走在企業(yè)昆明OA信息化的大道上

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-------記蘇福馬股份有限公司金蝶K/3 OA實(shí)施心得

OA 從無(wú)紙化到知識(shí)管理

2001年底，蘇福馬股份有限公司成功收購(gòu)了鎮(zhèn)江市林業(yè)機(jī)械廠，企業(yè)實(shí)力和規(guī)模邁上了一個(gè)新的臺(tái)階?？呻S之而來(lái)的是，異地辦公也給企業(yè)管理帶來(lái)了諸多不便。有時(shí)為了傳遞一些特別重要的技術(shù)文件，不得不依仗人來(lái)車往兩地穿梭，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，開(kāi)支也增加了不少。不過(guò)，近期，這一難題已然迎刃而解。隨著蘇福馬OA辦公自動(dòng)化項(xiàng)目的正式實(shí)施，通過(guò)WEB方式一舉實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦公，在鍵盤(pán)的敲擊間完成了文檔和指令的傳輸。當(dāng)然，效能提升僅僅是項(xiàng)目實(shí)施后的一大成果。事實(shí)上，OA對(duì)于蘇福馬公司更大的影響在于工作流的再造，知識(shí)管理的科學(xué)與規(guī)范，以及為企業(yè)下一步信息化改造所打下的基礎(chǔ)。

無(wú)紙化 OA跨出第一步

李猛是蘇福馬公司辦公室副主任，他對(duì)于OA項(xiàng)目上馬前后的變化感觸頗深。原先一份文件在領(lǐng)導(dǎo)間傳閱，需挨個(gè)排隊(duì)，一個(gè)輪次下來(lái)要花費(fèi)不少時(shí)間，偶爾途中出現(xiàn)耽擱，那時(shí)間就拖得更長(zhǎng)了。而遇到公布統(tǒng)計(jì)報(bào)表、下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃等，往往要大批量復(fù)印，發(fā)放到各相關(guān)部門(mén)。平時(shí)不留意，年底一算帳，光紙張費(fèi)用就不是個(gè)小數(shù)目。如今，OA系統(tǒng)上馬后，收發(fā)文功能模塊實(shí)現(xiàn)了文檔傳輸和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的電子化，無(wú)紙化。

依托順暢流轉(zhuǎn)的傳遞網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調(diào)閱最新動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。而公共信息平臺(tái)的建立，則大大便利了信息的發(fā)布，依照所設(shè)置的權(quán)限，每個(gè)部門(mén)、每個(gè)員工都能獲取各自所需的信息。由此，辦公信息載體實(shí)現(xiàn)了從原始紙介質(zhì)方式到比特方式的跨越，“無(wú)紙化”辦公成為了現(xiàn)實(shí)。蘇福馬的員工紛紛表示，現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部的許多文件、報(bào)表用不著再打印、裝訂、分發(fā)了，紙張使用大大減少，成本下來(lái)了，辦公室的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)也“輕松”了不少。當(dāng)然，工作效能的提升是最為顯著的。以文件歸檔為例，占地不說(shuō)，原先要翻閱陳年老賬可是一樁讓人頭痛的事，每每需要翻箱倒柜，碰到急用，那可真是火燒火燎。而現(xiàn)在，輕點(diǎn)鼠標(biāo)，隨時(shí)可以進(jìn)行拆卷、封卷操作，輕松調(diào)閱。對(duì)于已封案卷，還可以根據(jù)著錄標(biāo)引進(jìn)行方便的檢索和查詢。

工作流  再造和自動(dòng)化

不過(guò)，如果以階段來(lái)劃分的話，收發(fā)文手工方式的終結(jié)，即所謂的“無(wú)紙化”僅僅是OA的初級(jí)階段，實(shí)現(xiàn)工作流的再造與自動(dòng)化則是企業(yè)推行OA更為重要的題中之意。此次蘇福馬公司選用了金蝶K/3 OA V7系統(tǒng)，根據(jù)蘇福馬內(nèi)部管理要求，定義、再造出了各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，包括采購(gòu)、資金申請(qǐng)流程等等，供流轉(zhuǎn)使用。除了管理員以外，公司員工可以在任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)流程的流轉(zhuǎn)，以及對(duì)于工作流程的跟蹤查看。

