實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中的質(zhì)量管理與控制

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(一)成立ERP項(xiàng)目組織

建立一個(gè)ERP系統(tǒng)，有大量的工作是要靠人來完成的。人員的素質(zhì)、人力的安排、接受培訓(xùn)的深度和對(duì)新知識(shí)接受的程度、各層次之間的配合、團(tuán)隊(duì)精神的發(fā)揚(yáng)等，都將直接影響項(xiàng)目的進(jìn)程。實(shí)施ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目組織是根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和項(xiàng)目的性質(zhì)決定的。ERP項(xiàng)目組通常由3個(gè)層次，即：領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施小組和各業(yè)務(wù)組，它們之間的關(guān)系就像幾個(gè)套環(huán)，環(huán)環(huán)相扣、層層盡責(zé)、全心投入。

領(lǐng)導(dǎo)小組：由企業(yè)負(fù)責(zé)人主持，由與項(xiàng)目涉及業(yè)務(wù)有關(guān)的高層經(jīng)理參加組成，主要側(cè)重項(xiàng)目的戰(zhàn)略決策，抓重大問題。領(lǐng)導(dǎo)小組要指導(dǎo)并考核評(píng)議實(shí)施小組的工作，研究各項(xiàng)重大管理改革問題、排除各種障礙和阻力，審批實(shí)施小組提出的各種報(bào)告，以及最后的業(yè)務(wù)流程“憲法”——工作標(biāo)準(zhǔn)與工作規(guī)程等。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)ERP項(xiàng)目的成敗負(fù)責(zé)。

實(shí)施小組：由項(xiàng)目經(jīng)理主持，與項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)務(wù)部門主管或業(yè)務(wù)精英參加組成，承擔(dān)全部ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及實(shí)施工作。實(shí)施小組要按照項(xiàng)目管理的原則，分解工作內(nèi)容、制訂并執(zhí)行實(shí)施計(jì)劃、編寫階段成果報(bào)告、整理實(shí)施過程中的有關(guān)文檔、檢查和控制工作進(jìn)程。在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中，實(shí)施小組的學(xué)習(xí)和工作任務(wù)最重。在企業(yè)中，他們最先接受軟件培訓(xùn)，熟悉軟件功能，是推廣和運(yùn)行中的骨干力量。項(xiàng)目經(jīng)理的位置是承上啟下的，他要協(xié)調(diào)實(shí)施小組成員的工作，想領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，要指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門實(shí)施ERP系統(tǒng)，同時(shí)又是代表企業(yè)對(duì)外同軟件商、實(shí)施方和咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)的總代表。項(xiàng)目實(shí)施的大量工作是由項(xiàng)目實(shí)施小組來完成的，項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任非常重大。

各業(yè)務(wù)小組：由各業(yè)務(wù)部門主管負(fù)責(zé)人組成，在許多案例中，實(shí)施小組的成員就是各業(yè)務(wù)組組長(zhǎng)。業(yè)務(wù)組主要是在基層貫徹執(zhí)行ERP系統(tǒng)，并結(jié)合實(shí)際情況不斷創(chuàng)新改進(jìn)。

(二)選擇好實(shí)施方

通常，軟件商在展示其ERP產(chǎn)品時(shí)會(huì)同時(shí)推薦其實(shí)施伙伴，當(dāng)有多個(gè)實(shí)施方時(shí)，企業(yè)就要做出選擇。好的實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目的成敗比較重要，主要考慮因素包括：做過哪些企業(yè)所在行業(yè)的項(xiàng)目，實(shí)施效果如何，可以去調(diào)查；首席顧問及行業(yè)顧問的資歷、背景、工作年限和業(yè)績(jī)；對(duì)企業(yè)所選ERP產(chǎn)品的熟悉程度；公司用什么形式進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，提供培訓(xùn)教育，有什么教材；如何處理管理變革和業(yè)務(wù)流程重組，有什么經(jīng)驗(yàn)和措施；用什么標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量和成果；是否提供后期根據(jù)服務(wù)。但歸根結(jié)底，最重要的是哪位一位顧問將具體承擔(dān)這個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施。除了上述這些原因外，顧問本人的職業(yè)道德和處事風(fēng)格，工作的穩(wěn)定性，都是非常重要的考慮因素。

