采購管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有哪些

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　　隨著采購管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展以及采購管理理念的不斷發(fā)展，利用信息化手段對企業(yè)的采購行為進(jìn)行管理越來越成為了一種趨勢。采購管理系統(tǒng)能夠讓企業(yè)規(guī)范好采購工作的組織實(shí)施，建立企業(yè)責(zé)權(quán)利分明的管理體系，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與采購的質(zhì)量。

　　一、采購管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有哪些

　　1、供應(yīng)商基本資料建立

　　采購部門將各供應(yīng)廠商編號、名稱、公司工廠發(fā)票之地址、付款條件、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、統(tǒng)一編號、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產(chǎn)品類別、設(shè)備狀況、地略圖等的資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應(yīng)廠商有關(guān)資料，并供評估選擇合作對象之參考。

　　2、供應(yīng)商料品資料建立

　　采購人員將各供應(yīng)商當(dāng)前供應(yīng)的料品之編號、品名規(guī)格、單價(jià)/基本價(jià)、產(chǎn)能等資料建入電腦，可作為已授權(quán)交易之認(rèn)可，依此可實(shí)現(xiàn)采購單開立廠商的控制，可提供各項(xiàng)詢價(jià)、比價(jià)報(bào)表之查詢和列印，以迅速?zèng)Q定最適合的供應(yīng)商、從而降低采購的成本。

　　3、采購單異常結(jié)案處理

　　當(dāng)各供應(yīng)廠商均按采購單項(xiàng)目完成交貨驗(yàn)收作業(yè)後，采購管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將采購單結(jié)案，如因訂單取消或者是數(shù)量變更等的原因需取消采購作業(yè)時(shí)，需對采購單進(jìn)行異常結(jié)案處理，采購管理系統(tǒng)提供了按訂單、采購單號作結(jié)案處理、提供采購單尾數(shù)報(bào)表，以便物控采購人員確定是否取消采購單。

　　4、料品驗(yàn)收資料處理

　　料品通過品管單位檢驗(yàn)後，則可執(zhí)行此一作業(yè)，使交貨明細(xì)和應(yīng)付帳款明細(xì)表可被查詢和列印出，并列印供應(yīng)商評核月報(bào)表和物料評核月報(bào)表，以供各部門間能隨時(shí)掌握可貴的資訊，增加處理的時(shí)效和決策達(dá)成。

　　5、采購資料維護(hù)

　　經(jīng)由物料需求管理系統(tǒng)產(chǎn)生采購建議單，采購人員衡量現(xiàn)有供應(yīng)商之產(chǎn)能、價(jià)格及服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)行安排采購數(shù)量分配及自動(dòng)開立列印采購單，并將采購資料傳輸至系統(tǒng)作采購管理，而作業(yè)可彈性調(diào)整、選擇獨(dú)立采購下單，并能提高進(jìn)料的時(shí)效以利於產(chǎn)銷作業(yè)順利進(jìn)行。

　　二、泛普軟件采購管理系統(tǒng)的實(shí)用價(jià)值

　　1、建立供應(yīng)商資源

　　在ERP下運(yùn)行采購管理系統(tǒng)時(shí)，第一步是建立供應(yīng)商檔案，對一、二級供應(yīng)商進(jìn)行分類，建立供應(yīng)商所供貨物的明細(xì)如品種、價(jià)格、供貨周期、運(yùn)輸方式等。數(shù)據(jù)必須經(jīng)過最終確認(rèn)才能生效。采購管理系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單時(shí)，要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商信息，并初始化供應(yīng)商的相關(guān)會(huì)計(jì)信息。采購業(yè)務(wù)只有在初始化后才能處理。供應(yīng)商信息是采購子系統(tǒng)的基本信息。

　　2、生成請購單

　　根據(jù)ERP的物料需求計(jì)劃生成的請購單，考慮了訂單數(shù)量、采購提前期、庫存、運(yùn)輸方式和計(jì)劃外的請購單，可以由系統(tǒng)自動(dòng)合并，也可以手工干預(yù)修改。此外，一些原材料的采購提前期很長(一些進(jìn)口零件需要半年以上的采購周期)，因此可能會(huì)超過主生產(chǎn)計(jì)劃的周期。這類采購的采購計(jì)劃要經(jīng)過銷售、財(cái)務(wù)、計(jì)劃等部門的綜合討論和評估，確定所需數(shù)量和時(shí)間，然后制定物資的中期或長期采購申請。

　　3、確定首選供應(yīng)商

　　流程是實(shí)施采購供應(yīng)商。根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，采購人員將對供應(yīng)商選擇進(jìn)行評估，以確保每種材料的首選供應(yīng)商的實(shí)施。采購管理系統(tǒng)可以對新開發(fā)的供應(yīng)商資源進(jìn)行供應(yīng)商認(rèn)證流程，只有經(jīng)過相應(yīng)的評估和資格認(rèn)證后，才能作為允許采購的供應(yīng)商。

　　4、生成付款計(jì)劃

　　采購計(jì)劃生成后，付款計(jì)劃會(huì)根據(jù)RFQ結(jié)果自動(dòng)生成和維護(hù)。財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款計(jì)劃并反饋給采購部。

　　5、定購

　　根據(jù)訂單批次、采購提前期、庫存、運(yùn)輸方式、付款計(jì)劃、計(jì)劃外領(lǐng)料單，合并物料生成采購訂單。確認(rèn)后，訂單可以輸出并發(fā)布給供應(yīng)商。你也可以在網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于一些臨時(shí)追加的企業(yè)采購任務(wù)，采購管理系統(tǒng)可以通過與供應(yīng)商協(xié)商，直接下達(dá)采購訂單。采購管理系統(tǒng)是一系列功能集成的管理系統(tǒng)，如采購申請、采購訂單、進(jìn)貨檢驗(yàn)、倉單、采購?fù)素?、采購發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格和供應(yīng)信息管理、訂單管理和質(zhì)檢管理等?？梢杂行Э刂坪透櫜少徫锪骱唾Y金流雙向流動(dòng)的全過程，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息化管理。