應(yīng)對客戶分期付款 ERP自有高招

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交貨付錢，天經(jīng)地義，但隨著競爭環(huán)境的日益激烈，一些客戶無法一次性交完全部貨款，尤其是面對大額貨款，客戶往往迫于資金周轉(zhuǎn)壓力要求分期付款。然而，面對來之不易的訂單，企業(yè)又不得不忍氣吞聲。

如今上了ERP，沃奇公司的客戶分期付款問題又隨之而來，如何通過ERP實現(xiàn) "分期付款"，自然又少不了阿峰顧問的高招。

用ERP應(yīng)對客戶分期付款

實例說明：沃奇公司為了擴(kuò)大銷售規(guī)模，跟客戶A公司簽定分期付款的協(xié)議：客戶一次下單金額達(dá)到100萬以上，可以分期付款。第一次付款為訂單金額的50%，發(fā)貨后一個月內(nèi)付款;第二次付款為訂單金額的30%，二個月內(nèi)付款，其余的20%，在三個月內(nèi)付清。若該客戶在1月5號下單，訂單金額為200萬。

erp系統(tǒng)可通過單據(jù)設(shè)置和制定各種原則來應(yīng)對客戶A公司的分期付款：

① 單據(jù)設(shè)置：專設(shè)分期付款單據(jù)來控制與分期付款相關(guān)的單據(jù)。如分期付款銷售訂單、分期付款發(fā)貨單、分期付款應(yīng)收帳款、分期付款發(fā)票等。

② 制定分期付款操作原則：分期付款的參數(shù)，主要有兩個，一是比例，二是時間。如以上客戶，我們可以設(shè)置三個付款期，第一期交貨后一個月付50%，第二期交貨后二月內(nèi)付30%，第三期交貨后3月內(nèi)付清。在應(yīng)收帳款作業(yè)中，系統(tǒng)會據(jù)此進(jìn)行設(shè)置，自動計算應(yīng)付帳款，生成相關(guān)單據(jù)

具體操作如下：

① 銷售人員同客戶簽定銷售協(xié)議后，應(yīng)在銷售管理模塊中，錄入銷售訂單并審核。同時，在銷售訂單的單句類型里，要指定單據(jù)類型為"分期付款"銷售訂單。

② 生產(chǎn)完工后，業(yè)務(wù)部門伙同倉庫部門200萬的貨，在2月30日，一次性發(fā)給了客戶。發(fā)貨單據(jù)的類型要選擇分期付款發(fā)貨單，其他操作，跟其它訂單操作沒有區(qū)別。

③ 發(fā)貨后，材料成本會計收到發(fā)貨單后，要在系統(tǒng)里記帳。看到其他部門傳遞過來的發(fā)貨單，是分期付款發(fā)貨單，會計就知道，此筆記帳，與普通的出貨記帳有區(qū)別。將發(fā)出的商品核算成本，把庫存商品的成本轉(zhuǎn)到發(fā)出商品進(jìn)行管理。一般的業(yè)務(wù)，是把庫存商品直接轉(zhuǎn)到主營業(yè)務(wù)成本，而不是轉(zhuǎn)到發(fā)出商品。

④ 會計運行"應(yīng)收帳款作業(yè)"，系統(tǒng)會產(chǎn)生三張應(yīng)收憑據(jù)，分別為3月30日，應(yīng)收款項100萬，4月30日，應(yīng)收款項為60萬，5月30日，應(yīng)收款項為40萬。此處生成應(yīng)收單據(jù)的數(shù)量及金額，是根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)置而產(chǎn)生的。

⑤ 一個月后，客戶付款后，財務(wù)會計可根據(jù)實際收到的款項，在系統(tǒng)中開立"銷售票"并進(jìn)行審核、打印，把發(fā)票寄給客戶。

⑥ 財務(wù)會計，找到到期的應(yīng)收帳款單據(jù)，即到期日為3月30日的應(yīng)收帳款單，確認(rèn)無誤后，審核，形成銷售收入。

⑦ 進(jìn)行收款作業(yè)。根據(jù)審核的應(yīng)收單據(jù)，在系統(tǒng)中，生成收款單，金額為100萬。沖銷到期的100萬應(yīng)收帳款。

⑧ 材料成本會計根據(jù)應(yīng)收帳款單、收款單等單據(jù)，在系統(tǒng)中，結(jié)轉(zhuǎn)對應(yīng)的銷售成本。在收到第一筆款后，只能結(jié)轉(zhuǎn)50%的銷售成本，其于的銷售成本，要在收到其他款項后，才能收到。

分期付款重在財務(wù)帳務(wù)處理

其實，分期付款作業(yè)，最主要的不同，是財務(wù)上做帳的不同。其他作業(yè)，只是單據(jù)類型的不同，沒有本質(zhì)區(qū)別。所以，只要把財務(wù)上，對分期付款的處理要求弄明白，那么，這個分期付款流程也就能夠輕而易舉的拿下。

