哪些呼叫中心需要知識(shí)庫(kù)管理？

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什么樣的呼叫中心需要知識(shí)庫(kù)管理是運(yùn)營(yíng)者經(jīng)常問(wèn)的一個(gè)問(wèn)題。本文的最開(kāi)始先明確兩個(gè)概念，就是知識(shí)管理和知識(shí)庫(kù)管理。知識(shí)管理按照中國(guó)知識(shí)管理中心的提法是：在合適的時(shí)間將合適的知識(shí)傳遞給合適的人，這是一個(gè)方法論。知識(shí)庫(kù)管理是涵蓋在知識(shí)管理這個(gè)大概念中的，偏向工具層面的管理。為了呼叫中心從業(yè)人員便于理解，先借用知識(shí)庫(kù)管理這個(gè)概念。1. 按采用的不同技術(shù)分，可以分成軟交換的呼叫中心，基于交換機(jī)的ACD呼叫中心和基于計(jì)算機(jī)的板卡式呼叫中心。   不管什么樣的技術(shù)應(yīng)用，呼叫中心的運(yùn)營(yíng)都需要強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)支撐?，F(xiàn)在各個(gè)呼叫中心軟件廠商基本上都會(huì)有知識(shí)庫(kù)這一項(xiàng)。主要是兩個(gè)功能，一個(gè)是目錄樹(shù)，一個(gè)是搜索。似乎有了這兩個(gè)功能就能讓知識(shí)庫(kù)運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，在呼叫中心實(shí)戰(zhàn)中卻遠(yuǎn)非如此。有太多的呼叫中心一遍又一遍的梳理自己的目錄樹(shù)，優(yōu)化搜索引擎。但是一次問(wèn)題解決率和平均單呼并沒(méi)有明顯改善。從IT工具角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的管理現(xiàn)在情況都不是太好。   2. 按呼叫類型分，有呼入型呼叫中心、呼出型呼叫中心和呼入/呼出混合型呼叫中心。   沒(méi)有知識(shí)沉淀，就沒(méi)有呼叫中心的服務(wù)內(nèi)容。公司的產(chǎn)品或者服務(wù)需要通過(guò)呼叫中心傳遞給消費(fèi)者，不管什么樣的呼叫類型，必然要將自己的核心知識(shí)傳遞給客戶，以獲取產(chǎn)品或者服務(wù)交易達(dá)成。知識(shí)管理的越好，在呼叫中心中的平均單Call就越快，一次問(wèn)題解決率越高。不少呼叫中心運(yùn)營(yíng)者僅僅將主意力放在關(guān)注指標(biāo)的提升上，而忽視指標(biāo)背后的知識(shí)產(chǎn)生、保存、展現(xiàn)及利用機(jī)制的建立，往往是越運(yùn)營(yíng)越辛苦，事倍功半。   對(duì)于呼出型的呼叫中心，情形似乎好一點(diǎn)。會(huì)有專家或者業(yè)務(wù)能手、銷售精英先期將呼出“話術(shù)”整理好，似乎就不需要知識(shí)管理了。筆者曾經(jīng)遇到過(guò)以outbound業(yè)務(wù)為主的精力，他認(rèn)為死記硬背就能獨(dú)闖天下！筆者認(rèn)為這一套效率會(huì)十分低下。變數(shù)有三，一、人本身的記憶數(shù)量有限、時(shí)間有限，不會(huì)什么都記的那么清晰，二、坐席面向的客戶多重多樣，需要靈活應(yīng)變，只靠一套說(shuō)法難于對(duì)付各種類型的客戶，三、電話間的切換很快，相當(dāng)于要求坐席員每5分鐘之內(nèi)就要面臨一個(gè)新的場(chǎng)景，需要坐席注意力高度集中。這時(shí)坐席能依賴誰(shuí)？只有面前的知識(shí)庫(kù)了。   公司需要幫助坐席員完成三件事。