宜昌市國土資源局公文處理工作細則

宜市國土資發(fā)〔2013〕648號

市國土資源局關(guān)于印發(fā)《宜昌市國土資源局公文處理工作細則》的通知

各縣（市）、夷陵區(qū)國土資源局，城區(qū)各分局，局機關(guān)各科室、各直屬單位：

　　《宜昌市國土資源局公文處理工作細則》已經(jīng)局長辦公會議同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實際遵照執(zhí)行。

                          宜昌市國土資源局

                           2013年11月19日

宜昌市國土資源局公文處理工作細則

第一章　總則

　　第一條　為實現(xiàn)局機關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《湖北省國土資源廳公文處理實施辦法》（鄂土資發(fā)〔2012〕121號）、《湖北省國土資源廳公文格式規(guī)范》（鄂土資辦文〔2012〕144號）及《宜昌市黨政機關(guān)公文處理工作細則》（宜辦文〔2013〕8號）等，制定本細則。

　　第二條　宜昌市國土資源局公文（包括傳真、電子函件、內(nèi)部呈報單等，下同）是宜昌市國土資源局實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

　　第三條　公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。公文管理包括公文保密、日常管理和公文系統(tǒng)管理等。

　　第四條　公文處理工作堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

　　第五條　局辦公室是公文處理工作的管理機構(gòu)。負責局機關(guān)、參公單位各類公文的審核運轉(zhuǎn)工作，并對各直屬單位和各縣（市區(qū)）國土資源局的公文處理工作進行指導(dǎo)和檢查。

　　第六條　全市國土資源系統(tǒng)應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及本細則，切實加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負責本科室的公文處理工作。

　　第七條　開展公文質(zhì)量評比活動，建立公文質(zhì)量評價體系。局辦公室建立公文質(zhì)量檔案，對公文的擬制、辦理和管理進行檢查，并納入績效考核。

　　第二章　公文種類

　　第八條宜昌市國土資源局的公文種類有：

　?。ㄒ唬Q定。適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

　　（二）公告。適用于向社會宣布重要事項或者法定事項。

　?。ㄈ┩ㄖ＿m用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　?。ㄋ模┩▓?。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　?。ㄎ澹﹫蟾妗＿m用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

　?。┱埵尽＿m用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

　?。ㄆ撸┡鷱?fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

　　（八）意見。適用于對重要問題提出指導(dǎo)性、原則性、建設(shè)性的見解和處理辦法。

　　（九）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間或系統(tǒng)內(nèi)商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。

