淺談物業(yè)檔案管理的原則、方法和措施

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　?。ㄒ唬n案資料管理的原則和方法
　　
　　1、做到全而細的原則：“全”指全面，包括免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作的各個方面，不能有漏項；“細”指細致、細心，檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)工作要細心。
　　
　　2、切合實際的原則：所有記錄是我們實實在在開展的工作，與實際要對應一致。
　　
　　3、連續(xù)性原則：要求檔案資料管理工作要堅持不懈，要注意工作中各個環(huán)節(jié)的關聯(lián)性，中途不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實際的原則。
　　
　　4、按崗位進行分工，落實各項工作的責任人并開展培訓。
　　
　　5、各部門根據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后，根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì)量記錄控制等程序定期并及時對本部門的檔案進行收集、檢查，做到項項工作有計劃，實施及時，監(jiān)督有力，最后有反饋意見，如果某一個環(huán)節(jié)實施不好，就必須重新制定措施，并實施、監(jiān)督、反饋，使每一個環(huán)節(jié)都在一個閉環(huán)的控制中。
　　
　?。ǘn案資料的管理方式
　　
　　

　?。ㄈn案資料的管理措施
　　
　　1、檔案資料歸檔。大體分為兩類：即ISO9000質(zhì)量體現(xiàn)受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管理相關檔案資料（非受控范圍），受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行體系文件之《文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》及對應的作業(yè)指導書和質(zhì)量記錄；非控制范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行行政管理制度之《檔案管理規(guī)定》。最終達到崗位責任分工細化、明確，分類清晰，使用合理，管理完善。
　　
　　2、檔案資料的借閱。需借用人寫《文件發(fā)放/借閱登記表》，由使用人簽字和綜合管理部資料責任人簽字后，方可辦理借閱手續(xù)；對重要、保密資料的借閱需經(jīng)過管理處經(jīng)理批準。一般的借閱時間為三天，三天后，資料責任人負責追回，如需續(xù)借，需部門負責人批準。借閱檔案資料應注意要愛護檔案，不得隨意涂寫、勾畫；不得折疊和拆散；對保密的資料不得泄露機密，如有泄密、丟失或損毀，要立即追究當事者責任，資料的復印程序與借閱等同。
　　
　　3、檔案資料的保密管理
　　
　　（1）在日常管理中，物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對重要的原始資料和保密資料采取按保密等級分為絕密、機密、秘密三級儲存保管，其他資料為普通檔案，不同密級的檔案資料的運用和保管將區(qū)別對待，絕密和機密資料直接由管理處經(jīng)理負責保管，秘密資料由綜合管理部部長負責保管，普通資料由資料管理員負責保管。所有保密資料隨時接受公司領導或質(zhì)量管理部的檢查。
　　
　?。?）檔案資料管理人員必須嚴格執(zhí)行國家和公司的保密制度，增強保密意識，接受保密教育和檢查，嚴禁任何人以任何方式索取，泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。檔案資料管理人員定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級領導匯報后妥善處理解決，嚴防一切泄密漏洞情況的發(fā)生。
　　
　　4、檔案資料的監(jiān)督檢查
　　
　?。?）各部門負責人會同資料管理員定期（按要求的日、周、月檢查時間）對本部門的資料管理情況進行監(jiān)督檢查。
　　
　?。?）公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對各部門的檔案管理工作進行檢查，每半年進行一次質(zhì)量大檢查，其檢查結(jié)果直接與各崗位的浮動工資掛鉤，公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認證機構(gòu)的監(jiān)督審核。
　　
　?。?）通過參加市、省、國家各級免費物業(yè)管理系統(tǒng)考評工作來驗證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建設在考評工作中分數(shù)占據(jù)過半比例，現(xiàn)在，市、省、國家級免費物業(yè)管理系統(tǒng)考評均等同采用建設部頒發(fā)的《全國免費物業(yè)管理系統(tǒng)示范大廈標準》，帶標準考評面廣，在東莞讀物大樓的免費物業(yè)管理系統(tǒng)中，我們將積極參加免費物業(yè)管理系統(tǒng)考核評比，并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。