(三)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整是實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要成功因素之一。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中，是需要以現(xiàn)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為依據(jù)并按照一定的邏輯進(jìn)行處理和呈現(xiàn)的。數(shù)據(jù)要求不但準(zhǔn)確，而且要實(shí)時(shí)，錯(cuò)誤和滯后的信息必然會(huì)影響業(yè)務(wù)分析和決策的可靠性。因此數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響ERP實(shí)施質(zhì)量，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制就是對(duì)ERP實(shí)施的質(zhì)量控制。在ERP業(yè)界有這樣的說法：“垃圾進(jìn)，垃圾出”，錯(cuò)誤的前提導(dǎo)入，必然產(chǎn)生錯(cuò)誤的結(jié)果。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性影響人們對(duì)ERP系統(tǒng)的信任，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致對(duì)ERP系統(tǒng)喪失信心，放棄信息化建設(shè)。可見，數(shù)量質(zhì)量控制是ERP實(shí)施的質(zhì)量控制的重要部分之一。如何保證系統(tǒng)中準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的綠色數(shù)據(jù)，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行要求：先培訓(xùn)，再準(zhǔn)備；先“靜態(tài)數(shù)據(jù)”，后“動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)”；發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，協(xié)同整理數(shù)據(jù)；建立保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵(lì)機(jī)制。

(四)培訓(xùn)工作

ERP同手工管理的一個(gè)重要區(qū)別之一在于它是一種規(guī)范化的系統(tǒng)，它要求各級(jí)管理人員有嚴(yán)格的工作作風(fēng)，要求各崗位人員都要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待各種信息。在ERP模式中，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)、名詞和術(shù)語都有嚴(yán)格的定義，每一項(xiàng)事務(wù)處理都有嚴(yán)格的程序。它要求每個(gè)人員不僅知道本崗位的工作要求，也了解本崗位的工作質(zhì)量對(duì)其他崗位工作的影響，要求人人都從全局和系統(tǒng)的觀點(diǎn)來理解和做好本職工作。只有各崗位人員對(duì)ERP都有了系統(tǒng)的理解和統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，明白了實(shí)施ERP的必要性和目標(biāo)效益，變被動(dòng)“要我干”為主動(dòng)“我要干”。所以，在ERP實(shí)施中，培訓(xùn)工作不能簡(jiǎn)單看出一次知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程，而且更重要的是轉(zhuǎn)變觀念的思想變更過程。因此培訓(xùn)工作是ERP實(shí)施中質(zhì)量控制的一項(xiàng)重要部分之一。在ERP培訓(xùn)中由于涉及到整個(gè)供應(yīng)鏈管理和內(nèi)外集成所有的知識(shí)，所以對(duì)不同層次人員的培訓(xùn)內(nèi)容也要有所區(qū)分。大致可以分為：企業(yè)中高層管理人員培訓(xùn)、項(xiàng)目實(shí)施小組人員培訓(xùn)、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)和最終用戶培訓(xùn)。最后要強(qiáng)調(diào)一下培訓(xùn)中容易忽視的問題：忽視培養(yǎng)企業(yè)自身的教員；重技術(shù)，輕管理，只認(rèn)局部，不解全局；忽略考核。