　?。ㄊ┘o要。適用于記載會議重要情況和議定事項。

　　第九條宜昌市國土資源局發(fā)文分黨務(wù)類、行政類、紀要類、簡報通報類。

　?。ㄒ唬h務(wù)類發(fā)文。局黨務(wù)類文件分為：“中共宜昌市國土資源局黨組文件”和冠以“中共宜昌市國土資源局黨組”紅頭函件。

　　發(fā)文字號有：《宜土資黨文》、《宜土資黨發(fā)》、《宜土資黨干》、《宜土資黨函》4種。

　　1．《宜土資黨文》適用于局黨組請示、報告文種。

　　2．《宜土資黨發(fā)》適用于決定、意見、通知、通報等文種。

　　3．《宜土資黨干》適用于局黨組任免干部的通知文種。

　　4．《宜土資黨函》適用于黨的機關(guān)之間的函文種。

　?。ǘ┬姓惏l(fā)文。局行政類文件分為： “宜昌市國土資源局文件”、“宜昌市國土資源局辦公室文件”和冠以 “宜昌市國土資源局”紅頭函件。

　　發(fā)文字號有：《宜土資文》、《宜土資發(fā)》、《宜土資辦文》；《宜土資函》4種。

　　1．《宜土資文》適用于局行政類請示、報告文種。

　　2．《宜土資發(fā)》適用于決定、意見、通知、通報等文種。

　　3．《宜土資辦文》適用于通知、通報等文種，一般是比較具體的事項。

　　4．《宜土資函》適用于行政機關(guān)之間的函文種。

　?。ㄈ┘o要類發(fā)文。局紀要類文件分為：宜昌市國土資源局會議紀要、宜昌市國土資源局會審（底價）紀要2種。

　　發(fā)文字號有：《宜土資會議紀要》、《宜土資會審紀要》2種。

　　（四）簡報類發(fā)文。局簡報類文件為：《宜昌國土資源》，發(fā)文字號有：《宜土資簡報》1種。

　　《宜昌國土資源》主要用于編輯報送國土資源工作中的動態(tài)、舉措、經(jīng)驗、問題、意見、建議，編輯報送省國土資源廳、市委、市政府及局領(lǐng)導(dǎo)講話，或經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批示的重要典型經(jīng)驗材料等。分送范圍主要包括全市國土資源系統(tǒng)及相關(guān)部門，省國土資源廳及市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)，省國土資源廳辦公室、市委辦公室、市政府辦公室，局領(lǐng)導(dǎo)。

　　第十條局直屬機關(guān)黨委可制用“中共宜昌市國土資源局直屬機關(guān)委員會文件”，不納入局辦公室辦文統(tǒng)一管理。

　　局機關(guān)其他科室（不含局辦公室）不得對外行文。由于上級業(yè)務(wù)部門要求保留以下6種發(fā)文字號，即：宜土資預(yù)審文（規(guī)劃科），宜土資礦認字（開發(fā)科），宜土資儲核函（儲量科），宜土資儲備字（儲量科），宜土資采備字（儲量科），宜礦權(quán)評委（儲量科）。以上6種發(fā)文字號不納入局發(fā)文統(tǒng)一管理（局辦公室不負責統(tǒng)一配發(fā)發(fā)文字號，由相關(guān)科室在“發(fā)文處理箋”標題欄標注標題后，用小括號標注發(fā)文字號），但文件印制、辦理必須納入局公文流轉(zhuǎn)管理，使用“宜昌市國土資源局發(fā)文處理箋”。

　　局直屬單位（含參公單位）可制用單位紅頭函件商洽、安排一般事務(wù)性工作，但不得對外行文。

第三章　公文格式

　　第十一條文件用紙幅面尺寸及版面要求。文件用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。版心尺寸為156毫米×225毫米（不含頁碼）。文件用紙上頁邊距為37毫米±1毫米，下頁邊距為28毫米±1毫米；左、右頁邊距28毫米±1毫米。采用規(guī)范全身（全角）標點。每頁22行，每行28字，行間距29磅。為方便印制，每頁行數(shù)可視情況增加或減少1至2行，每行字數(shù)可視情況增加或減少1至2字。增減行數(shù)時，適當調(diào)整行間距；增減字數(shù)時，適當調(diào)整字間距，保持版心高度不變。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

　　第十二條文件印制裝訂要求。文件應(yīng)左側(cè)裝訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4毫米。平訂釘鋸與書脊間的距離為3毫米—5毫米。

　　第十三條文件中各要素標識規(guī)則。文件的各要素分為版頭、主體、版記三部分。文件首頁紅線分隔線以上的部分成為版頭；文件首頁紅色分隔線（不含）以下、文件末頁首條分隔線（不含）以上的部分成為主體；文件末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分成為版記（頁碼位于版心外）。

　?。ㄒ唬┌骖^。包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

　　1．份號。凡屬“絕密”、“機密”、“秘密”（簡稱“三密”）公文應(yīng)標注份號，用3—6位3號全角阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行（如：001）。

　　2．密級和保密期限。如需標識密級（“三密”），用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行（兩字之間不空字）。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注（用“★”與密級隔開，如：秘密★1年）。

　　3．緊急程度。如需標識緊急程度（特急、加急），用3號黑體字，頂格標識在版心左上角（兩字之間不空字）。如需同時標識份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上向下分行排列。

　　4．發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱（如：中共宜昌市國土資源局黨組、宜昌市國土資源局、宜昌市國土資源局辦公室）后加“文件”組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35毫米。發(fā)文機關(guān)標志推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目、美觀、莊重為原則酌定，但是不能等于或大于22毫米×15毫米。

　　聯(lián)合行文時，可單獨用主辦機關(guān)名稱。需要并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱時，應(yīng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

　　5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機關(guān)標志下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔　〕”括入。發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

