一汽海馬打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊

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 管理平臺，企業(yè)內(nèi)部的行政管理等任務(wù)不能被有效執(zhí)行，各個體系相互獨立，企業(yè)知識散落其間。為了增加技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新的凝聚力，我們感到建立一個知識管理平臺已成當(dāng)務(wù)之急。

KOA直接落地

“經(jīng)營管理部和IT部門的合力推進(jìn)保證了KM(知識管理)系統(tǒng)實施的順利進(jìn)行?！眳撬烧f。據(jù)介紹，知識管理項目自2005年底正式啟動，采用的是“咨詢+實施”的方式，在新版IBM Lotus Domino6.5.3之上、以KOA知識管理解決方案為基礎(chǔ)進(jìn)行構(gòu)筑。KOA平臺允分利用了Domino的郵件、協(xié)作、文檔處理等功能，通過與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的有效結(jié)合，組建廠企業(yè)級的知識管理應(yīng)用。

吳松指出，有了管理部門的自接參與，流程定制、知識模塊劃分等技術(shù)層面的工作能保持很好的方向感，不會偏離業(yè)務(wù)實際，并且知識管理平臺在建設(shè)期即被注入了企業(yè)的管理思想，這為平臺后來要發(fā)揮的管理功能奠定了基礎(chǔ)。而在系統(tǒng)實施后，這種優(yōu)勢將延續(xù)到應(yīng)用的推進(jìn)期，管理手段的調(diào)控能夠激勵員工對業(yè)務(wù)知識的梳理和上傳。

2006年2月，KOA系統(tǒng)正式接替原有的OA系統(tǒng)，在一汽海馬上線運行。在系統(tǒng)切換的問題上，一汽海馬沒有采取短期內(nèi)新舊系統(tǒng)并行的傳統(tǒng)做法，而是果斷地直接切換到新的KOA系統(tǒng)。談到這樣做的原因，吳松說，主要是考慮到數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、存儲的問題，同時由于新舊系統(tǒng)都基于Lotux Domino／Notes，用戶的基本應(yīng)用不存在太多障礙，而新模塊的應(yīng)用培訓(xùn)也已提前進(jìn)行，完全具備系統(tǒng)平滑過渡的條件，所以在對新的平臺進(jìn)行嚴(yán)格測試后，一汽海馬選擇了讓KOA“直接落地”的做法。

新的KOA平臺讓分散于各個角落的企業(yè)知識有了“分類著陸”的舞臺。一汽海馬將知識文檔劃分為工作總結(jié)、專業(yè)知識庫、業(yè)務(wù)文檔、案例管理等不同模塊，通過設(shè)定好的知識梳理步驟，形成知識樹、制度樹、專家地圖，并且將其固化于KOA平臺之上。與此同時，這種超越傳統(tǒng)OA的知識管理平臺還集成丁協(xié)同工作、信息集成等功能，預(yù)留了企業(yè)即時通信應(yīng)用接口，同時還具備向企業(yè)信息門戶遷移的技術(shù)基礎(chǔ)。

把產(chǎn)品“賣”出去

KOA平臺的建成抓住了一汽海馬“打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊”企業(yè)管理目標(biāo)的節(jié)拍。而當(dāng)OA應(yīng)用切換到新平臺之后，吳松所在的信息部和經(jīng)營管理部最大的任務(wù)就是怎樣把做好的產(chǎn)品“賣”給不同業(yè)務(wù)部門的員工。

“絕大多數(shù)的員工習(xí)慣于知識索取，不擅于總結(jié)和上傳。我們要做的就是改變他們的應(yīng)用習(xí)慣，讓員工對知識管理模塊的應(yīng)用迅速活躍起來。”吳松說。為了達(dá)到這樣的目的，兩個部門采取了一些特殊的推廣手段。除去員工獎勵這樣的行政手段外，比如在各個辦公區(qū)的醒目處放置16個易拉寶，宣傳知識管理概念和功能?！敖裉炷?/SPAN>KM了嗎?”成為了KOA平臺的推廣口號。

截止8月底，KOA的注冊人數(shù)已經(jīng)達(dá)到1200人，最多在線人數(shù)為537人。工作總結(jié)、業(yè)務(wù)義檔等文檔的上傳數(shù)量超過了1800份，平臺上運行的電子流程超過了5400個。在成功調(diào)動起員工的應(yīng)用熱情之后，吳松所在的團(tuán)隊又開始著手把知識管理模塊的應(yīng)用推向更高層次。

吳松認(rèn)為，模塊應(yīng)用普及后，IT部門應(yīng)該及時啟動企業(yè)知識的“沉淀程序”。這種加速知識精華沉淀的做法，將在提升企業(yè)對知識的運用能力中起到關(guān)鍵作用。為此，一汽海馬特別制定了相關(guān)的行政規(guī)定和獎勵機(jī)制，增加業(yè)務(wù)文檔和案例管理的“沉淀量”。“在知識提煉的同時，我們還希望從KOA平臺收集到更多來自生產(chǎn)一線的知識?！眳撬烧f。他強調(diào)，生產(chǎn)一線的前沿體驗是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的源泉，為了鼓勵一線員工的知識分享，一汽海馬已經(jīng)開始在管理與激勵機(jī)制上予以傾斜。

回顧KOA平臺數(shù)月來的應(yīng)用狀況，吳松也逐漸總結(jié)了一些尚待改進(jìn)的地方。比如專家網(wǎng)絡(luò)運用率不高，專家資格的評定和問題回答的考核機(jī)制仍然需要完善；應(yīng)用案例還沒有硬性的上傳規(guī)定等。他認(rèn)為，這些都需要在后面的深度知識梳理階段消化和解決。

最終歸于門戶

在日益成熟的管理思想被注入到知識管理平臺之后，OA應(yīng)用會走向何方?對此，一汽海馬也已經(jīng)做好準(zhǔn)備。吳松表示，KOA下臺未來將與其他應(yīng)用系統(tǒng)的信息一道，借助門戶技術(shù)整合為統(tǒng)一的知識分享體系。

目前，一汽海馬除合同、專業(yè)應(yīng)用外的流程全部通過KOA平臺流轉(zhuǎn)。下一步，門戶技術(shù)將幫助其實現(xiàn)平臺內(nèi)部流程與外部流程的連接。整合操作將幫助一汽海馬解決KOA系統(tǒng)與其他專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)之間的對接問題。而在整合之后，KOA平臺所匯集的企業(yè)知識將在更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)分享。吳松表示，企業(yè)門戶建成后，一汽海馬計劃將知識管理系統(tǒng)向經(jīng)銷商和供應(yīng)商開放，進(jìn)一步增強生產(chǎn)與銷售環(huán)節(jié)企業(yè)與外部的信息交互。

“這種交互的外延將帶領(lǐng)我們步入門戶應(yīng)用時代。無淪知識保存在哪里，企業(yè)內(nèi)外的用戶都可以在一個統(tǒng)一的入口找到它，屆時，OA平臺將完成知識管理之后的又一次角色轉(zhuǎn)換?！眳撬烧f。