當前位置:工程項目OA系統(tǒng) > 物業(yè)管理OA系統(tǒng) > 免費系統(tǒng) > 免費物業(yè)管理軟件
淺談物業(yè)檔案管理的原則、方法和措施
(一)檔案資料管理的原則和方法
1、做到全而細的原則:“全”指全面,包括免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作的各個方面,不能有漏項;“細”指細致、細心,檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)工作要細心。
2、切合實際的原則:所有記錄是我們實實在在開展的工作,與實際要對應(yīng)一致。
3、連續(xù)性原則:要求檔案資料管理工作要堅持不懈,要注意工作中各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性,中途不能脫節(jié),否則,就不符合切合實際的原則。
4、按崗位進行分工,落實各項工作的責任人并開展培訓。
5、各部門根據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后,根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì)量記錄控制等程序定期并及時對本部門的檔案進行收集、檢查,做到項項工作有計劃,實施及時,監(jiān)督有力,最后有反饋意見,如果某一個環(huán)節(jié)實施不好,就必須重新制定措施,并實施、監(jiān)督、反饋,使每一個環(huán)節(jié)都在一個閉環(huán)的控制中。
(二)檔案資料的管理方式
?。ㄈn案資料的管理措施
1、檔案資料歸檔。大體分為兩類:即ISO9000質(zhì)量體現(xiàn)受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管理相關(guān)檔案資料(非受控范圍),受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行體系文件之《文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》及對應(yīng)的作業(yè)指導書和質(zhì)量記錄;非控制范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行行政管理制度之《檔案管理規(guī)定》。最終達到崗位責任分工細化、明確,分類清晰,使用合理,管理完善。
2、檔案資料的借閱。需借用人寫《文件發(fā)放/借閱登記表》,由使用人簽字和綜合管理部資料責任人簽字后,方可辦理借閱手續(xù);對重要、保密資料的借閱需經(jīng)過管理處經(jīng)理批準。一般的借閱時間為三天,三天后,資料責任人負責追回,如需續(xù)借,需部門負責人批準。借閱檔案資料應(yīng)注意要愛護檔案,不得隨意涂寫、勾畫;不得折疊和拆散;對保密的資料不得泄露機密,如有泄密、丟失或損毀,要立即追究當事者責任,資料的復印程序與借閱等同。
3、檔案資料的保密管理
?。?)在日常管理中,物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對重要的原始資料和保密資料采取按保密等級分為絕密、機密、秘密三級儲存保管,其他資料為普通檔案,不同密級的檔案資料的運用和保管將區(qū)別對待,絕密和機密資料直接由管理處經(jīng)理負責保管,秘密資料由綜合管理部部長負責保管,普通資料由資料管理員負責保管。所有保密資料隨時接受公司領(lǐng)導或質(zhì)量管理部的檢查。
?。?)檔案資料管理人員必須嚴格執(zhí)行國家和公司的保密制度,增強保密意識,接受保密教育和檢查,嚴禁任何人以任何方式索取,泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。檔案資料管理人員定期進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向上級領(lǐng)導匯報后妥善處理解決,嚴防一切泄密漏洞情況的發(fā)生。
4、檔案資料的監(jiān)督檢查
?。?)各部門負責人會同資料管理員定期(按要求的日、周、月檢查時間)對本部門的資料管理情況進行監(jiān)督檢查。
?。?)公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對各部門的檔案管理工作進行檢查,每半年進行一次質(zhì)量大檢查,其檢查結(jié)果直接與各崗位的浮動工資掛鉤,公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認證機構(gòu)的監(jiān)督審核。
?。?)通過參加市、省、國家各級免費物業(yè)管理系統(tǒng)考評工作來驗證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建設(shè)在考評工作中分數(shù)占據(jù)過半比例,現(xiàn)在,市、省、國家級免費物業(yè)管理系統(tǒng)考評均等同采用建設(shè)部頒發(fā)的《全國免費物業(yè)管理系統(tǒng)示范大廈標準》,帶標準考評面廣,在東莞讀物大樓的免費物業(yè)管理系統(tǒng)中,我們將積極參加免費物業(yè)管理系統(tǒng)考核評比,并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。
- 1淺談高校后勤物業(yè)管理
- 2佳兆業(yè)物業(yè)高速擴張 全國招賢
- 3“低碳+公益”提升世茂集團品牌影響力
- 4物業(yè)管理的早期介入節(jié)點(上)
- 5物業(yè)管理師
- 6行業(yè)價值彰顯人力資源需求潛力
- 7物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展社區(qū)電子商務(wù)的業(yè)務(wù)模式
- 8業(yè)主拒交物業(yè)費的幾種情形及應(yīng)對措施
- 9五類物業(yè)棘手問題如何搞定?
- 10萬科物業(yè)一份簡單的通知也能感動業(yè)主
- 11小區(qū)物業(yè)自編自導攝微電影
- 12品牌經(jīng)營 物業(yè)管理的新軸心
- 13公房
- 14板藍根沖劑可預防H7N9禽流感
- 15物業(yè)管理軟件買正版的有什么好處?
- 16金原國際商務(wù)大廈的針對性專項服務(wù)
- 17物業(yè)管理企業(yè)項目經(jīng)理職業(yè)化進程的設(shè)計思路
- 18物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)樹立正確的社會責任觀
- 19物業(yè)管理專場招聘場面冷清 達成初步意向僅7%
- 20撇開“父子”關(guān)系 推動物業(yè)健康發(fā)展
- 21談物業(yè)設(shè)施設(shè)備接管驗收工作
- 22《物業(yè)清潔服務(wù)基本要求》國家標準(征求意見稿) 發(fā)布
- 23一張照片引發(fā)的“風波” ——之開元需要有心人
- 24淺談科技對物業(yè)管理行業(yè)的影響
- 25世界十大酒店集團
- 26霧凇聯(lián)合|含溴消毒劑水處理劑-污水處理專用
- 27酒店管理
- 28淺談物業(yè)檔案管理的原則、方法和措施
- 29物業(yè)管理存在六大弊病 調(diào)研報告開出七劑良方
- 30關(guān)于業(yè)主代表大會制度有利于社區(qū)業(yè)主自治
成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號1層9號
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