　　上行文的發(fā)文字號居左空1字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名在同一行。

　　6．簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人（會簽人）姓名，聯(lián)合上報文件，必須標注全部簽發(fā)人和會簽人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人（會簽人）姓名組成，居右空1字，編排在發(fā)文機關(guān)標注下空2行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人（會簽人）姓名用3號楷體字。

　　如有多個簽發(fā)人和會簽人，其姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

　　（二）主體。包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文時間、印章、附注、附件。

　　1．標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。市局黨政文件，除局黨組任命干部文件（發(fā)文字號為宜土資黨干）外，文件標題均需標注發(fā)文機關(guān)名稱全稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)超過3個（含3個）的可不標注。市內(nèi)發(fā)文可將“宜昌”二字省略。如：“市國土資源局關(guān)于××××××的通知”。

　　編排于紅色分隔線下空2行位置，用2號創(chuàng)藝簡標宋體字（小標宋體字），可分一行或多行居中排布?；匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)該使用梯形、正塔形、倒塔形或菱形，不得采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。

　　如有副標題用3號楷體字。副標題中的人名，兩個字的中間加開2字，如：王　　某，三個字的中間各加開1字，如：張　某　某?！埃ㄋ蛯徃澹?、“（代擬稿）”字間距為半個字，如：（送 審 稿）、（代 擬 稿）。日期用3號楷體字，全身（全角）阿拉伯數(shù)字用小括號標識。如：（2012年12月26日）。

　　2．主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱、規(guī)范化簡稱，對規(guī)范化簡稱不明確，盡量選擇全稱。編排于標題下空1位置行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。

　　主送機關(guān)示例，如：下行文“各縣（市）、夷陵區(qū)國土資源局，城區(qū)各分局、局機關(guān)各科室、各直屬單位：”。上行文用“省國土資源廳（中共宜昌市委，市人民政府）：”；“省國土資源廳辦公室（市委辦公室，市人民政府辦公室）：”。上行文主送單位原則只能是一個，同時報送市委、市人民政府（辦公室），另外一個原則上抄送。確需同時主送市委、市政府，用“中共宜昌市委并報市人民政府：”。國土資源部不能簡稱為“國土部”（同樣“國土資源部門、國土資源廳、國土資源局”不能簡稱為“國土部門、國土廳、國土局”）。主送省國土資源廳有關(guān)處室，必須冠以“省國土資源廳”，并用處室全稱，如：“省國土資源廳礦產(chǎn)開發(fā)管理處：”、“省國土資源廳執(zhí)法監(jiān)察處:”。平行文為向市直有關(guān)部門去文。

　　3．正文。公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文用3號仿宋體字。阿拉伯數(shù)字需用“Times and New Roman”（在正文排版完后，全選正文并在字體欄單擊“Times and New Roman”即可）。

　　正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”；第一層小標題用3號黑體字，第二層小標題用3號楷體字，以后層次的小標題用3號仿宋體字。公文中的“（　）”原則上用全角。除第一層“一”標題結(jié)束不用標點符號外，其他層均需加標點符號再另起段落。

　　黨務(wù)類印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)通知等文件，主送單位（含）后至成文日期的正文用3號楷體字。印發(fā)內(nèi)容的正文仍用3號仿宋體。

　　黨務(wù)、行政類印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件都直接另起一頁，都不寫附件說明、附件。大標題上空2行。轉(zhuǎn)發(fā)文件原則上用文件復(fù)印件，不能用電子文檔另行排版。

　　公文正文中原則上不用“加粗”字體及下劃線等。回復(fù)意見時，為方便識別，可用加粗字體及下劃線等予以提示。

　　4．附件說明。如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，順序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1．××××”）。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)與上1行附件名稱的首字對齊。

　　5．發(fā)文機關(guān)署名。單一機關(guān)行文時，發(fā)文機關(guān)署全稱或規(guī)范化簡稱。一般在成文日期至上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，以3號仿宋體字標注。正文（或附件說明）下空2行，從上往下編排發(fā)文機關(guān)署名、成文時間。

　　聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置。

　　6．成文日期。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編01），用3號仿宋體字標注。如：2013年1月3日。成文日期一般右空4字編排，以最后領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準。

　　7．印章。端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文時間，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）1行之內(nèi)。印章用紅色，應(yīng)與正文處同一頁但不得壓正文。

