公路工程內業(yè)資料檔案管理軟件是什么

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　為了在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，公路工程項目的管理方法亟待改進。施工企業(yè)必須更新管理方法和手段，更加準確地掌握項目建設情況，確保項目建設不出差錯，順利進行。那么，要提高管理水平，最快最有效的方法之一就是應用公路工程項目管理軟件。

　　一、公路工程項目管理軟件有哪些功能

　　1.收據(jù)登記

　　文書人員收到公文后，會將公文信息輸入系統(tǒng)，然后就可以打印收文登記簿，審核收文文具?；貓?zhí)的序號由系統(tǒng)自動生成并打印在回執(zhí)登記簿的右下角和回執(zhí)審核信紙上，形成查找，便于掌握單據(jù)的去向;輸入的信息數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行存儲，方便以后入檔時查詢和檢索;如果收據(jù)登記簿或標記信紙損壞或丟失，可以從系統(tǒng)中調出相應的數(shù)據(jù)進行補充打印。

　　2.事后登記

　　每個部門可以有一個總數(shù)或多個數(shù)字;泛普軟件系統(tǒng)可以自動按年份對文件進行編號;過賬登記后，可以打印過賬登記簿，可以自動連接上次結束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印;注冊時，可以從備選項中選擇，如“主送”、“抄送”、“標題”。還可以從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中檢索文件數(shù)據(jù)。

　　3.設置文件

       根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。如“年-機構(問題)-儲存期”、“儲存期-年-機構(問題)”和“年-儲存期-機構(問題)”;在輸入歸檔文件時，對于進、出文件，只需搜索相應的序號即可調出相應的文件;會議紀要、領導講話等文件可以手動輸入;檔案編號由系統(tǒng)自動生成，檔案編號格式可以自定義。

　　4.文檔查詢

　　可以查詢檔案管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù);您可以為搜索查詢指定一個或多個匹配條件;您可以打印出查詢的文件內容，系統(tǒng)會自動記錄查詢并打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務。

　　二、公路工程辦公數(shù)據(jù)文件管理軟件的優(yōu)勢

　　1.檔案信息管理

　　從以檔案管理模式為中心到以檔案信息為中心的轉變過程。即通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡化，經(jīng)過系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

　　2.數(shù)字文件管理

　　公路施工技術資料根據(jù)工程進度同步建立，重要文件如施工日志、驗收報告、合格證、檢驗報告、工程總結、質量報告等。，由系統(tǒng)保存，形成在線工藝知識庫，實現(xiàn)工程工藝資料的標準化、規(guī)范化、有序歸檔，保證工程資料的有效性和完整性，方便項目部門之間的文件檢索和查閱，借鑒歷史經(jīng)驗，提高生產(chǎn)效率。

　　3.實現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易泄露，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、審查員等角色。通過設置權限管理，可以設置人員的訪問權限等。，從而達到保密的效果。當檔案員檢索檔案時，系統(tǒng)可以自行記錄檔案，形成查詢日志，并對數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行安全設計，確保檔案的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，這樣就可以把鎖和電腦分開。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無法打開。

　　三、公路工程辦公室資料檔案管理軟件存在的問題

　　1.移交問題

　　公路工程建設周期長，項目復雜，分項工程多，需要各部門的交接和配合。目前公路工程通常采用專業(yè)人才的流水線施工形式。比如路基工程隊完成路基施工相關工作后，離開施工現(xiàn)場，現(xiàn)場隊由路面工程隊接替。路面鋪筑工作開始，作業(yè)方式屬于頻繁動員狀態(tài)。如果資料管理交接銜接不好，可能會導致前期資料不足或缺失，影響兩個施工隊資料銜接的邏輯性和一致性，一旦出現(xiàn)質量糾紛，責任難以界定。

　　2.關注性問題

　　在公路工程項目的管理理念中，更多的是強調外部資料的收集、歸檔和整理，而忽略了項目本身的內部資料處理。認為只要項目建設完成，內部資料的歸檔整理就可以草草處理，主要表現(xiàn)在以下兩點。首先，數(shù)據(jù)收集是表面的，數(shù)據(jù)收集后沒有進一步的歸檔和統(tǒng)計工作，導致真正需要證明工程或提供內部數(shù)據(jù)相關依據(jù)時，才發(fā)現(xiàn)漏洞，數(shù)據(jù)缺乏完整性。其次，室內數(shù)據(jù)更新不及時，數(shù)據(jù)采集往往在施工間歇完成，屬于階段性作業(yè)，無法實現(xiàn)信息的實時流通。

　　3.管理系統(tǒng)問題

　　現(xiàn)在業(yè)內的信息管理人員對這項復雜系統(tǒng)的工作還沒有重視起來，在責任制上有所欠缺。

　　綜上所述，公路工程內業(yè)資料的管理必須強調規(guī)范性、完整性、及時性和真實性，認識到現(xiàn)行內業(yè)資料對工程建設的意義和管理過程中的疏漏，從而逐步完善內業(yè)資料的收集、整理和歸檔，真正發(fā)揮內業(yè)資料在工程建設和竣工驗收中的作用。