辦公自動化解決方案

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 　　根據(jù)分析， 中國能源消費已經(jīng)位居世界第二， 但在國際市場不斷震蕩下，國內(nèi)石油、煤炭、電力企業(yè)的現(xiàn)代化信息建設欠缺、事故災難居多、企業(yè)核心競爭力沒有占據(jù)有力地位，這就需要在競爭能力、效率及客戶服務等方面加強企業(yè)內(nèi)部管理， 因此，如何提高能源行業(yè)企業(yè)營運效率和組織內(nèi)驅(qū)力是目前當務之急的大事!

　　一、能源行業(yè)主要的問題

　　1、信息孤島和信息共享的矛盾：不同的信息以不同的結(jié)構(如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔)在不同的數(shù)據(jù)庫、主機、文件服務器、應用系統(tǒng)上存在，而系統(tǒng)間缺乏相互連接的信息渠道、數(shù)據(jù)被封存并缺乏應有的關聯(lián)，從而給企業(yè)獲取有用信息帶來很大障礙。

　　2、應用孤島和業(yè)務整合的矛盾：在單個業(yè)務領域的管理信息化實現(xiàn)由于無法面向整個的業(yè)務過程，各個系統(tǒng)之間也難以緊密集成，使得企業(yè)“環(huán)環(huán)相扣”的業(yè)務被這些分散的系統(tǒng)“分隔”開來，企業(yè)不得不花大量的人力、物力在不同的應用系統(tǒng)之間切換，造成運營效率低下和反應遲緩。

　　3、資源孤島和資源協(xié)同的矛盾：人、財、物、信息和流程等要素，難以進行統(tǒng)一管理，難以為企業(yè)的目標進行一致性的協(xié)作和服務。

　　二、方案功能模塊

　　泛普OA專家在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)領域從業(yè)數(shù)十年，在全面了解能源行業(yè)運作特點的基礎上， 提供了一套完善的能源行業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案，滿足所有能源企業(yè)的各種各 樣的業(yè)務需求，方案包括如下功能模塊：

　　1、企業(yè)門戶

　　通過 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的門戶設置，可以根據(jù)單位發(fā)展的不同階 段，自行搭建不同的信息門戶，實現(xiàn)門戶的個性化、階段化應用，如個人門戶、 集團門戶、 關聯(lián)門戶、新聞門戶等等，從而實現(xiàn)將有用的 信息自動推送給有用的人;有權限要求的信息自動推送給有權限的 人。使用戶一目了然的在一個界面上看到想要看到的信息， 提高用戶的工作效率。

　　2、工作流程

　　通過 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的工作流軟件的實施和應用， 可以幫助 企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。 通過工作流程的制度、 表單和流 程的集成， 可以使員工輕松掌握和運用企業(yè)的制度和流程， 盡快融入 企業(yè)中來盡快給企業(yè)帶來價值和效益; 另外，員工根據(jù)需要調(diào)用工作 流程引擎，實現(xiàn)各種表單的審批，從而提高了日常辦公的效率 。

　　3、公文管理

　　公文管理是以 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流為基礎定義的特殊模 塊，由電子行文代替手工行文。 公文管理模塊專業(yè)實現(xiàn)對組織公共文 書的電子收發(fā)管理，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、 套紅 頭、簽章、 等可靈活設定公文流程， 自動進行流程跟蹤、 催辦、查辦， 并可歸類存檔和檢索等各種應用。 解決公文傳遞速度慢， 信息不及時、不同步、不易于查詢等問題。

　　4、知識管理

　　通過 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺電子化的手段對知識進行收集、分 類、沉淀、授權、分享、學習和持續(xù)創(chuàng)新，為團隊帶來更高的經(jīng)濟效 益。 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)還提供了完整的文件檔案管理地圖，實現(xiàn)從個 人文檔、項目文檔、單位檔案等文件檔案鏈的采集、分類、授權、分享和管理，方便有權限的人在第一時間申請、查詢和使用。

　　5、融合通訊

　　OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)配備了即時通訊、短信插件、外部郵件、協(xié)同工作、第三方即時通訊工具、視頻會議插件、論壇等各種溝通工具，并且可以按照溝通的特點選擇使用，如幾秒鐘的信息對稱或者提醒， 可用即時通訊和短信;幾分鐘的溝通可以用外部郵件和協(xié)同工作 , 也 可以對上述溝通工具進行組合使用，從而達到溝通的低成本和高效 性。

　　6、計劃管理

　　OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的計劃管理用于制定工作計劃、日程安排、工 作匯報。 目的在于團隊成員和領導之間，明確目標和達成共識， 有步驟可檢查地去完成各階段的任務， 可以幫助員工合理的安排好時間資 源，團隊相關人員的工作計劃和進程。

　　7、綜合辦公

　　綜合事務為日常工作中的各項辦公事務提供了豐富的管理功能， 包括： 人事信息管理、 會議室管理、 車輛管理、 物品管理、 設備管理、 賀卡管理、問卷調(diào)查、在線考試等模塊。

　　泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在之前能源產(chǎn)業(yè)中都已得到成功部署，目前都已穩(wěn)步運行，其能源行業(yè)的解決方案成為推動能源企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化、 減少事故災難、 提升企業(yè)核心競爭力的重要手段， 為能源企業(yè)的核心問題開辟了一條嶄新 道路，希望更多的行業(yè)都能盡早實現(xiàn)科學管理， 規(guī)范管理的改革夢想!