　　聯(lián)合行文時應(yīng)將印章與發(fā)文機關(guān)一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）1行以內(nèi)。

　　當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌隆⒊晌娜掌谖恢脮r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章和正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的辦法解決。

　　8．附注。如有附注，居左空2字加圓括號（小括號）用3號仿宋體字編排在成文日期下1行。向上請示文件，以及請求、商洽、征求意見類函件必須以附注的形式，標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話。如：（聯(lián)系人：×××；聯(lián)系電話：××××××××）。

　　9．附件。附件應(yīng)當另面編排，并在版記之前，與正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字。頂格編排在版心左上角第1行。附件標題居中編排在版心第3行。附件的順序號和附件標題應(yīng)當與附件署名的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第1行頂格編排文件的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及順序號。

　?。ㄈ┌嬗?。版記包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。版記中的分隔線與版心同寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35毫米），中間分隔線用細線（推薦高度為0.25毫米）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊邊緣重合（函頭格式無分隔線）。版記必須置于文件最后一頁（封四）。

　　1．抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其它機關(guān)，應(yīng)左空1字用4號仿宋體標識“抄送”，后標全角冒號。抄送機關(guān)間用頓號（或逗號）隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)標句號。

　　如需將主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)該將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

　　2．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。用4號仿宋體字標注，編排在末條分隔線之上。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標注，后加“印發(fā)”二字。

　?。ㄋ模╉摯a。用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號一字線，一字線距版心下邊緣右空1字，雙頁碼左空1字。在頁面設(shè)置板式中，頁眉距邊界0毫米，頁腳距邊界25毫米。文件的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。文件的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。

　　依據(jù)《國土資源部政府信息公開暫行辦法》、《湖北省政府信息公開規(guī)定》、《湖北省國土資源廳政府信息公開實施辦法》（鄂土資發(fā)〔2010〕164號），行政類公文在“版記”分隔線上面應(yīng)標注公開形式，公開形式分“主動公開、不予公開、依申請公開”三種。由“公開形式”四字加全角冒號和具體公開形式組成。頂格編排，“公開形式”四字用4號黑體字標注，具體公開形式用4號楷體字。黨務(wù)公文不需要標注公開形式。

　　第十四條黨務(wù)類發(fā)文格式規(guī)范。

　　1．《宜土資黨文》、《宜土資黨發(fā)》、《宜土資黨干》。發(fā)文機關(guān)標志“中共宜昌市國土資源局黨組文件”用手寫專用字體，縱向21毫米×橫向152毫米，橫線線號為90磅，兩邊線長分別為73毫米，中間為實心五角星。

　　2．《宜土資黨函》。發(fā)文機關(guān)標志“中共宜昌市國土資源局黨組”用手寫專用字體，縱向15毫米×橫向150毫米，上橫線為一條上粗下細紅色雙線；下橫線距下頁邊20毫米，為一條上細下粗紅色雙線，線號為90磅，線長170毫米。聯(lián)合行文時，可只使用主辦機關(guān)標志。

　　第十五條行政類發(fā)文格式規(guī)范。

　　1．《宜土資文》、《宜土資發(fā)》。發(fā)文機關(guān)標志“宜昌市國土資源局文件”用手寫專用字體，縱向21毫米×橫向145毫米，其上邊緣至上頁邊為60毫米。橫線線號為80磅，線長為159毫米。

　　2．《宜土資函》。發(fā)文機關(guān)標志“宜昌市國土資源局”用手寫專用字體，縱向15毫米×橫向130毫米，其上邊緣至上頁邊為29毫米。上橫線為一條上粗下細紅色雙線；下橫線距下頁邊20毫米，為一條上細下粗紅色雙線，線號為90磅，線長為169毫米。聯(lián)合行文時，可只使用主辦機關(guān)標志。

　　如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當居版心左邊緣編排在上橫線下，用3號黑體字標注，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。發(fā)文字號應(yīng)當居版心右邊緣編排在上橫線下，用3號仿宋體標注。標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

　　3．《宜土資辦文》。發(fā)文機關(guān)標志“宜昌市國土資源局辦公室文件”用手寫專用字體，縱向16毫米×橫向156毫米，其上邊緣至上頁邊為60毫米。橫線線號為80磅，線長為156毫米。

