泛普軟件：實施全面預算管理軟件的四個建議

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凡事預則立，不預則廢。這句話不僅對于預算而言，在做全面預算管理項目時，這個原則非常管用。泛普軟件結合易磐EP全面預算管理軟件的實際案例，對于全面預算管理系統(tǒng)的實施做一些總結。

　　一、盡量縮短系統(tǒng)選型的時間

在項目實施過程中，要盡量避免“拖”。如在項目前期的選型過程中，拖泥帶水，將用戶的耐心都磨滅了，無疑會給項目帶來很大的負面影響。

為此，最好盡量縮短選型的時間。的建議是，將系統(tǒng)選型的時間盡量縮短在一個月之內。那么接下去，如何才能夠在這么短的時間之內選擇一個適合自己的全面預算管理系統(tǒng)呢？

　　要做到這一點，其實也不難。只需要采用一些小的技巧。如在系統(tǒng)選型之前，企業(yè)先收集好自己的需求，然后將這些需求直接拋給對方的咨詢顧問，看看對方能夠有效解決這些問題。再如在選擇全面預算管理系統(tǒng)提供商時，選擇行業(yè)對口的軟件。這也可以縮小全面預算管理系統(tǒng)選型的范圍，從而縮短項目選型的周期。

這可能對選型人員要求比較高。因為在系統(tǒng)選型之前需要做好相關的準備工作，而不是等到項目開始實施時才在實施顧問的指導下開展工作。由于全面預算管理系統(tǒng)在實施時具有比較大的不確定性。

建議企業(yè)最好還是尋找一位比較有經驗的人員作為企業(yè)的項目管理人員。特別是不要選擇IT負責人等類似的沒有業(yè)務經驗的人員來做項目負責人。因為有經驗的項目負責人，可以在前期項目選型和后續(xù)項目實施過程中幫助企業(yè)少走冤枉路，降低整個項目的成本。

　　二、不要與企業(yè)生產旺季相沖突

　　大部分企業(yè)的生產活動有一個明顯的周期。如對于以出口為主的五金工具企業(yè)，一般6月到11月是其生產的旺季。而其他時間段相對來說比較空。如果這種周期性比較強的企業(yè)，那么在做全面預算管理系統(tǒng)規(guī)劃時，就需要注意，最好能夠避開這個高峰期，全面預算管理項目實施不要與企業(yè)生產旺季相沖突。

　　這主要是因為在全面預算管理項目實施過程中，會給用戶增加很多的工作量。如預算管理需求的調研、基礎數(shù)據(jù)的整理、 系統(tǒng)使用的培訓等等。如果企業(yè)本來就已經是旺季，員工恨不得多一雙手的情況下，此時再來實施全面預算管理項目，那不是火上加油嗎？俗話說，忙中出亂。在這種情況下，強行上全面預算管理項目的話，系統(tǒng)的風險比較高。　　

為此，切忌不要將全面預算管理項目實施的時間與企業(yè)生產經營的旺季相沖突。如果可能的話，盡量將這個項目放在淡季實施。如此的話，企業(yè)員工就會有足夠多的時間來做跟這個項目相關的工作。

　　三、項目盡量不要跨年

　　在做項目規(guī)劃時，還需要注意跨年度的問題。有些企業(yè)可能認為年底比較空，就想在年底實施全面預算管理項目。在年底之前搞定全面預算管理項目，也可以向投資者出示一份不錯的成績單?？墒墙Y果呢，等到過完年回來，企業(yè)用戶早就將相關的培訓內容都返回給老師了。對全面預算管理系統(tǒng)又會感到很陌生。

　　跨年度實施全面預算管理項目（其實其他項目如ERP項目也是如此）是一個大忌。即使在年底能夠將項目完成，也不是很科學。因為項目上線之后，應該讓用戶有一個強化的過程。這就好像我們在學習時，課后要有一個復習的過程一樣。如果只是在課堂上學習，課后沒有復習，那么就很容易忘記。結果就是將課堂上學的東西沒過幾天都忘記了。企業(yè)預算編制一般在第四季度，如果能夠在開始預算編制之前能夠將系統(tǒng)上線，并能使用戶熟悉系統(tǒng)，當然是最好的了。為此建議企業(yè)在做全面預算管理項目規(guī)劃時，項目盡量不要跨年度?；蛘哒f，系統(tǒng)選型可以在年底完成。但是項目從實施（實施顧問進場）到項目結束（項目竣工驗收）需要放在一段連續(xù)的時間之內。要一鼓作氣，將項目上上去。

　　四、后續(xù)完善也需要在項目規(guī)劃中有所體現(xiàn)

　　在做全面預算管理項目規(guī)劃時，很多企業(yè)只是將規(guī)劃做到項目上線，而沒有包含項目的后續(xù)完善階段。認為這是不合理的。很多案例證明，企業(yè)全面預算管理項目效果做好的是剛上線的那一段時間。等到系統(tǒng)上線一段時間之后，如一年或者兩年之后，系統(tǒng)的效果就開始走下坡路。這主要就是因為沒有做好系統(tǒng)后續(xù)的規(guī)劃所導致的。具體的來說，在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中要體現(xiàn)下面這些內容。

　　1、是如何來確保前段時間的工作成果在后續(xù)工作中繼續(xù)保持下去。如前面制定的編制流程、管理機制等等在后續(xù)的內容中要得到徹底的執(zhí)行。在實際工作中，有不少的用戶在剛開始還能夠按照預先制定的措施來操作。但是時間久了，就會有懈怠的感覺。在不知不覺當中，就會跟著自己的感覺走。這就會直接導致系統(tǒng)的效果下降。故在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中，要有措施能夠確保預先的政策能夠被一如既往的執(zhí)行下去。如果需要更改的話，也需要有書面的確認過程。

　　2、是新老員工替換過程中遇到的問題。這些是企業(yè)難以控制的事情。等到全面預算管理系統(tǒng)關鍵用戶流失之后，該由誰來替代他呢？或者說，替代者能夠完全勝任原來關鍵用戶的工作嗎？如果每個替代者都只能夠達到前任的80%的程度，那么經過幾個新人之后，系統(tǒng)最終還能夠有多少效果呢？這也是可想而知的事情。所以在做系統(tǒng)規(guī)劃時，對此也應該設想一定的措施，如加強對新員工的培訓、采取上崗證等措施，來確保關鍵用戶的流失對系統(tǒng)帶來的負面影響。

總之，系統(tǒng)上線后的規(guī)劃非常的重要。很多企業(yè)正式因為缺乏這方面的認識，才導致系統(tǒng)在實施顧問離職后效果不斷的打折扣。

泛普軟件作為國內領先的、專注的預算管理軟件供應商，業(yè)務范圍涉及預算管理軟件的研發(fā)、咨詢和實施，在預算管理信息化方面積累了豐富的經驗，推薦預算管理實踐者必用的好幫手：泛普軟件全面預算管理軟件。