其一，外呼成功話術(shù)代表者坐席成功完成了信息或者知識(shí)的傳遞，需要公司專門(mén)組織分析其成功的原因，如果可以復(fù)制到團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)坐席的話，那么需要通過(guò)系統(tǒng)快速傳遞，以提升坐席人員的平均成交水平。其二，每個(gè)銷售的起點(diǎn)不一樣，需要從自己的角度出發(fā)，來(lái)逐步感受呼出業(yè)務(wù)，逐漸掌握呼出技巧和方法，這就需要坐席的個(gè)人知識(shí)管理。在坐席身上進(jìn)行投入，讓他們學(xué)會(huì)自我成長(zhǎng)，具備分析問(wèn)題、把問(wèn)題反饋清楚的能力，對(duì)效率提升大有好處。其三，公司需要建立相應(yīng)的機(jī)制，來(lái)保證知識(shí)的產(chǎn)生，別只讓所謂的知識(shí)庫(kù)管理人員來(lái)產(chǎn)生知識(shí)，“一個(gè)人在戰(zhàn)斗”的情況太普遍。你們公司的知識(shí)絕不僅僅，也不可能僅由一個(gè)人產(chǎn)生。準(zhǔn)確的來(lái)說(shuō)，你公司的知識(shí)來(lái)自于每個(gè)坐席，他們都是知識(shí)的產(chǎn)生者和使用者。如果你不這樣做的話，知識(shí)庫(kù)淪陷為垃圾庫(kù)只是遲早的事情。   3. 按媒體分，有傳統(tǒng)的電話呼叫中心、多媒體呼叫中心（含郵件、短信、彩信、傳真、WEB等呼叫形式）、視頻呼叫中心等。   不論哪種媒體的呼叫中心，通過(guò)媒體傳遞的內(nèi)容都是信息或者知識(shí)。只是展現(xiàn)的形式不同，內(nèi)容上面應(yīng)保持一致。目前也有公司已經(jīng)注意到了不同媒體間的信息和知識(shí)不統(tǒng)一的問(wèn)題，給一線坐席和員工帶來(lái)較大困擾。  

       知識(shí)的表現(xiàn)形式也不管是什么樣的保存形式，DOC，XLS，PPT，RAR，JPG，MOV，AVI，MP3，MP4，PDF,TXT都可以用現(xiàn)在的呼叫中心全部的或者部分的將坐席所需知識(shí)傳遞給客戶，而傳遞的內(nèi)容組織需要從知識(shí)管理著手。有不少呼叫中心的負(fù)責(zé)人特別關(guān)注展現(xiàn)形式，期望坐席一說(shuō)客戶就能明白，而忽視了知識(shí)產(chǎn)生時(shí)是有離客戶很遠(yuǎn)的技術(shù)人員產(chǎn)生的，他們不可能產(chǎn)生出客戶能夠聽(tīng)懂的語(yǔ)言，期望坐席將專業(yè)術(shù)語(yǔ)轉(zhuǎn)化為客戶能夠聽(tīng)明白的語(yǔ)言，很不現(xiàn)實(shí)。坐席人員不是專家，總結(jié)、歸納、分析、判斷的能力都或多或少有所缺失，還是需要公司指定業(yè)務(wù)專家來(lái)進(jìn)行權(quán)威的知識(shí)產(chǎn)出。

               4. 按使用性質(zhì)分，可分成自用呼叫中心和外包呼叫中心型呼叫中心。

  外包的呼叫中心中如果是客戶將業(yè)務(wù)外包，那么對(duì)外包的坐席來(lái)說(shuō)，快速學(xué)習(xí)相關(guān)產(chǎn)品的業(yè)務(wù)知識(shí)十分必要，發(fā)包方經(jīng)常的做法是派業(yè)務(wù)尖子用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行快速培訓(xùn)，核心還是知識(shí)的隱性到顯性的一個(gè)過(guò)程。   最近有外包呼叫中心的朋友反映，知識(shí)庫(kù)越來(lái)越?jīng)]人用，大家都開(kāi)始有問(wèn)題問(wèn)“度娘”，這反映了知識(shí)庫(kù)的整體運(yùn)行機(jī)制上出了嚴(yán)重的問(wèn)題，外包呼叫中心的運(yùn)營(yíng)人員也覺(jué)得無(wú)從下手。外包公司提供的是物理坐席和坐席人員，并不復(fù)雜知識(shí)的產(chǎn)生。