　　第十六條紀要類發(fā)文格式規(guī)范。

　　宜昌市國土資源局會議紀要、宜昌市國土資源局會審（底價）紀要在紅色分隔線上分別用3號楷體字標注“宜昌市國土資源局辦公室”和成文日期，如：2013年1月1日。紅色分隔線線號為90磅，線長分別為156毫米。宜昌市國土資源局辦公室左空1字，成文日期右空1字。在發(fā)文標志與“宜昌市國土資源局辦公室”和成文日期之間居中排布紀要字號，用3號仿宋體字，如：〔2013〕1號。

　　紀要標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空1行編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位（可省略）、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起1行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

　　紀要可標注版記，格式規(guī)范參考公文文件版記。

　　第十七條簡報通報等公文格式規(guī)范

　　簡報通報公文期號（如：第1期）用三號仿宋體字標注，在簡報標識（紅色）下空1行，居中排布，《宜昌國土資源》在發(fā)文字號后用小括號標注總期號，如：第1期（總232期）。主辦單位和印制時間（如：2013年1月1日）標識在紅色反線上，主辦單位平行排列于居左空1字，印制時間居右空1字，用3號楷體字標識。

　　第十八條領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報材料格式規(guī)范

　　材料標題在版心上邊緣下空1行（3號字字距），用2號創(chuàng)藝簡標宋體字，可分一行或多行居中排布?；匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

　　匯報單位（或講話人姓名）在材料標題下空1行（3號字字距），用3號楷體字，居中排布。時間以阿拉伯數(shù)字標識，用圓括號（小括號）括入，在匯報單位（或講話人姓名）下1行，居中排布。如只標識時間，位置在材料標題下空1行（3號字字距），居中排布。如有兩個字人名的中間加開2字，如：王　　某，三個字的中間各加開1字，如：張　某　某。

　　正文在以上要素下空1行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文用3號仿宋體，阿拉伯數(shù)字用“Times and New Roman”，行間距一般設(shè)置為29磅，一般每面排22行28個字。正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，以下層為“第一”或“一是”。第一層小標題用3號黑體字，第二層小標題用3號楷體字，以后層次的小標題原則上用3號仿宋體字。為方便識別，正文內(nèi)容可用“加粗”字體及下劃線。

　　其他格式要求參照文件格式規(guī)范執(zhí)行。

第四章　行文規(guī)則

　　第十九條　嚴格控制文件數(shù)量。行文必須堅持確有必要、講求實效的原則，注重公文的針對性和可操作性。

　　第二十條　行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。

　　第二十一條　向上行文應(yīng)當遵循下列規(guī)則:

　　1．原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

　　2．縣（市、區(qū)）國土資源局原則上不得向省國土資源廳直接報送公文?？h（市、區(qū)）國土資源局如需向省國土資源廳上報請示事項，應(yīng)當由市局提出意見后，以市局名義上報省國土資源廳。

　　3．請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

　　4．除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以本機關(guān)名義直接向上級機關(guān)負責人報送公文。不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。

　　5．受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一上級機關(guān)。

　　第二十二條　向下行文應(yīng)當遵循下列規(guī)則:

　　1．主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

　　2．局黨組和局可以向各縣（市）、夷陵區(qū)國土資源局，城區(qū)各分局、局機關(guān)各科室、各直屬單位行文。經(jīng)局同意，局辦公室可以向各縣（市）、夷陵區(qū)國土資源局，城區(qū)各分局、局機關(guān)各科室、各直屬單位行文。

　　3．上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一上級機關(guān)。

　　第二十三條　相互行文應(yīng)當遵循下列規(guī)則：

　　1．局黨組和局在職權(quán)范圍內(nèi)可以與市委、市政府各部門相互行文。

　　2．局黨組向縣（市、區(qū)）地方黨委正式行文需請示市委同意（屬于國土資源行政管理體制規(guī)定的事項除外）；局向縣（市、區(qū)）人民政府正式行文需請示市政府同意。需經(jīng)市政府審批的事項，經(jīng)市政府同意后可以由局行文，文中須注明“已經(jīng)市政府同意”。

