做IT計(jì)劃和預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)與策略

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它山之石，可以攻玉。要讓老板對(duì)你的IT項(xiàng)目預(yù)算點(diǎn)頭微笑，就要依據(jù)好的經(jīng)驗(yàn)做出一個(gè)過硬的IT項(xiàng)目規(guī)劃。海外號(hào)稱“100位有魄力的CIO”做IT項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算的經(jīng)驗(yàn)對(duì)你也許有所幫助。

它山之石，可以攻玉。要讓老板對(duì)你的IT項(xiàng)目預(yù)算點(diǎn)頭微笑，就要依據(jù)好的經(jīng)驗(yàn)做出一個(gè)過硬的IT項(xiàng)目規(guī)劃。海外號(hào)稱“100位有魄力的CIO”做IT項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算的經(jīng)驗(yàn)對(duì)你也許有所幫助。

不是每個(gè)企業(yè)都能夠拿出數(shù)百萬美元用于尖端科技的應(yīng)用。這些企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)是它們需要找到一個(gè)不會(huì)耗盡其資源的大膽的、有魄力的方法來實(shí)施其IT戰(zhàn)略。那些“100位有魄力的CIO”殊榮獲得者采用的方法范圍非常廣泛，包括看重可實(shí)踐性(比如縮小主項(xiàng)目的范圍)、更具風(fēng)險(xiǎn)性(比如使用測(cè)試版軟件)、完全地違背一般人的直覺(比如不進(jìn)行預(yù)算就著手項(xiàng)目原型的開發(fā))等等。通常，每個(gè)戰(zhàn)略都伴隨著一些折中的辦法，但是對(duì)這些有膽量和魄力的CIO來說，管理好風(fēng)險(xiǎn)比支付額外的費(fèi)用更為重要。

美國佐治亞州的富爾頓郡政府：用測(cè)試版軟件省錢

目標(biāo)：使該郡成為美國應(yīng)用科學(xué)技術(shù)最為先進(jìn)的地方政府之一

風(fēng)險(xiǎn)：依靠新興的供應(yīng)商和測(cè)試版的軟件來運(yùn)作

應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略：測(cè)試、測(cè)試、再測(cè)試

當(dāng)Robert Taylor被任命為富爾頓郡的CIO時(shí)，該地區(qū)的IT部門遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代，當(dāng)?shù)厥褂玫?200個(gè)MindSpring(一個(gè)網(wǎng)站)的賬號(hào)甚至比不上一個(gè)普通公司的E-mail系統(tǒng)?！拔业穆氊?zé)是讓該郡從落后狀態(tài)中解脫出來，然后進(jìn)入上世紀(jì)90年代，”Taylor如是說。而當(dāng)時(shí)已經(jīng)是2000年8月份了。

后來，Taylor改變了富爾頓，使其變成了全美國科技含量最高的地方政府組織之一，而且這僅僅用了2400萬美元。他說，關(guān)鍵在于與供應(yīng)商建立良好關(guān)系，努力尋找決定價(jià)格的關(guān)鍵因素，付款計(jì)劃為雙方考慮，還要用節(jié)約出的小筆資金來彌補(bǔ)部分不足的款項(xiàng)。

比如，為了不使用思科公司的一個(gè)售價(jià)為30萬美元的產(chǎn)品，Taylor使用微軟公司的一個(gè)測(cè)試版的同類產(chǎn)品。另一個(gè)例子是，他同意為一家叫作CloudShield 的公司在軟件開發(fā)的最后階段提供幫助，以換取價(jià)格折扣。這些“沒有準(zhǔn)備好的”產(chǎn)品經(jīng)常在富爾頓的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行測(cè)試，然后先給IT部門和一些關(guān)系比較好的部門使用，最后再推廣到整個(gè)郡的42個(gè)部門使用。這些做法常常能使他的團(tuán)隊(duì)給IT工作帶來很多改進(jìn)成果。

富爾頓的IT部門副主管說這些方法不會(huì)對(duì)每個(gè)潛在合作者奏效，有些供應(yīng)商會(huì)說他們是一個(gè)有著嚴(yán)格規(guī)定的公司，所以不會(huì)討價(jià)還價(jià)，我們就找其他同類公司，總會(huì)有公司樂意這樣做的。

