能源行業(yè)的合同管理方式急需轉變

企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一種重要方法，是經(jīng)濟手段法律化的形式之一。煤炭企業(yè)作為自主經(jīng)營、自負盈虧的獨立經(jīng)濟實體,為防范經(jīng)營風險、保護自身合法權益,各平等經(jīng)濟主體之間相互關系的調整以及企業(yè)大量的生產經(jīng)營活動,主要都是通過合同的形式來實現(xiàn)。加強合同管理,提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益,已經(jīng)成為當前市場經(jīng)濟條件下提高煤炭企業(yè)經(jīng)濟效益的有效途徑。
1 合同管理在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的重要性
1.1 合同管理關系到企業(yè)安全。企業(yè)在投資、合作、引進重要技術設備和大批量購銷活動中，如果簽約不慎，出現(xiàn)嚴重失誤，上當受騙，跌入陷阱，就會造成企業(yè)資產的大量流失。
1.2 合同管理關系到產品質量。企業(yè)產品質量好壞，很大程度上取決于生產設備的質量和原材料的質量，如果簽約把關不嚴或履約驗收不嚴，甚至根本沒有合同約定，就會嚴重影響產品質量，使企業(yè)蒙受嚴重經(jīng)濟損失和信譽損害，并危及消費者的生命、財產安全。
1.3 合同管理關系到企業(yè)效益。實行市場經(jīng)濟體制后，整個社會生產靠市場調節(jié)，但單個企業(yè)的生產則是有計劃進行的，要隨時根據(jù)市場供求變化作出調節(jié)。為此，企業(yè)必須依據(jù)產品訂單即銷售合同來科學組織生產，包括科學制定階段性生產計劃、合理組織調度流動資金、適量競標采購原材料等，如果不對此實行嚴格的合同管理，最終會影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。
1.4 合同管理關系到企業(yè)信譽。良好的信譽是企業(yè)的無形資產，是企業(yè)競爭力的重要體現(xiàn)，它會給企業(yè)帶來商機與財富。
由此可以看出合同管理在企業(yè)的生產經(jīng)營中具有不可替代的重要地位，加強合同管理，是加強企業(yè)各項管理、提高企業(yè)效益水平的一個有效手段和突破口。市場經(jīng)濟越發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度越趨成熟，對企業(yè)經(jīng)濟活動的契約化水平要求就越高。因此，在推進國有企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。
2 煤炭企業(yè)合同管理工作中存在的問題
當前，煤炭企業(yè)通過加強合同管理，有力提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是，一些企業(yè)在合同簽訂、履行中仍然存在一些問題。
2.1 合同前期調查工作不細致。不少單位簽約前缺乏對合同對方當事人主體資格、資信狀況和履約能力的調查了解，有時僅憑一張名片、幾個電話或者熟人介紹，就盲目簽約，致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到對方當事人，或者對方當事人根本就沒有履約能力，最終蒙受不應有的損失。
2.2 合同管理規(guī)章制度不健全煤炭企業(yè)在合同管理方面雖然有一整套規(guī)章制度，但有很多制度不能落實至實處。有的規(guī)定過于原則，缺乏可操作性;有的缺乏執(zhí)行保障，實際工作上不容易執(zhí)行等等。主要表現(xiàn)在以下幾方面:合同法律意識淡薄，時常發(fā)生不簽訂合同，或補簽合同現(xiàn)象;人情合同、關系合同比重較大;法制觀念淡薄，擅自搞人情擔保，給企業(yè)造成損失受傳統(tǒng)管理體制的影響，致使合同簽訂程序倒置，削弱了合同管理部門的把關作用，使其形同虛設流于形式;忽視合同簽訂前對對方的了解，造成經(jīng)濟合同無效或無法履行合同;在合同驗收、履行方面缺乏有效的監(jiān)督機制。
2.3 合同審驗不嚴格合同審驗環(huán)節(jié)是開展合同管理工作的重點，是關系到合同簽訂成敗的關鍵。但在企業(yè)現(xiàn)實工作中卻存在著下列問題。
2.3.1 資質審驗不嚴格。體現(xiàn)在不能準確認定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。如：對買賣合同進行資質審驗，首先要求對方是具有獨立法人資格的單位，其購買或出售的合同標的物應在工商部門登記的營業(yè)范圍之內，且要提供原件副本，前來洽談的業(yè)務人員要出具法人授權委托書。
2.3.2 條款審驗不嚴格。體現(xiàn)在對合同條款中的易產生歧義和誤解文字審核不嚴格，對違約條款敘述不明確，如果出現(xiàn)單方的違約行為而進行訴訟，合同文字的歧義就會給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。如：在買賣合同中我們常見的定金和訂金兩個詞語雖只一字之差，但其所產生的法律后果是完全不一樣的，交付定金的協(xié)議屬從合同，依照約定應交而未付定金的，不構成對主合同的違約；而交付訂金的協(xié)議屬主合同中的一部分，依約定應交付而未交付訂金的，就構成了對主合同的違約，可見對合同條款尤其是文字的逐一審驗是十分必要的。
2.3.3 缺少對合同的后續(xù)管理合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如：對合同履約情況的跟蹤管理、對合同簽訂前期和中期的分析評價、對合同簽訂過程一些具有法律效力的相關資料的歸案保管等。這些都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開展的工作。
3 解決煤炭企業(yè)合同管理中相關問題的對策