　　第二十四條　聯(lián)合行文應(yīng)當遵循下列規(guī)則：

　　局可與市委、市政府各部門及同級人民政府、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文。屬于局自身職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

第五章　發(fā)文辦理

　　第二十五條發(fā)文辦理包括公文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序。局發(fā)文流轉(zhuǎn)程序為：主辦科室起草人擬稿——科室主要負責人核簽——相關(guān)科室會簽（法規(guī)科合法性審查）——局辦公室初核——分管局領(lǐng)導(dǎo)審簽（或?qū)彾ǎ贮h組書記、局長簽發(fā)——局辦公室（機要室）復(fù)核并編發(fā)文字號——文印室印制清樣——起草人核對——文印室印制——局辦公室（機要室）用印——主辦科室分發(fā)（涉密文件由機要室分發(fā)）及存檔。

　　聯(lián)合發(fā)文時，在送局外有關(guān)單位會簽前，需完成“分管局領(lǐng)導(dǎo)審簽（或?qū)彾ǎ贮h組書記、局長簽發(fā)”程序。

　　第二十六條　起草。

　?。ㄒ唬┟鞔_起草科室責任。主辦科室為公文起草科室。起草科室主要負責人負責主持公文起草工作，應(yīng)安排掌握相關(guān)政策、熟悉工作內(nèi)容、文字能力強的人員擔任起草人，采取集體研究、個人執(zhí)筆的方式進行。

　　（二）堅持公文起草要求:

　　1．符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，符合上級機關(guān)的指示要求。完整準確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，充分反映部門職責。

　　2．主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精練、篇幅簡短。分析問題實事求是，所提建議和擬辦意見具體明確。

　　3．文種正確、格式規(guī)范，正確標注緊急程度，依法依規(guī)確定公開形式。

　　4．人名、地名、時間、數(shù)字、引文核實無誤。引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日，年份不用“去年”、“今年”、“明年”。數(shù)字用法符合國家標準，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

　　5．自覺使用規(guī)范漢字，一般不得使用外文字符，確需使用的，應(yīng)當在首次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。除已被社會廣泛使用并認可的簡稱外，使用其他簡稱一般應(yīng)在首次出現(xiàn)時使用全稱并注明簡稱。

　　6．正確使用符合國家標準的標點符號和法定計量單位（計量單位名稱原則上采用中文）。

　　（三）起草政策性及重要公文應(yīng)附辦文說明，簡要說明辦文依據(jù)、基本情況、辦理過程和擬辦建議等。

　?。ㄋ模﹪栏窆淖謹?shù)限制要求。上行文（請示、報告）一律控制在1500字，特殊情況不超過2000字。平行文控制在1500字，由于特殊原因超過1500字，以附件形式解決。下行文（通知、意見等）控制在3500字，確需增加篇幅的重要文件不超過4000字。調(diào)研報告不超過3500字，簡報不超過1000字，專題會議領(lǐng)導(dǎo)講話不超過6000字，年度工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話不超過8000字，典型交流材料及匯報材料不超過2000字。

　　第二十七條　審核。

　　（一）起草科室對所辦理公文的內(nèi)容和形式要認真審核，并標注是否上網(wǎng)及公開形式，確保準確無誤，經(jīng)科室主要負責人核簽后，送相關(guān)科室會簽及辦公室初核。

　?。ǘ┚洲k公室進行初核的重點是:

　　是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則，是否符合公文起草要求，公文格式是否符合《條例》及《黨政機關(guān)公文格式》國家標準。

　　公文屬于規(guī)范性文件或政策法規(guī)類文件的，由主辦科室在文稿送局領(lǐng)導(dǎo)簽批前，提交局政策法規(guī)科進行合法性審查。

　　經(jīng)初核如發(fā)現(xiàn)公文文稿不符合要求或需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)退回起草科室修改完善后重新報送。

　　第二十八條　簽發(fā)。

　　局及局黨組上行文經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審簽后，由局長、局黨組書記簽發(fā)。平行文、下行文由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，內(nèi)容重要、對全局工作具有普遍指導(dǎo)意義的，由分管局領(lǐng)導(dǎo)審簽后報局長、局黨組書記簽發(fā)。以市國土資源局辦公室名義制發(fā)的公文，由分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　簽發(fā)公文應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期，圈閱或簽名視為同意。聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。

