房產(chǎn)中介管理系統(tǒng)
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中介秘書的工作職責
秘書是公司和當?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱冢且粋€樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔一半以上的事務及管理工作。店務秘書的主要工作職責有：店內(nèi)事務管理；互動管理；與總部溝通管理；緊急事務應對管理
（一）客戶資料管理
【總客戶登記冊】用于登記當天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經(jīng)紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。
【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。
（二）房源資料管理
【原始資料】
(1) 原始房源編號：按年份+當?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源
(2) 當天新房源應存夾在新房源夾中，寫上編號。
資料詳細明確的當天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實清楚，第二天發(fā)送給總部.
(3) 當周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.
(4) 原始房源資料根據(jù)當?shù)陮嶋H情況進行分類存管，作好標識目錄便于查詢。
(5) 定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有效
(6) 已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀。
【供客戶查找的房源資料】（簡稱對外房源）
每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準確有效。
【網(wǎng)絡房源、新報房源當天錄入網(wǎng)站】及時根據(jù)經(jīng)紀人反饋信息更改更新。
（二）制度執(zhí)行
秘書在執(zhí)行制度過程中應以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當?shù)旯芾碇贫葹闃藴?，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。
（三）考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內(nèi)容，嚴格監(jiān)督打卡情況。
（四）值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀人提前做計劃。
（五）衛(wèi)生管理：當天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應監(jiān)督當?shù)晷l(wèi)生及辦公設備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。
（六）表格表單管理
【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀人使用。
【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部
（七）當?shù)?a href=http://52tianma.cn/xingzheng/bg/ target=_blank class=infotextkey>辦公用品和基金的管理
【辦公用品的領用】制作成一份辦公用品領用登記表，監(jiān)督領用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當?shù)贽k公設備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯(lián)系。
【當?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當?shù)昃唧w情況于月初或月末將當?shù)昊鹗罩骷毐韽堎N告示
（八）數(shù)據(jù)匯總
【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。
【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。
（九）接待
【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當天值班人員所有。
【同事接待】：來者是客，到當?shù)陙淼乃杲?jīng)紀人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當?shù)膸椭?BR>【注意事項】：
a：秘書是公司的形象代表，是當?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。
b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。
（一）客戶資料管理
【總客戶登記冊】用于登記當天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經(jīng)紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。
【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。
（二）房源資料管理
【原始資料】
(1) 原始房源編號：按年份+當?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源
(2) 當天新房源應存夾在新房源夾中，寫上編號。
資料詳細明確的當天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實清楚，第二天發(fā)送給總部.
(3) 當周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.
(4) 原始房源資料根據(jù)當?shù)陮嶋H情況進行分類存管，作好標識目錄便于查詢。
(5) 定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有效
(6) 已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀。
【供客戶查找的房源資料】（簡稱對外房源）
每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準確有效。
【網(wǎng)絡房源、新報房源當天錄入網(wǎng)站】及時根據(jù)經(jīng)紀人反饋信息更改更新。
（二）制度執(zhí)行
秘書在執(zhí)行制度過程中應以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當?shù)旯芾碇贫葹闃藴?，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。
（三）考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內(nèi)容，嚴格監(jiān)督打卡情況。
（四）值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀人提前做計劃。
（五）衛(wèi)生管理：當天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應監(jiān)督當?shù)晷l(wèi)生及辦公設備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。
（六）表格表單管理
【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀人使用。
【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部
（七）當?shù)?a href=http://52tianma.cn/xingzheng/bg/ target=_blank class=infotextkey>辦公用品和基金的管理
【辦公用品的領用】制作成一份辦公用品領用登記表，監(jiān)督領用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當?shù)贽k公設備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯(lián)系。
【當?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當?shù)昃唧w情況于月初或月末將當?shù)昊鹗罩骷毐韽堎N告示
（八）數(shù)據(jù)匯總
【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。
【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。
（九）接待
【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當天值班人員所有。
【同事接待】：來者是客，到當?shù)陙淼乃杲?jīng)紀人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當?shù)膸椭?BR>【注意事項】：
a：秘書是公司的形象代表，是當?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。
b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。
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成都公司：成都市成華區(qū)建設南路160號1層9號
重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓
