IT規(guī)劃三個原則六項注意

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對于很多人來說，制定IT規(guī)劃可能只是搗弄一些數(shù)字，目的在于制定出IT部門工作計劃和預(yù)算，以提供給高層參考和批準(zhǔn)。而實際上對于CIO來說，規(guī)劃一個完整IT規(guī)劃的過程往往需要考慮更多的因素，而且需要長時間的痛苦工作。
 
興安公司CIO張偉良對此深有感觸，他覺得千萬不要把IT規(guī)劃看成一個簡單的事，制定IT規(guī)劃也可以分階段來進行，并需要注意六個方面的問題。

制定IT規(guī)劃的三個階段
 
一般來說，大多數(shù)企業(yè)都會制定一個3-5年的中長期業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，而且會沿著這樣的軌跡實施：IT規(guī)劃--規(guī)劃IT設(shè)施--IT設(shè)施支撐企業(yè)營運--企業(yè)營運實現(xiàn)目標(biāo)。從這樣的軌跡來看，IT規(guī)劃是一種實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的工具，而不是神燈。親身經(jīng)歷了一次IT規(guī)劃快樂和痛苦的張偉良說：IT規(guī)劃其實就是要告訴企業(yè)如何應(yīng)用IT技術(shù)配合和支持業(yè)務(wù)發(fā)展的途徑和方法；而制定一個科學(xué)合理的IT規(guī)劃可以按照這樣三個階段進行：
 
第一階段：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃IT系統(tǒng)的總開支計劃和預(yù)算。由公司高層根據(jù)對營收、費用和資本支出的大致預(yù)測，制定初步的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃與預(yù)算決策，并產(chǎn)生相應(yīng)的對IT系統(tǒng)的需求目標(biāo)和預(yù)算。

第二階段：將IT系統(tǒng)總開支計劃分解為一定數(shù)量的獨立IT項目和IT維護性項目，檢驗初步計劃和預(yù)算是否可行。這一階段的主要目的是通過檢查每個IT項目所需要的技術(shù)、時間、人力與財務(wù)資源。有了更確切的預(yù)測數(shù)據(jù)，公司CIO就可以做出建議和抉擇，確定哪些項目應(yīng)該投資，哪些項目應(yīng)該推遲、減少投資額或者徹底取消。關(guān)鍵是在預(yù)測出來的IT需求資源和公司可提供的供給資源之間取得平衡。

然而在這階段人們常常存在誤區(qū)：不考慮資源受限制，也沒有在兩個相互競爭的方案之間進行評估和選擇。這樣雖然在開始時簡單易行，但可能產(chǎn)生兩個讓人泄氣的問題：一是沒有一個項目或活動有足夠的資金保障，最終可能導(dǎo)致IT規(guī)劃成為空中樓閣。第二個問題是因為現(xiàn)實問題的不斷增加，需要不斷地削減預(yù)算和修訂計劃，從而使IT規(guī)劃束之高閣。

第三階段：CIO和項目經(jīng)理需要在所負責(zé)的團隊和項目基礎(chǔ)上，制定一個有預(yù)估時間和有預(yù)估范圍的具體項目進度和預(yù)算。這樣可以確保負責(zé)提供資源的部門能夠滿足IT規(guī)劃中的所有項目和活動對資源的需求。

保障IT規(guī)劃順利的六大真知灼見

那么，如何保證制定IT規(guī)劃的三個階段順利進行？張偉良總結(jié)的六大真知灼見可以使你的IT規(guī)劃制定更有效，更有助于支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的實現(xiàn)。
 
①IT規(guī)劃必須要配合業(yè)務(wù)計劃的實現(xiàn)，并具有前瞻性和可操作性。業(yè)務(wù)計劃是公司為了中長期的發(fā)展而制定的計劃。公司業(yè)務(wù)計劃為IT規(guī)劃的制定提供了一個基本框架，并為IT規(guī)劃的目標(biāo)和方案的取舍提供了指導(dǎo)。因此，企業(yè)高層必須根據(jù)公司的營收計劃、目標(biāo)利潤從頭到尾跟進IT規(guī)劃的制定，直至IT規(guī)劃結(jié)束，而不能只由IT人員對IT規(guī)劃流程掌控。

②在整個過程中要層層分解IT目標(biāo)和費用預(yù)算，讓IT目標(biāo)對應(yīng)相應(yīng)的費用和資源。這里是指將未來幾年里每年的目標(biāo)費用總預(yù)算分為幾個獨立的IT規(guī)劃費用類別，這樣就可以避免在接下來的實施中資源得不到保證和預(yù)算失控。比如，興安公司將總體IT開支目標(biāo)分為IT系統(tǒng)研發(fā)、IT系統(tǒng)運作和IT基礎(chǔ)設(shè)施三大預(yù)算類別；然后，將研發(fā)費用再細分為具體的項目費用。
 
興安公司最初批準(zhǔn)了公司整體的IT規(guī)劃費用目標(biāo)預(yù)算，并指示各個業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備未來3-5年的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，但并沒有向各高層說明IT規(guī)劃對應(yīng)各業(yè)務(wù)的費用和預(yù)算。所以，每個部門在制定具體業(yè)務(wù)計劃時都缺乏對IT系統(tǒng)是否有能力支持和實現(xiàn)的考慮，結(jié)果匯總的IT預(yù)算超過了目標(biāo)預(yù)算近50%。為了使所有的部門的IT規(guī)劃都與公司的總IT計劃保持一致，公司接著四次削減預(yù)算。最后，沒有人對這個過程和結(jié)果感到滿意。
 
