如何避免虎頭蛇尾的ERP項(xiàng)目

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歷時(shí)一年多的ERP項(xiàng)目終于要上線了，對我來說這意味著沒日沒夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。項(xiàng)目組成員接二連三地來表示“祝賀”，可我卻怎么也高興不起來?！皠倮氖锕?這話說得早了點(diǎn)?！蔽乙荒樋嘈?，“還是想想該怎么對付黎明前的黑暗吧?！?/P>

ERP項(xiàng)目的收尾工作實(shí)際上也如前面的流程重組、需求調(diào)研一樣重要，這項(xiàng)工作直接關(guān)系到erp系統(tǒng)日后的維護(hù)。若項(xiàng)目的收尾工作做得好，則以后ERP系統(tǒng)維護(hù)起來就相對簡單多了；相反，若收尾工作隨便應(yīng)付了事，那以后ERP系統(tǒng)維護(hù)就有苦頭吃了。

在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目收尾過程和工作往往不被大家重視。有時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，有時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。談到項(xiàng)目收尾，可能大家都有一大段牢騷，血淚史當(dāng)然是少不了的。相信誰都經(jīng)歷過在項(xiàng)目“接近”結(jié)束的時(shí)候陷入困境的情況，以為已經(jīng)干完了“該干的事情”，但客戶卻不斷的提出新要求，結(jié)果拿起合同一看，天啊?？蛻粢豁?xiàng)一項(xiàng)地對合同的話，根本就不可能驗(yàn)收。我也有過這樣的慘痛經(jīng)歷，與大家分享一下。

什么是ERP項(xiàng)目收尾？

實(shí)施ERP項(xiàng)目的人都有一個(gè)共識(shí)，就是ERP項(xiàng)目的開始和收尾最難干。尤其收尾，紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁股的活，忙了半天看不出成績，還要受到雙方領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。加上臨近項(xiàng)目結(jié)束人心浮動(dòng), 同時(shí)和對方的關(guān)系也因?yàn)闋可娴阶詈蟮慕Y(jié)算，扯皮事兒多，矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒有實(shí)施過程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒。

ERP項(xiàng)目收尾一般分為合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶一項(xiàng)一項(xiàng)的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的驗(yàn)收。管理收尾是說把ERP實(shí)施期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔，并把相關(guān)的ERP運(yùn)維工作轉(zhuǎn)到維護(hù)組負(fù)責(zé)；所有的項(xiàng)目成員一起來把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)寫成總結(jié)，然后所有資料轉(zhuǎn)交維護(hù)組。

（1）合同收尾

合同收尾就是了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對整個(gè)ERP項(xiàng)目過程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。ERP項(xiàng)目實(shí)施也象眾多的項(xiàng)目收尾一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時(shí)候。象管理學(xué)上經(jīng)常提到的80-20理論，花了計(jì)劃的80%的時(shí)間以為完成了項(xiàng)目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的工作又要花80%的計(jì)劃時(shí)間來完成。

合同收尾往往是ERP項(xiàng)目經(jīng)理最為頭痛的事情，理想的情況下，既要使客戶和用戶對ERP實(shí)施滿意，又要使公司順利地收到   項(xiàng)目資金，造就一個(gè)“雙贏”的局面。合同收尾驗(yàn)收要核查項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)定范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作或活動(dòng)是否已經(jīng)全部完成，實(shí)施成果是否滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗(yàn)收文件中。但實(shí)際上項(xiàng)目先天就有很多不確定因素，比如說，ERP銷售人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求等等。

（2）管理收尾

管理收尾是指涉及對ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔，具體包括收集項(xiàng)目實(shí)施記錄、ERP功能需求對照表、還有各種參數(shù)設(shè)置情況表等，最后還包括項(xiàng)目階段性進(jìn)度報(bào)告。因此，管理收尾做得是否好對降低ERP項(xiàng)目失敗率有重大的意義，例如管理收尾文檔包括有什么地方可以改進(jìn)的建議？獲得了什么經(jīng)驗(yàn)？一系列的問題進(jìn)行分析總結(jié)得越多，資料就越豐富，越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。

同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)。一個(gè)項(xiàng)目的工作剛剛完成，項(xiàng)目成員手頭都還保留有工作記錄，收集起來是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其他項(xiàng)目組，有些可能離職了，到那時(shí)去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。

在做管理收尾時(shí)，一般建議事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等等。并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項(xiàng)目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時(shí)一定要自己留好一份在手備案。好多ERP項(xiàng)目跨度達(dá)一年多的時(shí)間，現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理可能是第二任、第三任項(xiàng)目經(jīng)理了，客戶的項(xiàng)目主管也可能都換了好幾位，這個(gè)時(shí)候靠什么？無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個(gè)稱職的ERP項(xiàng)目經(jīng)理，一定要為項(xiàng)目做好并保存好管理收尾記錄。

為什么項(xiàng)目收尾工作總是這么難？

一直以來有一個(gè)怪圈，項(xiàng)目似乎到達(dá)收尾階段很容易，但真正要把尾給收好了，到達(dá)一個(gè)可以完善的階段，卻總是面臨一堆問題，拖了又拖。在我所做過的項(xiàng)目中不止一次的聽說，有些項(xiàng)目經(jīng)理在合同收尾的時(shí)候，客戶提出一項(xiàng)一項(xiàng)對合同來驗(yàn)收，他才到處去找合同，這樣的項(xiàng)目怎么能夠順利完成呢？

（1）有沒有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人

我曾經(jīng)經(jīng)歷過的兩個(gè)項(xiàng)目，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了項(xiàng)目收尾主管來專門負(fù)責(zé)收尾。收尾之難，由此可見一斑。因?yàn)槭瘴补ぷ鞯膹?fù)雜和千頭萬緒，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門中項(xiàng)目工作時(shí)間較長，熟悉情況者，組成一個(gè)精干的移交、驗(yàn)收、資料歸檔小組，具體實(shí)施以合同驗(yàn)收和整理歸檔為主的收尾工作。收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)施實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持。為保證收尾計(jì)劃的順利執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會(huì)制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的問題。