而知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容是由產(chǎn)品廠商提供的，寫(xiě)內(nèi)容的人主要是技術(shù)人員，這就造成了外包呼叫中心坐席的應(yīng)答語(yǔ)言和發(fā)包方的技術(shù)人員所需要使用的語(yǔ)言有明顯差異，知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容很難用的起來(lái)。要解決這個(gè)問(wèn)題，必須約定發(fā)包方派出專家專門(mén)回答坐席提出的問(wèn)題，否則日積月累，外包業(yè)務(wù)開(kāi)展下去的可能性不大。   5. 按分布地點(diǎn)分，可分成單點(diǎn)呼叫中心和多點(diǎn)呼叫中心。   技術(shù)的發(fā)展允許企業(yè)在多個(gè)地點(diǎn)去部署自己的呼叫中心，以滿足本地化需求并降低成本壓力。呼叫中心向三線城市轉(zhuǎn)移已經(jīng)是個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。呼叫中心的技術(shù)支持這樣的部署沒(méi)有問(wèn)題，同樣在B/S方式的知識(shí)管理軟件下，單址和多址的呼叫中心都可以快速的獲取全方位，同樣深度的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，以保持相同的服務(wù)水平。   6. 按人員的職業(yè)特點(diǎn)分，有formal（正式）呼叫中心和informal（非正式）呼叫中心兩種。   正式的呼叫中心就是我們通常所說(shuō)的有專門(mén)的話務(wù)代表處理客戶的呼叫，為客戶提供服務(wù)的呼叫中心；而非正式的呼叫中心是指那些由不是專門(mén)的話務(wù)代表的人來(lái)處理客戶的呼叫，比如在證券業(yè)有大量的證券經(jīng)濟(jì)人，他們利用證券公司的呼叫中心為客戶提供交易服務(wù)，但他們自己并不是專門(mén)的話務(wù)員，那這個(gè)證券公司的呼叫中心就屬于非正式的呼叫中心。   如果企業(yè)覺(jué)得自己的業(yè)務(wù)可以很容易的找到非正式話務(wù)員，并且不在自己的呼叫中心里面上班，那么就需要把顯性的知識(shí)傳遞給非正式的話務(wù)員，規(guī)范其服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以便給客戶提供的服務(wù)質(zhì)量達(dá)到一致。   7. 按呼叫中心技術(shù)的發(fā)展史分有兩種分法，一個(gè)是從大體上把呼叫中心分成傳統(tǒng)呼叫中心和現(xiàn)代呼叫中心；另一個(gè)是一些設(shè)備廠商的分法，就是經(jīng)常可以見(jiàn)到的第一代、第二代…..的稱謂，現(xiàn)在已經(jīng)到了第五代呼叫中心。這主要是廠商要強(qiáng)調(diào)在新一代的產(chǎn)品中加入了更多的先進(jìn)技術(shù)，來(lái)滿足使用不同通信渠道人群的需求，背后不變的還是知識(shí)的統(tǒng)一。   技術(shù)只是工具，可以說(shuō)從最早的呼叫從口口相傳，到現(xiàn)在多媒體的知識(shí)快速傳遞，加快了人們的知識(shí)獲取速度，提升知識(shí)獲取的質(zhì)量。不論第幾代呼叫中心，將產(chǎn)品的知識(shí)和信息傳遞給客戶是重中之重，知識(shí)庫(kù)管理的作用只會(huì)得到加強(qiáng)，并且向縱深發(fā)展。   8.按坐席規(guī)模分。大致可以分為30坐席以下的小型呼叫中心，30-120坐席的中型呼叫中心，120-500坐席的大型呼叫中心，500坐席以上的特大型呼叫中心。   