基于知識倉庫構(gòu)建新一代哈爾濱OA信息化平臺

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

cr

一、知識倉庫概念的提出 在傳統(tǒng)的知識管理應(yīng)用中，通過構(gòu)建知識庫實現(xiàn)組織中各種顯性知識的統(tǒng)一管理，集中的知識庫成為知識管理平臺的核心和應(yīng)用基礎(chǔ)。知識庫提供知識的分類管理、知識上傳、審核、發(fā)布、查詢、訂閱、下載、點評、推薦、統(tǒng)計等應(yīng)用功能，在知識管理應(yīng)用的初期，幫助組織有效解決了知識統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一查找的問題。隨著應(yīng)用的深入，組織開始關(guān)注知識管理如何與業(yè)務(wù)活動緊密結(jié)合的問題，如工程管理系統(tǒng)的文檔庫與知識庫是怎樣的關(guān)系、在業(yè)務(wù)活動中如何通過多種業(yè)務(wù)特征快速查找所需知識等，面對種種業(yè)務(wù)問題，知識庫越來越難以滿足。分析原因可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的知識庫設(shè)計存在一些缺陷： 第一，在知識庫設(shè)計時通常對所有知識的管理均一視同仁，不管是規(guī)章制度類、項目管理類還是工作案例類的知識，其存儲方式、屬性特征描述等都完全相同，僅通過知識分類等很少的屬性加以區(qū)分。知識庫中通常只保留文檔標(biāo)題、所屬知識分類、作者、部門、提交時間、密級、關(guān)鍵字、內(nèi)容簡述等公共屬性，知識的個性化屬性特征（如項目知識的所屬項目階段、知識類型等，工作案例知識的所屬崗位等知識屬性）都被丟棄。不同知識的個性特征的丟棄必然影響應(yīng)用的效果，例如，在項目管理的某個階段想查找對應(yīng)階段的相關(guān)知識時就會比較麻煩。 第二，組織的知識管理應(yīng)用常常是通過專項工作來開展，容易導(dǎo)致知識庫的設(shè)計與應(yīng)用相對獨立，知識的存儲主要通過人工上傳方式來實現(xiàn)，沒有充分考慮各種知識如何有效存儲、如何有效與業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合，沒有建立一套運行機(jī)制和方法。 第三，由于許多業(yè)務(wù)知識的業(yè)務(wù)特征被丟棄，導(dǎo)致查找和使用知識的方式比較單一，往往只能通過標(biāo)題、分類等少量信息進(jìn)行快速查詢，更多情況只能依靠搜索、全文搜索進(jìn)行查找，獲取知識的效率低下，影響使用者的積極性。 上述的知識庫設(shè)計缺陷，加上部分組織已經(jīng)有文檔管理、檔案管理等應(yīng)用，難免使一些組織開始質(zhì)疑知識管理的應(yīng)用價值，感覺知識庫也就是在文檔庫、檔案庫基礎(chǔ)上增加了一些點評、推薦、搜索等細(xì)節(jié)功能而已。為解決上述問題、滿足組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，提出知識倉庫的設(shè)計思想與技術(shù)，以構(gòu)建新一代知識管理平臺來滿足現(xiàn)在和未來的知識管理應(yīng)用需求。 知識倉庫是在知識庫基礎(chǔ)上發(fā)展形成的，是面向業(yè)務(wù)主題的、集成的、可有不同版本的知識集合。知識倉庫具有以下一些特點： ●為不同類型的知識提供不同的存儲結(jié)構(gòu)與管理方法，即由多個面向業(yè)務(wù)主題的知識庫共同組成的； ●存儲的知識既有人工直接上傳入庫的，也有來自業(yè)務(wù)系統(tǒng)和外部系統(tǒng)自動入庫的，是一個集成的知識集合； ●不僅管理最新的知識，也實現(xiàn)每一知識的歷史版本的統(tǒng)一管理； ●業(yè)務(wù)系統(tǒng)側(cè)重知識的加工和過程文檔的管理，知識倉庫則主要對組織認(rèn)定的知識（業(yè)務(wù)結(jié)果知識）的統(tǒng)一管理；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文檔管理主要滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)活動的開展，出于性能等因素的考慮不對大量歷史文檔進(jìn)行管理，知識倉庫則也會對海量歷史知識進(jìn)行統(tǒng)一管理。   