南昌OA系統(tǒng)的構(gòu)成與開(kāi)發(fā)

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在企業(yè)中推行知識(shí)管理，不但需要員工們懂得知識(shí)管理的理念，而且要通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)來(lái)使之變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)，往往是企業(yè)知識(shí)主管和高層領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的重要問(wèn)題。近年來(lái)，由于信息技術(shù)的進(jìn)步和IT產(chǎn)品的大量出現(xiàn)，現(xiàn)在許多IT廠商都推出了自己的知識(shí)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)，不少人認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)就是一個(gè)現(xiàn)成的可以買(mǎi)來(lái)使用的軟件包。但是，目前這些IT廠商的知識(shí)管理開(kāi)發(fā)平臺(tái)都僅僅是提供了一個(gè)可以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)的工具，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)，不但要掌握這些工具，而且要對(duì)自己將要設(shè)計(jì)的系統(tǒng)具有清晰的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，還必須懂得通過(guò)什么樣的途徑，才能夠減少失敗的概率，有效地完成所規(guī)劃的知識(shí)管理系統(tǒng)。

　　圖南昌OA系統(tǒng)系統(tǒng)

如何當(dāng)好CKO

企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)是一個(gè)整合的、具有多種功能的、根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)和知識(shí)特點(diǎn)所開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)。好像企業(yè)的ERP一樣，在開(kāi)發(fā)和引進(jìn)這個(gè)系統(tǒng)之前，企業(yè)的知識(shí)主管或CKO（首席知識(shí)官）應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)的知識(shí)資源以及知識(shí)性工作進(jìn)行分析和整理，并對(duì)企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)進(jìn)行整體性規(guī)劃。那么，企業(yè)知識(shí)主管應(yīng)當(dāng)如何做這些工作呢？

首先，應(yīng)當(dāng)清楚地定義企業(yè)中使用知識(shí)管理系統(tǒng)的用戶是什么人，他們的具體要求是什么。知識(shí)管理系統(tǒng)的用戶應(yīng)當(dāng)能夠通過(guò)該系統(tǒng)定義知識(shí)、發(fā)現(xiàn)知識(shí)、整合企業(yè)內(nèi)外眾多的知識(shí)源；并通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)和組織。知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃必須以人為本，而不要以文字知識(shí)為核心。正如知識(shí)管理的大師蒂瓦納所言：“一個(gè)好的知識(shí)管理系統(tǒng)是圍繞著人來(lái)設(shè)計(jì)的?！?

其次，知道企業(yè)有哪些知識(shí)資源。對(duì)此很多研究都提出了對(duì)知識(shí)資源的分類(lèi)方法。例如Petrash的框架提出：企業(yè)的知識(shí)資源可以分為5種類(lèi)型：?jiǎn)T工的知識(shí)或人力資本，客戶或客戶資本、組織業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)和組織文化。后三類(lèi)知識(shí)資源又被看作是組織資本。

系統(tǒng)要具有三特性

在系統(tǒng)的構(gòu)成方面，面對(duì)越來(lái)越多的技術(shù)可能性應(yīng)當(dāng)慎重考慮。軟件模塊的功能并非越多越好，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)仔細(xì)的考慮和篩選，使得系統(tǒng)具有三個(gè)特性：實(shí)用性、友好性和可拓展性。所謂實(shí)用性，就是要保證員工能夠從使用該知識(shí)系統(tǒng)獲益，而不是給企業(yè)提供一個(gè)中看不中用的“花瓶”。所謂友好性，就是系統(tǒng)應(yīng)該是容易使用，容易學(xué)習(xí)的，用戶對(duì)系統(tǒng)沒(méi)有畏難情緒，是系統(tǒng)能夠迅速推廣的一個(gè)重要條件。所謂可拓展性，就是系統(tǒng)要能夠適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)的變化。知識(shí)管理系統(tǒng)往往是隨著企業(yè)需求的增加而擴(kuò)大的。它需要能隨著它所支持的業(yè)務(wù)一起成長(zhǎng)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，往往從一個(gè)核心的需求開(kāi)始，逐步擴(kuò)大其規(guī)模和功能。

基于以上的考慮，知識(shí)管理系統(tǒng)根據(jù)其模塊的組合，提供知識(shí)管理的各種功能。在實(shí)際的應(yīng)用中，有的企業(yè)注重實(shí)現(xiàn)個(gè)體間的知識(shí)共享，因此知識(shí)管理系統(tǒng)需要有良好的知識(shí)整理和知識(shí)傳播的能力；有的企業(yè)注重協(xié)同性知識(shí)工作，通過(guò)思想火花的碰撞產(chǎn)生新的知識(shí)。有些企業(yè)則把重點(diǎn)放在對(duì)知識(shí)的捕捉、操作與定位，側(cè)重進(jìn)行與知識(shí)相關(guān)的信息管理；另外一些企業(yè)著眼于建設(shè)、開(kāi)發(fā)智力資本，提供自由的、不受限制的、簡(jiǎn)單易行的對(duì)話功能，以提高企業(yè)中知識(shí)活動(dòng)的有效性；還有一些企業(yè)注重創(chuàng)造一種學(xué)習(xí)環(huán)境，從而使得員工能夠保持對(duì)新知識(shí)的關(guān)注。

