淺析制造業(yè)物料編碼在服裝erp軟件中的實施

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       1 概述

　　在服裝erp系統(tǒng)中，物料編碼本身沒有含義，但在系統(tǒng)內，是各種物料應用的唯一代號。不同的物料在編碼時應區(qū)別對待，例如對于半成品，可以直接以圖號作為編碼進行編號，這樣，在PDM、CAPP以及實際操作中更容易實施和理解。

　　2 物料編碼原則

　　不需使物料編碼表達較豐富的含義，只需將主要屬性通過物料編碼進行直觀的反映即可。如欲使編碼表達各層次的含義，會增加編碼的復雜性和實施的難度。很多物料的屬性是不斷發(fā)展和深化的，是無法預先定義完全的。增加編碼含義對如何分類，如何給位，造成了不確定性，如果預計不足或考慮不周，造成碼位不夠用時，就需修改編碼規(guī)則，必將使已定的物料編碼全部清除后，再按新的規(guī)則進行編碼或者再增加一個段，這對一個上線系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的變動大且無必要。編碼的含義對于業(yè)務實施，沒有特殊的意義?？赏ㄟ^對物料各個屬性字段的設置，就可以實現(xiàn)業(yè)務上的需求，對于服裝erp系統(tǒng)，系統(tǒng)的運行均依賴于物料的各個字段屬性。編碼再有含義，全靠人腦記憶這些編碼含義是不切合實際的，所以，完全可以通過對物料的規(guī)范定義，即可方便地實施數(shù)據(jù)處理。即使想取得某些物料含義方面的數(shù)據(jù)，也應通過系統(tǒng)中定義的字段屬性進行抓取。過度表達物料編碼含義，將浪費系統(tǒng)的編碼資源，即某個物料類型可以編碼十萬個物料號的，由于過度設定編碼的各種含義，如按這種含義實施，編碼資源的利用率會大大降低。

　　注意物料類型的層次關系，應簡單明了地定義分類實施方法，但其含義層不應該超過三個層次，不要考慮更復雜或詳細的規(guī)則，應該只考慮重要的，具有的重要特征是其固化不變的屬性，變動屬性不應納入編碼中。其次，層次之間的定義不能沖突，例如既按物料的物理屬性來定義，又按物料的使用部門或功能來定義，造成物料層次之間無法準確定義和重復定義，會引起物料命名的混亂。

　　2.1 定義編碼的原則

　　(1)唯一性

　　物料代碼要能唯一識別，不能有二意性，不能重復;在數(shù)據(jù)庫中，一般物料編碼也常常作為表的關鍵字段，表中的關鍵字段也要求各物料的編碼是唯一的。

　　(2)標準化

　　盡量采用通用的標準進行編碼，總的原則是，標準一旦被確立，其地位就相當與法規(guī)，所有的業(yè)務部門包括技術部、采購部、倉儲部、銷售部等，都要遵循這個法規(guī)規(guī)定，有不同的異義可向法規(guī)負責部門提出，對規(guī)則進行調整，或者是仍按現(xiàn)規(guī)則執(zhí)行，決不能無視法規(guī)存在，按自己的想法另做一套，這會造成編碼的重復或無法識別，也會對BOM維護、采購計劃的執(zhí)行、倉庫發(fā)料等造成一系列問題。

　　(3)簡單化

　　物料代碼要簡單明了，易讀易懂。由于編碼在系統(tǒng)中經(jīng)常性地被調用，例如倉庫每月的收發(fā)貨會有幾十萬筆，這時，如果輸入一個14位的編碼和輸入一個6位的編碼，對于整個輸入的效率、差錯率是差別極大的，建議對編碼長度進行合理的預計，編碼長度應能確保物料編碼在將來能被擴充使用。另外，編碼時盡量不要字母和數(shù)字或符號進行混編，這也可以提高輸入的效率。

　　(4)快捷性

　　制定的物料編碼應具有被快速識別、快速輸入和能被計算機快速處理的屬性。

　　(5)系統(tǒng)性

　　要全面、系統(tǒng)地建立物代碼的體系結構;建設編碼的完整體系，對公司以后的工作是非常重要的，只有在標準規(guī)劃下制度化地進行編碼，才是可控的，在系統(tǒng)中的維護也是有保障的。

　　(6)可擴展性

　　所有被編制的代碼要留有余地，以便擴展?？紤]編碼規(guī)劃時要留有余地，即使目前階段用不上，但也要將其規(guī)劃在內，為將來的系統(tǒng)擴展，增加擴編的余地。

　　2.2 實施編碼的原則

　　(1)盡量采取數(shù)字

　　盡量采用數(shù)字，可使鍵盤輸入時的操作效率提高。也避免數(shù)字與某些英文字母因形狀類似，而易產生混淆的情形。如果非用英文字母，則英文字母最好固定安排在編號的前幾碼，且位數(shù)一致。

