如何對付電子郵件超載

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電子郵件（email）是最常用的商業(yè)通信工具。同時，它在遵守日益增長的企業(yè)規(guī)章方面，也起到了關鍵性的作用。那么，如何才能確定郵件得到正確的管理呢？Quocirca的Bob Tarzey解釋說。

在新千年結束，電信及網(wǎng)絡的興起以及歐元使用（至少在歐洲是如此）帶來的興奮消褪后；幾年前IT業(yè)收入驟減，股價下跌，走向敗亡。當IT企業(yè)狀況慢慢好轉(zhuǎn)之后，他們開始尋求說服商家投資的新途徑。但說服商家并不容易，畢竟：一朝被蛇咬，十年怕井繩。

許多IT企業(yè)確信會吸引商家的一個領域是：幫助他們來遵守政府最近頒布的大量行業(yè)級、州級與地區(qū)級規(guī)章。政府要求商家嚴格遵守這些規(guī)章----要么遵守，要么退出。諷刺的是，政府正是因為看到網(wǎng)絡繁榮期間企業(yè)主管行為不當，才制訂這些規(guī)章的。

當他們交出自己的銷售領地時，采取這種目光短淺的作法的商家看似無辜。這非說明企業(yè)及IT經(jīng)理對這些規(guī)章毫不關心，只不過由于需要他們擔心的事情太多，這些規(guī)章不過是其中的一部分而已。他們的擔心包括：品牌名保護、顧客信心、員工生產(chǎn)率及企業(yè)的競爭能力，對所有這些問題的考慮都會反映在他們對企業(yè)的管理之中，而且也會影響到他們對IT服務的購買方針。

談到企業(yè)管理，企業(yè)有必要關注的一個特殊領域：電子郵件。電子郵件是迄今最廣泛使用的商業(yè)通信工具。平均來說，現(xiàn)在企業(yè)的對內(nèi)對外通信，有60%是通過電子郵件的形式。一些企業(yè)估計，電子郵件占他們存儲數(shù)據(jù)的一半。幾乎所有的企業(yè)稱這一比例過去一直在增長并可望持續(xù)增長。

企業(yè)經(jīng)理正擔心這一點。因為電子郵件在企業(yè)與客戶、供應商及員工爭端的發(fā)起與解決中正發(fā)揮日益重要的作用。他們應該能夠?qū)⑦@些擔擾放在一邊。如果使用得當，電子郵件能成為有效的通信工具，并在企業(yè)經(jīng)營之中發(fā)揮重要作用。

電子郵件是唯一真正有風險的通信手段。它記錄下郵件的內(nèi)容、是誰寫的、寫給誰的、還有誰知道等一切信息。這是律師夢寐以求的事。電子郵件必須通過公司的電子郵件服務器。因此不管電子郵件用戶在臺式電腦上怎樣處理它，公司都能夠進行有選擇性的保存。

過去，IT部門通常對員工能夠儲存的郵件數(shù)量進行嚴格的限制。但隨著存儲介質(zhì)價格的下降、容量的不斷增加、使用更為方便，再沒有必要限制得如此嚴格。企業(yè)現(xiàn)在鼓勵員工將電子郵件作為主要的存儲手段。對企業(yè)來說，這意味著要對員工之間的郵件、員工發(fā)給顧客與供應商及他們送來的郵件進行集中存儲。

當然這些電子郵件不可能完全不進行審查。存儲不相干或無用的郵件是沒有道理的。只有進行有效的商業(yè)管理，到了緊要關頭，相關材料可以輕易找到。因此，企業(yè)需要對電子郵件進行有效管理。

要達到這一點，有兩個基本的步驟。首先，要排除掉不相關的電子郵件，優(yōu)秀的電子郵件過濾軟件早已出現(xiàn)，并可以用來阻止垃圾郵件，并對員工收發(fā)的電子郵件進行監(jiān)控，確信他們將精力放在商業(yè)相關的通信上。這樣，企業(yè)就朝著正確的方向前進了一步，而且許多企業(yè)已做到這一點----盡管效率總能不斷的提高。為了保護企業(yè)不會在將來受到威脅，我們必須決定哪些電子郵件應該保存，而郵件過濾軟件又無法做出如此精細的決定，且考慮到巨大的信息量，人為的干預也是不實際的。

唯一穩(wěn)妥的方法就是保存全部沒有被過濾軟件阻止的電子郵件，但你不必永久保存這些電子郵件。高效的郵件存檔可以設定適當?shù)囊?guī)范，反映管理者的需求及企業(yè)的意愿和簡單的常識。例如，在缺省情況下，存檔工具會在設定的時間內(nèi)保存郵件，但對某些部門如法律與財務部門的員工，郵件保存的時間可以設定得相對長一些；含有巨大附件的郵件則可以早點刪除。

有了好的存檔方法，就可以設定適當?shù)囊?guī)范，并根據(jù)企業(yè)的管理方式，依照一系列的因素（包括管理者設定的因素），隨時對這些規(guī)范進行調(diào)整。

電子郵件給企業(yè)帶來的風險也不容忽視。一份重要的報告的分發(fā)之前可能要進行詳細的內(nèi)部審核，同樣，一份電子郵件發(fā)出之前至少要進行起碼的拼寫檢查。電子郵件在商業(yè)與法律爭端中起到作用的次數(shù)正在日益增多，所以你一定要確保如果你找不到員工收發(fā)電子郵件的相應副本，另外會有人找到。要做到未雨綢繆。

來源：ZDNET