系統(tǒng)的基本用途

企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)能以多種形式、采用多種工具來(lái)構(gòu)成。關(guān)鍵是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的需求來(lái)規(guī)劃和設(shè)計(jì)。如圖表示一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)的基本用途，這些基本的功能可以通過(guò)表中的知識(shí)管理工具的有機(jī)組合來(lái)實(shí)現(xiàn)。請(qǐng)注意這里所列舉的僅僅是知識(shí)管理系統(tǒng)中面向應(yīng)用的功能和模塊，一個(gè)實(shí)際的系統(tǒng)，必然還有許多其他的軟件，例如安全管理、中間件、統(tǒng)一的用戶界面等。對(duì)于這些與應(yīng)用系統(tǒng)密切相關(guān)的功能，可以用一個(gè)多層次的概念框架來(lái)整合它們。

用RDI實(shí)施

最后，知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)施，也是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法如瀑布法、原型法等對(duì)于知識(shí)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)都有相當(dāng)?shù)木窒扌?。目前比較好的是結(jié)果驅(qū)動(dòng)的增量開(kāi)發(fā)法（RDI）。與傳統(tǒng)的方法相比，RDI的最明顯的好處就是：知識(shí)管理系統(tǒng)的效益能夠更快地得以實(shí)現(xiàn)。采用這種方法的一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明：RDI法不僅能夠加快顯性效益的實(shí)現(xiàn)，而且對(duì)全面的總體效益的實(shí)現(xiàn)也能加速。另外，它還能大幅度地縮短項(xiàng)目的總體實(shí)施時(shí)間。因?yàn)閷?shí)施的每一步都是具體而明確的，并且失敗的地方能夠在這一步完成之后馬上得以糾正，從而使得項(xiàng)目實(shí)際得以完成的可能性增加。

用RDI方法進(jìn)行開(kāi)發(fā)，很重要的一點(diǎn)是如何對(duì)開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行階段劃分。可以考慮基于以下五個(gè)觀點(diǎn)來(lái)進(jìn)行：

1、目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的決策支持：在系統(tǒng)實(shí)施的整個(gè)過(guò)程中，應(yīng)考慮商業(yè)成效和最終目標(biāo)來(lái)進(jìn)行每一次決策。例如，在知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)施的每一步開(kāi)始前，都應(yīng)當(dāng)清楚該階段預(yù)期達(dá)到的成效和項(xiàng)目的成果。

2、增量式的但又是各自獨(dú)立的成效：將實(shí)施過(guò)程分解成一系列不重復(fù)的增量過(guò)程，每一步都必須能夠產(chǎn)生可計(jì)量的效益和進(jìn)展。甚至在沒(méi)有進(jìn)一步的增量需要實(shí)施時(shí)也要這樣做。

3、在各階段中都必須列出清晰明確的軟件測(cè)評(píng)和組織測(cè)評(píng)：每一個(gè)增量步驟都必須完成為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)子集合所需要的所有工作。這就意味著要使開(kāi)發(fā)完畢的軟件功能能夠運(yùn)行，這就必須同時(shí)在管理、流程和測(cè)度等方面做出必要的改變。在系統(tǒng)部署計(jì)劃中，還必須包括適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)政策，以鼓勵(lì)員工將自己融入到系統(tǒng)中去。

4、密集的實(shí)施進(jìn)度時(shí)間表：每一個(gè)增量步驟的計(jì)劃都必須保證能在較短的時(shí)間段內(nèi)完成。視整個(gè)項(xiàng)目的復(fù)雜度的不同，通常完成一個(gè)增量步驟的時(shí)間應(yīng)該控制在兩星期到三個(gè)月的范圍內(nèi)。

5、不斷地用結(jié)果來(lái)推動(dòng)進(jìn)展：每一個(gè)增量步驟的實(shí)施結(jié)果都必須作為以后各步驟的基礎(chǔ)，以便調(diào)整和校準(zhǔn)可能出現(xiàn)的缺陷。

開(kāi)發(fā)過(guò)程中的注意點(diǎn)

在開(kāi)發(fā)過(guò)程中必須牢記，任何知識(shí)管理技術(shù)都必須與企業(yè)管理緊密結(jié)合起來(lái)，切忌簡(jiǎn)單地引進(jìn)某種技術(shù)。美國(guó)一家位于芝加哥的營(yíng)養(yǎng)品開(kāi)發(fā)公司在開(kāi)發(fā)他們的知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，就是從一個(gè)由市場(chǎng)和企業(yè)戰(zhàn)略分析人員所組成的分析師的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)開(kāi)始的。通過(guò)使用這個(gè)試驗(yàn)性實(shí)施項(xiàng)目，公司找到了在實(shí)施大規(guī)模企業(yè)級(jí)知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方。以這個(gè)社區(qū)項(xiàng)目作為最初的成果，最后他們發(fā)展成為一個(gè)基于知識(shí)服務(wù)器的企業(yè)大規(guī)模知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)。這個(gè)試驗(yàn)性實(shí)施項(xiàng)目使公司認(rèn)識(shí)到，75%的事情都是人、流程和文化方面的事情，而技術(shù)問(wèn)題卻是容易解決的，只占到了25%。