舉例說(shuō)，如果你是某一文檔的審批人，除了可以對(duì)需由其處理的文檔進(jìn)行審批外，還可以通過(guò)系統(tǒng)自帶的流程監(jiān)控系統(tǒng)及流程跟蹤功能，來(lái)查看該審批文檔目前所處的狀態(tài)，及其余審批人所提的意見(jiàn)和所做的操作，隨時(shí)對(duì)流程跟蹤，查看其目前狀態(tài)和處理意見(jiàn)。而對(duì)于流程中所產(chǎn)生的所有文檔，系統(tǒng)可以不同版本附件的形式添加進(jìn)來(lái)，待流程結(jié)束后，自動(dòng)歸入檔案庫(kù)管理。在實(shí)際工作中，有時(shí)也會(huì)遇到流程停滯不前的現(xiàn)象，這時(shí)系統(tǒng)管理員便可以通過(guò)重新設(shè)置路由和重新分派的方式保證整個(gè)流程能夠正常、穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)下去。由此，部門(mén)間的相互協(xié)作和監(jiān)督得以強(qiáng)化，員工的事業(yè)心和責(zé)任感也受到了激勵(lì)，辦公效率有了較為明顯的提高。在公司內(nèi)部，原先某些重要崗位，如采購(gòu)人員，流動(dòng)或跳槽后往往會(huì)出現(xiàn)一段相對(duì)“無(wú)序”的時(shí)段，因?yàn)榭蛻糍Y料、供貨方價(jià)格等信息多被前任一鍋端帶走，致使后繼者一時(shí)難以上手?，F(xiàn)在OA實(shí)施以后，一切變得有章可循。所有信息、數(shù)據(jù)透明化，全部被輸入電腦，整個(gè)采購(gòu)流程又有跟蹤審核，因此即使有了人事上的變動(dòng)，前后也能很快銜接，有力地保障了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的正常和有序。

知識(shí)管理 構(gòu)筑共享平臺(tái)

在蘇福馬辦公功能模塊結(jié)構(gòu)拓?fù)鋱D中，有一個(gè)被稱作“公共信息”的模塊，系統(tǒng)將它分為了新聞中心、知識(shí)中心、企業(yè)公告、焦點(diǎn)論壇、政策法規(guī)和單位名錄等六個(gè)大類。項(xiàng)目實(shí)施人，蘇州金蝶軟件公司的工程師艾群飛介紹說(shuō)，可千萬(wàn)別小視了“公共信息”。事實(shí)上，現(xiàn)在的OA系統(tǒng)已不再是簡(jiǎn)單的文件處理和單純的行政事務(wù)，工作流再造之余，還提供了豐富的學(xué)習(xí)功能和知識(shí)共享機(jī)制，而這對(duì)于提高現(xiàn)代企業(yè)的效能和核心競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。目前，業(yè)界多數(shù)認(rèn)同第三代OA的核心便是知識(shí)的管理，目的在于幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識(shí)，并且在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⒄_的知識(shí)傳遞出去，使企業(yè)員工在實(shí)踐中學(xué)會(huì)采取最為合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。而蘇福馬“公共信息”模塊其實(shí)便是這樣一個(gè)集信息發(fā)布、知識(shí)傳遞于一體的共享平臺(tái)。

根據(jù)蘇福馬公司的要求，金蝶二次開(kāi)發(fā)的“質(zhì)量信息反饋”功能模塊便體現(xiàn)了知識(shí)管理和共享的理念。今后，但凡是在產(chǎn)品制造過(guò)程中出現(xiàn)的任何細(xì)小的質(zhì)量問(wèn)題，系統(tǒng)都會(huì)以電子文本的形式記錄在案，附錄應(yīng)對(duì)的技術(shù)處理方案，并且被歸檔存放在公共信息的“知識(shí)中心”內(nèi)，供員工隨時(shí)參考借鑒，以有效避免同一質(zhì)量問(wèn)題的再度發(fā)生。而如出一轍的還有“焦點(diǎn)論壇”，作為企業(yè)所有員工的公共討論區(qū)，每個(gè)人都可以對(duì)公司內(nèi)部或外部的各種觀點(diǎn)、問(wèn)題進(jìn)行討論，分享知識(shí)，尋求經(jīng)驗(yàn)。為配合各業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際需要，還可以建立特殊話題討論區(qū)，如業(yè)務(wù)交流和專題技術(shù)討論等，任何人員可在討論區(qū)中提出問(wèn)題和解答其他人員的問(wèn)題。而在日常，員工還可以通過(guò)查詢、訂閱和發(fā)布等多種互動(dòng)方式處理各類信息，使自己的知識(shí)構(gòu)成始終處于一個(gè)循環(huán)更新的狀態(tài)，以不斷提升個(gè)人的業(yè)務(wù)水平和效能。

據(jù)介紹，為了更好的使OA系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的效能，公司人力資源部在今年年初組織了大規(guī)模的人員培訓(xùn)，從計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)入手，從報(bào)表數(shù)據(jù)的輸入起步推進(jìn)。在他看來(lái)，舊有的工作習(xí)慣和思維模式是啟動(dòng)OA時(shí)通常會(huì)遇到的難題。但在一段時(shí)間的運(yùn)轉(zhuǎn)之后，OA系統(tǒng)所帶來(lái)的，看得見(jiàn)、摸得著的變化已經(jīng)使越來(lái)越多的員工切身感受到了信息化的便利和高效。事實(shí)上，企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，從技術(shù)角度而言，除了網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，OA是一個(gè)非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)。因?yàn)殡娮由虅?wù)要把物流、資金流、信息流重新整合，而且要進(jìn)入企業(yè)的核心層，滲透到各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。因此，只有具備了OA這一基礎(chǔ)，電子商務(wù)才能水到渠成。所以，李猛希望，從無(wú)紙化到知識(shí)管理，蘇福馬金蝶K/3 OA項(xiàng)目的有效實(shí)施將為企業(yè)的信息化之路打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。