不少小型呼叫中心用的較多的是EXCEL來(lái)作為知識(shí)庫(kù)，中型的呼叫中心開(kāi)始依賴知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，大型、特大型呼叫中心不但有知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，還配備了知識(shí)采編人員來(lái)負(fù)責(zé)知識(shí)的產(chǎn)生和規(guī)范。除了系統(tǒng)本身都需要做的工作是對(duì)要服務(wù)的產(chǎn)品進(jìn)行明晰的分類，話術(shù)的整合及知識(shí)庫(kù)運(yùn)營(yíng)體系的搭建。在激勵(lì)方面也需要給出明確的制度，以便員工能夠找得到，并且能以適當(dāng)?shù)脑捫g(shù)傳遞給客戶。   9. 如果按行業(yè)應(yīng)用分，種類就更多了。在網(wǎng)上任意找了一個(gè)分類，大致有：制造、計(jì)算機(jī)軟件、計(jì)算機(jī)硬件/系統(tǒng)、石油天然氣新能源、化學(xué)化工、煤炭、鋼鐵冶金、礦業(yè)、土木建筑、房地產(chǎn)、汽車制藥與設(shè)備、快速消費(fèi)品、耐用消費(fèi)品、煙草、紡織、服裝、電子儀器儀表、機(jī)械制造、材料加工及服務(wù)、造紙/出版/印刷、能源綜合、服務(wù)業(yè)、咨詢/會(huì)計(jì)/招聘、通信行業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)、運(yùn)輸及物流、零售、連鎖分銷、貿(mào)易/進(jìn)出口、航空、法律、廣告/公關(guān)、媒體/影視/藝術(shù)、旅游、娛樂(lè)/體育/休閑、培訓(xùn)、生活服務(wù)、金融、銀行、保險(xiǎn)、證券期貨、公共服務(wù)部門(mén)、科學(xué)研究與公共服務(wù)、衛(wèi)生、福利與保障、電力、公共管理、國(guó)防/航天、教育、其他經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展、農(nóng)林牧漁、跨行業(yè)集團(tuán)。   這些行業(yè)基本都有呼叫中心活躍的身影，呼叫中心已經(jīng)滲入到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域。需要說(shuō)明的是每個(gè)行業(yè)都有自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境也不盡相同。我們常說(shuō)，沒(méi)有一個(gè)其他單位呼叫中心的知識(shí)庫(kù)你拿來(lái)就能用。必須要從自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況出發(fā)，來(lái)設(shè)定單位的知識(shí)管理規(guī)劃，知識(shí)庫(kù)管理相關(guān)制度并適時(shí)調(diào)整知識(shí)管理的運(yùn)營(yíng)策略。緊緊盯著運(yùn)營(yíng)管理指標(biāo)，而在知識(shí)管理工作方面下的“苦功”少，遲早會(huì)成為呼叫中心運(yùn)營(yíng)失敗的動(dòng)因之一。  

        呼叫中心負(fù)責(zé)人經(jīng)常會(huì)想，是不是其他單位是可以參觀、學(xué)習(xí)的？答案是“可以參觀，但是意義不大“，有不少呼叫中心的管理者已經(jīng)花了大量的時(shí)間去看所謂的案例，進(jìn)行盡可能廣的范圍內(nèi)的專家訪談，也邀請(qǐng)了相關(guān)廠商進(jìn)行軟件產(chǎn)品演示。但是到頭來(lái)還是弄不明白知識(shí)庫(kù)這個(gè)事情到底應(yīng)該怎么做。有企業(yè)的負(fù)責(zé)人曾感言："知識(shí)庫(kù)管理還是得從自己企業(yè)的角度出發(fā)，冷靜分析業(yè)務(wù)需求，找出對(duì)策才是正道"。