物業(yè)檔案管理的思考

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　作為迄今為止最大的中美合資企業(yè)，成立于1997年6月12日的上海通用汽車(chē)有限公司憑借著其高水平的信息化建設(shè)，已躋身"中國(guó)信息化500強(qiáng)"?？梢哉f(shuō)信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在2005年，上海通用在進(jìn)行多輪競(jìng)投標(biāo)之后，與北京量子偉業(yè)軟件時(shí)代信息技術(shù)有限公司簽訂了檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目合作項(xiàng)目。這一項(xiàng)目的開(kāi)展，推動(dòng)了我國(guó)合資企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的發(fā)展。

　　相對(duì)來(lái)說(shuō)，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)從事的是服務(wù)性的工作，服務(wù)質(zhì)量是核心競(jìng)爭(zhēng)力，在如何提高服務(wù)質(zhì)量的比拼中，物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用?？梢哉f(shuō)，物業(yè)檔案管理狀況基本可以反映免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)服務(wù)水平，評(píng)價(jià)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)質(zhì)量并綜合反映免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)基本狀況。

物業(yè)檔案的分類(lèi)

　　在對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，往往存在一個(gè)誤區(qū)，將物業(yè)服務(wù)企業(yè)的所有檔案都包括在物業(yè)檔案中，這其實(shí)是因?yàn)闆](méi)有弄清物業(yè)檔案外延造成的。物業(yè)檔案主要是指免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)過(guò)程中的業(yè)務(wù)檔案，其中會(huì)包括部分免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)的文件，比如免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)關(guān)于管理費(fèi)定價(jià)的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)本身的檔案里，但不能說(shuō)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。

　　《大連市物業(yè)檔案管理辦法（暫行）》規(guī)定：物業(yè)檔案由免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會(huì)及其委員會(huì)在行使權(quán)力、義務(wù)等自我管理活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)的，包括免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)所有和業(yè)主委員會(huì)所有的檔案?！侗本┦芯幼⌒^(qū)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)服務(wù)基本要求》規(guī)定：物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進(jìn)行分類(lèi)的。

物業(yè)檔案管理原則

　　1.安全至上原則。物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問(wèn)題。保存物業(yè)檔案的場(chǎng)所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實(shí)體安全和信息安全。

　　2.集中分散原則。目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)項(xiàng)目眾多，下屬機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬(wàn)別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)總公司（集團(tuán)公司）層面，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)規(guī)范辦法和制度，整合各部門(mén)資源，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項(xiàng)目部門(mén)具體負(fù)責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。

　　3.業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則。如今的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類(lèi)方法，做到更方便、更高效的實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。

　　4.規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門(mén)行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自搞一套。

　　5.評(píng)價(jià)指標(biāo)原則。物業(yè)檔案管理作為免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)工作的重要組成部分，直接影響到免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)考評(píng)的重要指標(biāo)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門(mén)工作目標(biāo)考核內(nèi)容，完善管理制度和評(píng)價(jià)制度，切實(shí)有效推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標(biāo)，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)場(chǎng)后，對(duì)其進(jìn)行的年度考評(píng)中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標(biāo)，嚴(yán)肅對(duì)待。

物業(yè)檔案管理發(fā)展思考

　　國(guó)內(nèi)知名企業(yè)大唐國(guó)際現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)了集中分級(jí)管理，構(gòu)建起了立體式企業(yè)數(shù)字檔案館。據(jù)了解，其支持集中式存儲(chǔ)、分布式共享的集團(tuán)型檔案管理模式，采用集團(tuán)總部集中建設(shè)模式，集團(tuán)總部配務(wù)高容量的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)所有數(shù)據(jù)實(shí)行定期備份，保證數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期安全。同時(shí)，集團(tuán)總部檔案部門(mén)可以根據(jù)授權(quán)通過(guò)系統(tǒng)中的“轉(zhuǎn)向”功能，進(jìn)入各下屬檔案部門(mén)的系統(tǒng)，查看相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息、工作進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、集團(tuán)總部與各下屬分支機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過(guò)通用的WEB查詢(xún)平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門(mén)、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團(tuán)總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。

　　對(duì)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)來(lái)講，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這樣的層面和水準(zhǔn)。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，首要的是通過(guò)制定相關(guān)的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。如根據(jù)《重慶市免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)條例》第四十四條的規(guī)定，前期物業(yè)服務(wù)合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）移交物業(yè)檔案，并提供免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)用房。物業(yè)檔案包括下列資料：（一）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；（二）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（三）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件；（四）免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)所必需的其他資料。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)，將物業(yè)服務(wù)用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會(huì)。

　　但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案本身具有法律憑證效力，被認(rèn)定為真實(shí)有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當(dāng)事方的訴求合法有效。但在現(xiàn)實(shí)生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當(dāng)事雙方發(fā)生法律糾紛時(shí)，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢(shì)，處于強(qiáng)勢(shì)地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)處于弱勢(shì)地位。對(duì)有利于免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對(duì)方有機(jī)會(huì)篡改為由不予采信，對(duì)有利于業(yè)主方的證據(jù)，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)方不愿意主動(dòng)提供甚至銷(xiāo)毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機(jī)。

　　解決該問(wèn)題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機(jī)制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價(jià)值的檔案，如物業(yè)費(fèi)明細(xì)、水電費(fèi)繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時(shí)備份到第三方機(jī)構(gòu)（檔案館、建設(shè)局等單位），在發(fā)生糾紛時(shí)，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性，化解矛盾，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)行業(yè)科學(xué)健康發(fā)展。

　　當(dāng)然，物業(yè)檔案的管理始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)水平，這樣才更具有現(xiàn)實(shí)意義?！?/P>

　　作者單位：杭州市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)集團(tuán)有限公司