分期付款業(yè)務(wù)跟普通業(yè)務(wù)的主要區(qū)別如下：

① 銷售發(fā)貨時，材料成本核算成本的不同。

一方面體現(xiàn)在普通訂單的發(fā)貨單在存貨核算模塊進(jìn)行記賬，將庫存商品轉(zhuǎn)到主營業(yè)務(wù)成本中。

借：主營業(yè)務(wù)成本

貸： 庫存商品

另一方面體現(xiàn)在分期收款發(fā)貨單在存貨核算模塊進(jìn)行記賬，將庫存商品轉(zhuǎn)到發(fā)出商品賬。

借：發(fā)出商品

貸： 庫存商品

② 在做應(yīng)收帳款時，形成的收入，是逐步結(jié)轉(zhuǎn)收入，而不是一次性全部結(jié)轉(zhuǎn)收入。法律要求，是在約定的時間到期后，結(jié)轉(zhuǎn)收入，而不管實際是否收到款項。即普通業(yè)務(wù)，發(fā)貨后，全部形成銷售收入，同時分期付款業(yè)務(wù)，到約定的付款期到后，形成銷售收入。

③ 成本結(jié)轉(zhuǎn)的不同。

一方面，普通的業(yè)務(wù)，在銷售完成后，庫存商品成本直接轉(zhuǎn)為主營業(yè)務(wù)成本。

借：主營業(yè)務(wù)成本

貸： 庫存商品

另一方面，分期付款時，先把成本記入到發(fā)出商品，確認(rèn)一筆收入后，再結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)的成本。(注意，此處只能結(jié)轉(zhuǎn)對應(yīng)的成本，而不是全部成本。)

借：主營業(yè)務(wù)成本

貸： 發(fā)出商品

分期付款同時做好增值稅處理

無論客戶全額付款還是分期付款，按照國家稅法相關(guān)規(guī)定都要及時開立增值稅發(fā)票，但開據(jù)發(fā)票的方式可以為兩種：一種是分期開據(jù)增值稅發(fā)票，另一種是提前開出全額增值稅發(fā)票。兩種方式雖然都符合稅法要求，但操作各有不同。

① 分期開具增值稅發(fā)票?！秶叶悇?wù)總局關(guān)于修訂〈增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定〉的通知》對增值稅專用發(fā)票的開具時間做了規(guī)定，其中第十一條第四款為：按照增值稅納稅義務(wù)的發(fā)生時間開具?？梢姡制婀静扇》制诟犊罘绞戒N售貨物，應(yīng)按合同約定，在收款當(dāng)天開具相應(yīng)數(shù)額的增值稅專用發(fā)票。

② 全額開具增值稅發(fā)票。根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)增值稅征收管理工作的通知》(國稅發(fā)[1995]15號)規(guī)定："對已開具專用發(fā)票的銷售貨物，要及時足額計入當(dāng)期銷售額征稅。凡開具了專用發(fā)票，其銷售額未按規(guī)定計入銷售賬戶核算的,一律按偷稅論處。"因此，如果提前開具了全額的增值稅專用發(fā)票，需要按發(fā)票金額全額繳納增值稅，否則稅務(wù)機(jī)關(guān)將以偷稅行為處理。

盡管兩種開票方式都可以得到稅務(wù)部門認(rèn)可但是對應(yīng)收帳款的金額會產(chǎn)生影響：

① 若發(fā)票分期開，則增值稅以每次的應(yīng)收帳款為基數(shù)。如3月30日，開一發(fā)票，貨款金額為100萬，則應(yīng)收帳款為100萬+100萬*17%=117萬。以后每開一筆發(fā)票，都要算一次增值稅。

②若全額開票，則增值稅以總的應(yīng)收帳款為基數(shù)。如3月30日，開一發(fā)票，貨款金額為200萬，而實際到期貨款只有100萬，則應(yīng)收帳款的金額為100萬+200萬*17%=234萬。以后的應(yīng)收帳款不用在計算增值稅。

阿峰提醒注意：

① 關(guān)于銷售收入的確認(rèn)時間。相關(guān)法律規(guī)定，分期付款的銷售收入確認(rèn)時間是約定付款的時間，而不是實際收到款的時間。而在實際工作中，有些公司可能是以實際收到款后，才做收入確認(rèn)動作。在系統(tǒng)中，是按合同約定的時間，作為銷售收入的確認(rèn)時點。若公司與此發(fā)生沖突，應(yīng)該以系統(tǒng)為準(zhǔn)，調(diào)整現(xiàn)在的操作方式;

② 若一個客戶對應(yīng)一個分期付款規(guī)則的話，可以不在單據(jù)里設(shè)置分期付款規(guī)則，而把付款規(guī)則在付款條件中設(shè)置，再在客戶信息里，關(guān)聯(lián)此付款條件;

③ 建議增值稅發(fā)票分次開。若一次性開立的話，增值稅發(fā)票的日期，跟銷售收入的日期不能對應(yīng)，而且，若是全額開的話，一開始就要交足額的增值稅，從企業(yè)管理的角度講，這也是不明智的;

④ 系統(tǒng)管理的一般要求，是當(dāng)月產(chǎn)生的憑據(jù)，要在當(dāng)月審核完畢，不能審核的，要指定結(jié)束或則刪除，下月重新開。但是，分期付款的應(yīng)收帳款單據(jù)不受此限制。(techtarget)