　　第二十九條 復(fù)核。公文需經(jīng)主辦科室審校并簽署主要負責人姓名后方可正式付印。報送省國土資源廳、市委、市政府，還需經(jīng)局辦公室對文件清樣復(fù)核確認后方可正式付印。

　　已經(jīng)簽發(fā)的公文，一般不得再行修改。如確需修改，內(nèi)容無重大變動的，經(jīng)局辦公室同意后修改；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。

　　第三十條登記。已經(jīng)簽發(fā)的公文，應(yīng)當由局辦公室登記確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

　　第三十一條印制。公文一律由主辦科室到局文印室統(tǒng)一印制。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。

　　加強局（辦公室）紅頭函件紙管理。科室（單位）確因特殊原因需用局（辦公室）紅頭函件紙的，需經(jīng)局辦公室審查報分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可到文印室領(lǐng)取。

　　第三十二條核發(fā)。主辦科室負責所主辦公文的核發(fā)工作。公文印制完成后，主辦科室必須對公文印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。發(fā)送記錄和公文一并歸檔。

　　涉密公文由局辦公室（機要室）負責核發(fā)并詳細記錄每份公文發(fā)送去向。

第六章　收文辦理

　　第三十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。

　?。ㄒ唬┖炇?公文由局辦公室統(tǒng)一負責簽收。收到公文應(yīng)當對照清單逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。清點發(fā)現(xiàn)收到的公文與清單不符的，應(yīng)立即提出并查找原因。

　?。ǘ┑怯?收文登記應(yīng)當詳細記載收到公文的主要信息和辦理情況。公文由局辦公室（機要室）負責簽收、登記。各科室收到的各類公文，應(yīng)送局辦公室（機要室）統(tǒng)一簽收登記。

　?。ㄈ┏鯇?收到公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種格式是否符合要求。

經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)及時退回來文單位并說明理由。

　?。ㄋ模┏修k 收文按照職責分工進行簽批和確定主辦科室。

　　收到需要辦理的公文，由局辦公室按局領(lǐng)導(dǎo)分工，送請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批；涉及幾個科室職責的，應(yīng)明確牽頭科室，送請分管牽頭科室的局領(lǐng)導(dǎo)簽批；分管局領(lǐng)導(dǎo)認為需要的，由其批請其他局領(lǐng)導(dǎo)簽批。重大事項報送局長簽批。

　　收到需要閱知的公文，由局辦公室分送局領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　收到上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)的公文，批轉(zhuǎn)局長閱辦的，由局辦公室送請局長簽批；批轉(zhuǎn)局閱辦的，由局辦公室送請局長和分管局領(lǐng)導(dǎo)簽批；批轉(zhuǎn)分管局領(lǐng)導(dǎo)閱辦的，由局辦公室送請該局領(lǐng)導(dǎo)簽批，該局領(lǐng)導(dǎo)認為需要的，由其批請其他局領(lǐng)導(dǎo)簽批。

　?。ㄎ澹﹤鏖啞∞k公室應(yīng)及時將公文送傳閱對象閱知或批示，并隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　?。┐咿k　局辦公室和有關(guān)單位要及時掌握公文的辦理進展情況，督促承辦單位按期辦結(jié)，緊急公文應(yīng)安排專人負責催辦。

　　（七）答復(fù) 公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第七章　公文管理

　　第三十四條　需要歸檔的公文，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及局機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

　?。ㄒ唬┚指黝惞挠芍鬓k科室辦理完結(jié)后送局辦公室（機要室）統(tǒng)一歸檔。

　?。ǘ┕臍w檔應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征及保存價值分類整理，保證檔案完整、正確的反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

　?。ㄈ┕臍w檔應(yīng)當確定保管期限，按照規(guī)定如期向檔案管理部門移交。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

　?。ㄋ模┕ぷ魅藛T離崗離職時，所在科室（單位）應(yīng)當督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

　　第三十五條　起草、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。應(yīng)使用鋼筆、毛筆、簽字筆和耐久的碳素墨水、墨汁，不得使用鉛筆、圓珠筆和紅墨水、純藍墨水。不得在文稿裝訂線以外書寫。