Taylor認(rèn)為沒有什么成本細(xì)小到不需要節(jié)約。他開玩笑地說道：我們節(jié)約成本的方法之一是讓對(duì)方打電話過來，因?yàn)榻与娫挷灰X。

Questar燃?xì)夤荆合肴嗽賱?dòng)手

目標(biāo):更換一個(gè)陳舊的客戶信息系統(tǒng)

風(fēng)險(xiǎn)：這類項(xiàng)目經(jīng)常耗時(shí)很長(zhǎng)且會(huì)超過預(yù)算

應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略：組建一個(gè)有公司高層參與的團(tuán)隊(duì)，花一年半時(shí)間來確定項(xiàng)目的需求，然后再與供應(yīng)商談判

Shahab Saeed走進(jìn)CEO的辦公室，宣稱公司當(dāng)時(shí)使用的CIS系統(tǒng)(客戶信息系統(tǒng))是一個(gè)定時(shí)炸彈。這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)有數(shù)十年歷史，使用的技術(shù)非常落后，效果非常差。CEO關(guān)心的是這個(gè)項(xiàng)目可能會(huì)嚴(yán)重地超出預(yù)算，但是Saeed確信他能夠找到合適的人來完成這個(gè)項(xiàng)目，并且比預(yù)算要少花兩個(gè)月時(shí)間和1000萬美元資金。

Questa公司的成功關(guān)鍵在于其謹(jǐn)慎小心的計(jì)劃。在投入資金之前，Saeed及其團(tuán)隊(duì)花了一年時(shí)間來研究業(yè)內(nèi)的CIS失敗案例，然后利用這些教訓(xùn)開提出了Questar公司的整套需求。比如，他們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)應(yīng)用程序公司都盡量把老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)放進(jìn)新系統(tǒng)，所以當(dāng)供應(yīng)商說想要把三年前的有價(jià)值的歷史數(shù)據(jù)放進(jìn)新系統(tǒng)的時(shí)候，他們大聲叫停，并要求供應(yīng)商證明那些信息是必要的。最后證明歷史超過13個(gè)月的客戶信息只有1%是有價(jià)值的，折中之后，Saeed決定把前13個(gè)月之內(nèi)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)中。

“每個(gè)決定都要建立在事實(shí)基礎(chǔ)上，”他說，“如果有人說他們想要某些東西，我們可能會(huì)說，那好，向我們證明你為什么需要它吧?！?/FONT>

Questar公司評(píng)估了10家供應(yīng)商，試圖找到一個(gè)其產(chǎn)品與該公司的要求最匹配的供應(yīng)商，然后花六個(gè)月的時(shí)間來談判合約，其中包含了這樣一個(gè)條款：Questar將不雇傭任何承包商，這個(gè)項(xiàng)目中的人員要么是Questar公司的人，要么是供應(yīng)商的人。

2004年2月，Saeed被提升為Questar公司的一個(gè)子公司的總裁兼CEO、Questar公司的副總裁、Questar能源服務(wù)公司以及另一個(gè)子公司的COO。他說：“我對(duì)我的老板說，只有讓我擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)，我才能接受該項(xiàng)工作?！?/FONT>

美國ING保險(xiǎn)公司：把所有寶押在一個(gè)項(xiàng)目上

目標(biāo):開發(fā)一個(gè)涉及到六個(gè)國家的倉庫數(shù)據(jù)模型

風(fēng)險(xiǎn)：沒有單獨(dú)預(yù)算，而是從其他項(xiàng)目抽出時(shí)間和資源

應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略：重新使用其他項(xiàng)目的代碼，員工樂意超時(shí)工作來完成該項(xiàng)目

可能沒有人希望看到一個(gè)組織有著4.5億美元的IT年度預(yù)算，卻全部放在一個(gè)項(xiàng)目下面。但是美國ING保險(xiǎn)公司的CIO David Gutierrez卻建立了一個(gè)組織文化，特別能夠抵消企業(yè)中因?yàn)檫@種把所有雞蛋放在一個(gè)大籃子中的做法而令人感到不舒服情緒。當(dāng)Gutierrez領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)建立一個(gè)可能需要整合涉及到六個(gè)國家的原有數(shù)據(jù)，并最終由ING保險(xiǎn)公司來運(yùn)作倉庫數(shù)據(jù)模型的時(shí)候，他要求其IT團(tuán)隊(duì)開發(fā)出原型，但只有一個(gè)200萬美元的預(yù)算，而沒有任何的專有資源。該團(tuán)隊(duì)只能選擇這種安排，或者等上一年，從他的下一個(gè)預(yù)算中獲得支持。

