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快普M6讓IT分銷企業(yè)由大變強 ? - 電子行業(yè)erp百科
電子行業(yè)erp系統(tǒng)
一、企業(yè)概況
某集團公司是某知名品牌電腦省級最大的分銷商,現(xiàn)有4家直屬子公司,員工500多人,年銷售額達8個億,有分銷、行業(yè)大客戶銷售、系統(tǒng)集成、連鎖零售、維修服務等多種業(yè)務。
二、應用快普M6前信息化狀況
1、使用系統(tǒng)
原采用erp系統(tǒng)U8軟件,協(xié)同辦公系統(tǒng)用某品牌廠商的OA系統(tǒng)。公司管理只有供應鏈、進銷存和財務系統(tǒng)、OA,只有財務、商務和倉庫及部份辦公人員在使用系統(tǒng)進行業(yè)務操作。
2、存在的問題和困惑
1)老板每天還在看大量手工報表,由10人左右的財務和大量的商務人員在手工統(tǒng)計,信息嚴重滯后;
2)業(yè)績核算困難,為了獨立核算,多個分支機構采用多賬套,信息孤島嚴重;
3)只解決財務的問題,而大量的業(yè)務無法管理,物流供應鏈管理繁雜,上下游返款承諾與兌現(xiàn)只有經(jīng)手人才知道,一旦人員調(diào)整或不認真負責,將造成大量隱性損失;渠道合作透明度和滿意度差;
4)內(nèi)控無法落地,預算和信用控制及價格體系等業(yè)務審批流程混亂,無法協(xié)同管理,整體運作效率低。
5)工程項目預算、計劃、進度、成本控制管理難,資金周轉(zhuǎn)困難。
6)大量“一開”不合格產(chǎn)品的換貨、返修等,給管理增加了很大困難,“一開”管理嚴重滯后。
7)人員流動快,人員素質(zhì)要求高,績效考核、培訓機制執(zhí)行力度差。不能有效對每個員工進行過程可控管理,不知道他們每天的工作情況。
8)面對產(chǎn)品分銷低利潤,IT分銷商必須轉(zhuǎn)型,而轉(zhuǎn)型就需要找到新的出路,而現(xiàn)有業(yè)務如何良性發(fā)展,如何擺脫目前的被動地位是目前該公司最大的困惑。
三、使用快普M6以后
1、系統(tǒng)選型
整合應用了快普協(xié)同辦公、客戶關系管理、進銷存財務管理、供應鏈管理、客戶服務管理、項目管理、人力資源管理、電子商務等八大系統(tǒng),公司所有工作人員,包含行政部、行業(yè)大客戶部、財務部、儲運部、商務部、分銷部、客戶服務部、人力資源部、系統(tǒng)集成部、連鎖零售門店以及下游渠道商等都用統(tǒng)一的平臺進行流水化辦公操作。同時增強了該公司的分銷細化、渠道下沉,提高了低成本運作能力。并在原有產(chǎn)品分銷業(yè)務的基礎上向信息技術應用轉(zhuǎn)型,做起了增值分銷與IT應用解決方案,掌握著大量客戶資源,擁有大量業(yè)務伙伴及合作資源,成為該公司商在信息化進程中巨大的財富。
2、應用成效
1)實現(xiàn)全公司信息化可控管理,徹底解決效率與規(guī)范的矛盾
集團公司及分公司實施了快普M6后,公司各部門工作人員都集中在一個平臺上進行流水化辦公。平臺上所有數(shù)據(jù)信息高度整合,全面關聯(lián),一經(jīng)錄入,其他部門就不用再輸入,引用時基礎信息即可自動帶出。靈活的工作流引擎與業(yè)務模塊結(jié)合,每種業(yè)務都可以設置審批流程,自動由一個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)入下一個環(huán)節(jié),并提醒相應經(jīng)辦人,查看辦理情況,進行催辦等。開單或查找客戶、倉庫、貨品、業(yè)務員、部門時可輸入拼音簡碼,實現(xiàn)快速模糊查找定位。真正實現(xiàn)流程化管理,分級授權,高效協(xié)同,大大提高了工作效率。