(五)模擬運(yùn)行與系統(tǒng)切換

模擬工作的好壞直接關(guān)系到能否順利進(jìn)行系統(tǒng)切換，一定要認(rèn)真對(duì)待。模擬運(yùn)行的主要目的是：通過測(cè)試把經(jīng)營管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中，可以檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性，確定系統(tǒng)運(yùn)行用到的各種參數(shù)；根據(jù)模擬結(jié)果的情況，制訂企業(yè)管理改革措施；編制實(shí)施ERP崗位的操作手冊(cè)和工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)模擬運(yùn)行的結(jié)果得到企業(yè)高層和項(xiàng)目?jī)?nèi)部評(píng)審?fù)ㄟ^后，就進(jìn)入系統(tǒng)切換階段。在做系統(tǒng)切換之前，一定要制訂出詳細(xì)的系統(tǒng)切換方案?？梢詤⒖家韵略瓌t：急用先上?？梢园哑惹行枰鉀Q的問題先行解決；易用先上；按流程分布實(shí)施，保證信息集成；立竿見影，實(shí)現(xiàn)速贏，增信心；由里及外。先實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部核心業(yè)務(wù)的集成，有利于向外提供實(shí)時(shí)可靠的信息，對(duì)外建立一個(gè)有信譽(yù)的形象。可見，模擬運(yùn)行是檢驗(yàn)ERP實(shí)施中質(zhì)量控制的最好方法，系統(tǒng)切換是通向ERP實(shí)施中質(zhì)量控制的必然結(jié)果。

(六)工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程

ERP系統(tǒng)是一種規(guī)范化和條理化的管理信息系統(tǒng)，企業(yè)從不規(guī)范到規(guī)范是一場(chǎng)深刻的管理革命。因此，在實(shí)施ERP系統(tǒng)后必須制定一部“新憲法”，業(yè)務(wù)就是任何崗位上人員在任何時(shí)刻都必須遵循統(tǒng)一的準(zhǔn)則和規(guī)程，體現(xiàn)信息化從人治到法治的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行的保障。所以，工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程是ERP實(shí)施的質(zhì)量控制要點(diǎn)之一，它的制訂質(zhì)量和執(zhí)行情況關(guān)系到ERP系統(tǒng)項(xiàng)目管理中成果落地情況。工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程中應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：工作任務(wù)與范圍；責(zé)任關(guān)系；工作流程及操作步驟等。企業(yè)在ERP實(shí)施中的進(jìn)行質(zhì)量控制要有主體意。

企業(yè)在ERP實(shí)施的質(zhì)量控制應(yīng)該樹立主體意識(shí)

企業(yè)主體意識(shí)有著廣泛的含義，企業(yè)既是信息化的主體，更是管理創(chuàng)新、產(chǎn)品創(chuàng)新的主體，信息化的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新方面的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)必須明白無誤地描述自身的特點(diǎn)、所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、經(jīng)營管理中存在的問題、問題產(chǎn)生的根源、解決問題的理想方案和對(duì)信息化的需求。實(shí)施ERP系統(tǒng)是出于企業(yè)自身管理的需求，是企業(yè)自己要干自己的事，信息化的激情和動(dòng)力來自企業(yè)自身。ERP項(xiàng)目的成敗，企業(yè)責(zé)無旁貸。質(zhì)量控制作為ERP實(shí)施項(xiàng)目管理中的重要部分，因此，企業(yè)在ERP實(shí)施的質(zhì)量控制中應(yīng)該樹立主體意識(shí)。

總結(jié)我國20多年來實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)時(shí)，不難發(fā)現(xiàn)我們的ERP普及之路依然漫長(zhǎng)，對(duì)ERP質(zhì)疑的聲音從未間斷。ERP實(shí)施失敗的原因很多，但是有一點(diǎn)是可以肯定的，就是ERP實(shí)施質(zhì)量不高，企業(yè)的期望與收獲反差太大，在ERP實(shí)施中缺乏質(zhì)量控制。因此，在ERP實(shí)施中的質(zhì)量控制需要按照項(xiàng)目管理的方法實(shí)施并設(shè)置的質(zhì)量控制點(diǎn)；需要各方通力合作，協(xié)同工作，共同防御；需要國家出臺(tái)ERP行業(yè)相關(guān)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)和ERP知識(shí)普及教育；需要企業(yè)有自主創(chuàng)新的精神。