信息項(xiàng)目管理系統(tǒng)

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 　　高速公路建設(shè)的飛速發(fā)展 ,對(duì)我國(guó)的高速公路 建設(shè)項(xiàng)目和管理的現(xiàn)代化提出了更高的要求。 近年 來(lái) ,廣東省高速公路項(xiàng)目逐步推廣使用了項(xiàng)目管理 系統(tǒng) ,取得了一定成效。本文從建設(shè)單位管理的角度 出發(fā) ,闡述高速公路項(xiàng)目管理的信息化平臺(tái)建設(shè)的 重要性、內(nèi)容及實(shí)施內(nèi)容

　　1、信息管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性

　　( 1)信息處理的需要: 高速公路項(xiàng)目信息量極 大 ,數(shù)據(jù)處理效率低 ,難以滿足工程管理的實(shí)時(shí)性和 準(zhǔn)確性要求 ,信息技術(shù)的應(yīng)用能極大提高信息處理 的速度和效率。

　　( 2)管理工作的需要: 有效的項(xiàng)目管理軟件可以 使管理者擺脫繁瑣的事務(wù)性工作 ,將更多的精力放 在管理工作中 ,提高管理水平

　　( 3)信息溝通的需要: 建立信息化平臺(tái) ,有力加 強(qiáng)各參建單位的溝通 ,形成規(guī)范、科學(xué)、開(kāi)放的制度 和文化 ,使企業(yè)向知識(shí)管理和學(xué)習(xí)型組織轉(zhuǎn)變

　　( 4)節(jié)省成本的需要: 建立信息化平臺(tái) ,實(shí)現(xiàn)電 子化辦公、無(wú)紙化辦公 ,有效減少管理成本

　　2、信息管理系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容

　　2. 1　局域網(wǎng)建設(shè)

　　根據(jù)高速公路建設(shè)的具體情況 ,局域網(wǎng)建設(shè)應(yīng) 重點(diǎn)做好以下工作。

　　( 1)要做好網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃 ,注意外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)、財(cái)務(wù)專 用網(wǎng)的隔離 ,以及網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)問(wèn)題。

　　( 2)做好常用軟件的普及、推廣和培訓(xùn)工作。 由 于高速公路建設(shè)中人員眾多 ,又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn) ,計(jì) 算機(jī)水平參差不齊 ,對(duì)計(jì)算機(jī)常識(shí)和常用軟件的一 些基本而有用的操作缺乏了解 ,很多有用的功能得 不到應(yīng)用。信息化平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的具體 情況 ,最低限度地在本單位內(nèi)部進(jìn)行常用辦公軟件 的培訓(xùn) ,必要時(shí)可推廣到監(jiān)理單位、施工單位。 通過(guò)局域網(wǎng)建設(shè) ,可以實(shí)現(xiàn)以下基本功能:

　　( 1)實(shí)現(xiàn)信息共享;

　　( 2)使員工熟悉各種常用軟件的使用 ,提高辦公 效率;

　　( 3)為辦公自動(dòng)化和其他信息化平臺(tái)的建設(shè)提 供基礎(chǔ)。 局域網(wǎng)建設(shè)是信息化平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ) ,包括硬 件的購(gòu)買配置、網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件系統(tǒng) (如操 作系統(tǒng)、辦公軟件等 )的配置等內(nèi)容

　　2. 2　網(wǎng)站建設(shè)

　　包括上網(wǎng)方式的選擇、服務(wù)軟件的安裝、域名的 申請(qǐng)、網(wǎng)站的規(guī)劃設(shè)計(jì)、網(wǎng)站的建設(shè)、網(wǎng)站的維護(hù)等。 網(wǎng)站建設(shè)的目的如下。

　　( 1)提供對(duì)外信息訪問(wèn)的途徑 ,增加與外部的 溝通。

　　( 2)增強(qiáng)參建各方的溝通。可通過(guò)在業(yè)主方安裝 常用服務(wù)軟件 ,解決參建各方的信息傳輸問(wèn)題。 另 外 ,在參建各方之間建立各類聯(lián)系網(wǎng)絡(luò) ,各方之間可 以通過(guò)各種通信手段進(jìn)行廣泛溝通 ,使信息傳播暢 通無(wú)阻。

　　( 3)提供宣傳窗口。 通過(guò)網(wǎng)站的建設(shè) ,向外部提 供一個(gè)高速公路宣傳的窗口 ,使更多的人了解高速公路的建設(shè) ,還能起到招商引資的作用。

　　2. 3　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)

　　辦公自動(dòng)化 ( Office Automation,簡(jiǎn)稱 O A)是將 現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型 的辦公方式。在這種模式下 ,整個(gè)公司成為一個(gè)大辦 公室 ,工程、計(jì)劃、征地、財(cái)務(wù)、人事、行政等部門都成 為公司信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié) ,不再是一個(gè)一個(gè)的信 息孤島。

　　現(xiàn)在市場(chǎng)上的辦公自動(dòng)化已經(jīng)有不少成熟的產(chǎn) 品 ,一般采用比較友好的瀏覽器 /服務(wù)器 ( B/S)結(jié) 構(gòu) ,傳統(tǒng)的功能模塊包括: 公文管理、后勤管理、人事 管理、資產(chǎn)管理、電子郵箱等。新增的功能還包括: 信 息中心、個(gè)人空間、社區(qū)論壇、項(xiàng)目管理 (將需各部門 橫向協(xié)調(diào)、共同協(xié)作完成的任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目管理 ,分配 任務(wù)并及時(shí)跟蹤進(jìn)度 )等。