　　(2)分類的一般原則

　　編碼可以簡單反映分類，分類的一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列，總體的層次不超過三層。例如編料號時，可以第一、二碼表示大分類號，第三、四、五碼表示中分類號，第六、七碼表示小分類號，之后則以三位碼的流水號進行編號。日后如有新增數(shù)據(jù)，只要在相應位碼插入即可。

　　(3)編碼的屬性變化

　　如果數(shù)據(jù)的屬性發(fā)生變化，則絕不可以將其放入到編碼規(guī)則之中。例如員工所屬的部門也納入到編碼的屬性中。

　　3 實施編碼的步驟

　　3.1 成立專業(yè)團隊

　　盡量選擇企業(yè)中對部門業(yè)務熟悉，且有豐富工作經(jīng)驗的人員組成專業(yè)團隊。這些專業(yè)人員要熟悉工廠目前現(xiàn)有的數(shù)據(jù)情況、業(yè)務流程和業(yè)務情況：只有熟悉業(yè)務，才能結合服裝ERP軟件設計出符合工廠實際需要的數(shù)據(jù)藍圖規(guī)劃。不然，在上線后才發(fā)現(xiàn)原先定的方案不對，再重新進行數(shù)據(jù)定義，那時。帶來的后果是相當嚴重的，甚至導致系統(tǒng)下線。數(shù)據(jù)的規(guī)劃必須依賴于藍圖規(guī)劃。專業(yè)人員要細心，要有韌勁。由于數(shù)據(jù)的編制工作是一項長期復雜的枯燥的工作，挑選出的人選一定要能承擔這個壓力，耐得住性子。專業(yè)人員的業(yè)務能力要強，很多數(shù)據(jù)整理工作是一項重復性的工作，應會利用IT技術，開發(fā)一些小程序，減輕重復性的工作，可以使數(shù)據(jù)工作事半功倍，同時也能提高數(shù)據(jù)的準確率。

　　參與編制物料代碼的部門，要涉及到技術、采購、制造、銷售、財務等部門。一般以技術部門為主，但各相關業(yè)務部門都要參加。原因是當編碼很多時，均與實際業(yè)務有聯(lián)系，所以各部門的意見及相關的建議都很重要。多聽取各方面的意見，才能做出一個考慮周全的方案。確定方案后。參與的各個部門的項目組成員也相當于一個傳播者。由這些成員向部門進行代碼的解釋和貫徹會更快捷，也可節(jié)省時間，部門之間的溝通也會比較容易。

　　3.2 配合服裝erp項目的藍圖規(guī)劃

　　(1)按企業(yè)運行狀況進行數(shù)據(jù)梳理和規(guī)劃，了解這些數(shù)據(jù)之間的連接關系，評估數(shù)據(jù)量的規(guī)模，對數(shù)據(jù)采集的復雜度和工作量應有比較清晰的了解。并以此評估所需人力資源的配備和所需花費的時間。整理五千條和五十萬條的數(shù)據(jù)量，要采取不同的數(shù)據(jù)整理策略。

　　(2)有些物料代碼以目前的基礎數(shù)據(jù)無法正確填寫，可以暫時不在SAP中進行管理，關鍵是要確保進入到SAP的數(shù)據(jù)的準確性和錄入的及時性，以及為未來留有可擴展編制的空間。

　　3.3 物料的分類

　　(1)按物料使用地的性質不同，將所有的物料分為生產性物料和非生產性物料兩類，生產性物料又分為成品、半成品和原材料，原材料又分為無圖號原材料和有圖號原材料。非生產性物料也分為有圖號的和無圖號的。無圖號原材料內又可分為黑色金屬、有色金屬、配套件、小配套、緊固件、化工材料、絕緣材料、電線電纜、焊接材料、輔料、產品備件、包裝材料等。有圖號原材料內也可分為有圖號配套件、鑄鍛件、其他材料。非生產性物料分為外購工具、機械備件、電氣備件、基建材料、安環(huán)材料、汽配物資、辦公用品、其他等。

　　(2)要注意采購單位、庫存單位、銷售單位的區(qū)別。對于離散型企業(yè)的物料，更要注意的是采購單位和庫存單位。在SAP中，一般以發(fā)料最小的單位為基本單位，通常以庫存單位來作為其基本單位。尤其要注意采購單位和基本單位的差異。應提前制定基本單位和采購單位的換算關系。通常遇到的情況有：螺絲、螺母，采購以箱、盒、公斤為單位的，發(fā)料的基本單位是以件為單位的。油或液體之類的物料，發(fā)放時是以升作單位，采購時卻以桶為單位。因此，需建立各種單位之間的換算關系，使系統(tǒng)能進行自動換算。對于規(guī)格不同的物料或者品牌不同的物料，價格有會差異，從成本核算的角度考慮，還是建議應用不同的物料管理，以避免核算差異，便于成本控制。