合同法務(wù)平臺的策劃之路

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　　為進(jìn)一步規(guī)范合同管理流程，滿足SOX法案和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的迫切要求，滿足財(cái)務(wù)集中管理和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制，有效提升統(tǒng)一信息平臺總體服務(wù)水平，體現(xiàn)"一個(gè)中國移動"戰(zhàn)略思想，迫切需要建立企業(yè)級合同管理模塊，整合起湖南移動各部門的合同管理需求。

　　基于信息化對標(biāo)研究發(fā)現(xiàn)，國際先進(jìn)企業(yè)均建立起支持各類合同端到端一體化管理的系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的合同管理流程、標(biāo)準(zhǔn)的合同條款和范本管理、規(guī)范的合同執(zhí)行控制和監(jiān)督、共享的合同法律法規(guī)管理、結(jié)構(gòu)化的合同數(shù)據(jù)管理、前瞻的合同付款資金需求預(yù)測、并與相關(guān)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了有效集成。

　　集團(tuán)管理信息系統(tǒng)部在2008年企業(yè)信息化滾動規(guī)劃中也對合同管理模塊進(jìn)行了初步規(guī)劃，并明確要求獨(dú)立建設(shè)。在此背景下，湖南移動擬建設(shè)合同管理系統(tǒng)一期工程。

　　在此基礎(chǔ)上，中國移動湖南公司將以合同管理系統(tǒng)為契機(jī)，結(jié)合法律事務(wù)管理的需要，逐步打造一個(gè)統(tǒng)一、完整、集成的法律事務(wù)管理平臺。法律事務(wù)管理平臺將作為法律事務(wù)管理部門與各級業(yè)務(wù)部門間的溝通和協(xié)作平臺，大大提升管理水平。

　　二. 產(chǎn)品目標(biāo)

　　湖南移動的合同綜合管理以支持合同管理決策、提高合同管理的準(zhǔn)確性及合規(guī)性、提升管理效率為宗旨，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)各部門間合同管理的垂直集成，在外部與供應(yīng)商、顧客、合作伙伴實(shí)現(xiàn)橫向集成，有效利用信息技術(shù)，規(guī)范經(jīng)營行為、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保障公司的合法權(quán)益、提高組織和管理系統(tǒng)的柔性，使公司在經(jīng)營管控及管理效率上具備領(lǐng)先優(yōu)勢。以合同管理系統(tǒng)為契機(jī)，結(jié)合法律事務(wù)管理的需要，逐步打造一個(gè)統(tǒng)一、完整、集成的法律事務(wù)管理平臺。法律事務(wù)管理平臺將作為法律事務(wù)管理部門與各級業(yè)務(wù)部門間的溝通和協(xié)作平臺，大大提升管理水平。

　　? 合同綜合管理實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)

　　1)公司領(lǐng)導(dǎo)

　　在合同簽訂審批時(shí)，清晰了解供應(yīng)商信息、價(jià)格信息、項(xiàng)目編碼等信息，可支持領(lǐng)導(dǎo)審核合同簽訂的合規(guī)性、合同價(jià)格的合理性，支持審批決策;

　　在合同付款審批時(shí)，明確展示合同簽署授權(quán)信息、授權(quán)人名、合同簽章等合同有效性信息，同時(shí)了解合同付款歷史數(shù)據(jù)、主辦人員數(shù)據(jù)，便于領(lǐng)導(dǎo)快捷方便了解合同履行情況，實(shí)現(xiàn)合同管理過程的可視化、可控化，支持付款審批決策;

　　可以方便的自定義統(tǒng)計(jì)需要的報(bào)表內(nèi)容，并進(jìn)行形象的圖形顯示，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

　　可以全盤了解合同信息，包括合同基本資料、應(yīng)收應(yīng)付款信息、使公司合同資料情況一目了然。讓繁瑣的合同管理變得信息準(zhǔn)確、簡單快捷。

　　2)合同承辦部門項(xiàng)目人員和部門經(jīng)理

　　可以隨時(shí)查看與本人或本部門有關(guān)的合同條款和合同基本信息，而不用再向相關(guān)管理人員借閱;

