律師事務(wù)所哈爾濱OA信息化實(shí)踐

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    知識(shí)管理是律師事務(wù)所最重要的戰(zhàn)略方面管理的項(xiàng)目之一，一個(gè)事務(wù)所想要長久發(fā)展，想要提高效率，想要在市場競爭中站住腳，并且取得領(lǐng)先的地位必須對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行重視。在這方面從金杜來講可能還會(huì)有一些更高的要求，比如說我們事務(wù)所的特點(diǎn)就是通過這些年的發(fā)展是一個(gè)部門合作，我們現(xiàn)在是 6 家部門，但是部門下面又有很多的領(lǐng)域，包括像公司并購部下面還有勞動(dòng)、稅務(wù)、房地產(chǎn)、各種各樣的具體的業(yè)務(wù)人員，另外在全國又有 10 家分所，現(xiàn)在加起來差不多有 1800 多人，這樣一個(gè)所我們實(shí)行的管理體制是一個(gè)公司化的管理體制，事務(wù)所一直要求要一體化管理、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、做垂直理。不管是從財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理、利益沖突、人力資源各個(gè)方面都由總部統(tǒng)一進(jìn)行管理。

    在這樣一種管理體制下，如果沒有一個(gè)好的信息化的平臺(tái)是根本做不到的，所以各種各樣的數(shù)據(jù)的收集、各種各樣客戶資源，包括電子文檔的管理、包括項(xiàng)目案件管理都需要有信息化，但是從知識(shí)管理的這個(gè)角度來講，實(shí)際上也是垂直化管理和為這些管理提供一個(gè)服務(wù)、和為他們提高工作效率的一個(gè)工具。

    我們所一開始就已經(jīng)有這種意識(shí)，大家有了這種共享文化，因?yàn)槲覀冎贫纫婚_始設(shè)立不是一個(gè)提成制的，所以大家是要慢慢培養(yǎng)一種共享的東西，但是真正開始對(duì)知識(shí)管理咨詢重視是 2004 年，我們買了美國的一個(gè)電子文檔管理軟件，從那時(shí)候開始同年我們又從外所引進(jìn)了一個(gè)做過知識(shí)管理的一個(gè)資深人員，讓他成立知識(shí)管理部。知識(shí)管理部初期主要還是為了協(xié)助業(yè)務(wù)部門做一些調(diào)研，因?yàn)樗稣{(diào)研檢索等方面是非常有能力的，逐步我們建立的一個(gè)圖書館系統(tǒng)和網(wǎng)上圖書館系統(tǒng)，這些東西只是一個(gè)很初期的東西，我們真正對(duì)知識(shí)管理的開始應(yīng)該是從 2008 年第一步是實(shí)行了全所統(tǒng)一的模板系統(tǒng)，模板系統(tǒng)更多可能大家覺得是和品牌形象聯(lián)系起來，因?yàn)楦鱾€(gè)所都知道，我們現(xiàn)在一般信頭紙大家設(shè)計(jì)了一個(gè)然后印刷出來，每次打印在信頭紙上，電子檔也是，每個(gè)人可能有自己個(gè)人的東西，里頭的字體用什么、字號(hào)用什么、行距是多少，它整個(gè)的結(jié)構(gòu)是什么，每個(gè)律師都有自己的特點(diǎn)，所以整體看上去很混亂，不能夠反映一個(gè)所的風(fēng)格，缺少這種麥當(dāng)勞、肯德基似的這種品牌形象。

    為 了做到這個(gè)我們引進(jìn)了一個(gè)軟件，在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行了開發(fā)，生成了全所多部門、多語種的一個(gè)模板系統(tǒng)，把我們所有的信函、傳真、備忘錄、合同格式等都做了明確規(guī)定，字體、字號(hào)、英文是什么、中文是什么，行間距是什么，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)怎么用，縮進(jìn)應(yīng)該是多少，都用自動(dòng)化系統(tǒng)給它進(jìn)行了一個(gè)設(shè)置，這樣律師每次在生成文件的時(shí)候統(tǒng)一生成都是金杜長相的文件，這個(gè)文件拿出去一看就是我們所的文件。這是第一步。

    這步做出來以后，我們就開始要建范本庫，范本就是大家說的事務(wù)所長期適用的很優(yōu)秀的一些版本，這個(gè)是需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門和合伙人仔細(xì)審核，要加注、要加各種各樣的起草說明這樣的一套東西。這套東西每個(gè)業(yè)務(wù)部門都會(huì)自己有一些，但是在事務(wù)所整體層面來做仍然是一個(gè)非常非常大的工程，因?yàn)樗泻匣锶硕际呛苊Φ?，你讓他們花時(shí)間來做一個(gè)不掙錢的事情，確實(shí)是很難為他們。但是因?yàn)檫@個(gè)東西對(duì)事務(wù)所長久發(fā)展來講非常重要，所以從管理層、各個(gè)層面都在大力推進(jìn)這方面的工作。

    他不可能完全就用這些范本涵蓋住，肯定還有各種各樣的多變性、各種各樣的參考資料、各種的備忘錄、各種的東西，如果你從幾百萬的文件里面在系統(tǒng)里面進(jìn)行檢索，如果是一個(gè)關(guān)鍵詞，比如說“反商業(yè)賄賂”，你一下檢索出來九千個(gè)文件，那等于和沒檢是一樣的，因?yàn)檫@個(gè)律師沒有時(shí)間具體在去摘。在這種情況下，要從我們文檔系統(tǒng)里面，就是我們 DM 系統(tǒng)里把正常的項(xiàng)目文件里比較有價(jià)值的東西挑出來，單獨(dú)放在一個(gè)庫里，這樣會(huì)讓業(yè)務(wù)部門的律師在工作過程中可以到這個(gè)庫里面去找一些參考文件，這個(gè)也是知識(shí)管理工作一個(gè)很重要的部分。

    我們能夠做到這個(gè)，實(shí)際上歸根到底還是因?yàn)橛幸粋€(gè)哈爾濱OA系統(tǒng)系統(tǒng)，因?yàn)槟莻€(gè)系統(tǒng)能量還是很大的，它可以做中英文全文的檢索，所以你再他的系統(tǒng)里面輸出任何的關(guān)鍵詞，它就可以在你規(guī)定的這些庫里面和你授權(quán)的庫里面把所有含這些關(guān)鍵詞的文件都調(diào)出來，這樣讓我剛才說的有一個(gè)問題，如果業(yè)務(wù)文件量相當(dāng)大，有一稿、二稿、終稿，還有各種各樣的草稿，在這個(gè)時(shí)候關(guān)鍵詞調(diào)出來東西的是參差不齊，還有一些是垃圾。知識(shí)管理的另外一個(gè)工作就是要把這些里頭最核心的一些有價(jià)值的東西挑出來，然后放到一個(gè)庫里面。

    除了這個(gè)之外還有很多外面的文章、調(diào)研資料和法規(guī)數(shù)據(jù)庫，我們訂購了一些法規(guī)數(shù)據(jù)庫可以查法規(guī)的，這時(shí)候我們又在 DM 系統(tǒng)里面建了一個(gè)網(wǎng)上圖書館，這樣大家根據(jù)不同的需要可以進(jìn)不同的庫去找和它相關(guān)的一些東西，這是我們的一個(gè)目標(biāo)。