基于知識倉庫構(gòu)建新一代哈爾濱OA信息化平臺

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一、知識倉庫概念的提出 在傳統(tǒng)的知識管理應用中，通過構(gòu)建知識庫實現(xiàn)組織中各種顯性知識的統(tǒng)一管理，集中的知識庫成為知識管理平臺的核心和應用基礎。知識庫提供知識的分類管理、知識上傳、審核、發(fā)布、查詢、訂閱、下載、點評、推薦、統(tǒng)計等應用功能，在知識管理應用的初期，幫助組織有效解決了知識統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一查找的問題。隨著應用的深入，組織開始關(guān)注知識管理如何與業(yè)務活動緊密結(jié)合的問題，如工程管理系統(tǒng)的文檔庫與知識庫是怎樣的關(guān)系、在業(yè)務活動中如何通過多種業(yè)務特征快速查找所需知識等，面對種種業(yè)務問題，知識庫越來越難以滿足。分析原因可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的知識庫設計存在一些缺陷： 第一，在知識庫設計時通常對所有知識的管理均一視同仁，不管是規(guī)章制度類、項目管理類還是工作案例類的知識，其存儲方式、屬性特征描述等都完全相同，僅通過知識分類等很少的屬性加以區(qū)分。知識庫中通常只保留文檔標題、所屬知識分類、作者、部門、提交時間、密級、關(guān)鍵字、內(nèi)容簡述等公共屬性，知識的個性化屬性特征（如項目知識的所屬項目階段、知識類型等，工作案例知識的所屬崗位等知識屬性）都被丟棄。不同知識的個性特征的丟棄必然影響應用的效果，例如，在項目管理的某個階段想查找對應階段的相關(guān)知識時就會比較麻煩。 第二，組織的知識管理應用常常是通過專項工作來開展，容易導致知識庫的設計與應用相對獨立，知識的存儲主要通過人工上傳方式來實現(xiàn)，沒有充分考慮各種知識如何有效存儲、如何有效與業(yè)務系統(tǒng)結(jié)合，沒有建立一套運行機制和方法。 第三，由于許多業(yè)務知識的業(yè)務特征被丟棄，導致查找和使用知識的方式比較單一，往往只能通過標題、分類等少量信息進行快速查詢，更多情況只能依靠搜索、全文搜索進行查找，獲取知識的效率低下，影響使用者的積極性。 上述的知識庫設計缺陷，加上部分組織已經(jīng)有文檔管理、檔案管理等應用，難免使一些組織開始質(zhì)疑知識管理的應用價值，感覺知識庫也就是在文檔庫、檔案庫基礎上增加了一些點評、推薦、搜索等細節(jié)功能而已。為解決上述問題、滿足組織業(yè)務的發(fā)展，提出知識倉庫的設計思想與技術(shù)，以構(gòu)建新一代知識管理平臺來滿足現(xiàn)在和未來的知識管理應用需求。 知識倉庫是在知識庫基礎上發(fā)展形成的，是面向業(yè)務主題的、集成的、可有不同版本的知識集合。知識倉庫具有以下一些特點： ●為不同類型的知識提供不同的存儲結(jié)構(gòu)與管理方法，即由多個面向業(yè)務主題的知識庫共同組成的； ●存儲的知識既有人工直接上傳入庫的，也有來自業(yè)務系統(tǒng)和外部系統(tǒng)自動入庫的，是一個集成的知識集合； ●不僅管理最新的知識，也實現(xiàn)每一知識的歷史版本的統(tǒng)一管理； ●業(yè)務系統(tǒng)側(cè)重知識的加工和過程文檔的管理，知識倉庫則主要對組織認定的知識（業(yè)務結(jié)果知識）的統(tǒng)一管理；業(yè)務系統(tǒng)的文檔管理主要滿足當前業(yè)務活動的開展，出于性能等因素的考慮不對大量歷史文檔進行管理，知識倉庫則也會對海量歷史知識進行統(tǒng)一管理。   二、知識倉庫的設計思想 知識倉庫的核心設計思想就是根據(jù)每類知識的業(yè)務特征進行設計，強調(diào)業(yè)務知識的個性屬性的管理，即在管理共性屬性的同時，增加不同業(yè)務主題知識的個性屬性，更加方便使用者在業(yè)務過程中快速獲取和使用知識。為便于理解，我們通過下圖來說明。  
  在知識倉庫中，所有知識都具有共同的屬性描述，即知識庫表，而針對項目知識的特點，還增加了知識所屬的項目、項目類型、項目階段、客戶等項目知識專有屬性表，由此構(gòu)建面向項目主題的知識庫，這樣可以讓使用者日后從多種角度查看項目的知識，使知識管理更加貼近業(yè)務人員的實際應用需求。同時，某類知識還可能具有其它個性特征，如屬于某類業(yè)務、適用于某些崗位，需要通過業(yè)務維表進行描述。另外，知識在應用過程中可能會不斷更新，這些更新既可能是知識本體的變化，也可能是知識屬性的變化，因此在知識倉庫的設計中還必須區(qū)分知識ID和文檔ID，知識ID是唯一標識知識的屬性，文檔ID標識知識的某個具體版本，即一個知識ID可以對應多個文檔ID。 每個組織的業(yè)務通常是固定的，除非出現(xiàn)定位或核心戰(zhàn)略目標的變化，基于每個業(yè)務主題設計的知識庫也會相對穩(wěn)定，由各種面向主題的知識庫構(gòu)成的組織知識倉庫既可以滿足不同崗位的業(yè)務人員需要，也能保持整個知識管理體系的穩(wěn)定。 三、基于知識倉庫的知識管理平臺總體架構(gòu) 知識倉庫是組織知識的統(tǒng)一存儲與管理的載體，圍繞知識倉庫還需要有一系列管理與應用工具，包括知識的定義與獲取、知識的應用與服務等，從而實現(xiàn)完整的知識管理應用平臺，典型的知識管理平臺總體架構(gòu)如下圖所示： 

 
  1.       知識獲取層 知識獲取層的目標是收集來自于各個知識源的知識，并將收集到知識統(tǒng)一存放到知識倉庫中，具體包括源知識、知識采集、知識審核三個方面： n 源知識的定義 知識管理平臺的主要源知識來自幾個部分，一是來自組織內(nèi)部的業(yè)務系統(tǒng)，如OA中的公文、組織制度，業(yè)務管理系統(tǒng)中的業(yè)務文件，項目管理中的各階段文檔等；二是來自組織知識社區(qū)，如知識論壇中某一案例討論與分析的帖子等；三是來自個人，如個人博客中的某個業(yè)務觀點、個人搜集的知識等；四是來自外部，如互聯(lián)網(wǎng)、專業(yè)情報機構(gòu)等。   n 知識采集 針對每類知識源需要根據(jù)具體情況制定知識采集的策略。例如，對于業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的知識，由于知識產(chǎn)生的邏輯和規(guī)則一般明確，采集比較簡單，只需明確傳輸方式、時間等條件通過自動化手段即可完成；對于知識社區(qū)中的知識，由于知識比較散亂，采集需要人工處理并需要對知識進行整理；對于個人知識采集也比較簡單，提供知識上傳功能即可。 知識采集的方式主要有二種，一是自動方式，通過IT技術(shù)在一定的規(guī)則和時間下進行自動采集；二是人工方式，通過人工錄入、上傳的方式進行知識采集。   n 知識審核 采集到的知識其正確性、規(guī)范性并不能得到保證，直接存放到知識倉庫中將會給后期知識應用帶來極大的風險或者查找、使用不便，因此需要對采集的知識進行審核，審核通過后才能存入知識倉庫。 知識審核的內(nèi)容包括知識屬性的完整性、所屬知識分類的合理性、知識內(nèi)容的正確性、知識編寫的規(guī)范性等方面。   2.       知識存儲與管理層 知識倉庫的應用和一般的業(yè)務系統(tǒng)應用有所不同，一方面需要滿足日常的、單個文檔的存儲與訪問，必須考慮大容量文檔的快速處理，另一方面還需要滿足對對大量的、或者海量的知識進行訪問和搜索。因此相對一般業(yè)務系統(tǒng)甚至數(shù)據(jù)倉庫應用而言要求數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)要能承受更大的、或者說是巨大的工作負載。這就需要根據(jù)組織知識管理的特點、數(shù)據(jù)量、性能等要求合理選擇存儲技術(shù)，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫存儲、文件系統(tǒng)存儲、專用數(shù)據(jù)庫存儲等。 除提供具有海量處理能力的知識存儲能力外，還必須提供對海量知識的各種屬性、描述進行統(tǒng)一管理，對知識的來源、獲取方法、展現(xiàn)方式等進行定義，這些信息是屬于描述知識數(shù)據(jù)，既知識元數(shù)據(jù)，因此，在知識倉庫的構(gòu)建過程中，除實現(xiàn)對知識本體的管理外，還需要實現(xiàn)對知識元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。   3.       知識應用層 建立好知識管理平臺的基礎存儲架構(gòu)后，如何應用平臺中的知識以支撐業(yè)務工作呢？一般來講有很多種方法，總體可以分為二大類，一類應用是以查詢方式為主，即通過制作好的知識地圖、知識檢索等手段查找所需要的知識；另一類應用是以知識發(fā)現(xiàn)（Knowledge Discovery）為主，即通過推理、聚類和分類等技術(shù)幫助使用者發(fā)現(xiàn)更多、更有價值的知識。 用戶使用和訪問知識管理平臺的方式有三種： 通過組織的門戶系統(tǒng)訪問：即通過門戶進行統(tǒng)一的用戶身份認證和權(quán)限認證，用戶一次登陸就可進行全網(wǎng)應用的訪問，根據(jù)不同部門、不同業(yè)務的使用者 可以提供專門的知識訪問入口（知識門戶），使用戶更快捷地使用各種知識。 直接訪問知識管理平臺：知識管理平臺相對獨立，用戶直接登錄進系統(tǒng)，通過平臺提供的各種應用功能獲取所需的知識。  通過業(yè)務系統(tǒng)訪問：在組織各種業(yè)務系統(tǒng)的應用過程中適時獲得知識管理平臺中的知識，使用戶在業(yè)務工作過程中即時獲得相應的知識，而不必在工作 過程中因缺少知識時專門去知識管理平臺查找知識。例如，在合同審核過程中自動關(guān)聯(lián)組織的采購管理規(guī)范、合同審核制度、采購經(jīng)驗案例、合同談判技巧等知識。   四、結(jié)束語 基于知識倉庫構(gòu)建的新一代知識管理平臺充分考慮了組織的業(yè)務特征和需求，可以更好地將知識管理與業(yè)務管理融合，支撐業(yè)務發(fā)展。需要注意的是，不同的組織由于業(yè)務價值鏈不同，知識倉庫的設計模型也必將不同，因此在設計之前需要全面梳理組織的業(yè)務及其活動，界定出若干業(yè)務主題，在對這些業(yè)務主題的知識屬性分析后，再進行面向業(yè)務主題的知識倉庫設計。這樣才能保證知識倉庫結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性和業(yè)務的適應性。