3.1 健全機構，充分發(fā)揮職能部門作用合同專管部門要統(tǒng)觀企業(yè)的合同管理工作，認真履行職責，把握好合同簽訂的每一個環(huán)節(jié)，對企業(yè)重大合同的調查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務及合同把關。對有損于企業(yè)利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，應在有效訴訟期間內督促相關當事人按照法律程序解決，依靠法律法規(guī)維護企業(yè)的合法利益。
3.2 要建立符合煤炭企業(yè)合同管理要求的相關制度健全的企業(yè)合同管理制度是防范企業(yè)法律風險的有效措施，是使企業(yè)生產經(jīng)營行為規(guī)范開展的一道防線，是使合同管理工作有據(jù)可依、有章可循的有效手段。煤炭企業(yè)的合同管理制度應該根據(jù)我國《合同法》相關條款，依照合同文本管理、客戶資信等級管理、合同風險預警管理、合同審驗管理、合同履行管理、合同統(tǒng)計分析等幾個重點環(huán)節(jié)，結合從合同洽談、草擬、簽訂、生效，直至合同終止的整個生命周期來制定，并要在其中加入檢查考核和責任追究條款，使企業(yè)合同管理工作從事前、事中到事后全程受控。
3.3 要加強教育和培訓合同管理人員業(yè)務素質的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質量，煤炭企業(yè)應當重視合同管理人員的培訓和考核工作。企業(yè)可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓和進修的機會，提高合同管理人員法律意識，使其掌握相應的合同法律知識和簽約技巧，提高業(yè)務素質和工作能力。同時，企業(yè)應建立有效的激勵與約束機制，實行合同管理人員的競爭上崗和定期考核制度，增強合同管理人員的事業(yè)心和責任感，提高企業(yè)合同管理工作的質量。
3.4 實行合同簽約全程跟蹤管理
3.4.1 加強調查管理。合同簽訂前要全面了解對方的情況、資信程度、履行能力，做到知己知彼，確保企業(yè)利益不受損失。
3.4.2 預審。由審計人員根據(jù)簽訂合同項目進行全面審查，確保合同符合國家標準，為下一步談判、簽訂合同建立基礎。
3.4.3 重視洽談環(huán)節(jié)。從各方面做好談判前的準備工作，爭取主動。保證所簽合同的質量。
3.4.4 建立信息反饋制度。合同簽訂后，按項目進行分類管理，按照履行時間順序建立臺帳，對當事人在合同已到履行期限而未按合同規(guī)定履行義務的、合同管理人員可以及時與對方交涉，以保證企業(yè)權利的實現(xiàn)。
3.4.5 收集、整理、統(tǒng)計合同資料。合同履行后，根據(jù)統(tǒng)計資料對對方進行評估、分析，使合同管理工作達到良性循環(huán)。
友為合同、資產管理解決方案友為針對企業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經(jīng)驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務管理水平。
合同管理系統(tǒng)
友為合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
友為合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。
友為合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結果，有據(jù)可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質進行管理；
業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務訴訟管理業(yè)務
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
合同模版：友為系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
資金預警：根據(jù)合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作；
合同預警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
資質到期提醒：對客戶及供應商資質進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結果輸出圖形。
欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息

友為合同管理系統(tǒng)作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風險并增強合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。

結束語
合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要內容，只有采取有效措施，加強煤炭企業(yè)合同管理，確保合同的實施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。 (責任編輯：qian) 分享按鈕

發(fā)布：2007-03-26 16:29 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

相關欄目：

上一篇：集團財務管理從集中到共享

下一篇：泛普財務共享軟件幫助集團構建核心競爭力

相關軟件

聯(lián)系方式

成都公司：成都市成華區(qū)建設南路160號1層9號

重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓

咨詢：400-8352-114

加微信，免費獲取試用系統(tǒng)

QQ在線咨詢

電話咨詢：
4008352114

QQ在線咨詢