宜信公司的管理難題，提出了如下解決方案：

1.建立完善的項目預(yù)算管理體系。建立項目預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整、考核全生命周期的預(yù)算管理體系，幫助企業(yè)做到各個項目的事前計劃、事中控制、事后分析。

• 制定統(tǒng)一規(guī)范的多維度核算體系，明晰費用類型、會計科目和預(yù)算科目;
•  確定不同類型項目收入確認(rèn)原則、項目費用比例、獎金分配原則;
• 明晰項目成本各項指標(biāo)：項目人天成本、不同類型合同的稅費、期間費用報銷標(biāo)準(zhǔn)等;
• 規(guī)范項目預(yù)算超支時的監(jiān)督把控機(jī)制;
• 有效劃分部門常規(guī)費用預(yù)算與主營項目預(yù)算，形成差異化管理。

2.項目費用閉環(huán)式管理。

結(jié)合項目預(yù)算，在費用申報時，做到有預(yù)算可依，有預(yù)算必依，嚴(yán)格管控每一筆項目費用的開支。真正有效、實時地通過預(yù)算對費用進(jìn)行控制，并配合相應(yīng)的報銷標(biāo)準(zhǔn)，從多個維度加強(qiáng)管控力度。

3.項目預(yù)算監(jiān)控體系建立。

• 明確各項目執(zhí)行過程的費用預(yù)警原則、費用報銷標(biāo)準(zhǔn);
• 加強(qiáng)項目各階段完工的監(jiān)控力度，以輸入輸出物作為強(qiáng)制手段，凍結(jié)或開啟項目下一階段預(yù)算;
• 結(jié)合工時填報、合同收入等多方面要素，全面地監(jiān)控項目的費用成本支出情況;
• 協(xié)同項目過程中的各個要素，如文檔資料、項目人員、費用支出等，為項目信息需求者提供全面的項目信息。

4.統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺的建立。

將預(yù)算管理、財務(wù)核算系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等企業(yè)內(nèi)多個系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一，包括組織架構(gòu)、員工信息、崗位、財務(wù)核算信息、賬套、科目等。

5.經(jīng)營決策分析。

提供各項目利潤分析報表、項目預(yù)算執(zhí)行情況表、項目費比表、項目利潤預(yù)估表、人力資源視圖表等，從圖表數(shù)據(jù)上，做到“來源真實，引導(dǎo)決策”，切實為項目的事中控制起到保駕護(hù)航的作用，對未來項目的開展起到引以為戒的效果。

該項目實施的特點與優(yōu)勢有：

1. 建設(shè)項目預(yù)算管理體系，從項目預(yù)算編制、審批、變更、跟蹤角度去進(jìn)行項目預(yù)算管理，見圖1。

從財務(wù)角度，將項目成本構(gòu)成按性質(zhì)劃分，分為直接成本和間接成本，主要為：人力成本+項目費用+銷售費用+稅費+外包費用/采購成本，項目周期長，核算內(nèi)容多，只有高效準(zhǔn)確的計算項目成本，才能有效地對成本支出進(jìn)行有效控制。

根據(jù)對項目成本的分析，從而制定項目全面預(yù)算管理，從項目收費人天成本(項目各階段不同成員成本)、項目期間費用(包括差旅、交通、餐費、通訊費、團(tuán)隊建設(shè)費、客戶聯(lián)誼費等)、項目獎金、外包費用、合同稅費等多種費用的預(yù)測，進(jìn)行項目預(yù)算編制。在項目成員在各階段活動過程中，對正在發(fā)生的費用進(jìn)行實施管理，隨時監(jiān)控項目預(yù)算是否在各階段計劃中，有效地對項目風(fēng)險進(jìn)行及時預(yù)警。在項目各階段工作完成時，能夠及時確認(rèn)各階段收入，項目結(jié)項時，可快速統(tǒng)計項目利潤，便于公司后期對項目進(jìn)行考核評價。

通過項目預(yù)算管控系統(tǒng)實現(xiàn)對每個項目、每個部門、每個人員的成本支出進(jìn)行記錄、查詢、分析與管控，并能夠?qū)γ總€項目的合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控、提醒、查詢與匯總。精確成本管理讓多人的工作由一人完成，人力資源大大節(jié)省;核算過程透明公開，核算準(zhǔn)確率高;預(yù)算控制體系化操作，讓降低成本不再成為空談;實現(xiàn)綜合統(tǒng)計、實時查詢，使得管理決策有依有據(jù)。

2. 財務(wù)集中化管理，會計核算集中化，實現(xiàn)會計信息的即時、準(zhǔn)確。

在該公司項目預(yù)算管控項目中，根據(jù)財務(wù)集中管理要求，做了以下提升：

•  集中化數(shù)據(jù)管理，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，將財務(wù)業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理，減少多系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不同導(dǎo)致的憑證不準(zhǔn)確;
•  實現(xiàn)多核算體系管理，滿足多賬套管理要求;
•  制定統(tǒng)一規(guī)范的科目體系，解決會計核算規(guī)范化問題;
• 建立科目與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，滿足不同業(yè)務(wù)對財務(wù)核算的要求;
• 提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口，滿足不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸;
• 精確及時的數(shù)據(jù)分析報告，可根據(jù)管理要求快速響應(yīng)。

3. 項目協(xié)同管理，結(jié)合項目三要素，對項目時間、質(zhì)量、成本進(jìn)行有效管理，并協(xié)同合同、人員、知識進(jìn)行有效的結(jié)合管控，更加精確項目管理。

4. 有效的決策分析，準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，把握正確的經(jīng)營方向。

提供各種項目報表，如項目利潤預(yù)測看板、每月項目毛利率預(yù)估、項目可控利潤報表、項目人員工時統(tǒng)計等。

AMT咨詢專家表示：項目型企業(yè)只有進(jìn)行了科學(xué)的項目預(yù)算管理與成本控制，才讓決策不再“拍腦袋”，才能有客觀的分析數(shù)據(jù)推進(jìn)企業(yè)的管理和運營，才能為企業(yè)從粗放型管理到精細(xì)型管理的跨越式發(fā)展創(chuàng)造有利條件。