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)建設(shè)不能只局限于單位內(nèi)部 , 應(yīng)根據(jù)工程的特點(diǎn) ,增加對(duì)外接口 ,使參建各方可以 通過(guò)自動(dòng)化平臺(tái)進(jìn)行在其權(quán)限范圍內(nèi)的各種操作 , 增強(qiáng)信息共享和溝通。

　　通過(guò)建立辦公自動(dòng)化平臺(tái) ,可以實(shí)現(xiàn)以下功能。

　　( 1)整合功能: 將企業(yè)的人力資源、硬件資源、軟 件資源、制度資源的整合在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行 ,操作 方便。

　　( 2)促進(jìn)知識(shí)管理: 信息共享使員工可以隨時(shí)、 隨地、隨手得到他所想要的信息 (在權(quán)限范圍內(nèi)的 ) , 而不需經(jīng)過(guò)層層節(jié)制 ,促進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理。

　　( 3)加快文件處理流程和信息流通 ,使管理規(guī)范 化、制度化 ,使具體事務(wù)落實(shí)到人 ,杜絕推脫、扯皮 現(xiàn)象。

　　( 4)任務(wù)管理: 領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便地查看分配過(guò)的 任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況 ,跟蹤監(jiān)督 ,提高執(zhí) 行效率和力度。

　　( 5)信息溝通: 員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)、參建單 位之間可以方便、直接、充分、快捷地進(jìn)行交流。

　　( 6)促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè) ,使企業(yè)向?qū)W習(xí)型組織 轉(zhuǎn)化:

　?、賳T工可以在第一時(shí)間知道公司的最新動(dòng)態(tài)、 項(xiàng)目進(jìn)展和有關(guān)政策 ,增強(qiáng)自己的集體感、使命感和 共同愿景 ,增強(qiáng)集體凝聚力;

　?、谕ㄟ^(guò)異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等 形式 ,可以使參與者在網(wǎng)上輕松、直接、公平、開(kāi)放地 發(fā)言、交流 ,不僅能夠消除面對(duì)面交流時(shí)不敢或不肯 說(shuō)真話的障礙 ,充分認(rèn)識(shí)自己的“心智模式” (思考的模式 ) ,促使自己的不斷成長(zhǎng) ,而且創(chuàng)造一個(gè)開(kāi)放的 環(huán)境 ,實(shí)現(xiàn)“系統(tǒng)思考”、“團(tuán)體學(xué)習(xí)”;

　?、弁ㄟ^(guò)同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、 BBS、 NetMeeting 提供的“白板”功能 ,可以最大限度地發(fā) 揮團(tuán)體思考的威力;

　?、苣軌蛴行Хe累公司員工的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、 心得并向所有員工開(kāi)放 ,使員工互相學(xué)習(xí) ,實(shí)現(xiàn)知識(shí) 管理。 在企業(yè)信息化建設(shè)中 ,應(yīng)該充分利用辦公自動(dòng) 化系統(tǒng) ,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為一個(gè)宣傳陣地和文 化陣營(yíng) ,促進(jìn)企業(yè)正規(guī)、科學(xué)、開(kāi)放的制度和文化的 形成。

　　2. 4　應(yīng)用管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)

　　在上述平臺(tái)的基礎(chǔ)上 ,應(yīng)針對(duì)公路項(xiàng)目的特點(diǎn) 和需求 ,組織開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程應(yīng)用管理系統(tǒng)平臺(tái) ,包括 招投標(biāo)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、造價(jià)管理系統(tǒng)、合 同管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、計(jì)劃管理系統(tǒng)、檔案管 理系統(tǒng)、變更管理系統(tǒng)和支付管理系統(tǒng)等。 目前公路項(xiàng)目建設(shè)管理系統(tǒng)已經(jīng)在不少高速公 路上得到應(yīng)用。其基本特點(diǎn)是以業(yè)主管理為中心 ,對(duì) 工程建設(shè)全過(guò)程進(jìn)行一體化計(jì)算機(jī)管理 ,實(shí)現(xiàn)建設(shè) 單位、監(jiān)理和承包人的三方業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化處理 ,相對(duì)縮 短業(yè)務(wù)審批周期。 其作用在于:

　　( 1)利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù) ,集中存儲(chǔ)管理與 項(xiàng)目有關(guān)的信息 ,實(shí)現(xiàn)信息共享;

　　( 2)利用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、及時(shí)、快捷地完成工程項(xiàng) 目管理所需要信息的處理 ,比如進(jìn)度控制中多階網(wǎng) 絡(luò)的分析、計(jì)量工作;

　　( 3)方便、迅速地生成大量的控制報(bào)表 ,如質(zhì)量 控制報(bào)表、進(jìn)度報(bào)表、計(jì)量報(bào)表等 ,提供決策信息 支持;

　　( 4)實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)過(guò)程全程動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控 , 有效實(shí)施對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的四大控制 (質(zhì)量、造價(jià)、進(jìn)度、 安全 )和兩大管理 (合同、信息 ) ,從總體上提高項(xiàng)目 管理水平 ,增加工程管理透明度;

　　( 5)規(guī)范管理工程項(xiàng)目 ,增強(qiáng)項(xiàng)目管理工作效率 和目標(biāo)控制工作的有效性。