　　第三十六條　公文要及時辦理，保證時效。重要公文、緊急公文應(yīng)做到特事特辦、急事急辦，由主辦科室指定專人辦理，局辦公室負責督辦、反饋和通報。

　?。ㄒ唬┦瘴臉嗣鬓k理時限的，或局領(lǐng)導(dǎo)及局辦公室提出有辦理時限要求的公文，應(yīng)按要求的辦理時限辦結(jié)。按時辦結(jié)確有困難的，主辦科室應(yīng)與來文單位溝通并予以說明。凡市委常委會、市長辦公會、市領(lǐng)導(dǎo)批示涉及市局的任務(wù)，落實辦結(jié)后，要按時向市委市政府辦公室或督查室行文報告落實情況。

　?。ǘ┦瘴氖针姌俗ⅰ疤靥帷钡?，應(yīng)即刻辦理；標注“特急”的，應(yīng)在2日內(nèi)辦結(jié)；標注“加急”的，應(yīng)在4日內(nèi)辦結(jié)；標注“平急”的，應(yīng)在6日內(nèi)辦結(jié)；普通收文應(yīng)在7個工作日內(nèi)辦結(jié)。

　?。ㄈ┚謾C關(guān)各科室、各直屬單位之間征求意見或者會簽的公文，有關(guān)單位應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)回復(fù)。未規(guī)定時限的，應(yīng)在3個工作日內(nèi)回復(fù)。

　　第三十七條　公文處理工作必須嚴格執(zhí)行國家保密規(guī)定，確保國家秘密、工作秘密和有關(guān)商業(yè)秘密的安全。

　　（一）對于需要保密的公文，主辦科室應(yīng)按照保密法律法規(guī)規(guī)定，在公文起草時準確擬定密級、標明保密期限。

　?。ǘ┥婷芄膽?yīng)當通過符合國家保密規(guī)定的人員、渠道進行傳輸傳遞。不得通過互聯(lián)網(wǎng)和普通傳真發(fā)送涉密公文。

　　（三）涉密公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行解密、清退或者銷毀。

　　第三十八條　推行利用局電子政務(wù)公文系統(tǒng)網(wǎng)上處理公文，提高運轉(zhuǎn)效率，節(jié)約辦公成本。

　　網(wǎng)上處理公文是指局各科室（單位）在局電子政務(wù)公文系統(tǒng)辦理的各類文件、材料。

　　（一）一般公文（含急件）在局電子政務(wù)公文系統(tǒng)以電子介質(zhì)流轉(zhuǎn)。下列情況以紙介質(zhì)流轉(zhuǎn)：與同級局外單位聯(lián)合行文；涉及干部任免、紀檢監(jiān)察類公文；信訪舉報件類公文；目前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)滿足不了辦文要求，有較多附件材料的公文。

　　因故需同時運轉(zhuǎn)電子文檔和紙質(zhì)文檔的，應(yīng)使兩者保持內(nèi)容一致、運轉(zhuǎn)同步。

　　（二）局電子政務(wù)公文系統(tǒng)界面設(shè)置的“通知公告”和“文件發(fā)布”等，是局機關(guān)工作人員的必讀資料，必須及時認真閱讀。

　　網(wǎng)上辦文實行限時辦理。局電子政務(wù)公文系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)中的待辦公文應(yīng)及時處理。文件進入公文發(fā)文流程后，各個環(huán)節(jié)一般應(yīng)在2個工作日內(nèi)辦結(jié)。因故致使公文未按工作時限辦理的或辦文質(zhì)量達不到要求的，由科室主要負責人承擔相應(yīng)的責任。

　?。ㄈ┦褂镁蛛娮诱?wù)公文系統(tǒng)的單位和個人應(yīng)對進行公文系統(tǒng)操作的計算機加強安全管理。不得將局電子政務(wù)公文系統(tǒng)接入其他網(wǎng)絡(luò)。

　　第八章　附則

　　第三十九條　本細則適用于全市國土資源系統(tǒng)各級機關(guān)。事業(yè)單位向各級機關(guān)行文按本細則辦理。

　　第四十條　局電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

　　第四十一條　本細則自2014年1月1日起施行，以前規(guī)定與本細則不一致的，按本細則執(zhí)行。

　　第四十二條　本細則由局辦公室負責解釋。