在長(zhǎng)沙用好OA協(xié)同辦公軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn)

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OA，辦公自動(dòng)化，OA是Office Automation的簡(jiǎn)寫(xiě)，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Action(審定通知程序，審定通知行為)的縮寫(xiě)，是國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審查意見(jiàn)書(shū)的英文翻譯。選OA更快速通達(dá)東浦！

一、OA概念

1、OA基本概念
　　OA的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率問(wèn)題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫(xiě)、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶(hù)管理、訂貨銷(xiāo)售，庫(kù)存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。
 
2、協(xié)同OA定義
　　協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門(mén)戶(hù) ”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
　　在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門(mén)戶(hù)框架，以更便捷、更簡(jiǎn)單、更靈活、更開(kāi)放的滿足日常OA辦公需求。

3、協(xié)同管理定義
　　在協(xié)同OA的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識(shí)管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶(hù)資源的管理等，最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上。
 
二、OA咨詢(xún)

用好OA軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn)
　　現(xiàn)實(shí)中關(guān)于什么是用好了OA軟件，有兩種標(biāo)準(zhǔn)。
　　其一是實(shí)施驗(yàn)收成功標(biāo)準(zhǔn)，指的是廠商在客戶(hù)那成功完成了軟件項(xiàng)目的實(shí)施驗(yàn)收，收到了項(xiàng)目尾款。各個(gè)軟件廠商市場(chǎng)宣傳時(shí)所說(shuō)的“客戶(hù)數(shù)量”就是以此為標(biāo)準(zhǔn)的。
　　其二是客戶(hù)真正將軟件推廣及深化應(yīng)用成功，該類(lèi)客戶(hù)往往都是軟件廠商的標(biāo)桿客戶(hù)。
　　這兩種標(biāo)準(zhǔn)差異很大，所以造成了各個(gè)廠商的客戶(hù)數(shù)很多，但標(biāo)桿客戶(hù)很少。
軟件項(xiàng)目的四個(gè)階段
　　OA管理分四個(gè)階段：OA選型、OA實(shí)施、OA推廣、OA深化應(yīng)用。
　　之所以出現(xiàn)兩種標(biāo)準(zhǔn)的巨大差異，原因在于廠商和客戶(hù)都只重視和關(guān)注了軟件管理的前兩個(gè)階段，而忽略了后兩個(gè)階段。
　　前兩個(gè)階段（軟件選型、軟件實(shí)施）是軟件廠商能協(xié)助或者提供的服務(wù)；后兩個(gè)階段（軟件推廣、軟件深化應(yīng)用）不屬于軟件生產(chǎn)范疇，而屬于管理咨詢(xún)范疇，是軟件廠商并不擅長(zhǎng)的，也不應(yīng)該是軟件廠商的責(zé)任，而是落地式咨詢(xún)的內(nèi)容。
 
三、企事業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)協(xié)同OA的需求

1、企業(yè)機(jī)構(gòu)

　　協(xié)同OA類(lèi)：著重關(guān)注內(nèi)部管理制度的規(guī)范執(zhí)行、內(nèi)外部信息動(dòng)向的自動(dòng)獲取和推送、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)分享利用、高效率的溝通渠道、行政類(lèi)事務(wù)的集中處理；
　　ERP類(lèi)：分為標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類(lèi)和非標(biāo)應(yīng)用類(lèi)；標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類(lèi)集中會(huì)從關(guān)注財(cái)務(wù)或者生成制造入手，形成對(duì)人力資源、生成設(shè)備、客戶(hù)銷(xiāo)售資源、供應(yīng)商采購(gòu)資源、分銷(xiāo)渠道等方面較為通用標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，但缺乏工作流引起的強(qiáng)力支持；非標(biāo)應(yīng)用類(lèi)是指非完全制造型企業(yè)對(duì)內(nèi)部資源的管理，企業(yè)個(gè)性化管理比較強(qiáng)，且應(yīng)用可完全基于工作流引擎?zhèn)鬏敚?br /> 　　BI類(lèi)：著重于對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取協(xié)同OA類(lèi)、ERP類(lèi)后臺(tái)數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供高層領(lǐng)導(dǎo)多方位的決策分析。

2、事業(yè)政府機(jī)構(gòu)

　　協(xié)同OA類(lèi)：從公文即收發(fā)文管理、以及檔案文件管理入手，貫徹推行行政指令或上行匯報(bào)，以及對(duì)外政策法規(guī)的公布；
　　ERP類(lèi)：即電子政務(wù)，集中處理各局單位、科室職能工作所包含的數(shù)據(jù)檔案歸檔處理，也是政府機(jī)構(gòu)對(duì)外辦公窗口；
　　BI類(lèi)：著重于對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取協(xié)同OA類(lèi)、ERP類(lèi)后臺(tái)數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多方位的報(bào)告分析。
 
四、協(xié)同OA選型

1、協(xié)同OA整體價(jià)值點(diǎn)
　　協(xié)同OA從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來(lái)看，可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)：
　　(1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化
　　這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
　　(2). 知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化
　　使各類(lèi)的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。
　　(3). 信息發(fā)布平臺(tái)
　　內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。?
　　(4). 內(nèi)部通訊平臺(tái)
　　建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。
　　(5). 輔助辦公
　　它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。
　　(6). 信息集成
　　我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。?
　　(7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公
　　就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
 
2、協(xié)同OA選型
　　(1). 了解自己的需求
　　是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買(mǎi)一件日用品，日用品的種類(lèi)很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。
　　(2). 組織保障
　　OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)利益，加上OA系統(tǒng)的用戶(hù)基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過(guò)。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過(guò)程中，信息部門(mén)、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門(mén)，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績(jī)效考核是較為可行的辦法。
　　很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶(hù)借鑒...
 
3、OA實(shí)施注意事項(xiàng)及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享
　　科學(xué)的選型，只是走完了OA系統(tǒng)建設(shè)的第一步，接下來(lái)，最重要的環(huán)節(jié)，便是實(shí)施。多數(shù)OA系統(tǒng)的實(shí)施周期都很長(zhǎng)，好的實(shí)施服務(wù)，也是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)需要重點(diǎn)考慮的因素。
　　協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬(wàn)，同時(shí)有四五百人在線，用戶(hù)對(duì)OA有很大的依賴(lài)性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說(shuō)明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。在長(zhǎng)沙用好OA協(xié)同辦公軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn).