看美國(guó)企業(yè)的檔案工作

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看美國(guó)企業(yè)的檔案工作

馬佩琴

IBM公司檔案館

IBM公司的檔案館位于美國(guó)新澤西州。成立于1964年，1968年，公司專門從哈佛大學(xué)請(qǐng)來(lái)歷史學(xué)專家，對(duì)公司文件進(jìn)行鑒定，提出了IBM公司要加強(qiáng)檔案工作的建議。根據(jù)專家的意見(jiàn)，到1972年，公司的檔案工作人員增加到7名。1998年現(xiàn)任館長(zhǎng)到任后，大力呼吁加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，解決了公司檔案工作發(fā)展的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，每年公司撥款100萬(wàn)美元，改善了庫(kù)房管理?xiàng)l件，增加了人員，現(xiàn)在檔案館有正式職工5名，合同工7名。檔案館館長(zhǎng)由公司總經(jīng)理直接任命，檔案工作直接向秘書長(zhǎng)報(bào)告，由秘書長(zhǎng)向IBM首席律師報(bào)告。

IBM公司檔案館館藏檔案共有10000立方英尺，有3000張照片，5000盒聲像檔案，2000件展品，共有兩個(gè)庫(kù)房。7個(gè)合同工主要負(fù)責(zé)整理文件。公司檔案館設(shè)有查詢利用室，主要提供：各分公司的反映廠史活動(dòng)的記錄匯編，市場(chǎng)部編的市場(chǎng)銷售人員銷售情況，新產(chǎn)品介紹匯偏。檔案館根據(jù)公司需要制定了文件保管期限表。公司每個(gè)部門都有兼職文件管理人員負(fù)責(zé)保管文件。文件的鑒別工作是由文件管理人員（秘書或工程師）來(lái)做的，由他們根據(jù)文件保管期限表將具有“檔案”意義即有保存價(jià)值的文件，放入統(tǒng)一制作的箱盒中，移交檔案館。公司的法律文件及專利，有競(jìng)爭(zhēng)性的文件暫時(shí)不在檔案館保存。檔案館主要保存公司有關(guān)產(chǎn)品史、工廠史、公司史的文件。

在檔案的對(duì)外提供與利用方面，IBM公司檔案館持謹(jǐn)慎的態(tài)度，凡是涉及公司商業(yè)秘密的文件一律不向外界提供?，F(xiàn)有檔案數(shù)量的50%是可以對(duì)外開放的。對(duì)外服務(wù)的方式是：函調(diào)，發(fā)E-mail。利用者主要是歷史研究人員，新聞?dòng)浾?。IBM公司檔案館的檔案管理有紙質(zhì)目錄和電子文件目錄兩種檢索手段，卷內(nèi)文件的分類編號(hào)簡(jiǎn)明清楚。檔案管理人員將公司各部門送交的文件自動(dòng)從盒中取出，先把文件放入無(wú)酸軟卷皮中，再將同類若干件軟卷皮夾好的文件，放入標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸盒子中。在整理過(guò)程中，檔案人員充分尊重文件原有的文件分類和排列順序，將每箱盒內(nèi)的文件逐一編號(hào)排列，用鉛筆標(biāo)注在軟卷皮上，不在文件原件上做任何標(biāo)記，也不進(jìn)行裝訂。

美國(guó)電信公司檔案館

美國(guó)電信公司成立于1876年，總部設(shè)在芝加哥，主要負(fù)責(zé)美國(guó)中西部5個(gè)州的電話業(yè)務(wù)，同時(shí)還為用戶提供安全監(jiān)控系統(tǒng)，圖書館應(yīng)用軟件等方面的服務(wù)，公司共有員工7萬(wàn)多人。

美國(guó)電信公司檔案館隸屬于公司公共關(guān)系部，檔案館的主要職責(zé)是：收集管理永久性文件并負(fù)責(zé)提供利用。公司設(shè)有圖書館，有16名工作人員負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件的管理，文件在圖書館保管5年后向檔案館移交。有關(guān)公司董事會(huì)記錄、股東大會(huì)記錄等方面的文件在公司法律部保管。

檔案館共有750立方英尺的檔案。有檔案庫(kù)房一間，位于公司總部辦公樓的設(shè)備層，備件簡(jiǎn)陋且擁擠。公司檔案文件分為11類，包括：公司財(cái)務(wù)報(bào)表、高級(jí)主管經(jīng)理文件、公司職能部門文件、所屬部門文件、公司對(duì)外公開出版物、錄音錄像帶、早期照片、1984年以前的公司內(nèi)部出版物。

檔案館庫(kù)房還保存有1878年至今電話公司使用的各種電話機(jī)實(shí)物。每一部電話機(jī)都有標(biāo)簽標(biāo)識(shí)出電話機(jī)生產(chǎn)使用的年代，檔案館不定期利用這批實(shí)物搞小型巡回展覽，向員工宣傳公司的發(fā)展歷史。公司每年給檔案館20萬(wàn)美元的經(jīng)費(fèi)，用于工作人員的工資、公務(wù)出差、購(gòu)置消耗品、檔案設(shè)備購(gòu)置等。

21世紀(jì)是一個(gè)社會(huì)高度信息化的嶄新時(shí)代。作為國(guó)家文獻(xiàn)信息事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè)，也面臨著由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制向著以全方位的檔案信息管理、檔案信息服務(wù)和檔案信息開發(fā)三位一體為特征的新體制的歷史性轉(zhuǎn)軌。早在1984年，鄧小平同志就發(fā)出了“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的號(hào)召，將開發(fā)包括檔案在內(nèi)的信息資源的重要性，提到了一個(gè)前所未有的高度，為中國(guó)檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展指明了方向。

檔案信息作為一種文化積淀，既能凝聚和激勵(lì)國(guó)人，更是重塑和完善國(guó)民人性、人格的精神力量。一方面，人類社會(huì)的發(fā)展史本身就是一部活生生的生產(chǎn)力進(jìn)化史，是檔案信息積聚過(guò)程，是定向知識(shí)經(jīng)濟(jì)的演化史。同時(shí)，科技革命極大地改變了世界，成為人類進(jìn)一步改進(jìn)生存和發(fā)展的基本前提。它留下人類生存發(fā)展的軌跡，更為人類社會(huì)留下豐富的檔案信息資源。

轉(zhuǎn)自北京咨詢業(yè)