二、知識倉庫的設(shè)計思想 知識倉庫的核心設(shè)計思想就是根據(jù)每類知識的業(yè)務(wù)特征進(jìn)行設(shè)計，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)知識的個性屬性的管理，即在管理共性屬性的同時，增加不同業(yè)務(wù)主題知識的個性屬性，更加方便使用者在業(yè)務(wù)過程中快速獲取和使用知識。為便于理解，我們通過下圖來說明。  
  在知識倉庫中，所有知識都具有共同的屬性描述，即知識庫表，而針對項目知識的特點，還增加了知識所屬的項目、項目類型、項目階段、客戶等項目知識專有屬性表，由此構(gòu)建面向項目主題的知識庫，這樣可以讓使用者日后從多種角度查看項目的知識，使知識管理更加貼近業(yè)務(wù)人員的實際應(yīng)用需求。同時，某類知識還可能具有其它個性特征，如屬于某類業(yè)務(wù)、適用于某些崗位，需要通過業(yè)務(wù)維表進(jìn)行描述。另外，知識在應(yīng)用過程中可能會不斷更新，這些更新既可能是知識本體的變化，也可能是知識屬性的變化，因此在知識倉庫的設(shè)計中還必須區(qū)分知識ID和文檔ID，知識ID是唯一標(biāo)識知識的屬性，文檔ID標(biāo)識知識的某個具體版本，即一個知識ID可以對應(yīng)多個文檔ID。 每個組織的業(yè)務(wù)通常是固定的，除非出現(xiàn)定位或核心戰(zhàn)略目標(biāo)的變化，基于每個業(yè)務(wù)主題設(shè)計的知識庫也會相對穩(wěn)定，由各種面向主題的知識庫構(gòu)成的組織知識倉庫既可以滿足不同崗位的業(yè)務(wù)人員需要，也能保持整個知識管理體系的穩(wěn)定。 三、基于知識倉庫的知識管理平臺總體架構(gòu) 知識倉庫是組織知識的統(tǒng)一存儲與管理的載體，圍繞知識倉庫還需要有一系列管理與應(yīng)用工具，包括知識的定義與獲取、知識的應(yīng)用與服務(wù)等，從而實現(xiàn)完整的知識管理應(yīng)用平臺，典型的知識管理平臺總體架構(gòu)如下圖所示： 

 
  1.       知識獲取層 知識獲取層的目標(biāo)是收集來自于各個知識源的知識，并將收集到知識統(tǒng)一存放到知識倉庫中，具體包括源知識、知識采集、知識審核三個方面： n 源知識的定義 知識管理平臺的主要源知識來自幾個部分，一是來自組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA中的公文、組織制度，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)文件，項目管理中的各階段文檔等；二是來自組織知識社區(qū)，如知識論壇中某一案例討論與分析的帖子等；三是來自個人，如個人博客中的某個業(yè)務(wù)觀點、個人搜集的知識等；四是來自外部，如互聯(lián)網(wǎng)、專業(yè)情報機(jī)構(gòu)等。   n 知識采集 針對每類知識源需要根據(jù)具體情況制定知識采集的策略。例如，對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的知識，由于知識產(chǎn)生的邏輯和規(guī)則一般明確，采集比較簡單，只需明確傳輸方式、時間等條件通過自動化手段即可完成；對于知識社區(qū)中的知識，由于知識比較散亂，采集需要人工處理并需要對知識進(jìn)行整理；對于個人知識采集也比較簡單，提供知識上傳功能即可。 知識采集的方式主要有二種，一是自動方式，通過IT技術(shù)在一定的規(guī)則和時間下進(jìn)行自動采集；二是人工方式，通過人工錄入、上傳的方式進(jìn)行知識采集。   n 知識審核 采集到的知識其正確性、規(guī)范性并不能得到保證，直接存放到知識倉庫中將會給后期知識應(yīng)用帶來極大的風(fēng)險或者查找、使用不便，因此需要對采集的知識進(jìn)行審核，審核通過后才能存入知識倉庫。 