　　可以隨時(shí)查看合同執(zhí)行進(jìn)展和結(jié)款情況，而不用財(cái)務(wù)人員逐個(gè)通知;

　　自動提醒合同到期日期和結(jié)算時(shí)間，幫助合同承辦及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的付款工作。

　　3)合同主管部門法務(wù)合同管理人員

　　方便及時(shí)了解合同的簽訂和執(zhí)行進(jìn)展;

　　可以進(jìn)行周、月、季、年的合同簽訂和結(jié)款情況匯總，并打印出相應(yīng)的報(bào)表;

　　可以按時(shí)間或合同類別等眾多合同分類方式進(jìn)行復(fù)合條件的統(tǒng)計(jì);

　　接收相關(guān)的合同提醒，配合業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范、業(yè)務(wù)糾紛法務(wù)工作。

　　4)合同協(xié)助部門人員

　　按照合同承辦人員反饋的合同進(jìn)展和建議，進(jìn)行合同結(jié)款安排;

　　對全公司的合同結(jié)款安排情況和費(fèi)用情況進(jìn)行周、月、季、年統(tǒng)計(jì)，結(jié)合實(shí)際現(xiàn)金流情況，進(jìn)行安排時(shí)間金額的協(xié)調(diào)和平衡控制;

　　輸入實(shí)際的結(jié)款情況，按照系統(tǒng)自動統(tǒng)計(jì)的結(jié)算金額對比預(yù)警進(jìn)行費(fèi)用核算。

　　? 法律事務(wù)管理將實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)

　　對涉及法律事務(wù)管理的前、中、后各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行覆蓋，強(qiáng)調(diào)了事前管理風(fēng)險(xiǎn)、事中防范風(fēng)險(xiǎn)、事后減少風(fēng)險(xiǎn)的全流程法律管理模式，促使法律管理重心進(jìn)一步向事中和事前轉(zhuǎn)移。

　　通過對經(jīng)營中相關(guān)環(huán)節(jié)主動提供法律支持的方式，使法律工作從合同審核和訴訟環(huán)節(jié)走向經(jīng)營鏈條的各個(gè)環(huán)節(jié)，工作主動性的變化使法律管理價(jià)值再次體現(xiàn)出來。

　　三. 產(chǎn)品概述

　　在企業(yè)法律事務(wù)管理中,往往存在一些困境，比如: 法務(wù)工作向公司管理層提供的經(jīng)營決策支撐缺少更精確的量化數(shù)據(jù)和更專業(yè)的科學(xué)分析;隨著公司的快速發(fā)展，內(nèi)部各單位之間法律文件的流轉(zhuǎn)愈加頻繁，法律管理工作缺乏相對開放、完整的平臺;法律工作辦公效率較難滿足公司業(yè)務(wù)飛速發(fā)展的需要法律管理手段亟需改善和提升;涉及到各項(xiàng)經(jīng)營活動的法律工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，不利于約束規(guī)范公司相關(guān)法律行為。為了解決以上困境，以提升法律管理價(jià)值為落腳點(diǎn)，將法律事務(wù)管理完全融入到企業(yè)管理流程中，有必要建設(shè)一套功能完備的法務(wù)管理信息平臺。

　　四. 產(chǎn)品的特點(diǎn)

　　1) 法律管理內(nèi)容集成化

　　法務(wù)管理信息平臺各管理模塊全面涵蓋法律管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)模塊流轉(zhuǎn)程序完全透明化，操作界面人性化。將分散在線下和線上的各項(xiàng)法律工作統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)平臺，有效提升了效率、減少了冗余。

　　2) 法律管理流程全程化

　　對涉及法律事務(wù)管理的前、中、后各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行覆蓋，強(qiáng)調(diào)了事前管理風(fēng)險(xiǎn)、事中防范風(fēng)險(xiǎn)、事后減少風(fēng)險(xiǎn)的全流程法律管理模式，促使法律管理重心進(jìn)一步向事中和事前轉(zhuǎn)移。