借鑒張偉良的教訓(xùn)，在IT規(guī)劃初期，CIO一定要及早向高層提供說明。將IT預(yù)算費用分類以后，必須向各部門高層清楚說明各類別的IT費用投資在哪些IT項目和活動上。這個過程要求高層與由IT項目經(jīng)理和業(yè)務(wù)部門的經(jīng)理組成的工作小組一起，共同確定優(yōu)先IT項目以及所涉及的財務(wù)問題。
 
③IT規(guī)劃應(yīng)該明確技術(shù)現(xiàn)狀和方向，保證一定程度上業(yè)務(wù)模式與IT系統(tǒng)的松耦合，使IT系統(tǒng)長期支持業(yè)務(wù)模式的變化和調(diào)整。
 
對企業(yè)的現(xiàn)狀分析與評估應(yīng)該從兩個方面著手：業(yè)務(wù)能力現(xiàn)狀和IT能力現(xiàn)狀。業(yè)務(wù)能力分析是對企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動的運作模式進行分析，揭示現(xiàn)狀與企業(yè)愿景之間的差距，確定關(guān)鍵問題。IT能力現(xiàn)狀分析是診斷企業(yè)信息化的當(dāng)前狀況，包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)狀況，分析IT系統(tǒng)對企業(yè)未來發(fā)展的適應(yīng)能力，給出IT能力評估。另一方面，在規(guī)劃內(nèi)容中一定要考慮"規(guī)劃冗余"。所謂"規(guī)劃冗余"是指要充分考慮未來各方面的情況，尤其是資源約束、外部變化等，做出不同情況下的多種方案，在執(zhí)行中根據(jù)實際情況選擇方案。當(dāng)然，這些方案是有優(yōu)先級差異的。
 
④根據(jù)具體業(yè)務(wù)需要選擇適當(dāng)?shù)腎T項目進度和范圍。不要生硬套用一個通用的方法來制定IT項目進度和計劃，而應(yīng)該根據(jù)所在行業(yè)、公司、企業(yè)文化等具體情況來確定合適的計劃流程。在確定計劃的時間范圍時，不但要考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃周期，還要考慮公司掌握新技術(shù)和新流程所需要的時間。例如興安公司在進行IT項目實施期間根據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展做出多次權(quán)衡和變更。在這種情況下，將計劃時間范圍設(shè)為更為彈性，可以幫助企業(yè)清楚地預(yù)測將來的資源需求。 
 
⑤設(shè)置更新IT規(guī)劃的條件。IT規(guī)劃是一個不斷調(diào)整和持續(xù)改進的過程。業(yè)務(wù)在不斷變化，技術(shù)也在不斷發(fā)展，作為融合IT和業(yè)務(wù)的IT規(guī)劃自然也需要不斷地調(diào)整和變化。需要明確當(dāng)有哪些情況發(fā)生或哪些界限被打破時，公司會更彈性和主動修改IT規(guī)劃。另外，要給IT項目經(jīng)理授權(quán)，允許他們對資源的配置做一些小范圍的調(diào)整。
 
⑥對IT規(guī)劃的實施風(fēng)險進行分析，并指出如何規(guī)避各類風(fēng)險，提高IT規(guī)劃的成功保障程度。在IT規(guī)劃中，存在各類可預(yù)期的和不可預(yù)期的風(fēng)險，這些都會影響到IT規(guī)劃的成功實施。

成功的IT規(guī)劃三個原則

企業(yè)在制定IT規(guī)劃時，還有一些重要的原則可以決定IT規(guī)劃成敗。首先，企業(yè)要認識到一個高效、有力的IT規(guī)劃應(yīng)該是能協(xié)助公司實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，并切實能給公司的所有關(guān)鍵部門提供IT支持，提升運作效率。

其次，在IT規(guī)劃的制定過程中，當(dāng)有變更時最好是得到高層的支持。除了CIO之外，必須要有一個實權(quán)的高管人員指導(dǎo)IT規(guī)劃如何配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的推進，并且他對那些變更持支持態(tài)度。由于他與其他高層人員建立了良好的關(guān)系，可以說服其它高層也給予支持。除此以外，也應(yīng)該做好準(zhǔn)備應(yīng)對不可避免的消極抵觸情緒，以及有些人為了既定利益而制造的阻力。

第三，當(dāng)公司在重要業(yè)務(wù)計劃發(fā)生轉(zhuǎn)變時，必須針對某些業(yè)務(wù)和對IT系統(tǒng)的需求，制定一個可溝通的流程和渠道，以適應(yīng)變化多端的營運壓力。重要的是要為這些業(yè)務(wù)變化的參與者提供向IT規(guī)劃制定團隊反饋的途徑，這樣可以使他們更多地感受到IT規(guī)劃是實實在在為了更好的協(xié)助和提升公司業(yè)務(wù)運作而存在。
 
有效的IT規(guī)劃有助于迅速適應(yīng)不斷變化的經(jīng)營環(huán)境，并專注于提高支持業(yè)務(wù)發(fā)展計劃的IT措施。只有公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃實現(xiàn)了，協(xié)助性質(zhì)的IT規(guī)劃才會顯得至關(guān)重要，才會值得公司重視。(it168)