2)通過分支機構獨立核算,輕松掌握每個分支機構的所有經(jīng)營管理情況
獨立核算的分支機構實現(xiàn)集團式管控(嚴格數(shù)據(jù)權限控制),同一業(yè)務不同分支機構不同審批流程,輕松掌握每個分支機構的經(jīng)營管理情況。在內(nèi)部銷售、采購或分支機構間調(diào)撥時,自動生成對方相應的單據(jù),提供內(nèi)部應收查詢,分支機構調(diào)撥查詢,期初建賬時建立獨立分支機構的期初資產(chǎn)負債表,可實時分析每個獨立分支機構的財務報表,包括資產(chǎn)負債表、損益表、試算平衡表等,對整個企業(yè)的管理狀況了如指掌。
3)強大的分銷管理系統(tǒng),全面實現(xiàn)和上下游合作商的往來管理
系統(tǒng)整合了上游廠商和下游經(jīng)銷商各項資源。將上游廠商的計劃采購、銷售行為,與公司自身庫存、經(jīng)銷商庫存,序列號、幸運號管理,庫齡及呆滯分析,庫存調(diào)價管理,應收應付賬齡分析,廠商提貨返利管理,貨物借欠,受托委托管理,服務等各種復雜的管理問題進行了全面整合。公司的下游經(jīng)銷商通過分銷平臺也可實現(xiàn)訂單提交、商機報備、往來對賬、物流收發(fā)確認、銷售上報等與合作有關的所有業(yè)務,進行充分互動,真正將管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到了企業(yè)外部。
4)返款核算、計劃達成、價格政策、信控審批效率大大提高
a.返款核算:采購返款和銷售返款系統(tǒng)自動統(tǒng)計,能方便查看各產(chǎn)品線承諾了多少,兌現(xiàn)了多少,已核銷多少,有多少未核銷等;采購和銷售訂單關聯(lián)核銷、返款自動沖抵應收應付,采購和銷售訂單通過非庫存商品與返款單關聯(lián)核銷,返款自動沖抵應收應付款,進入損益,不影響庫存成本;在確保獲得相應返點的同時,大大提高了財務人員核算的工作效率,降低了差錯率。
b.計劃達成:靈活編制采購和銷售計劃,通過報表及時分析采購任務達成率,可以按區(qū)域、客戶、部門、業(yè)務員、貨品類別等多個維度分析銷售任務及毛利達成率。
c.價格政策:不同客戶類型、客戶、分支機構和部門可以制訂不同的價格政策,包括銷售價、最低限價和考核成本,實現(xiàn)庫存與考核雙成本核算,解決返款滯后帶來的成本核算問題。
d.信控審批:同一客戶可按不同部門設置信用額度和賬期,可申請臨時信用和專項信用,進行信控審批,保障了信控的靈活性。
5)智能BI,多維度自動分析異常數(shù)據(jù)
a.實現(xiàn)報表自定義,各種報表實時自動生成??啥嗑S、多級,并以各種圖表形象展現(xiàn),自動進行同比、定比、環(huán)比分析,自動分析問題所在。通過報表可以反復關聯(lián)查看與某數(shù)據(jù)相關的所有信息,一查到底,有效找到問題根源,使隱藏的問題盡早地暴露出來,將各種潛在風險控制在事前,也將財務人員的精力從大量重復的憑證制作工作中解放。
b.各類分析型、決策型報表及各種排行榜,為決策分析提供重要依據(jù)。實時生成財務報表,記錄每一天每一筆業(yè)務的相關情況:銷售額、回款額、利潤表(可了解企業(yè)成本利潤、按單利潤、實時利潤)、連鎖店面(分支機構)經(jīng)營情況、財務報表、超期應收應付、滯銷庫存、經(jīng)營歷程(記錄公司每天發(fā)生的每一筆業(yè)務)、費用開支情況(公司最近花了哪些錢),即時監(jiān)控賬務財務運行情況等。
