oa辦公系統(tǒng)技術(shù)方案

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       OA辦公系統(tǒng)有很多，它可以簡化企業(yè)流程，使企業(yè)管理流程化，規(guī)范化，固定化，提高員工工作效率，提升企業(yè)的運(yùn)營效率和效果，所以對于咨詢行業(yè)來說，一款合適的OA辦公軟件是必不可少的?！?strong>　

        一、咨詢公司在知識管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

　　作為咨詢類公司的代表甲公司自創(chuàng)辦起一直以高成長率、 客戶高滿意度在快速發(fā)展和成長，其重要的成長動因是重視知識管理工作，但是在過去幾年，鑒于缺少信息化的支撐工具，因此在知識管理能力的創(chuàng)新和提高上，遇到了各種挑戰(zhàn)和困惑。

　　1、信息不對稱成為知識創(chuàng)造價(jià)值的約束條件。

　　一群猴子和一群炒股專家，分別被封閉在兩個(gè)會議室里，切斷與外界的一切信息通道，包括電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)，分配給他們同樣的任務(wù)，那就是對股票的買賣進(jìn)行投資，力爭最大的投資回報(bào)。一個(gè)月后，我們驚奇的發(fā)現(xiàn)，猴子的投資回報(bào)率和炒股專家的投資回報(bào)率是接近等同的。上述故事說明對于咨詢類公司，信息成為知識的約束條件，在信息不對稱的情況下，專家和團(tuán)隊(duì)的知識是很難有效發(fā)揮，創(chuàng)造價(jià)值的。

　　2、隱性知識成為難以積累、復(fù)制、分享和管理的焦點(diǎn)。

　　在所有的知識中，人們可以通過口頭傳授、教科書、參考資料、期刊雜志、專利文獻(xiàn)、視聽媒體、數(shù)據(jù)庫等方式獲取的顯性知識在企業(yè)中只有 50%的數(shù)量，而另外50%的知識以難以表達(dá)的技能、技巧、經(jīng)驗(yàn)、訣竅、價(jià)值觀、文化深藏于個(gè)人的內(nèi)心，是隱性知識。這些隱性知識隨著員工的流失而流失，不僅造成了知識的浪費(fèi)，同時(shí)也加大了企業(yè)對個(gè)人的依賴。

　　3、不能以項(xiàng)目為中心的知識管理，其價(jià)值產(chǎn)出率大打折扣。

　　4、知識孤島分散在各個(gè)角落，給及時(shí)取用帶來困擾。

　　5、知識的過度分享，造成機(jī)密文檔泄密的隱患。

　　6、缺少指標(biāo)和數(shù)據(jù)做支撐的知識管理，無法有效考核和進(jìn)行激勵(lì)。

　　7、知識處于動態(tài)變化中，如何有效追溯歷史版本和更新最新版本成為難點(diǎn)。

　　8、群策群力在多數(shù)情況下需要集中會議，這種高成本的知識生產(chǎn)辦法給成為知識創(chuàng)新的攔路虎。

　　二、借助泛普 OA系統(tǒng)，甲公司在知識管理能力上實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新提高。

　　經(jīng)過歷時(shí)一個(gè)月的需求調(diào)研、數(shù)據(jù)初始化和上線推廣，最終推動全員范圍內(nèi)，在以項(xiàng)目管理為目標(biāo)的知識管理層面上實(shí)現(xiàn)了大的突破和創(chuàng)新。

　　1、知識電子化解決存儲成本和分享效率問題。通過泛普 OA系統(tǒng)的部署后，甲公司結(jié)束了紙質(zhì)知識存檔，進(jìn)入電子化時(shí)代， IS0文檔和設(shè)計(jì)材料的都存入系統(tǒng)中指定的資料庫，在電子化的模式下，不管人在何地，隨時(shí)都可以通過B/S的瀏覽器模式，查詢所需要的材料和知識，分享效率提高了90%以上。

　　2、信息多源化給知識創(chuàng)造價(jià)值提供了便利條件，泛普OA系統(tǒng)知識可按照項(xiàng)目為中心查閱，可以實(shí)時(shí)的查看與項(xiàng)目相關(guān)的所有信息源，包括項(xiàng)目資料，項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用等 ，同時(shí)系統(tǒng)支持用戶自定義資料庫，模糊搜索，可隨時(shí)按照知識屬性不同歸檔到不同的資料。

　　3、通過隱形知識顯性化、顯性知識項(xiàng)目化，成功的實(shí)現(xiàn)了個(gè)人知識團(tuán)隊(duì)化、過程知識透明化，通過泛普 OA系統(tǒng)所有知識以項(xiàng)目為中心，與項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，因此方便設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，在以項(xiàng)目為中心開展工作同時(shí)，以項(xiàng)目為中心查詢和應(yīng)用知識，正是這部分知識的有效沉淀提高了知識的質(zhì)量和關(guān)聯(lián)度，并且快速復(fù)制人才，并形成企業(yè)的核心競爭能力。

　　4、知識采集的多通路化，在隱性知識顯性化的同時(shí)，也提高了知識積累的速度，甲公司在日常協(xié)同辦公的各個(gè)流程中，都可能成為有效的知識沉淀， 如論壇討論、流程審批過程意見、協(xié)同工作中的回復(fù)、制度表單、項(xiàng)目管理、信息中心、資料庫的歸檔和發(fā)布、個(gè)人文檔共享、外部郵件、要等等，確保重要知識無一遺漏的被采集到，從而大大提高了知識積累的速度。

　　5、知識有效授權(quán)和管控，確保有權(quán)限的人看到授權(quán)的知識，泛普OA系統(tǒng)中部署了多維度的權(quán)限控制體系，從菜單、項(xiàng)目、模塊、資料庫、文檔等，逐級都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)處理; 從組織結(jié)構(gòu)、流程表單、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理、各應(yīng)用功能也都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)的引入，確保對知識的增、刪、改、查、閱、等分別授權(quán)和控制。

　　6、量化評估知識貢獻(xiàn)，有效激勵(lì)員工參與構(gòu)建一個(gè)在一個(gè)個(gè)人知識受到重視并獲得報(bào)酬的環(huán)境里， 建立一個(gè)能識別隱性知識并鼓勵(lì)雇員共享的文化， 對有效的推行知識管理是至關(guān)重要的，甲公司通過 OA系統(tǒng)中的個(gè)人行為記錄，可以有效的看到該員工的對資料貢獻(xiàn)數(shù)量等， 從而有效的評估員工為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造的隱形價(jià)值。

　　7、知識版本可追溯化，從而保證知識的歸檔和學(xué)習(xí)清晰有序。