知識審核的內(nèi)容包括知識屬性的完整性、所屬知識分類的合理性、知識內(nèi)容的正確性、知識編寫的規(guī)范性等方面。   2.       知識存儲與管理層 知識倉庫的應(yīng)用和一般的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用有所不同，一方面需要滿足日常的、單個文檔的存儲與訪問，必須考慮大容量文檔的快速處理，另一方面還需要滿足對對大量的、或者海量的知識進(jìn)行訪問和搜索。因此相對一般業(yè)務(wù)系統(tǒng)甚至數(shù)據(jù)倉庫應(yīng)用而言要求數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)要能承受更大的、或者說是巨大的工作負(fù)載。這就需要根據(jù)組織知識管理的特點、數(shù)據(jù)量、性能等要求合理選擇存儲技術(shù)，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫存儲、文件系統(tǒng)存儲、專用數(shù)據(jù)庫存儲等。 除提供具有海量處理能力的知識存儲能力外，還必須提供對海量知識的各種屬性、描述進(jìn)行統(tǒng)一管理，對知識的來源、獲取方法、展現(xiàn)方式等進(jìn)行定義，這些信息是屬于描述知識數(shù)據(jù)，既知識元數(shù)據(jù)，因此，在知識倉庫的構(gòu)建過程中，除實現(xiàn)對知識本體的管理外，還需要實現(xiàn)對知識元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。   3.       知識應(yīng)用層 建立好知識管理平臺的基礎(chǔ)存儲架構(gòu)后，如何應(yīng)用平臺中的知識以支撐業(yè)務(wù)工作呢？一般來講有很多種方法，總體可以分為二大類，一類應(yīng)用是以查詢方式為主，即通過制作好的知識地圖、知識檢索等手段查找所需要的知識；另一類應(yīng)用是以知識發(fā)現(xiàn)（Knowledge Discovery）為主，即通過推理、聚類和分類等技術(shù)幫助使用者發(fā)現(xiàn)更多、更有價值的知識。 用戶使用和訪問知識管理平臺的方式有三種： 通過組織的門戶系統(tǒng)訪問：即通過門戶進(jìn)行統(tǒng)一的用戶身份認(rèn)證和權(quán)限認(rèn)證，用戶一次登陸就可進(jìn)行全網(wǎng)應(yīng)用的訪問，根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的使用者 可以提供專門的知識訪問入口（知識門戶），使用戶更快捷地使用各種知識。 直接訪問知識管理平臺：知識管理平臺相對獨立，用戶直接登錄進(jìn)系統(tǒng)，通過平臺提供的各種應(yīng)用功能獲取所需的知識。  通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)訪問：在組織各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用過程中適時獲得知識管理平臺中的知識，使用戶在業(yè)務(wù)工作過程中即時獲得相應(yīng)的知識，而不必在工作 過程中因缺少知識時專門去知識管理平臺查找知識。例如，在合同審核過程中自動關(guān)聯(lián)組織的采購管理規(guī)范、合同審核制度、采購經(jīng)驗案例、合同談判技巧等知識。   四、結(jié)束語 基于知識倉庫構(gòu)建的新一代知識管理平臺充分考慮了組織的業(yè)務(wù)特征和需求，可以更好地將知識管理與業(yè)務(wù)管理融合，支撐業(yè)務(wù)發(fā)展。需要注意的是，不同的組織由于業(yè)務(wù)價值鏈不同，知識倉庫的設(shè)計模型也必將不同，因此在設(shè)計之前需要全面梳理組織的業(yè)務(wù)及其活動，界定出若干業(yè)務(wù)主題，在對這些業(yè)務(wù)主題的知識屬性分析后，再進(jìn)行面向業(yè)務(wù)主題的知識倉庫設(shè)計。這樣才能保證知識倉庫結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性和業(yè)務(wù)的適應(yīng)性。