c.財務預算、銷售預算層層分解,做到任務目標人人心中有數(shù)。執(zhí)行期間發(fā)現(xiàn)偏差時可及時進行調(diào)整,使決策目標具體化、系統(tǒng)化和定量化。
6)項目計劃、預算、進度管理全程可控,更高效
系統(tǒng)集成是知識、智力密集型項目,因此過程控制至關重要。從項目招投標開始,到項目計劃、項目資源組建、項目預算、進度、質(zhì)量控制進行層層把控,通過關聯(lián)電子行業(yè)erp中的采購、銷售計劃,嚴格控制每一筆成本開支,在每個階段回顧和糾正項目的偏差、識別項目風險,真正做到全程可控可預見。
7)徹底從手工核算業(yè)績提成的繁瑣事務中解放出來
在如何核算業(yè)務人員的提成獎金問題上,系統(tǒng)將各種KPI指標提取出來,不僅提供了回款毛利提成、銷售回款提成、銷售毛利提成、銷售金額提成、貨品銷售提成等各種提成政策,而且公司也可以根據(jù)需要自定義提成公式,自動生成提成單,不用再安排專職人員花大量的時間來核算工資了。
8) 建立起“以人為本”的人才管理體系
將人力資源管理與公司各業(yè)務系統(tǒng)全面整合在一起,通過對人員的全過程管理,全面掌握人員的各種業(yè)務表現(xiàn)。通過定期培訓考試、績效考核等等,客觀評價每個員工的工作績效和能力,從傳統(tǒng)的“人事管理”升級為真正的“人力資源管理”。
9)通過電子商務平臺在線提交訂單,塑造全新合作體驗
客戶通過網(wǎng)站即可與公司進行充分互動,直接在線提交訂單。由于電子商務平臺與快普M6其他業(yè)務系統(tǒng)進行了緊密的整合,因此訂單信息提交后馬上通過短信反饋給公司工作人員,有效的提升了電子商務平臺的效益。
四、專家觀點
上系統(tǒng)是一把手工程,是經(jīng)營模式和管理實踐的改革。將快普M6作為公司的經(jīng)營管理戰(zhàn)略,所有工作基于系統(tǒng)進行,使之真正成為公司的核心競爭力。很多高層舍得花時間制訂各種制度和流程,反復開會強調(diào),執(zhí)行力差,卻不屑花時間和精力去研究系統(tǒng),不借契機進行流程再造??炱誐6是成功的經(jīng)營管理模式,是真正能落地的經(jīng)營管理工具,在內(nèi)控、全面預算管理、績效設計及大客戶營銷等工作方面高層一定要親自參與,才能最大限度推動快普M6系統(tǒng)的全面應用,助力IT企業(yè)真正能夠?qū)崿F(xiàn)由松散到規(guī)范,由大變強的體系化建設目標:
以整合管理平臺作為公司體系化建設的基礎(由行政部門推動全公司實現(xiàn)協(xié)同辦公);
通過客戶關系管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型大客戶營銷,建立營銷體系(由行業(yè)大客戶部門推進);
通過電子行業(yè)erp系統(tǒng)建立連鎖零售體系(由財務、商務、儲運部門推進);
通過供應鏈管理建立分銷體系(由分銷部門推進);
通過人力資源管理建立人才體系(由人力資源部門推進);
通過客戶服務管理系統(tǒng)建立服務體系(由客服部門推進);
通過項目管理建立項目管理體系(由系統(tǒng)集成部門推進);
通過電子商務建立網(wǎng)上商城(以實體店為基礎,由電子商務部門推進)
通過一系列的體系建設,實現(xiàn)由產(chǎn)品分銷向增值分銷商的成功轉(zhuǎn)型。
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