　　3) 法律管理服務(wù)主動化

　　通過對經(jīng)營中相關(guān)環(huán)節(jié)主動提供法律支持的方式，使法律工作從合同審核和訴訟環(huán)節(jié)走向經(jīng)營鏈條的各個(gè)環(huán)節(jié)，工作主動性的變化使法律管理價(jià)值再次體現(xiàn)出來。

　　4)法律管理支撐科學(xué)化

　　在對經(jīng)營決策支撐方面，法律事務(wù)管理系統(tǒng)改變了以往法律支撐滯后的局面，能夠?qū)εc法律事務(wù)相關(guān)的信息進(jìn)行準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、量化的科學(xué)統(tǒng)計(jì)，為公司決策層決策提供強(qiáng)有力的統(tǒng)計(jì)信息支持。

　　五. 產(chǎn)品功能說明

　　法務(wù)平臺的功能模型如下：

　　A) 合同綜合管理

　　合同綜合管理主要包括：合同起草、合同審批管理、合同文檔管理、合同簽訂管理、合同維護(hù)管理、合同履行監(jiān)控、合同異常管理、合同查詢管理、合同統(tǒng)計(jì)管理、供應(yīng)商管理等，詳見下圖關(guān)系。

　　B) 法律風(fēng)險(xiǎn)管理

　　1) 法律風(fēng)險(xiǎn)分析

　　主要功能為完成法律風(fēng)險(xiǎn)識別、測評及定向分析工作，生成法律風(fēng)險(xiǎn)清單、風(fēng)險(xiǎn)排序分級結(jié)果、重大法律風(fēng)險(xiǎn)清單以及風(fēng)險(xiǎn)定向分析結(jié)果。

　　2) 法律風(fēng)險(xiǎn)控制

　　主要功能為對需要控制的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制現(xiàn)狀評估，并制定風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃。

　　3) 控制實(shí)施評估

　　主要功能為對各業(yè)務(wù)部門的法律風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行評估打分。

　　4) 法律風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告

　　主要功能為系統(tǒng)自動生成或手工上傳法律風(fēng)險(xiǎn)年度分析報(bào)告以及法律風(fēng)險(xiǎn)定向分析報(bào)告、法律風(fēng)險(xiǎn)控制現(xiàn)狀評估報(bào)告、法律風(fēng)險(xiǎn)控制實(shí)施評估報(bào)告等各項(xiàng)專題報(bào)告，并可以將報(bào)告提交各級部門及領(lǐng)導(dǎo)公司審閱。

　　5) 查詢及維護(hù)

　　主要功能為提供法律風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、重大法律風(fēng)險(xiǎn)清單、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃以及風(fēng)險(xiǎn)控制實(shí)施評估結(jié)果等信息的導(dǎo)入、查詢及維護(hù)。

　　C) 資質(zhì)授權(quán)管理

　　資質(zhì)授權(quán)管理主要包括：證照管理、公司證照年檢備案管理、授權(quán)書管理等。

　　D) 合規(guī)審查管理

　　合規(guī)審查管理主要包括：法律意見書管理、公證管理等。

　　E) 知識產(chǎn)權(quán)管理

　　知識產(chǎn)權(quán)管理主要包括：知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容發(fā)布、知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容檢索、商標(biāo)注冊申請管理、許可第三方使用商標(biāo)管理、專利實(shí)施許可管理等。

　　F) 普法教育培訓(xùn)

　　普法教育培訓(xùn)主要包括：法律咨詢、交流論壇、訪問量統(tǒng)計(jì)等。

　　G) 案件糾紛管理

　　案件糾紛管理主要包括：訴訟糾紛上報(bào)管理、訴訟糾紛情況統(tǒng)計(jì)、案例共享等。

　　H) 通信協(xié)查管理

　　通信協(xié)查管理主要包括："通信協(xié)查"工單審批等。

      作者：肖志武