當(dāng)接到這個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，人們第一個(gè)要問的問題就是：我們有什么資源?Gutierrez認(rèn)為，并不是每件事情都需要資源，這就像發(fā)明家在自己的辦公室熬夜工作一樣，如果對(duì)某件事情有深深的信仰，你就會(huì)致力于這項(xiàng)工作，如果太關(guān)注于資源，你將會(huì)失去某種企業(yè)家精神。

程序師可以開發(fā)出其框架結(jié)構(gòu)，這最終能成為倉庫數(shù)據(jù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，同時(shí)需要重新使用其他項(xiàng)目開發(fā)出的成果。團(tuán)隊(duì)成員們常?？考影鄟碜鲞@個(gè)項(xiàng)目。“有很多的好主意在我們周圍，”Gutierrez認(rèn)為，“我們并不希望僅僅因?yàn)闆]有資金預(yù)算就讓好主意溜走，所以我們鼓勵(lì)人們依靠他們所擁有的任何東西來完成任務(wù)?！?/FONT>

CUNA Mutual Group：暫時(shí)用不著的先不管

目標(biāo):降低會(huì)員金融服務(wù)業(yè)務(wù)的IT成本

風(fēng)險(xiǎn)：替換一個(gè)正在運(yùn)行的系統(tǒng)

應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略：在定制系統(tǒng)沒有做好之前，不要廢止目前使用的CRM系統(tǒng)

在2003年，CUNA Mutual Group(位于美國威斯康星州首府麥迪遜的一家金融服務(wù)公司)主管業(yè)務(wù)技術(shù)的副總裁Sean Fallon再次提起針對(duì)公司的會(huì)員金融服務(wù)(MFS)系統(tǒng)的預(yù)算，同期，Siebel公司的 CRM系統(tǒng)的一項(xiàng)全國性展示表明該系統(tǒng)可以降低企業(yè)25%的IT成本。為此，大家都認(rèn)為該公司的IT系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)達(dá)到這個(gè)水平。該項(xiàng)目針對(duì)的是團(tuán)體客戶，需要對(duì)為他們服務(wù)的CRM系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，并且這不能觸及Siebel公司的專利權(quán)，當(dāng)然也不能超過該公司產(chǎn)品的成本。最終，四個(gè)程序師指出需要建立一個(gè)專門的CRM系統(tǒng)來處理MFS服務(wù)，這個(gè)新系統(tǒng)需要的初期投資不超過100萬美元，長(zhǎng)遠(yuǎn)看來，它將比Siebel 的產(chǎn)品便宜很多。

Fallon認(rèn)為該項(xiàng)目能成功有兩個(gè)原因。第一，該團(tuán)隊(duì)知道，支付一大筆錢在Siebel的系統(tǒng)上是不合算的，將來不管是繼續(xù)使用它的升級(jí)產(chǎn)品還是選擇更好的產(chǎn)品，都沒有開發(fā)自己擁有所有權(quán)并且有很好的投資回報(bào)率的系統(tǒng)好。第二，他們很快就限制了該項(xiàng)目的功能范圍，以免開發(fā)人員陷入順便開發(fā)一些不需要的功能的泥沼之中。這樣，開發(fā)團(tuán)隊(duì)就避免了觸及諸如客戶如何與辦公室聯(lián)系或者公司已有的其他服務(wù)項(xiàng)目?？偟膩碚f，這個(gè)自產(chǎn)的CRM系統(tǒng)只有Siebel公司產(chǎn)品的一半內(nèi)容，做起來更容易、費(fèi)用更低。

“大多數(shù)項(xiàng)目都有一個(gè)一流的版本，” CUNA Mutual的CTO Rick Roy認(rèn)為，“而很多功能不一定能用到，我們干脆就解決那些的確會(huì)發(fā)生的問題吧?！?(本文作者王海坤來自AMT研究院)