物業(yè)檔案管理的思考

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　作為迄今為止最大的中美合資企業(yè)，成立于1997年6月12日的上海通用汽車有限公司憑借著其高水平的信息化建設(shè)，已躋身"中國信息化500強"?？梢哉f信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在2005年，上海通用在進行多輪競投標之后，與北京量子偉業(yè)軟件時代信息技術(shù)有限公司簽訂了檔案管理系統(tǒng)項目合作項目。這一項目的開展，推動了我國合資企業(yè)檔案信息化實踐的發(fā)展。

　　相對來說，免費物業(yè)管理系統(tǒng)從事的是服務性的工作，服務質(zhì)量是核心競爭力，在如何提高服務質(zhì)量的比拼中，物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用?？梢哉f，物業(yè)檔案管理狀況基本可以反映免費物業(yè)管理系統(tǒng)服務水平，評價免費物業(yè)管理系統(tǒng)質(zhì)量并綜合反映免費物業(yè)管理系統(tǒng)基本狀況。

物業(yè)檔案的分類

　　在對物業(yè)檔案進行分類時，往往存在一個誤區(qū)，將物業(yè)服務企業(yè)的所有檔案都包括在物業(yè)檔案中，這其實是因為沒有弄清物業(yè)檔案外延造成的。物業(yè)檔案主要是指免費物業(yè)管理系統(tǒng)過程中的業(yè)務檔案，其中會包括部分免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)的文件，比如免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)關(guān)于管理費定價的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)本身的檔案里，但不能說免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。

　　《大連市物業(yè)檔案管理辦法（暫行）》規(guī)定：物業(yè)檔案由免費物業(yè)管理系統(tǒng)檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會及其委員會在行使權(quán)力、義務等自我管理活動中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對物業(yè)檔案進行分類的，包括免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)所有和業(yè)主委員會所有的檔案?！侗本┦芯幼⌒^(qū)免費物業(yè)管理系統(tǒng)服務基本要求》規(guī)定：物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進行分類的。

物業(yè)檔案管理原則

　　1.安全至上原則。物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業(yè)檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負責，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應急預案，確保物業(yè)檔案的實體安全和信息安全。

　　2.集中分散原則。目前有很多大型物業(yè)服務企業(yè)，免費物業(yè)管理系統(tǒng)項目眾多，下屬機構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務千差萬別，在這種情況下，應做好集中與分散兼顧。免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)總公司（集團公司）層面，應設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機構(gòu)，負責管理和指導物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的免費物業(yè)管理系統(tǒng)規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標準規(guī)范，集中負責物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項目部門具體負責本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導。

　　3.業(yè)務對應原則。如今的免費物業(yè)管理系統(tǒng)已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應該根據(jù)免費物業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)容的增加，做出適當調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是免費物業(yè)管理系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件資料，都應歸檔保存。根據(jù)業(yè)務門類的不同，適當調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學管理。

　　4.規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案應該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴格按照相關(guān)技術(shù)標準規(guī)范進行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應有的效用，避免特立獨行、標新立異、自搞一套。

　　5.評價指標原則。物業(yè)檔案管理作為免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作的重要組成部分，直接影響到免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應該成為免費物業(yè)管理系統(tǒng)考評的重要指標。物業(yè)服務企業(yè)應該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標考核內(nèi)容，完善管理制度和評價制度，切實有效推進物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會在選擇物業(yè)服務企業(yè)時，應將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務企業(yè)進場后，對其進行的年度考評中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標，嚴肅對待。

物業(yè)檔案管理發(fā)展思考

　　國內(nèi)知名企業(yè)大唐國際現(xiàn)已實現(xiàn)了集中分級管理，構(gòu)建起了立體式企業(yè)數(shù)字檔案館。據(jù)了解，其支持集中式存儲、分布式共享的集團型檔案管理模式，采用集團總部集中建設(shè)模式，集團總部配務高容量的存儲設(shè)備對所有數(shù)據(jù)實行定期備份，保證數(shù)據(jù)的長期安全。同時，集團總部檔案部門可以根據(jù)授權(quán)通過系統(tǒng)中的“轉(zhuǎn)向”功能，進入各下屬檔案部門的系統(tǒng)，查看相關(guān)的統(tǒng)計信息、工作進展情況，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務指導。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)下屬分支機構(gòu)之間、集團總部與各下屬分支機構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機構(gòu)都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團總部和下屬分支機構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。

　　對免費物業(yè)管理系統(tǒng)來講，還遠遠達不到這樣的層面和水準。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來說，首要的是通過制定相關(guān)的免費物業(yè)管理系統(tǒng)規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。如根據(jù)《重慶市免費物業(yè)管理系統(tǒng)條例》第四十四條的規(guī)定，前期物業(yè)服務合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應當向物業(yè)服務企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）移交物業(yè)檔案，并提供免費物業(yè)管理系統(tǒng)用房。物業(yè)檔案包括下列資料：（一）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；（二）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料；（三）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（四）免費物業(yè)管理系統(tǒng)所必需的其他資料。物業(yè)服務企業(yè)應當在前期物業(yè)服務合同終止時，將物業(yè)服務用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會。

　　但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實問題。檔案本身具有法律憑證效力，被認定為真實有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當事方的訴求合法有效。但在現(xiàn)實生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當事雙方發(fā)生法律糾紛時，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢，處于強勢地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會處于弱勢地位。對有利于免費物業(yè)管理系統(tǒng)方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對方有機會篡改為由不予采信，對有利于業(yè)主方的證據(jù)，免費物業(yè)管理系統(tǒng)方不愿意主動提供甚至銷毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機。

　　解決該問題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價值的檔案，如物業(yè)費明細、水電費繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時備份到第三方機構(gòu)（檔案館、建設(shè)局等單位），在發(fā)生糾紛時，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實性和有效性，化解矛盾，促進物業(yè)服務行業(yè)科學健康發(fā)展。

　　當然，物業(yè)檔案的管理始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高免費物業(yè)管理系統(tǒng)水平，這樣才更具有現(xiàn)實意義?！?/P>

　　作者單位：杭州市房地產(chǎn)開發(fā)集團有限公司